paiement d'un acompte pour un voyage scolaire

Bonjour,
je découvre votre forum. Je suis professeur et j'organise un séjour pédagogique à Paris au mois de mai 2012.
J'ai passé beaucoup de temps à trouver un hébergement, monter un financement (organisation d’une grande tombola, don d'une association de charité, pour faire baisser le coût de chaque famille). Les familles ont été informées, j’ai contacté l’assistante sociale pour les élèves qui auront besoin du fonds social. Le projet (budget prévisionnel, devis, mise en concurrence etc) a été présenté au gestionnaire, au chef d'établissement et validé au 1er CA de l'année scolaire. Jusqu'ici tout va bien... « Le problème », c'est que l'établissement hébergeur demande le versement d'un acompte.
L'agent comptable répond qu'il ne peut verser l'acompte car le service n'est pas fait. Or, les familles (plutôt défavorisées) ne pourront financer cet acompte dans le délai imparti (fin du mois de novembre).
J'ai consulté les textes officiels et il semble que la circulaire n°2005-022 du 2 février 2005 (BO n°6 du 10 février) indique que si l’établissement d’accueil n’est pas une auberge de jeunesse, il est possible de payer un acompte. Dans le cas présent, il s’agit des MIJE, un organisme qui a l’agrément tourisme, et qui n’est pas une auberge de jeunesse.
J’enseigne à des élèves en grande difficulté scolaire, qui ne sont jamais allés à Paris pour la plupart d’entre eux. Ce voyage pédagogique et culturel sera une formidable expérience pour eux, s’il a lieu. Comment débloquer cette situation ? Ai-je été maladroit dans le montage du dossier ?
Merci pour vos réponses et vos conseils.

Le seul motif du service non fait ne me paraît pas suffisant. Si le dossier est réglo et les crédits régulièrement ouverts,  j'accepte, en tant qu'agent comptable de régler un acompte jusqu'à 70% du devis.

peut-être qu'il ne veut pas payer d'acompte parce qu'il n'a pas de facture d'acompte ?

c'est génial la vie d'un EPLE
Parfois les profs font le boulot du GM et l'AC fait n'importe quoi...

Une seule réponse 4091....

Du moment que la facture d'acompte est correcte avec la convention qui prévoit ce voyage.
OP qui sera régularisé par Mandt P/O l'exercice suivant.
Ici quand il s'agit d'un acompte pour le voyage en exercice N+1, nous demandons également l'acte du CA validant le voyage et la participation votée, le budget prévisionnel, les premiers acomptes de versement de la participation des familles (si échelonnement) et la liste des inscriptions des élèves correspondante.

En matière de voyage, la solution la plus simple (et la moins fatigante) est de passer par un voyagiste pour toute l'organisation.

Pour avoir à gérer régulièrement ce type de voyage à Paris, visiblement dans les mêmes conditions au moins pour l'hébergement, payer un acompte ne devrait pas poser de problème puisque les formalités sont respectées, à commencer par le vote en CA.

Payer un acompte à la MIJE sur la base de la facture d'acompte et du contrat de réservation (documents que la MIJE fournit sans difficulté) ne devrait, en principe, poser aucun problème.

Personnellement, lorsque je paie des acomptes sur l'exercice N-1 par rapport à la date du voyage de l'année N, je fais en sorte que les encaissements des familles viennent couvrir l'ensemble des paiements effectués.

Bozinchu a écrit:

c'est génial la vie d'un EPLE
Parfois les profs font le boulot du GM et l'AC fait n'importe quoi...

Une seule réponse 4091....

C'est quand même désolant de voir des profs motivés se faire mettre des bâtons dans les roues. Faut savoir ce qu'on veut.

Demandez une facture d'acompte, ça devrait passer.

La question est : peut-on payer un acompte pour de l'hébergement (hors convention voyagiste) et dans quelles conditions. La réponse n'est pas évidente.

Un grand merci pour la rapidité et la pertinence de vos réponses.

En tant qu'enseignant, je ne maîtrise pas les "subtilités" et les "détails" de l'organisation d'un voyage pédagogique.
Il semble donc que le fait que les familles soient dans l'impossibilité de couvrir l'acompte dans le délai imparti empêche l'AC de faire le versement. Comme je l'ai expliqué dans le message précédent, elles pourront payer mais plus tard ( ce sont des familles qui ont des aides de la CAF, du fonds social).

Dans ce cas, le voyage doit-il être annulé ? Ou puis-je convaincre l'AC ?

A Nanard: je pensais à la lecture de la circulaire 2005-022 du 2 février (BO n°6 du 10 février), que le cas de ce séjour entrait dans le champ des dérogations indiquées à la fin du texte...

