Agence comptable 6 établissements à la rentrée

Bonjour chers collègues comptables, vous qui avez de la bouteille.
A la rentrée je prends un poste d'AC avec 5 établissements rattachés dont 3 nouveaux et je m'interroge sur le tri à effectuer dans les tâches comptables pour ne conserver que ce qui est utile ou obligatoire.
Alors voila mes interrogations :
- est ce obligatoire recopier les relevés TG sur un cahier ?
- est on obligé de passer par le dispositif DAO de GFC ?
Je suppose que beaucoup ont déjà réflêchi à tout ça, il serait interessant de partager les points de vue.

Bonjour

Je tenais en fichier Excel, le suivi des relevés Trésor. Cela allait plus vite qu'à la main. Mais c'est toujours obligatoire, il me semble.

Bon courage à vous

Oui ; je ne sais si c'est obligatoire ; mais pour moi c'est indispensable.
Non ; je ne l'utilise pas.

L'obligation est de tenir un registre de trésorerie.
Après, qu'il soit en papier ou sur un fichier informatique lambda...
Ce dernier cas a ma préférence néanmoins, le tableur évitant les erreurs de calcul et donnant le montant des soldes 5151, 5159, 5112, voire 5116; 5117...

elisalaure a écrit:

Bonjour chers collègues comptables, vous qui avez de la bouteille.
A la rentrée je prends un poste d'AC avec 5 établissements rattachés dont 3 nouveaux et je m'interroge sur le tri à effectuer dans les tâches comptables pour ne conserver que ce qui est utile ou obligatoire.
Alors voila mes interrogations :
- est ce obligatoire recopier les relevés TG sur un cahier ?
- est on obligé de passer par le dispositif DAO de GFC ?
Je suppose que beaucoup ont déjà réflêchi à tout ça, il serait interessant de partager les points de vue.

NON
Le seul cahier qui doit être visé, c'est le cahier de caisse. Le cahier TG, il n'a pas besoin d'être aussi formel.
Ce que j'aime bien : un classeur avec intercalaires. Ainsi les bordereaux de DK et les copies de chèques forment le 5159, les copies de bordereaux de chèques forment le 5112, et les relevés de compte à traiter sont classés dans l'ordre chronologique. Les relevés traités vont dans le classeur Trésor. A chaque relevé j'agrafe les bordereaux afférents, les documents éventuels (rejets, etc.).Et pour vérifier la classe 5, édition d'une balance classe 5 hebdomadaire (au minimum), annotation avec les opérations en attente (parfois une simple bande machine sur laquelle je porte à la main les mentions "rglmt 11 et 12" ou "bd chqs 25 à 28"), et signature.

NON
Le dispositif DAO de GFC : non, pas obligé. Le tout est qu'en compta ordo les fournisseurs soient clairement identifiés, pour ne pas se risquer un paiement alors qu'il y a prélèvement. Si les ER créent bien les fournisseurs sans mettre de RIB, le risque d'erreur est minimisé.

Cahier de trésorerie :

Chez moi, on tient juste un registre de caisse, la recopie intégrale des opérations inscrites sur les relevés du compte me paraît une perte de temps.

Les développements de soldes pour les comptes 5112 et 5159 doivent être tenus à jour après chaque saisie pour assurer un suivi efficace mais il n'y a aucune obligation de tenir un cahier de trésorerie. J'ai eu des contrôles TG avec cette configuration sans observation à ce propos.

Par contre, il faut préciser un maximum d'info à la saisie sur GFC si on veut retrouver rapidement les infos dans le journal général (n° du relevé trésor, du bord d'envoi de chq à l'encaissement, de la quittance, etc...).

Module DAO de GFC :

Le module DAO est facultatif. Dans mon établissement, on l'utilise pour l'établissement siège de l'AC, pas pour les ER.

Merci pour vos réponses. Je retiens pas d'obligation de procédure GFC pour les DAO et pas d'obligation de recopier les relevés TG sur un registre. Obligation de résultats et pas obligation de moyens, le tout étant de savoir où l'on en est.
Une autre question qui tient à la responsabilité pécunière du comptable : les étab rattachés peuvent ils envoyer directement leurs chèques à la TG ? et si perte, cela engage t il la responsabilité du comptable ?

Pour le registre de trésorerie : pas obligatoire du tout, le tenir deviendrait une gageure dans un groupement de +15 !

