Contrats de copieurs

Bonjour à tous,

Je m'en remets à vos connaissances et expériences afin de répondre à plusieurs de mes interrogations concernant la location et la maintenance de copieurs.

Voici notre cas de figure :

Nous disposons de 2 copieurs (un pour l'administration et un pour la pédagogie). Les deux contrats n'ont pas les mêmes dates de réalisation. L'un se termine au mois de juillet 2011  et l'autre au mois de septembre 2013. J'ai lancé une consultation dans le cadre d'un MAPA (art. 28) afin de remplacer ces matériels un peu "vieillissants", répondre à de nouveaux besoins, faire des économies (moins de consommables en parallèle) et surtout avoir deux contrats à des dates identiques. Ma consultation implique, entre autre, le rachat des dossiers financiers en cours (communiqué par le prestataire actuel et qui doit faire l'objet d'un document distinct) et la reprise et restitution des matériels actuels par le futur prestataire. J'ai plusieurs réponses et maintenant, avec le recul, je me demande si ma démarche n'était pas trop "prématuré".

En effet le coté économique ne semble pas flagrant [(les offres sont disparates entre ceux qui englobent le rachat des dossiers (ce qui n'était pas demandé), ceux qui proposent un chèque et ceux pour lesquels les montant sont différents]. Il m'est donc très difficile de comparer car si j'ai voulu être transparent dans ma démarche, les offres elles sont loin de l'être.

De plus, je viens de m'apercevoir que dans les closes d'un des organismes de financement actuel, la résiliation anticipée n'apparait pas, ce qui me perturbe et m'inquiète beaucoup. J'hésite donc à rendre infructueuse la consultation puisque avec ces éléments, je vois mal le Conseil d'Administration donner son accord pour la signature d'un tel contrat.

En résumé, quelle est la meilleure procédure  à suivre dans mon cas de figure :

- Attendre la fin de chaque contrat et consulter pour chaque machine [(avec risque de deux entreprises qui interviennent (développement durable qui en prend un coup) et perte de cette volonté de contrats qui partent aux mêmes dates] ?

- Me lancer sans qu'il n'y ait de réelles économies (même si les matériels répondent à nos nouvelles attentes) ?

- Si je me lance, est-ce mieux d'avoir un contrat global (maintenance et location) pour les deux machines ?


Par méconnaissance et volonté de bien faire (transparence pour les éventuels prestataires), je me dis que je suis peut être allé trop vite en besogne mais je voulais également avoir une estimation pour l'élaboration de mon budget 2011.

Merci de votre intérêt et de vos réponses.

attendre la fin des contrats
puis se tourner vers l'Ugap, pour chaque contrat sans avoir de marché à passer

Attendre la fin des contrats. Faire un marché par appareil. Avoir deux prestataires est parfois un avantage en cas de défaillance.
Je redis qu'avec un MAPA bien fait on peut avoir la location et la maintenance chez le même fournisseur ; il y a des posts sur le sujet.

Je confirme : il faut laisser les contrats se terminer et relancer desmarchés et faire en sorte de les faire coïncider les prochaines fois. Onpeut pour cela, exprimer les durées en mois.

A ce propos, je suis en plein MAPA photocopieurs et j'ai reçu une offre pour du matériel KYOCERA (Taskalfa) à des prix très intéressants... Quelqu'un connaît cette marque japonaise ?!   

Kyocera est une marque connue sur le marché des photocopieurs. C'est une entreprise spécialisée dans les composants électroniques et comme les copieurs sont tous numériques maintenant...

J'ai eu des bestioles de cette marque sans plus de problème qu'avec une autre.

Bien plus que le nom commercial, il faut savoir que le coeur de ces machines est sensiblement le même quel que soit le constructeur, comme déjà mentionné , les copieurs sont désormais numériques et il est patent que leur taux de pannes est en forte baisse.
Il faut donc plutôt privilégier la maintenance = rapidité et approvionnement en pièces du SAV car là comme ailleurs, les stocks zéro font mal et vous savez que les pannes "totales" nous retombent systématiquement sur le dos.