On ne parle pas de la même chose, on dirait.
J'ai bien l'impression que l'AC ne veut payer qu'après encaissement d'une participation des familles couvrant la dépense. Me trompé-je ?

Si c'est le cas, il faudrait suggérer à l'AC d'appliquer ce type de raisonnement (j'attends de recouvrer suffisamment pour pouvoir payer un acompte éventuel) au service de restauration ...

Il attend que les familles paient le trimestre pour payer les premières factures du R2 ?..

visiteur a écrit:

A Nanard: je pensais à la lecture de la circulaire 2005-022 du 2 février (BO n°6 du 10 février), que le cas de ce séjour entrait dans le champ des dérogations indiquées à la fin du texte...

Pour moi ce texte et les autres similaires concernent les organismes qui se chargent d'organiser des séjours et voyages (agences, association spécialisées,...). Je ne suis pas certain qu'ils s'appliquent aux acomptes demandés non pas par des organimes organisateurs de voyages et séjour, mais par des structures d'hébergement (hotel, auberge, résidence...).

Mais ne pas "être certain que..." ne veut pas dire que j'estime que c'est illégal.

Je suis preneur des avis des collègues sur ce point.

Je ne sais si le Boss à raison, mais la MIJE joue sur du velours ; il y a tellement de demande d'hébergement et si peu d'offres qu'en l'absence de l'acompte elle annule la réservation... et donc le voyage du même coup !

Mad Max a écrit:

Je ne sais si le Boss à raison,

Ben, tu devrais savoir !

N@n@rd a écrit:

Mad Max a écrit:

Je ne sais si le Boss à raison,

Ben, tu devrais savoir !

Toi, avec tout mon respect, tu n'as pas lu ma signature !!! (je ne sais rien)

Les dispositions suivantes du BO du 06/02/05 sont intéressantes dans le cas qui nous occupe :

"...- les frais de voyages et de séjours (acomptes jusqu’à 70 % du coût total des prestations et solde à la remise des documents permettant la réalisation du séjour) : loi n° 92-645 du 13 juillet 1992 et décret d’application n° 94-490 du 15 juin 1994 relatifs aux conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages et séjours. L’intérêt de ce dispositif législatif pour les EPLE dans leurs relations avec les agences de voyages titulaires de licences de tourisme a été rappelé dans la circulaire conjointe éducation nationale /finances n° 97-193 du 11 septembre 1997. Ce dispositif s’applique également aux relations avec les associations agréées tourisme ;
...
- versements d’arrhes ou d’acomptes en vue de la réservation de salles de réunion ou d’hébergements".

Pour ma part, dans la situation du comptable sollicité par notre prof "visiteur", je ne refuse pas de payer l'acompte.

Vos réponses me confortent dans l'idée qu'apparemment, je n'ai pas fait de grosse erreur dans le montage du dossier. J'ai contacté l'AC en argumentant (je lui ai cité le BO du 06/02/05, et les circulaires qui soulignent l'intérêt des sorties pédagogiques); sa réponse: je dois faire payer les familles ! (qui seront dans l'incapacité de verser la totalité de l'acompte, c'est évident)

Pour résumer et faire vite, il a peur de "ne pas récupérer" le montant de l'acompte. Le chef d'établissement regrette de son côté que je ne sois pas passé par lui pour m'adresser à l'AC...

La situation est toujours bloquée...  Pas facile d'organiser des choses qui sortent un peu de l'ordinaire quand on a si peu de soutien.

Affaire à suivre...

L'AC est un abruti.

Son rôle, c'est de recouvrer les sommes dues. Celui de l'ordonnateur, c'est de lui dire de payer. Et s'il ne le fait pas, il le réquisitionne.

Certes, mais encore faut-il que l'AC ait notifié son refus par écrit. Car comment réquisitionner sans rejet, vu qu'il s'agit apparemment d'un OP ?

Votre agent comptable fait une grosse confusion entre les nécessités réglementaires liées au service fait (cf le BO dont vous avez trouvé la référence) et la simple trésorerie.

Il croit être obligé de recouvrer d'abord auprès des familles la trésorerie correspondant au montant de l'avance qu'il va devoir verser. Or il est tout à fait possible de verser préalablement le montant de l'avance demandée par l'organisme. Nos établissements ont, sauf rare exception, une trésorerie largement suffisante pour ne pas être mis en difficulté par ce type d'opération.

Il est désagréable pour nous de voir des collègues rajouter des contraintes superflues ou fantasmées à certains projets, car cela finit par altérer notre crédibilité quand on revendique le respect de contraintes fondées.

