Ecritures de fin d'année -Comment ne rien oublier

Bonjour à tous,

J'ai besoin d"aide", je désire faire au mieux et ne rien louper en cette fin d'exercice, pouvez vous m'aider à établir une liste des opérations à ne pas louper en cette fin d'année, surtout avant les vacs de Noel

merci par avance

- Recenser les commandes qui seront/ne seront pas livrés pour le 31/12.
- Au 31/12 (ou retour de vacances), mandater les commandes livrées mais non facturées ou dont la facture n'a pas encore été reçu.
- Faire les derniers ordres de recettes sur les subventions si il y a eu des oublis.
- Faire la DBM machin au R2 (pas indispensable selon une minorité d'utilisateur, mais indispensable pour les AC du coin) pour ajuster dépenses et recettes.
- Répartir les charges et produits entre les exercices N et N+1 si nécessaire (charges constatées d'avance, produits constaté d'avance).
- Pour les GRETA et autres employeurs, mandater les congés payés et CET en charges à payer.
- Mettre à jours les stocks (mandats et produits).
- Mandater les amortissements et dépréciations d'actif.
- Mandater les éventuelles provisions pour risque.
- Inscrire au compte de résultat les subventions d'investissement.
- Neutraliser les amortissements s'il y a lieu.
- Mettre à jour les engagements hors bilan.

Désolée je réponds à côté mais je peux m'en empêcher : les cadeaux de Noël !!

Relancer les fournisseurs pour les factures
Les derniers OR
Les dernières régies
Les mandats de bourses
Recenser les charges à payer
Dans un premier temps

Nanie a écrit:

Désolée je réponds à côté mais je peux m'en empêcher

Intéressant, on me dit souvent que j'ai ce problème aussi ! Consultons un psy ensemble et divisons le prix par 2 !

Commander un bourriche d'huitres auprès de ton écailler. Prévoir le chapon, le foie gras, la buche et bien sur le vin blanc liquoreux pour aller avec l'ensemble (à consommer avec modération ....

sinon ; sur le plan professionnel :
- demander les factures en attente à tous tes fournisseurs afin de pouvoir clôturer 2010 dès les prémices de l'année 2011,
- réaliser les OR manquants en analysant bien la situation des dépenses et des recettes ...
- clôturer les tickets vendus sur GTI,
- relever les consomations des apparts de fonction au 31/12 de façon à calculer les sommes dues au titre des avantages en nature des NAS, US ou des COP,
- envoyer à ta collectivité territoriale l'ensemble des sommes dépensées (sommes, tableaux, bordereaux de mandatement au titre des crédits affectés),
- réaliser un inventaire des stocks restant au R2 de façon à pouvoir calculer les divers reversements et résultats du service
- réaliser les mandats et OR consécutifs aux résultats du R2 (reversements au SG ...),
- réaliser les DBM de fin d'exercice,
- tenir à jour l'inventaire et le répertoire,
- faire remonter aux autorités de tutelle l'ensemble des enquêtes demandées (infrastructure, crédits divers, fonds sociaux ....)

j'en oublie forcément car il ne s'agit ici que d'un premier jet ; alors à vos claviers les amis !!!

Faire des éditions en format pdf et des extractions des fichiers GFC (.bdf) de l'exercice 2009 car ce dernier sera écrasé au moment de la bascule 2010/2011 :

- liste des mandats
- liste des ordres de reversements
- liste des recettes
- listes des annulations de recette
- état du budget : prévision de recettes
- état du budget : ouvertures de crédits
- historique des ouvertures de crédits
- historique des prévisions de recettes

Ces fichiers peuvent être précieux en cas de questions adressées ultérieurement par une autorité de tutelle, la TG ou la CRC, c'est plus facile de retrouver vite les infos quand on a des fichiers bien archivés dans l'ordinateur, d'autant plus qu'on aura pris la précaution de les sauvegarder sur plusieurs supports (cette pratique est également valable pour la compta géné qui se prète à de nombreuses éditions...).

Grincheux a écrit:

Nanie a écrit:

Désolée je réponds à côté mais je NE peux m'en empêcher

Intéressant, on me dit souvent que j'ai ce problème aussi ! Consultons un psy ensemble et divisons le prix par 2 !