D'ailleurs, tu découvriras vite à te servir de toutes les fonctionnalités de GFC et à annuler progressivement tous les autres documents externes qui sont alors des indicateurs d'une tâche effectuée en doublon ou d'un contrôle mal positionné dans la chaîne des procédures.

Pour l'envoi direct des chèques, le dépôt direct des espèces, là aussi, après moult récriminations... c'est le seul moyen de s'en sortir et les erreurs du départ ne doivent pas faire peur...

A l'usage , pour 15 ER ça se passe plutôt bien (taux d'erreur sur chèque inférieur à 1/1000)

Pour le module DAO, là encore : tendance à utiliser tout GFC... cela implique régularité de traitement, suivi des crédits des ER... faire le bilan avantages-inconvénients sur qqs ER éventuellement

bon courage !

le suivi d'un registre de trésorerie me semble indispensable pour pouvoir justifie à n'importe quel moment de tes comptes 5151, 5159, 5112.
après, peu importe le moyen, seul lerésultat compte. en cas d'inspection, il faudra etre en mesure de justifier avec précison le développement de chaque compte.
personnellement, j'utilisai un tableur excell permettant de faire ce détail.
En ce qui concerne les DAO, ce n'est certes pas une obligation de se servir des transferts GFC, mais c'est tellement plus pratique...pas de risque d'erreur, éditions de liste des dao en attente, etc, etc...
donc, je ne peux pour ma part que te le conseiller (comme de te servir des transferts liés à l'utilisation des comptes de régie par exemple ).
bon courage pour la suite

tout est fait directement dans GFC tous les jours. + Validation
Pareillement pour la caisse avec édition à partir de GFC. Maintenant j'ai très peu de mouvement de caisse sur le lycée donc je ne sais pas si cela serait pratique dans un autre EPLE. Mais globalement le quitancier plus le PV de caisse de la veille te permette de justifier ta caisse à n'importe quel moment de la journée.

Au final on retrouve tout nos petits et on gagne du temps

sergent Pepper a écrit:

le suivi d'un registre de trésorerie me semble indispensable pour pouvoir justifie à n'importe quel moment de tes comptes 5151, 5159, 5112.
après, peu importe le moyen, seul lerésultat compte. en cas d'inspection, il faudra etre en mesure de justifier avec précison le développement de chaque compte.

Justement, avec les developpements des soldes directement dans GFC dès qu'on mouvemente un compte, tous les comptes de classe 4 et 5 sont justifiés à tout moment avec un gain de temps incroyable.

Chez nous, 4 ER + 1 GRETA
Plus de cahier Trésor, les relevés TG sont saisis dans GFC au fur et à mesure.
Pour le 5159, le 5112 et le 5116, les bordereaux sont classés en 2 parties : passés/pas passés sur les relevés TG. Cela va vite pour justifier les comptes sur GFC.
Pour les DAO, le module de GFC me parait pas mal. J'en avais marre de réclamer le mandat des différents prélèvements...

Stoïk a écrit:

Module DAO de GFC :

Le module DAO est facultatif. Dans mon établissement, on l'utilise pour l'établissement siège de l'AC, pas pour les ER.

Facultatif, certes, mais tellement pratique .
Ici , nous l'utilisons à l'agence et dans les ER

L' essayer c'est l'adopter
(ça , c'est pour encourager VI à faire de même )

nat a écrit:

..avec les developpements des soldes directement dans GFC dès qu'on mouvemente un compte, tous les comptes de classe 4 et 5 sont justifiés à tout moment avec un gain de temps incroyable.

Ce qui permet de répondre immédiatement à toute demande de la part de nos amis les auditeurs qui affectionnent tout particulièrement ces documents


@ VI : quand tu réponds sur le mode télégraphique, pourrais tu citer la question .Sinon, bonjour pour décoder tes messages .Je sais que ton style est à nul autre pareil, mais bon ...

nat a écrit:

sergent Pepper a écrit:

le suivi d'un registre de trésorerie me semble indispensable pour pouvoir justifie à n'importe quel moment de tes comptes 5151, 5159, 5112.
après, peu importe le moyen, seul lerésultat compte. en cas d'inspection, il faudra etre en mesure de justifier avec précison le développement de chaque compte.

Justement, avec les developpements des soldes directement dans GFC dès qu'on mouvemente un compte, tous les comptes de classe 4 et 5 sont justifiés à tout moment avec un gain de temps incroyable.