Par contre, si votre comptable vous demande de recouvrer la totalité de ce que doivent les familles avant le départ du voyage, cela ne s'appuiera pas sur un texte réglementaire mais répondra bien à une nécessité car l'expérience démontre que les participations des familles sont beaucoup plus difficiles (parfois impossibles) à recouvrer une fois le voyage achevé.



[Edit : dérangé par ailleurs, je suis doublé par Newton et l'ourson. Et je constate que Newton dit ce que je pense avec moins de fioritures ]

c'est un OP de l'ordo, pas du comptable, un ordre écrit signé devrait faire l'affaire pour bouger un AC blaireau qui ne comprend rien au film: nulle part il est écrit qu'on doit encaisser avant de casquer, pas plus pour les voyages. C'est tout au plus un garde fou traditionnel pour empêcher que l'ordo et l'AC choppent les miquettes avec des impayés sur voyages (qui se traitent pourtant comme les autres dès lors que la créance est certaine).
à mon humble avis on est dans le cas d'une réservation d'hébergement, heureusement que ça existe sinon par les temps qui courent on ne pourrait plus aller nulle part!

Je ne maîtrise pas la terminologie que vous employez : qu'est-ce qu'un OP ?

Un ordre de paiement - OP - est un paiement opéré directement à partir de la comptabilité générale (celle de l'agent comptable) sans opération budgétaire (chez l'ordonnateur, qui est le chef d'établissement).

En l'occurence, le paiement dont vous parlez sera régularisé par une consommation de crédits en 2012, l'ordonateur émettra alors un mandat "pour ordre" puisque le décaissement aura déjà été effectué en 2011 (vous suivez? ).

Encore merci pour votre réactivité et vos précieux renseignements.

Effectivement, il est prévu que les familles règlent la totalité de ce qu'elles doivent avant le séjour. Pour ce faire, le paiement sera échelonné; le voyage aura lieu en mai. (Elles paieront moins de 50 % du coût du séjour grâce aux différentes actions que nous menons pour récolter de l'argent).

J'ai encore une petite question: quand un enseignant s'adresse à l'AC, doit-il nécessairement en référer au chef d'établissement ?

 

 

Il n'y a pas de "texte" par rapport à ça.

Cela dépend du relationnel entre chaque interlocuteur.

Ca m'est déjà arrivé d'être contacté directement par des enseignants d'établissements rattachés, mais c'est peu habituel, le plus fréquent étant que ce soit le gestionnaire de l'établissement qui fasse la démarche de solliciter l'agent comptable.

Cher Prof visiteur,

Tu demandes quand tu veux ta mutation dans tous nos bahuts. On t'accueille à bras ouverts.

S'il le faut, même, je t'adopte !

visiteur a écrit:

J'ai encore une petite question: quand un enseignant s'adresse à l'AC, doit-il nécessairement en référer au chef d'établissement ?

En tant que gestionnaire, je prendrais super mal qu'un prof aille directement s'adresser à l'AC pour un truc sans m'en parler au préalable. Je le comprendrais comme "il considère que je ne fais pas mon boulot, il pense que je suis incompétente et va prendre ses infos ailleurs".

A mon sens, le CE s'en fout un peu plus le cas échéant, qu'un prof aille voir l'AC ou pas... Mais tout est question de relationnel et de personne.

En résumé, il est impossible de répondre à ta question !

Stoïk a écrit:

Par contre, si votre comptable vous demande de recouvrer la totalité de ce que doivent les familles avant le départ du voyage, cela ne s'appuiera pas sur un texte réglementaire mais répondra bien à une nécessité car l'expérience démontre que les participations des familles sont beaucoup plus difficiles (parfois impossibles) à recouvrer une fois le voyage achevé.

Stoïk a écrit:

.. je constate que Newton dit ce que je pense avec moins de fioritures

Newton est passé maître en l'art subtil du "parler efficace"

l'AC est effectivement un
Il conserve toutefois un caractère de nuisance dans la mesure ou il a la maitrise des modalités de recouvrement une fois l'OR passé. Il peut refuser l'échelonnement. c'est idiot mais cela relève de sa prérogative. Il faut lui dire que c'est un mais avec courtoisie

visiteur a écrit:

Pour résumer et faire vite, il a peur de "ne pas récupérer" le montant de l'acompte. Le chef d'établissement regrette de son côté que je ne sois pas passé par lui pour m'adresser à l'AC......

Je ne partage pas le jugement (trop) sévère des collègues envers le comptable. Je ne suis pas d'accord avec sa position surtout pour le motif indiqué, mais y a peut être un contexte que l'on ignore, une situation financière, un historique...

Cela dit l'ordo ordonne et le comptable paye. Si l'acompte est perdu ou si le séjour doit être in fine financé par les crédits de l'EPLE, l'ordo assume. C'est la règle du jeu.