Lorsque les élèves hors forfait, les commensaux achètent leurs tickets repas, ils payent en espèces, en chèques. Ces encaissements sont réalisés avec le logiciel Turbo Self. Avec ce logiciel, il est possible d'éditer les encaissements selon une période choisie.

Est-il alors nécessaire de resaisir ces encaissements sur GFC Régie ? Les documents édités à partir du logiciel Turbo self permettent de justifier l'encaissement de Mme Bidule, de M. Machin... Avec ces documents, il me semble possible de justifier la recette, et de les transmettre avec l'OR correspondant accompagné des chèques, (des espèces ?).

Est-il donc utile de doubler les opérations d'encaissements des produits scolaires hors forfait, une fois sur le logiciel Turbo Self, puis une deuxième fois sur GFC Régie ? Quel document alors transmettre à l'AC pour justifier la recette ?

Merci de clarifier cette situation...

Il faut bien que GFC retrace la réalité des encaissements. Mais inutile d'y transcrire les achats de Mme Machin ou de Kévin Bidule : avec ta FQE, tu as des sous-totaux par compte. Il suffit de passer dans GFC régie une ligne par sous-total avec en référence du tireur "FQE Solvance n° tant" et en référence "repas élèves" ou repas commensaux". Par exemple.
(et ça marche aussi si tu as Turboself ou Arc-en-Self ou autre chose...)

Et, bien entendu, copie des FQE à l'AC. Qui doit te réclamer en outre pas mal de documents, normalement : une comptabilité auxiliaire, l'AC normalement constitué il aime bien vérifier que ça "colle" avec GFC (les joies des 419 !).

Merci pour cette réponse claire, nette et précise... l'AC me réclame l'intégralité de la saisie sur Turbo Self (de toute façon nominative) et l'identique sur GFC (double saisie des chèques, une fois sur Turbo, et une autre sur GFC). Je ne comprenais pas bien l'intérêt comptable de cette double saisie. Maintenant les FQE issues de Turbo ou le récapitulatif des encaissements de la semaine utilisé pour entrer le montant encaissé sur GFC et ensuite établir l'OR et le justifier avec les FQE ou le récapitulatif hebdo sont-ils les pièces suffisantes pour une comptable normalement constitué ?

Kesako qu'une comptabilité auxiliaire ? une comptabilité qui ne retrace que les mouvements liés à la gestion de la vente de repas ?

Les FQE de ton logiciel privé sont très bien. Et si tu les agrafes avec les FE de ta régie, moi ça me semble suffisant. Ensuite, si tu édites les repas pris que tu joins aux OR, et que tu joins à chaque fin de mois les états des porte-monnaies, l'AC devrait s'y retrouver.
Un comptabilité auxiliaire, c'est un suivi annexe d'une partie des opérations comptables dans un logiciel. La gestion des repas, avec les logiciels précédemment cités, ou bien GTI, en fait partie. Tu peux aussi avoir une compta auxiliaire si tu as un logiciel de gestion des voyages, par exemple. Mais à un moment donné, TOUT doit repasser dans GFC. Universalité, tout ça...
Perso je trouve un peu fort de café de demander la double saisie nominative dans GFC. Quelle est la justification donnée par ton AC ?

bonjour,
nous sommes depuis septembre 2012 sur turbo self pour les droits constatés, si j'ai bien compris, nous devons encaisser les chèques et espèces sur le logiciel turbo self, mais ensuite comment mettre à jour les créances sur GFC ? si quelqu'un peut me venir en aide, ça serait bien gentil

mélanie a écrit:

nous sommes depuis septembre 2012 sur turbo self pour les droits constatés, si j'ai bien compris, nous devons encaisser les chèques et espèces sur le logiciel turbo self, mais ensuite comment mettre à jour les créances sur GFC ?

Je ne connais pas TS, mais avec A...e, on ne transfère pas de créances dans GFC, tout est géré dans le logiciel de manière locale. Les créances sont justifiées par la comptabilité annexe du logiciel de gestion de la demi-pension, qui sort des listes justificatives, tout ce qu'il faut. Il n'y a aucune nécessité que les créances soient suivies dans GFC, c'est juste pratique, mais moins que de faire la même chose avec un outil complètement adapté.

En cas de migration vers un logiciel de gestion de la DP, les créances restant dans GFC venant des trimestres antérieurs peuvent être traités de deux manières :

- soit en encaissant en direct dans GFC ce qui concerne l'antériorité, et séparément dans TS/A/*** ce qui a toujours été fait avec (mais si on a un chèque avec un peu des deux, c'est pas très pratique, même s'il y a des moyens de le traiter)
- soit en recopiant dans le logiciel de DP l'ensemble des créances qui se trouvaient dans GFC, et tout se trouve alors géré là (quand c'est OK pointé, on supprime les créances de GFC puisque le suivi se fera ailleurs)

je ne comprends pas tout, j'encaisse les chèques et les espèces sur turbo self, mais comment mettre à jour les créances sur le 4112 ??? je ne pige rien !

dis moi si j'ai bien compris, on encaisse sur turbo self, on sort une liste d'encaissement, et ensuite on met à jour les créances sur gfc, c'est ça ???

Ben non, ça c'est double travail. Mouvementer les créances une à une dans le logiciel privé + dans GFC, c'est chronophage et à mon avis inutile.

