Régularisation avance DP

Bonjour,

J'ai encaissé quelques avances sur la DP en septembre et octobre (avant édition des droits constatés).
J'ai aujourd'hui effectué ma constatation avec transfert de créances, mandat et OR.

Comment régulariser maintenant ces avances au 4112 ?

Je pense faire les écritures suivantes (exemple d'une famille qui a versé 40.00 € d'avance sur une DP à 136.00) :

1/ En écritures :

D 41910 /40.00
C 585 / 40.00


2/ En encaissement :

D 585 /40.00
C 4112 / 40.00

en cochant "avec créances" et en recherchant la créance correspondante.


Cela vous parait-il correct ?

Merci !

C'est la bonne écriture...
Quand tu dis en cochant "avec créances" cela veut dire que tu fais une FQE bien sur?
C'est la meilleure solution pour avoir une traçabilité et ne pas faire de bêtise...

Patronette a écrit:

Pourquoi n'as-tu pas demander à ton ou ta gestionnaire ou celui qui a fait les DC de rentrer ces avances dans GFE?

Il faut quand même passer une écriture, après. Les sous ont été encaissés au 4191, il faut qu'ils arrivent au 4112.

Patronette a écrit:

Pourquoi n'as-tu pas demander à ton ou ta gestionnaire ou celui qui a fait les DC de rentrer ces avances dans GFE?

J'ai fait les DC et n'ai pas déduit l'avance pour que l'écriture de régularisation apparaisse bien.

Bozinchu a écrit:

C'est la bonne écriture...
Quand tu dis en cochant "avec créances" cela veut dire que tu fais une FQE bien sur?
C'est la meilleure solution pour avoir une traçabilité et ne pas faire de bêtise...

Merci !

Oui, je fais une FQE

Je déterre ce sujet , mais ces écritures de régularisation doivent-elles être faites dès la première constatation , ou faut il attendre que toutes les reconconstations aient été effectuées et l'OR correspondant pour les passer ?

D'avance merci

Patronette a écrit:

Je ne fais qu'une constatation en fin de trimestre

Le principe (qui ne souffre d'aucune dérogation) est d'émettre un OR en début de période et de procéder aux encaissements et régularisations diverses au fur et à mesure.
A défaut d'une telle pratique (en plus du non respect de la réglementation comptable) le 4112 ne colle jamais avec la liste des créances.
Ensuite chacun fait comme il veut.

Bozinchu a écrit:

Patronette a écrit:

Je ne fais qu'une constatation en fin de trimestre

Le principe (qui ne souffre d'aucune dérogation) est d'émettre un OR en début de période et de procéder aux encaissements et régularisations diverses au fur et à mesure.
A défaut d'une telle pratique (en plus du non respect de la réglementation comptable) le 4112 ne colle jamais avec la liste des créances.
Ensuite chacun fait comme il veut.

Même remarque...

Je "feraille" pour avoir les OR des droits constatés en début de trimestre, trop souvent sans succès.

Les gestionnaires font une résistance étonnante sur ce point.

Patronette a écrit:

Je ne fais qu'une constatation en fin de trimestre...

Tu veux sans doute dire que tu fais tes droits constatés au début et une reconstatation à la fin...

je parlais des écritures comptables à effectuer via le 585/4112 avec FQE , après que l'OR soit fait donc ?, (car les établissements rattachés dès la première constatation ont affecté le 4191 au 4112 via SCONET)?

Je ne passe pas d'ores et déjà les écritures comptables sur GFC , j'attends d'avoir les OR.

 

 

Question bête j'ai 1 constatation et 2 reconstatations qui suivent , je fais un OR , AOR ou OR pour chaque étape ?

Fatigue a écrit:

Question bête j'ai 1 constatation et 2 reconstatations qui suivent , je fais un OR , AOR ou OR pour chaque étape ?

oui et même si c'est du boulot c'est recommandé...

Fatigue a écrit:

Question bête j'ai 1 constatation et 2 reconstatations qui suivent , je fais un OR , AOR ou OR pour chaque étape ?

oui, à chaque reconstatation on fait les mandats Ordres de reversements, ordre de recettes et annulation d'ordre de recettes.
Sinon on ne peux pas avoir de concordance avec le 4112

Ok merci pour vos réponses.

Je reprends ce suivi en classe 4 et je suis allée regarder les pièces jointes aux OR , une seule pièce jointe indiquant : constation n° 1 ,reconstatation 2 et 3  liées ensemble pour un trimestre ( 12 pour un établissement)

L'OR étant fondé sur le dernier bordereau de reconstation . Le solde en classe 4 est pourtant juste Tant mieux vous me direz !

 

Attention il m'arrive d'avoir un OR avec plusieurs reconstatations.
je fais mon OR le lundi je distribue les factures ...
Le lendemain alors que les OR et les mandats sont faits l'élève Dugenou se rapplique et m'explique qu'il n'a jamais mangé à la DP et que la viesco est au courant puisqu'il avait apporté un courrier le jour de la rentrée...
Donc mardi reconstatation...
J'ai pas le temps de faire l'OAR
le mercredi arrive et je reçois une notification de bourse de l'IA qui avait oublié un gamin dans le premier envoi
Re constatation
le jeudi il y a l'élève Mouducoude qui arrive et qui me demande pourquoi il a pas eu la facture comme les autres alors qu'il mange à la cantine et qu'il pourra pas payer...
Reconstatation...
Donc le vendredi vers 19h quand les profs profitent de la douce quiétude de leur foyer, j'arrive enfin à trouver 2 minutes pour éditer mes opérations de compta bud, j'ai 3 bordereaux à mettre en PJ aux mandats OR et OAR...