Un petit "truc" de gestionnaire, insister pour qu'une copie A3 soit facturée au même prix qu'une A4 (ils peuvent le faire, si si), un massicot judicieusement placé à côté du copieur divisera alors votre prix copie...et si les profs sont réticents, ne laisser que du format A3 dans la machine...hé hé...faut ruser un peu sometimes...ils sont joueurs ces profs....

Gest. a écrit:

Nous disposons de 2 copieurs (un pour l'administration et un pour la pédagogie). Les deux contrats n'ont pas les mêmes dates de réalisation. L'un se termine au mois de juillet 2011 et l'autre au mois de septembre 2013. J'ai lancé une consultation dans le cadre d'un MAPA (art. 28) afin de remplacer ces matériels un peu "vieillissants", répondre à de nouveaux besoins, faire des économies (moins de consommables en parallèle) et surtout avoir deux contrats à des dates identiques.

Au fait, pourquoi veux tu avoir des dates de fin identiques ?
Chez moi, il y a de nombreux photocopieurs, et cela ne me gène pas d'avoir des dates différentes. Les renouvellements se font plus souvent, c'est vrai, mais il y a aussi moins de pression à la fois.
Ce qui est important c'est d'avoir la même date pour ta location et pour le contrat de maintenance, ça, oui !
On en revient toujours à la même conclusion : ne pas louer, mais acheter. Ca fait un contrat de moins.
Et acheter à l'ugap.
J'affirme qu'un collège qui achète son copieur à l'ugap dépensera 2 fois moins d'argent qu'en le "négociant" à un commercial du privé. (j'ai mis mon casque, vous pouvez commencer à m'envoyer des mails incendiaires )

Merci pour vos réponses.

Je vais certainement classer sans suite ma consultation pour des raisons d'intérêt général car les tarifs (en raison du rachat des dossiers) sont trop importants au regard de mon Budget.

Je vais donc attendre la fin du premier contrat (juillet 2011) et relancer une consultation pour une machine.
Pour cette dernière, si je demande un contrat exprimé en mois sur la période restante de l'autre matériel (comme le préconise hamid03), n'y a t'il pas un risque à payer plus la location. N'est il pas préférable dans ce cas là de lancer une procédure pour une mise à disposition d'un matériel (si cela existe) pour qu'ensuite, je reparte sur une consultation pour deux machines à des dates qui coïncideront ?

Cela me servira de leçon et m'incitera à être plus vigilant lors des "conseils" des différents commerciaux (qui font certainement très bien leur travail hormis cela).

Cordialement.

 

Cadichon a écrit:

Au fait, pourquoi veux tu avoir des dates de fin identiques ?
Chez moi, il y a de nombreux photocopieurs, et cela ne me gène pas d'avoir des dates différentes. Les renouvellements se font plus souvent, c'est vrai, mais il y a aussi moins de pression à la fois.
Ce qui est important c'est d'avoir la même date pour ta location et pour le contrat de maintenance, ça, oui !
On en revient toujours à la même conclusion : ne pas louer, mais acheter. Ca fait un contrat de moins.
Et acheter à l'ugap.
J'affirme qu'un collège qui achète son copieur à l'ugap dépensera 2 fois moins d'argent qu'en le "négociant" à un commercial du privé. (j'ai mis mon casque, vous pouvez commencer à m'envoyer des mails incendiaires )

Si tu faisais un seul marché pour l'ensemble de ton parc et même en imposant des demandes chères (comme le A3 au prix du A4 déjà évoqué), tu verrais que les offres en direct des prestataires valent largement celles de l'UGAP. L'UGAP, c'est bien dans ton cas parce que justement tu fais des contrats par petits bouts plutôt qu'en les globalisant.

