Mauvais tarif forfait DP après constatation

Bonjour,

Mes tarifs DP ont augmenté au 1er Janvier.
Je n'y pensais plus et ne les ai pas modifié avant constatation du 2ème trimestre. J'ai donc facturé aux familles sur la base du tarif 1er trimestre.
Je travaille les DC sur un logiciel privé, et impossible de modifier le forfait après constatation.

Ma seule solution serait de faire un rappel de forfait pour chaque élève concerné (manuellement, j'ai pas fini ...), de reconstatater et d'envoyer les factures mises à jour.
Sauf que la quasi totalité des familles ayant déjà payé, je suis sur que personne ne va comprendre pourquoi je leur envoie une facture de régul à quelques euros et ne va, soit pas la payer, soit la contester.

Vous parait-il plus opportun de laisser comme çà pour le 2ème trimestre, et faire un rappel de forfait sur le 3ème Trimestre ? Ce serait, à mon humble avis, plus simple de l'inclure à la nouvelle facture que les familles paieront.

Merci de votre éclairage ...

GF euhhh a écrit:

Vous parait-il plus opportun de laisser comme çà pour le 2ème trimestre, et faire un rappel de forfait sur le 3ème Trimestre ? Ce serait, à mon humble avis, plus simple de l'inclure à la nouvelle facture que les familles paieront.
...

Oui, c'est possible car le contrôle du respect de la tarification par rapport à l'acte de la collectivité la fixant, se fait sur l'exercice comptable. Attention aux changements de régime et départs entre les deux trimestres.

Si tu n'as qu'un type de forfait et que ton logiciel peut faire des traitements collectifs, je te conseille de régulariser sur le 3ème.

(rien à voir avec la question mais c'est surprenant que le montant du trimestre janvier-mars soit supérieur à celui de septembre-décembre)

Vu qu'on est déjà fin mars, je pense que tu peux mettre la régularisation avec les factures du 3e trimestre, puisqu'elles ne vont pas tarder. Mais à deux conditions :
- une information aux familles avec l'avis du trimestre avril-juin. Ne serait-ce que pour expliquer pourquoi ce n'est pas le montant qu'elles attendent.
- surtout, surtout, que ce soit intégré aux créances du 3e trimestre.

Si tu as présenté au CA les tarifs annuels sans la répartition par trimestre, tu pourrais même envisager de mettre non pas la différence en régularisation, mais bel et bien de modifier le montant du trimestre. A la condition que ton logiciel ne gère pas les RO en calculant au pro rata du nombre de jours par rapport au montant trimestriel, mais bien avec un prix journalier de RO que tu rentres toi-même.

Si tout ça n'était pas possible, je ferais là, maintenant, sur janvier-mars, une reconstatation.

Si tu es GM, vois avec ton AC s'il peut te conseiller sur la solution à adopter la moins contraignante en termes de suivi, pour toi comme pour lui.
Bon courage. On a tous fait des bêtises qui nous ont coûté des heures de boulot.

oui ça m'est aussi arrivé à mes débuts, bon courage et pas de stress , c'est pas rare les petits bugs de ce genre surtout quand on débute, faute réparée=faute pardonnée

Winnie a écrit:

(rien à voir avec la question mais c'est surprenant que le montant du trimestre janvier-mars soit supérieur à celui de septembre-décembre)

Vu qu'on est déjà fin mars, je pense que tu peux mettre la régularisation avec les factures du 3e trimestre, puisqu'elles ne vont pas tarder. Mais à deux conditions :
- une information aux familles avec l'avis du trimestre avril-juin. Ne serait-ce que pour expliquer pourquoi ce n'est pas le montant qu'elles attendent.
- surtout, surtout, que ce soit intégré aux créances du 3e trimestre.

Si tu as présenté au CA les tarifs annuels sans la répartition par trimestre, tu pourrais même envisager de mettre non pas la différence en régularisation, mais bel et bien de modifier le montant du trimestre. A la condition que ton logiciel ne gère pas les RO en calculant au pro rata du nombre de jours par rapport au montant trimestriel, mais bien avec un prix journalier de RO que tu rentres toi-même.

Si tout ça n'était pas possible, je ferais là, maintenant, sur janvier-mars, une reconstatation.

Si tu es GM, vois avec ton AC s'il peut te conseiller sur la solution à adopter la moins contraignante en termes de suivi, pour toi comme pour lui.
Bon courage. On a tous fait des bêtises qui nous ont coûté des heures de boulot.