Deux options :
- si tu veux suivre tes créances dans ton logiciel, tu encaisses dans le logiciel. Tu édites les bordereaux de chèques, les fiches d'encaissement. Ensuite, pour que GFC colle, tu saisis dans GFC les totaux d'encaissements, chaque jour, soit une écriture pour les espèces du jour (531/4112), une écriture pour les chèques du jour (5112/4112). tu fais ça au vu de la fiche d'encaissement que tu édites en fin de journée à partir de ton logiciel. Et si tu choisis ce mode de suivi, inutile de transférer les créances dans GFC.
- si tu veux suivre tes créances dans GFC, ton logiciel ne te sert que pour constater en lieu et place de GFE/Sconet/Arena (à force de changer de nom je ne sais plus lequel il faut employer). Donc quand tu as transféré les créances vers GFC, tu encaisses dans GFC normalement, avec encaissement sur chaque créance, édition des bordereaux de chèques, et tout et tout. Ton logiciel acheté à prix d'or ne te sert que pour les reconstatations, et le transfert de nouvelles créances.

Et tu serais bien aimable de ne pas crossposter (je viens de fusionner les deux fils). Nous sommes samedi, le fait d'inonder le forum de messages ne fera pas venir plus vite les réponses.

on encaisse les chèques et les espèces sur turbo self mais comment mettre à jour les créances sur gfc ?

Mélanie, t'es mignonne, mais tu abuses à poser la même question dans 3 fils différents.
Je re-déplace. Le prochain coup, c'est la suppression pure et simple.

désolée de poser toujours les mêmes questions, mais je suis super inquiète, et tout le monde a l'air de s'en moquer
merci de tes réponses

Faut pas t'inquiéter.
Le transfert des créances vers GFC, c'est uniquement si on veut les suivre dans GFC. Et ça ne se fait qu'à chaque constatation ou reconstatation. Mais si tu encaisses dans Turbo (ou un autre), inutile de faire le job deux fois. A ma connaissance, les logiciels privés permettent un suivi aussi bon que GFC. Il faut juste s'assurer que les montants encaissés dans le logiciel correspondent à ceux passés sur GFC, afin que le solde du 4112 soit égal dans les deux applications. Et ça, ça se vérifie trèèèèèès régulièrement, pour éviter les pointages fastidieux.

logiciel turbo self, nous encaissons les chèques + espèces, donc mise à jour , ensuite nous éditons une fiche d'encaissement et nous devons mettre à jour les créances sur gfc (suppression ou modification) ?

La charte des modos m'interdit de te dire le fond de ma pensée. Ce qui est sûr c'est que je n'interviendrai plus sur ce fil, et que tout autre post relatif à ce sujet mais écrit dans un autre fil (déterré ou nouveau) sera impitoyablement supprimé.

Pour répondre à l'inquiétude de Mélanie...
Dans le logiciel TS on encaisse dans le module droits constatés qui génère les créances, les supprime au fur et à mesure des encaissements, et édite des listes de créances qu'on peut transmettre à l'agence comptable.
Toutefois, pendant la génération des créances (au moment du calcul de début de trimestre ou de l'édition du bordereau des droits constatés..), le logiciel demande si on veut transférer les créances vers GFC et/ou valider le bordereau. Il faut répondre non pour les créances et ne pas les transmettre, sinon elles sont effectivement crées en double au niveau de l'agence comptable.

bonjour, je déterre ce sujet mais j'ai une question... et ne voudrais pas me louper...
Si certains d'entre vous utilisent des logiciels privés, pourriez vous me dire comment procéder pour les encaissements des frais scolaires et commensaux avec un logiciel privé pendant la période où on n'a pas encore basculé GFC en 2014 ? encaissement en avance 4191 ou 4112 et 4111 etc... ? pour que cela "colle" bien avec GFC par la suite ?
je ne sais pas si c'est très clair... merci d'avance !

je m'excuse d'insister...   mais est-ce que quelqu'un saurait comment faire ? j'ai déjà des espèces et je ne sais pas du tout où les encaisser... merci

Je n'ai pas tout compris. Si tu encaisses des créances 2013, c'est du 4111. Si tu encaisses pour 2014, c'est du 4191. Logiciel privé ou pas, c'est la constatation qui fait naître la créance au 4112.
Bien entendu, si tu as constaté ce matin, je n'ai rien dit.

anicet a écrit:

je m'excuse d'insister...   mais est-ce que quelqu'un saurait comment faire ? j'ai déjà des espèces et je ne sais pas du tout où les encaisser... merci

Tu les gardes et tu attends d'avoir basculé. Sinon c'est plus compliqué, surtout à l'agence comptable. Après le basculement tu feras tes encaissements.

Il faut noter dans le cahier des incidents ouvert dans le cadre de la démarche de contrôle interne comptable (la même chose que le cahier de non-conformité de la démarche HACCP en cuisine) que par la faute d'une carence grave de notre ministère de tutelle, 8000 EPLE gérant 3 milliards d'euros de fonds publics n'auront pas de comptabilité pendant dix jours à trois semaines, comme chaque année.

Alors tu fais ta caisse bien comme il faut, et tu attends GFC 2014 comme le Messie. Si tu veux faire les choses bien comme il faut, dégage un peu plus que d'habitude le liquide par des remises au guichet Trésor, et pour les chèques, outre le fait que désormais on n'a plus besoin de bordereaux pour l'envoyer au service-centralisé-en-grève et que tu as un logiciel de comptabilité annexe pour l'essentiel à savoir la DP, tu peux faire un bordereau "manuel" avec mon modèle sur l'IZ. http://intendancezone.net/spip.php?article691