Du A3 entre 4.54 et 5.38 du mille parce que tu renouvelles un parc et pas une seule machine, ça devient quand même intéressant.

Bonjour,
je suis également entrain de changer mes photocopieurs et j'ai beaucoup d'offres pour du matériel SHARP.
Je n'ai jamais testé. Auriez-vous des remarques particulières sur ce matériel ?
Merci pour vos réponses !   

Les photocopieurs se valent tous plus ou moins sur le plan technique notamment pour le Nb. Ils disposent des mêmes fonctionnalités notamment le prof lambda. La différence se fait au niveau du coût et surtout de la maintenance....

LMDV/LG a écrit:

Si tu faisais un seul marché pour l'ensemble de ton parc et même en imposant des demandes chères (comme le A3 au prix du A4 déjà évoqué), tu verrais que les offres en direct des prestataires valent largement celles de l'UGAP. L'UGAP, c'est bien dans ton cas parce que justement tu fais des contrats par petits bouts plutôt qu'en les globalisant.

Du A3 entre 4.54 et 5.38 du mille parce que tu renouvelles un parc et pas une seule machine, ça devient quand même intéressant.

C'est vrai.
Encore que les fournisseurs autres que l'ugap, lorsqu'ils répondent à un mapa de mon lycée, tiennent compte du reste du parc, qui les attire, pour me faire une offre. Cela permet une saine émulation entre tous ces "charmants" commerciaux.

Je pense quand même que notre collègue devrait, dans un premier temps, prendre les problèmes un par un.
Par exemple, il pourrait renouveler le premier des deux copieurs à son terme prévu, puis le second le moment venu, et attendre 4 ou 5 ans pour racheter les 2 ensemble s'il le souhaite.
Encore une fois, ce sera beaucoup plus facile avec un achat, car c'est lui qui pourra choisir le moment de changer les 2 copieurs ensemble, a charge pour lui de résilier les contrats de maintenance quand il le jugera utile. ( ce qui n'est pas possible quand il y a une location ou un leasing)

Re,

Je relance sur ce point (même si cela rentre plus dans la catégorie Marchés Publics) :
"Je vais certainement classer sans suite ma consultation pour des raisonsd'intérêt général car les tarifs (en raison du rachat des dossiers)sont trop importants au regard de mon Budget".
De plus, il n'y a pas de réelle économie (même si les matériels sont "supérieurs", les coût de location et de maintenance sont plus bas qu'il y à 5 et 2 ans et demi) et les offres qui sont disparates  (entre ceux qui englobent le rachat des dossiers (ce quin'était pas demandé), ceux qui proposent un chèque, ceux pourlesquels le montant des rachats diffère considérablement) sont loin d'être transparentes (contrairement à ma démarche).

1) Suis-je dans mon droit de ne pas poursuivre la procédure à son terme (contractualisation) même s'il y a eu publication et de conserver mes engagements actuels jusqu'à la fin de contrat de mon premier copieur pour ensuite relancer une nouvelle consultation ? Je vais alors informé les entreprises qui ont répondu que la consultation est sans suite pour des raisons d'intérêt général. Dans ce courrier, puis-je les informer de la future consultation que je serai amené à faire prochainement ?

2) A l'avenir, est-ce que je dois d'abord faire des devis (ce qui n'est plus transparent et équitable) avant de lancer une consultation avec publication pour un MAPA ? Je ne vois pas comment nous pouvons faire autrement pour avoir une idée de ce que cela peut nous coûter.

Je vous remercie.

Cordialement.

1) oui, puisque les réponses à ton mapa sont supérieures au budget que tu prévois d'allouer à tes photocopieurs. Tu peux informer les candidats que ton marché est infructueux et que tu leur enverras le nouveau marché si tu relances une nouvelle consultation.

