Loyers COP - quittances- procédure de recouvrement

Bonjour,

En dépit de toute la vigilance dont j'essaye de faire preuve, je me suis rendu compte que par inadvertance, j'ai remis une quittance de loyer à tort à une prof d'un autre établissement qui occupe un logement en COP dans mon établissement. Je m'explique: cette prof qui paye ses loyers avec toujours 2 mois de retard m'a remis un chèque pour le loyer juste avant les vacances de Printemps. J'ai du quitter le département précipitemment pour un décès dans la famille, ce qui fait qu'un certain nombre de tâches est resté en plan et le chèque est resté dans le coffre sans que je puisse l'enregistrer et le remettre à l'AC. A mon retour, la secrétaire m'a remis un 2ème chèque émanant de cette prof. Je fais toujours une copie du chèque que je joins à la copie de la quittance que je garde avant de remettre le chèque à l'AC. Seulement le jour de la fermeture au mois juillet, j'ai réalisé que la copie du même chèque avait été joint à la quittance de mars et à celle d'avril. Je dois préciser qu'à mon retour, j'étais très affectée et pas du tout dans mon assiette. Cette dame ne met jamais aucune mention au dos du chèque indiquant de quel loyer il s'agit, donc à mon arrivée dans l'établissement, j'ai du faire un calcul pour établir sa situation d'impayé. Par ailleurs, j'apprends de façon fortuite qu'elle doit laisser l'appartement durant les vacances alors qu'à ce jour, elle nous doit une somme qui avoisine les 4000 euros ( loyer + dépassement des prestations accessoires). Sur les conseils de l'AC, je lui ai envoyé un courrier en recommandé lui demandant de régler ses impayés avant recours à l'huissier. Je suis très ennuyée pour cette quittance que je lui ai remise à tort. Que me conseillez vous? Je lui ai écrit un 2ème courrier en ce sens mais pas de réponse à ce jour puisque nous sommes en vacances. En tout cas, elle savait pertinemment qu'elle n'avait pas réglé le loyer d'avril et a gardé la quittance en se gardant bien de me le faire remarquer.

Tu as commis une erreur, mais tu es de bonne foi, tu es en mesure de le prouver, et tu as averti la personne de cette erreur. AMHA ça peut passer. Dès lors qu'il y a courrier recommandé pour les impayés, et courrier
recommandé pour prévenir explicitement de l'erreur commise sur avril, la personne ne peut pas dire qu'elle n'est pas au courant.
Ceci (voir les 2 premiers attendus) semble montrer que l'erreur peut être admise devant un juge. Dans ce cas ça n'a pas marché faute de preuves, mais tu dois avoir un dossier un peu plus complet que dans l'affaire jugée dans cet exemple.
Donc, si ce n'est déjà fait, tu montes un dossier bien béton avec factures, quittances, historique des encaissements à demander à l'AC, copies des chèques, courriers divers.

Tu peux aussi orienter la dame vers le service social dont elle dépend, et lui proposer avec ton AC un échéancier avant de passer au recouvrement contentieux. Par voie d'huissier ou autre, d'ailleurs, vu que la débitrice est prof l'employeur ne devrait pas être trop difficile à trouver pour demander une saisie sur rémunération. Enfin ça c'est le problème de ton AC. Et du CE qui devra signer quelques documents, bien sûr (bizarrement c'est souvent là que ça coince).
Et surtout, tu te détends, nous sommes début août, ça attendra bien la fin du mois.

PS : si tu pouvais aller un peu à la ligne dans tes messages suivants, on gagnerait en lisibilité.

Merci Winnie, mais j'avoue que je "flippe grave".

Je dois cependant apporter une précision: le courrier recommandé concernait uniquement la réclamation des loyers impayés. Je me suis aperçue de mon erreur pour la quittance 3 jours après la fermeture du bahut, donc plus personne sur place, à part moi qui était retournée au bureau pour faire un peu de tri dans mes papiers.
Ce qui fait que je me suis contentée de déposer le courrier mentionnant l'erreur de quittance devant la porte de l'appartement de la dame.
Affolée, j'ai tenté de joindre l'AC qui m'a juste répondue que nous verrons cela à la rentrée, car il montait en voiture pour prendre la route des vacances.

Cependant, je pense que la prof, sachant qu'elle n'avait pas réglé le loyer d'avril, aurait du être étonnée de recevoir la quittance et m'en parler.

Le courrier recommandé a été mis à la signature du CE qui l'a signé parce que je lui ai précisé que c'était sur les conseils de l'AC. Il était un peu réticent à ce que je réclame les sous, car la dame est une ancienne collègue de son ancien bahut.

Je suis étonnée quand même que rien n'avait été fait avant mon arrivée pour récupérer les impayés. Il a fallu que lui adresse un premier courrier en ce sens, pour qu'elle m'explique qu'elle avait des problèmes financiers et que son compagnon était au chômage.

Je ne sais pas si l'AC pourra récupérer cet argent. Je sais que c'est à lui de faire diligence pour cela.
Je suivrai ton conseil s'agissant du service social, mais j'ignore si la dame voudra bien le suivre.

Elle doit libérer le logement avant la rentrée et en dépit de toutes les démarches que je lui ai mentionnées dans le courrier, elle n'a rien fait. (remise des clefs, du BIP de portail, RV avec la CT pour l'état des lieux de sortie, règlement des impayés...) De toute façon, je suis en vacances, donc elle ne trouvera personne. Mais elle n'a pas cherché à me voir avant de partir en vacances.

Elle doit partir à l'ESEN car est reçue au concours de chef d'établissement. J'espère qu'elle n'a pas l'intention de laisser son compagnon dans l'appartement durant sa formation. De toute façon son bail est valable jusqu'au 31 août 2011.

Mouuais....



Le comptable me semble léger sur le coup.

C'est à lui de poursuivre le recouvrement ; c'est à lui de faire les quittances. Je crois même me souvenir (à vérifier) que les loyers ne font pas partie des recettes encaissables par un régisseur.



Donc quittance ou pas le comptable doit prendre le dossier en mains et engager la procédure de recouvrement. L'existence d'une quittance erronée complique un peu les choses ; mais rien n'insurmontable. En tous cas cela ne me causerait qu'une vague contrariété dans mon recouvrement.

En effet, j'ai trouvé l'info dans un message d'avril 2010 diffusé sur ce forum qui dit:

"La DGFIP vient d'indiquer qu'il n'est pas possible de passer par une
régie de recettes (et un 4632 subdivisé) pour encaisser des loyers et
charges ..."

> Le recours à des subdivisions des comptes de type 4632x pour
> permettre l'encaissement de loyers et /ou charges lors de la création
> d'une régie est à proscrire.
>
+ Le ministère envisage toutefois de proposer à la DGFIP une modification de
> l'arrêté cadre du 11 octobre 1993 intégrant les loyers et charges."
Cependant qu'en est-il aujourd'hui de cet arrêté cadre?

L'AC (mon tuteur) m'a maissé continuer la pratique utilisée par la GM précédente sans m'expliquer la procédure adéquate, alors que je débute dans la profession, donc je ne maîtrise pas tout.
J'attends la rentrée pour voir avec lui comment se dépêtrer de ce problème.

Je cite le lien vers le sujet traité ici en avril 2010 :

https://gestionnaires.actifforum.com/t13896-loyers-et-regie-de-recettes