quand tout marche c'est bien.
quand il y a un truc qui ne cole pas perdre 3 jour à retrouver une erreur sur un trop versé de famille cela à tendance à me gaver.
Le suivi des créances avec le module de régie est quand même bien fait. Il génère des documents propres y compris pour les élèves qui du fait d'une reconstatation se retrouvent créditeur. Bascule en 4191DP avec des soldes justifiés jusqu'à la régularisation comptable du prochain trimestre ou le remboursement à la famille. je ne vois pas l'intérêt de ce compliquer la vie avec des tableurs Excel pour suivre cela. J'ai 6 ER avec chacun des grosses DP. A chaque remontée de régie on vérifie que le 4112 colle avec la liste des créances ce qui prend 30 seconde si les écritures sont faite chez l'ordonnateur.

Gars du Doubs a écrit:

A chaque remontée de régie on vérifie que le 4112 colle avec la liste des créances ce qui prend 30 seconde si les écritures sont faite chez l'ordonnateur.

Mon AC doit fonctionner malheureusement comme celle de Pat , j'ai une constatation faite en oct ( et reconstatations par la suite) , et un OR fait au 1 er décembre ( ça laisse de la marge). .Mais ça tombe juste au final et sans suivi annexe sur tableur excel

Gars du Doubs je suis d'accord avec toi , je vérifie ma concordance balance / créances dès que les 4111/4112 sont mouvementés

Patronette a écrit:

Non non, je ne fais bien qu'une constatation en fin de trimestre sur instruction de l'agent comptable.

Patronette a écrit:

Non non, je ne fais bien qu'une constatation en fin de trimestre sur instruction de l'agent comptable...

Ce qui dénote une confusion (je ne moque pas vu ce qui se passe chez moi malgré mon insistance contraire ) entre l'ordonnateur et le comptable. Il est clair que la constatation est une liquidation (de recette) et qu'elle relève de l'ordonnateur.

La constatation ne doit pas découler d'une "instruction de l'agent comptable".

C'est vrai la mouette, mais quand tu es petit GM tu te sens bien en peine de dire à l'agent comptable qu'il fait son boulot comme un goret.

Et quand tu es AC, que tu as un gestionnaire APAENES de 15 ans de boite, qui bosse très bien par ailleurs, mais qui est crispé sur "tout ce qui pourrait lui rajouter du boulot" et qui fait un drame à chaque fois que tu évoques la nécessité de passer les OR des droits constatés et ceux des voyages scolaires en début de trimestre ou de voyage... et bien tu insistes de manière progressive.

Mais, si je suis très patient et policé, je suis également très tétu... et j'obtiendrai que cette pratique nécessaire au bon fonctionnement d'une AC soit complètement mise en oeuvre (car pour le moment, c'est ... moyen ).

Gars du Doubs a écrit:

A chaque remontée de régie on vérifie que le 4112 colle avec la liste des créances ce qui prend 30 seconde si les écritures sont faite chez l'ordonnateur.

Ce n'est pas si simple car il y a une chose qui n'est effectué qu'en fin de trimestre, c'est le mandatement des bourses. Et des remises de principe.

Dans un collège de zone défavorisée, avec beaucoup d'absentéisme et de va-et-vient, des tranferts de bourse et du fonds social en veux-tu en voilà, ça prend beaucoup plus que 30 secondes de vérifier le 4112.

non... mandatement de la part du 6571 qui va avec le 4112 en même temps que l'OR du 70621...
Et le 4112 colle toujours avec la liste des créances
Rural ou pas rural, ZEP ou pas défavorisé...ce ne sont pas des arguments comptables
en quoi le fonds social influe t'il sur le montant des bourses?

Effectivement le fonds social n'a rien avoir avec les bourses.
D'accord avec Boz.
Par contre ici, avec 5 ER et maintenant 7 ER depuis septembre, nous continuons à mandater les bourses en fin de trimestre.
Plus ou moins imposé par GFE SCONET qui empêche la reconstatation d'un élève excédentaire à qui on aurait déjà payé les Bourses.
Mais pour vérifier mes 4112X, je prends la liste des créances auxquelles je rajoute les sommes des bourses sur frais scolaires à venir.
Pour connaitre au fil de l'eau ces montants j'ai un état du suivi des constatations par établissement qui, renseigné au fur et à mesure me donne toutes les informations pour les DC (OR AOR en attente et montant des bourses sur les frais scolaires).
Je précise que l'OR de la première constatation est fait dès la constatation, sinon pas de réception des créances. Les OR ou AOR suivants attendent la fin de mois avec éventuellement plusieurs PJ.
Et on suit facilement les 4112 avec cette méthode.

Je concède que tout faire a chaque constatation facilite encore plus la vérification.
Tout est dans GFC. Pas besoin de suivi extérieur.

MOA a écrit:

Par contre ici, avec 5 ER et maintenant 7 ER depuis septembre, nous continuons à mandater les bourses en fin de trimestre.
Plus ou moins imposé par GFE SCONET qui empêche la reconstatation d'un élève excédentaire à qui on aurait déjà payé les Bourses.

Mais rien n'empêche de faire le mandatement dans GFC, qui est distinct du paiement des bourses dans sconet. C'est une idée à creuser.

Bozinchu a écrit:

en quoi le fonds social influe t'il sur le montant des bourses?

C'est un sujet sur les créances. Je parlais de ce qui influe sur les créances et le 4112, donc les bourses, le fonds social.