Euh oui, il manque une négation. C'est pas grave, c'est bientôt les vacances ! (12 janvier : les soldes )

merci à tous

et oui je n'oublie pas les cadeaux......

Nanie a écrit:

Euh oui, il manque une négation.

Chère Nanie, je ne l'avais même pas vu !

Stoïk a écrit:

Faire des éditions en format pdf et des extractions des fichiers GFC (.bdf) de l'exercice 2009 car ce dernier sera écrasé au moment de la bascule 2010/2011 :

- liste des mandats
- liste des ordres de reversements
- liste des recettes
- listes des annulations de recette
- état du budget : prévision de recettes
- état du budget : ouvertures de crédits
- historique des ouvertures de crédits
- historique des prévisions de recettes

Ces fichiers peuvent être précieux en cas de questions adressées ultérieurement par une autorité de tutelle, la TG ou la CRC, c'est plus facile de retrouver vite les infos quand on a des fichiers bien archivés dans l'ordinateur, d'autant plus qu'on aura pris la précaution de les sauvegarder sur plusieurs supports (cette pratique est également valable pour la compta géné qui se prète à de nombreuses éditions...).

tiens c'est très judicieux ça excellent conseil...merci

papalola a écrit:

Stoïk a écrit:

Faire des éditions en format pdf et des extractions des fichiers GFC (.bdf) de l'exercice 2009 car ce dernier sera écrasé au moment de la bascule 2010/2011 :

- liste des mandats
- liste des ordres de reversements
- liste des recettes
- listes des annulations de recette
- état du budget : prévision de recettes
- état du budget : ouvertures de crédits
- historique des ouvertures de crédits
- historique des prévisions de recettes

Ces fichiers peuvent être précieux en cas de questions adressées ultérieurement par une autorité de tutelle, la TG ou la CRC, c'est plus facile de retrouver vite les infos quand on a des fichiers bien archivés dans l'ordinateur, d'autant plus qu'on aura pris la précaution de les sauvegarder sur plusieurs supports (cette pratique est également valable pour la compta géné qui se prète à de nombreuses éditions...).

tiens c'est très judicieux ça excellent conseil...merci

Très bonne idée
mais comment fait-on après pour lire des .dbf ?

Tu ouvres les .dbf avec un tableur. Et tu enregistres le document au format du tableur en question (soit .xls chez les vieux-jeu et.sxc chez les gens bien ).

On peut être vieux-jeu et quelqu'un de bien quand même, ourson mal léché.

J'en suis la preuve vivante...

ce sera .xls chez moi ...

Winnie a écrit:

et.sxc chez les gens bien ).

Euh, on ne t'a pas dit qu'OpenOffice était déjà à sa version 3.2 ? Parce que .sxc, c'était la version 1 : on est en .ods depuis la version 2...
Sinon, le logiciel naturel pour ouvrir un .dbf, c'est une base de donnée (Access ou OOo Base). Mais c'est vrai qu'il est généralement plus simple d'utiliser un tableur, surtout pour ceux qui ne sont pas formés sur les BDD

tortue (Lun 6 Déc - 13:50) a écrit:

- clôturer les tickets vendus sur GTI,

Bonjour.
A ce sujet, comment fait on pour gérer les élèves hors forfait et commensaux qui sont passés au self (noms relevés sur un listing) sans avoir acheté au préalable leurs tickets ?
Dois je faire un OR pour chaque avec édition d'une facture (ou recette mémoire) et sortir les tickets de GTI ?
Dans ce cas je vais me retrouver avec des créances ?

Parce que s'ils viennent régler en 2011 je devrais leur facturer aux nouveaux tarifs, plus élevés, des repas pris en 2010, ce qui ne me semble pas correct.

Merci d'avance

drakhaon (Jeu 16 Déc 2010 - 12:31) a écrit:

comment fait on pour gérer les élèves hors forfait et commensaux qui sont passés au self (noms relevés sur un listing) sans avoir acheté au préalable leurs tickets ?
Dois je faire un OR pour chaque avec édition d'une facture (ou recette mémoire) et sortir les tickets de GTI ?
Dans ce cas je vais me retrouver avec des créances ?

Parce que s'ils viennent régler en 2011 je devrais leur facturer aux nouveaux tarifs, plus élevés, des repas pris en 2010, ce qui ne me semble pas correct.