Tu suis les ressources affectées, comme les contrats aidés avec les développements de solde dans GFC?

Copernic a écrit:

nat a écrit:

sergent Pepper a écrit:

le suivi d'un registre de trésorerie me semble indispensable pour pouvoir justifie à n'importe quel moment de tes comptes 5151, 5159, 5112.
après, peu importe le moyen, seul lerésultat compte. en cas d'inspection, il faudra etre en mesure de justifier avec précison le développement de chaque compte.

Justement, avec les developpements des soldes directement dans GFC dès qu'on mouvemente un compte, tous les comptes de classe 4 et 5 sont justifiés à tout moment avec un gain de temps incroyable.

Tu suis les ressources affectées, comme les contrats aidés avec les développements de solde dans GFC?

Les ressources affectées nécessitent quelques états complémentaires (sur un tableur par exemple...) si on veut présenter la totalité des infos et les joindres aux développements de solde. Mais ce n'est pas le cahier de trésorerie qui t'apporte des infos intéressantes dans ce domaine...

elisalaure a écrit:

- est ce obligatoire recopier les relevés TG sur un cahier ?
- est on obligé de passer par le dispositif DAO de GFC ?

Question 1: aucune obligation, mais son utilisation est plus rapide et plus immédiatement lisible que fichier excel D'autant plus que rien n'interdit de tenir ce cahier pour les seuls effets remis à l'encaissement ou au paiement (justif des 5112 et 5159 se fait ainsi en quelques secondes). Les autres mouvements sont déjà justifiés par la FQE ou les mouvements saisis en compta géné.
question 2: aucune obligation

cromagnon a écrit:

elisalaure a écrit:

- est ce obligatoire recopier les relevés TG sur un cahier ?
- ...

Question 1: aucune obligation, mais son utilisation est plus rapide et plus immédiatement lisible que fichier excel D'autant plus que rien n'interdit de tenir ce cahier pour les seuls effets remis à l'encaissement ou au paiement (justif des 5112 et 5159 se fait ainsi en quelques secondes). Les autres mouvements sont déjà justifiés par la FQE ou les mouvements saisis en compta géné.
...

Je ne suis pas d'accord avec cromagnon, je ne crois pas qu'il soit plus rapide de se reporter à un cahier de trésorerie sur lequel il faut additionner des sommes ou en soustraire d'autre pour retrouver son total.
Les comptes 5112 et 5159, principaux comptes pour lesquels le cahier de trésorerie à un semblant d'utilité, peuvent être développés sur GFC après chaque mouvement.
Il est plus rapide de sortir l'ensemble des développements de soldes sur un même support en deux clics que de se reporter à son cahier de trésorerie pour effectuer ses petites additions en s'y reprenant à deux fois car ça ne tombe pas juste du premier coup...

Peut-être attention à tous ces documents excel : lors du dernier contrôle du Trésor, voici 6 mois, ils ont tiqué sur les tenues de caisse via excel parce que le fichier n'était pas daté incrémenté et qu'il était possible de revenir en arrière (en clair, pas de fichier bloqué au jour le jour et donc non modifiable), alors qu'avec un cahier paginé ça freine !

C'est vrai que la TG est assez focalisée sur les validations et sur les infos "arrêtées".

Cela me paraît tout à fait normal puisque la compta est un système d'information et doit présenter des infos fiables et définitives (le solde débiteur du 5112 au ../../10 est de XX et il est constitué des bordereaux d'envoi de chèque n°X, n°Z etc...). Cette info définitive apparaît sur le développement de solde GFC, encore faut-il en garder la trace, sinon il bougera à chaque nouvelle saisie de l'agent qui fait la compta.

Une solution : demander un enregistrement pdf de chaque solde de compte de classe 5 chaque jour après la validation du brouillard et les conserver sur un support informatique.

Ca prend quelques secondes... au début, on se heurte à des résistances, après ça va tout seul.

Mad Max a écrit:

Peut-être attention à tous ces documents excel : lors du dernier contrôle du Trésor, voici 6 mois, ils ont tiqué sur les tenues de caisse via excel parce que le fichier n'était pas daté incrémenté et qu'il était possible de revenir en arrière (en clair, pas de fichier bloqué au jour le jour et donc non modifiable), alors qu'avec un cahier paginé ça freine !

Hormis le retour au cahier paginé, qu'est-ce que le Trésor a proposé?