Besoin de conseils pour éviter à une prof de commettre un impair

Bonjour à tous...
Je suis enseignante en collège et je viens vous soumettre un problème qui me tourmente depuis vendredi.
J'ai organisé une sortie scolaire prévue pour fin avril, avec voyage en TGV.
J'ai transmis en janvier tous les documents à ma principale et à mon gestionnaire, qui ont signé le contrat avec la SNCF et réglé l'acompte permettant la réservation "temporaire" de ses places. Le hic, c'est que la date limite du règlement du solde était le 28 mars, comme spécifié sur le contrat transmis en bonne et due forme au gestionnaire, et qu'il a passé ce délai.
Dès que j'ai compris qu'il y avait un problème, ne recevant pas de mail de la SNCF pour confirmer l'achat des places, je suis allée voir mon gestionnaire pour lui demander de régler le solde en urgence. Il a donc transmis la demande de paiement à notre agent comptable (je crois que c'est ainsi qu'on l'appelle, désolée si je n'ai pas tous les termes techniques en main...), qui est en poste dans un autre établissement. C'était mercredi 4 avril.
La SNCF m'a appelée aujourd'hui pour m'informer que le solde n'était toujours pas réglé.

J'ai donc deux questions:
- n'ayant aucune idée des délais de traitement de ces opérations, pensez-vous que le règlement pourrait techniquement arriver à temps, c'est-à-dire vendredi 13 avril à 7h?
- est-il possible de demander à mon CDE ou à son adjoint de contacter directement l'agent comptable pour signaler l'urgence de la situation ou cela sera-t-il perçu comme très intrusif et incorrect? Je ne veux mettre personne dans l'embarras, mais voir mon projet, pourtant monté rigoureusement (de la même façon que l'an dernier!) tomber à l'eau et devoir annoncer ça aux élèves me paraît juste inconcevable...

J'espère que vous ne serez pas choqués de mon message... Je ne vous demande aucunement de désavouer votre collègue pour une erreur commise, la seule en de nombreuses années de travail avec lui! J'essaie simplement de trouver la meilleure solution pour régler ce problème...sachant que depuis vendredi soir, nous sommes en vacances dans mon académie, ce qui complique énormément les choses.

Merci de l'aide que vous voudrez bien m'apporter...

Oui aux deux questions.

Le problème étant de savoir si le comptable dispose des pièces règlementaires pour payer et si il n'est pas en vacances (cela dépend de la zone).

Bonjour Mme l'enseignante,

Pour rebondir sur votre dernier point, j'ai déjà vu des voyages préparés très en amont, votés en CA, etc.. tomber à l'eau pour des raisons indépendantes (ou dépendantes) de la volonté des gens. Il peut toujours y avoir des impondérables.

Concernant le paiement avant le 13 avril, c'est très juste. Ce n'est en tout cas possible que si l'Agent Comptable n'est pas en vacances. Et le CE non plus, pour signer un mandatement à l'AC.

Bref, c'est très chaud.

Merci N@n@ard!
Je commençais à craindre d'avoir commis mon premier impair en venant vous rendre visite sur votre forum pour vous poser mes questions...lol

Mon CDE et mon gestionnaire m'ont dit qu'a priori, l'agent comptable ne serait pas en vacances encore en ce début de semaine. Quant aux pièces règlementaires, j'avoue que n'étant pas gestionnaire, je me garderai bien de dire quoi que que ce soit! Je ne sais pas du tout comment tout ça fonctionne...

Merci Brioche...
Je vais contacter ma direction pour voir ce qu'il est possible de faire donc... j'espère avoir un peu de chance, pour une fois...Mais ma CDE n'a pas parlé d'un document à signer...elle, en tout cas, sera là demain encore.

Notre établissement a déjà organisé plusieurs voyages via la SNCF et concernant le règlement de l'acompte comme du solde, il nous a fallu procéder par chèque car la SNCF n'a jamais voulu de paiement par mandatement.

L'avantage, c'est que c'est plus rapide du coup (en principe). Et ça ne devrait pas poser de problème particulier à l'A.C. si vous avez le contrat et la facture de solde. 

Le paiement par chèque peut effectivement être la solution.

MITIGA a écrit:

Notre établissement a déjà organisé plusieurs voyages via la SNCF et concernant le règlement de l'acompte comme du solde, il nous a fallu procéder par chèque car la SNCF n'a jamais voulu de paiement par mandatement.

J'organise un voyage par an avec la SNCF et je vous confirme qu'il est tout à fait possible de payer par mandatement l'accompte tout comme le solde. Nous utilisons les liasses "paiement différé" fournies par la SNCF et payons par mandatement sur facture envoyée par elle.

Pour la SNCF, il faut préalablement établir une convention.
Par contre, pouvoir régler avec un chèque m'étonne car le seuil est tout de même très faible (750 €).
Sinon, la meilleure option, un tout petit plus coûteuse est de passer par une agence de voyage dont c'est le métier et qui sera beaucoup plus patiente que nous pour traiter avec la SNCF.

Nous avons également payer la SNCF sur facture par Mandat administratif, d'ailleurs la SNCF a la possibilité de repousser la date limite de paiement de l'acompte.
Pour ce qui est du solde, suite à un problème informatique, ils n'ont eu la somme que tardivement et nous avons quand même pu conserver le bénéfice des places réservées...