Merci d'avance

Tu ne sors pas de tickets.
Tu leur fais seulement une facture (avec les tarifs 2010) et tu fais un OR.
Même s'ils viennent payer en 2011, il n'y a pas de problème.

Je fais donc l'OR global en 2010 ?
Par contre, c'est un établissement voisin qui me livre les repas que je sers, et donc il me facture à hauteur des frais scolaires et de mes ventes de tickets.
J'inclus donc ces tickets dans l'addition même si je ne les ai pas encore encaissés ?

Mes 4712 et 4713 risquent aussi de ne pas être soldés en fin d'exercice. Comment ça se passe, est-ce bloquant ?

Non, le 4713 ne doit pas être débiteur, ce me semble.

faire comme BUBU a dit :

OR au 4713 et/ou au 4712

ce/ces comptes présenteront des bilans de sortie créditeurs qui seront soldés en 2011 par l'encaissement des sommes facturées

Stoïk a écrit:

Faire des éditions en format pdf et des extractions des fichiers GFC (.bdf) de l'exercice 2009 car ce dernier sera écrasé au moment de la bascule 2010/2011 :

- liste des mandats
- liste des ordres de reversements
- liste des recettes
- listes des annulations de recette
- état du budget : prévision de recettes
- état du budget : ouvertures de crédits
- historique des ouvertures de crédits
- historique des prévisions de recettes

Ces fichiers peuvent être précieux en cas de questions adressées ultérieurement par une autorité de tutelle, la TG ou la CRC, c'est plus facile de retrouver vite les infos quand on a des fichiers bien archivés dans l'ordinateur, d'autant plus qu'on aura pris la précaution de les sauvegarder sur plusieurs supports (cette pratique est également valable pour la compta géné qui se prète à de nombreuses éditions...).

Mais aussi fichier fournisseurs( les 3 états) l'état des modifications, le compte financier, les encaisemenents par compte de classe 4 et 5 par montant, par date, l'epcp, l'équilibre budgétaire.... enfin tout et sur PDF.

VF33 a écrit:

faire comme BUBU a dit :

OR au 4713 et/ou au 4712

ce/ces comptes présenteront des bilans de sortie créditeurs qui seront soldés en 2011 par l'encaissement des sommes facturées

correction : il fallait lire "débiteurs" et non pas créditeurs"

DRAKKAON l'année prochaine tu pourrais essayer d'imposer une date limite d'achat de tickets pour les commensaux qui te permettrait de clôturer tranquillement avant les vacances . Mis à part les casse... habituels, les profs avaient joué le jeu dans mon collège

Les comptes de racine 47 ne doivent pas être débiteurs.
OR au 4632.

le GM peut faire son OR au 7065 même s'il n'aura l'encaissement qu'en 2011

VF33 a écrit:

DRAKHAON l'année prochaine tu pourrais essayer d'imposer une date limite d'achat de tickets pour les commensaux qui te permettrait de clôturer tranquillement avant les vacances . Mis à part les casse... habituels, les profs avaient joué le jeu dans mon collège

Certes, ce n'est pas comme si je leur faisais un rappel toutes les fins de mois avec le nombre de tickets qu'ils me doivent ... et dont j'attends encore la régularisation pour certains depuis septembre ...

Cela dit, j'ai aussi posé la question à mon agent comptable et voici sa réponse :
pas de sortie de tickets sans perception d'argent préalable, et pas d'OR non plus. Tans pis pour les mauvais payeurs, ils paieront en 2011 sur la base des tarifs 2011 ... En espérant qu'ils retiendront pour l'année prochaine

drakhaon a écrit:

pas de sortie de tickets sans perception d'argent préalable, et pas d'OR non plus.

exact

je faisais allusion à une créance dont on était certain du recouvrement
BUBU aussi avait dit "pas de sortie de tickets"

le problème que tu évoques existe dans beaucoup d'eple
quand les profs vont au restaurant, ils payent
par contre quand ils passent à ton self c'est pas pareil !...
(alors qu'ils ont la possibilité d'acheter un ticket à un collègue s'il leur en manque)
on ne peut rien contre cette mauvaise foi sauf si le CE te soutient

sinon j'avais trouvé une solution qui fonctionnait pour les fins d'année
mais je ne peux pas l'écrire ici