Bonjour,

je viens de faire la même erreur (tarif demandé pour avril/juillet inférieur à ce qui aurait du être, je n'ai rien vu, ma secrétaire non plus ni qqun à l'AC), mais bien évidemment, on a changé d'année scolaire ....
Je me disais que j'allais :
- faire un régularisation de constatation pour les anciens DP étant en 6/5/4 l'année dernière, mais est-ce possible sur Sconet, sinon, je mets la somme due en régularisation d'autres éléments financiers
- faire des factures et un bordereau "manuel" pour les 3èmes de l'année dernière qui sont partis ...
- laisser tomber les éventuels impacts sur les RP ...
J'ai songé à changer le montant du trimestre, vu qu'il n'est pas voté en CA, mais ce ne serait pas équitable pour les 6èmes de cette année ...Seule consolation : les RO sont justes ...

Que pensez vous de tout ça ? Et je sais, pas la peine de me le dire, c'est la poisse et je suis nulle ...

Deux solutions : soit tu refais tout sur tableur avec les sommes qu'il aurait fallu mettre dès le départ, puis tu fais la différence avec le bordereau tel que tu l'as édité, soit tu fais comme tu as dit.

Dans ce cas, pour les ex-6e/5e/4e : régul de constatation = OUI, régul comptable = NON
La régul comptable n'apparaît pas sur le bordereau des DC, et là tu veux augmenter le montant de la constatation, avoir en supplément les recettes que tu as omises en avril-juin.
Pour les 3e qui sont partis : oui, c'est une option. Si les élèves ne sont pas très nombreux, tu peux aussi faire des mémoires, ainsi tu auras une créance à suivre dans GFC, parce qu'il va falloir suivre le recouvrement de très près.
Les RP, c'est compliqué. J'imagine que la différence de constatation ne porte pas sur une somme extraordinaire, et que les RP sont négligeables. Enfin, je l'espère, parce que tu pourras ainsi avancer cet argument à un parent tâtillon (et il y en a toujours !) qui viendrait réclamer.

Perso je choisirais de tout refaire, mais je ne me permets pas de juger.

Avant de te décider, vois avec ton agent comptable. Il ne s'agirait pas qu'il rejette ton travail parce qu'il manque les RP, par exemple.

Et surtout : non t'es pas nulle.
Bon courage à toi. Si tu veux que quelqu'un regarde ton bordereau manuel, n'hésite pas.

Merci beaucoup pour ta réponse Winnie et ton aide ! Même si je ne te ferai pas relire le bordereau, cette offre m'a fait chaud au cœur !

Voici donc ce que j'ai fait :
- j'ai averti l'AC, en lui disant de s’asseoir et qu'il pouvait râler fort s'il voulait !! en fait, il est resté sans voix ! Il m'a alors dit que la vérification du montant des tarifs pouvait être un point de contrôle pour la CRC, et donc qu'il aurait du également s'en apercevoir ! Je lui ai exposé différentes propositions de solutions de l'équation.
- j'ai averti l'ordonnateur qui certes s'en est ému, mais qui m'a dit que ce n'était pas une erreur "fatale" ! L'ordonnateur a tranché (jugement soumis ensuite à approbation du comptable)
et donc :
- j'ai effectué une régularisation de constatation de la différence pour les élèves DP toujours présents dans l’établissement
- on a "laissé" tomber pour ceux qui étaient partis ( les 3èmes ) : trop de difficulté de recouvrement.
La régul de constat a donc augmenté le montant du par les familles pour ce trimestre septembre-décembre, et la RP a été calculée en fonction de ce "nouveau" montant, ce qui fait je n'ai pas eu de calcul savant à faire !

Cela m'a demandé un gros boulot (environ 8h) de pointage de listes et de relectures de plusieurs simulations avant de lancer la constatation : je me console en me disant que maintenant la base élèves est hyper-juste (j'ai vraiment tout pointé !!) et je connais presque par cœur tous les noms, régimes des élèves !
J'ai fait une petite note explicative aux parents : on verra à partir de lundi les réactions....

Voilà, ça a été une belle bouffée d'angoisse, beaucoup de stress et d'heures pour tout faire, mais j'ai presque rétabli la situation (sauf pour les 3èmes de l'année dernière) . Cela a redonné des douleurs aussi à mon crédit nourriture que je trouvais anormalement bas fin juin ....
Et cerise sur le gâteau : les secrétaires ont vu ce que ça faisait d'être hyper-embêtée pour un type d'erreur qui pourrait également leur arriver, donc elles m'ont également aidé pour toutes les recherches d'infos diverses et de listes (et la secrétaire du chef semble avoir enfin pris la mesure de l'importance d'une base élève cohérente cf responsable légal 1 = toujours financier, le même pour une même fratrie ...)


Encore une fois, Winnie, merci, merci, merci !
Si tu savais comme ton avant dernière phrase m'a redonné du courage et de la motivation !

et vive le forum !

La réaction de ton AC et de tes secrétaires redonne de l'espoir. Ta réponse me fait également beaucoup de bien.