2) le recensement d'un marché avant son lancement est capital. L'"infructuosité" ou les difficultés liées à l'exécution d'un marché sont souvent liées à une mauvaise définition des besoins. Tu peux effectivement travailler sur des devis, des catalogues pour rédiger ton cahier des charges sous réserve de ne pas cibler un matériel spécifique.

Merci pour vos réponses qui me rassurent mais "c'est en forgeant que l'on devient forgeron" (avec les suées que cela implique).

D'ailleurs, dans une consultation sur un nouveau matériel de copie avons nous obligation de préciser qu'il y a un enlèvement de matériel et que celui-ci, dans le cas d'un changement de prestataire, doit être retourner à l'adresse de l'ancien prestataire. Celà implique donc de relancer le contrat à la date de fin de l'ancien pour éviter des délais trop longs pour le retour matériel.

Cordialement.

Effectivement, il faut anticiper les dates pour caler l'ancien contrat et le nouveau : c'est tout l'art de la gestion. Généralement les entreprises ne se précipitent pas pour reprendre leur ancien matériel...Tu me comprends? Dans mon marché, l'enlèvement est à la charge du titulaire.

Dans un marché de photocopieurs, il faut tout préciser. Y compris les pénalités pour retard de livraison, d'enlévement, de non respect des délais d'intervention.

Re,

Après discussion et face aux différents tarifs , le pouvoir adjudicateur (c'est à dire mon chef d'établissement) est pour classer sans suite la procédure. Nous avons un Conseil d'Administration à venir et nous voulons leur exposer la situation puisqu'il aurait été nécessaire qu'il donne son accord pour la signature d'un contrat. Devons nous faire voter par le CA la procédure sans suite ou bien seulement l'en informer ?

Merci.

le CA n'a pas a se prononcer sur la non conclusion d'un contrat .

Qu'en est-il de l'enlèvement des toners vides en général ? Je viens d'arriver dans un établissement où les cartons débordent de ces déchets. Les organismes collecteurs de cartouches demandent une contribution pour nous les enlever et mon contrat de maintenance ne précise rien à ce sujet. Le principe du producteur de déchet responsable de son élimination dois pouvoir s'appliquer dans ce cas, non ?

le soucis c'est que c'est toi qui produit le déchet...
La boite te file un toner nickel c'est l'usage que tu en fais qui le transforme en déchet

Cher invité :

- t'as bien raison, tu es assez malin pour t'être rendu compte tout seul que les rachats de contrats, c'est l'arnaque totale, à éviter à tout prix

- attention pour ton copieur à renouveler pour l'été prochain, si tu ne t'y mets pas très sérieusement avant le mois de mars, tu n'es pas assuré que l'UGAP t'ait bien fait livrer la nouvelle machine pour le 1er septembre (c'est le seul problème que je rencontre avec les copieurs UGAP, toutes considérations confondues, le reste est parfait)

- si ton bahut a plus que le minimum vital de fonds propres, il n'y a aucun motif valable pour choisir de louer un copieur. Et si quiconque tente de t'en dissuader, répète bien fort qu'un copieur hors d'usage loué est un copieur hors d'usage dont on paiera la location (en la payant "à sec" ou en faisant racheter le contrat et donc en ré-étalant la perte sur 5 ans avec les frais financiers qui font avec, dans tous les cas on paie et cher).

- prévois au budget de quoi payer le transporteur pour envoyer l'ancienne machine à l'autre bout du pays (et oui, ça aussi c'est l'horreur avec les locations ; moi la dernière fois j'ai pris un véhicule du lycée et une journée sur mes vacances parce que c'était à seulement 180 km...)

- pour les toneurs vides, si c'est du polyéthylène (PE), tu peux le mettre dans les bacs d'emballages recyclables ; dans le cas contraire, ça partira à l'incinération pour valorisation énergétique.

Merci.

Je vais donc me contenter d'en informer le CA.

En revanche, dans le courrier que je vais adresser aux fournisseurs pour les informer de la déclaration sans suite, dois-je en justifier les causes sachant que "cette décision relève du pouvoir discrétionnaire dela personne publique".
Ils vont tous tenter de savoir le pourquoi du comment et surtout savoir si leur offre était bien placée (ce qui pour moi était difficilement chiffrable).

Pour l'intendant zonard :  Je n'ai pas malheureusement pas les moyens d'acheter sur fonds propres, puisque se sont des questions financières (et de lisibilité) qui me font déclarer la procédure sans suite.

Gest. a écrit:

En revanche, dans le courrier que je vais adresser aux fournisseurs pour les informer de la déclaration sans suite, dois-je en justifier les causes sachant que "cette décision relève du pouvoir discrétionnaire dela personne publique".
Ils vont tous tenter de savoir le pourquoi du comment et surtout savoir si leur offre était bien placée (ce qui pour moi était difficilement chiffrable).

Tu leur dis que après enquête, tu n'as pas les moyens de payer au prix qui t'a été offert, ça suffirait à n'importe qui, non ? Evidemment, si tu achètes à ton beau-frère la semaine d'après, ça te met en difficulté, mais si tu passes à l'UGAP dans huit mois, personne ne pourra te le reprocher.

Gest. a écrit:

Je n'ai pas malheureusement pas les moyens d'acheter sur fonds propres, puisque se sont des questions financières (et de lisibilité) qui me font déclarer la procédure sans suite.

Non, tu confonds le budget de fonctionnement et la disponibilité de kapital. Ton budget est très serré, et tu serais littéralement ravi de pouvoir ne pas y inclure des frais de location.

Si ton collège a 500 élèves et qu'il a 15 000 € à son 10681, alors tu as ce qu'il faut pour acheter un copieur cash à 7000 € à l'UGAP (le plus cher, celui de la salle des profs, pour l'admin c'est un peu moins). Et ça tu le mets directement dans ton budget 2011, dès maintenant, sinon au moment du cofi 2010, à la fin de l'hiver, ça colle encore au calendrier.

Bonjour,

Pour toutes les personnes qui ont un problème avec leur fournisseur
concernant leur(s) système(s) d'impression(s), ma société se propose de
racheter leur(s) contrat(s) ou leur(s) machine(s) quel qu'en soit le montant...
****

Tu devrais pas laisser trainer ton email, trabelsi, un robot pourrait le ramasser et t'envoyer des messages non désirés. Ca serait bête, hein?

• Sanctions encourues par les auteurs de "spam"
  

La loi pour la confiance en l’économie numérique prévoit
que des sanctions pénales soient fixées par un décret en Conseil d’État
(article 22 ).

Textes légaux applicables :
Le spam peut être réprimé au titre des infractions prévues par différents textes :

Loi pour la confiance dans l’économie numérique :

L’article 22 de la LCEN, modifiant le code de
consommation et le code des postes et télécommunications, réprime la
publicité par voie électronique. Il s’agit du non respect des
dispositions prévues dans l’article L.33-4-1 du code des postes et des
télécommunications ou de l’article L.121-20-5 du code de la
consommation.

En effet, il est :

- interdit d’émettre, à des fins de prospection directe, des messages
au moyen d’automates d’appel, télécopieur ou courrier électronique, sans
indiquer de coordonnées valables auxquelles le destinataire puisse
transmettre une demande tendant à obtenir que ces communications cessent
sans frais autre que ceux liés à la transmission de celle-ci.

- il est également interdit de mentionner un objet sans rapport avec la prestation ou le service proposé.

Chaque message électronique envoyé doit prévoir des modalités de désinscription.

Le non respect du consentement préalable est sanctionné par 750 euros
d’amende pour chaque message irrégulièrement expédié (article R.10-1 du
code des postes et des télécommunications).

En complément du message de Riel ; toute la procédure :
http://www.arobase.org/spam/plainte.htm