Ecart compta gene / logiciel privé

Je suis arrivé sur une agence comptable à la dernière rentrée et parmi les petits problèmes comptables rencontrés j’ai constaté un 4191 créditeur concernant le compte des commensaux pour 500 euros sans justificatif du solde, alors que mon application de gestion de la cantine indiquait des soldes créditeurs pour environ 2000 euros.



Il semblerait que mon prédécesseur soit passé du jour au lendemain de la constatation des encaissements pour les recettes à celle des repas consommés, créant ainsi cette différence. Mais je n’ai pas d’archive des encaissements.

Que dois-je faire ?

1. Considérer que les soldes du logiciel de gestion sont bons et constaté un déficit du comptable sortant pour que la compta colle avec le logiciel ?

2. Ne rien faire et alors je ne peux rien justifier ?

Déjà il convient d'être sur, de la réalité de la situation.
Est ce le chiffre de 500 ou celui de 2000€ qui doit être retenu ?
Ensuite as tu fait des réserves à la passation?
Ou demandé une prorogation du délai pour les émettre?

Dans tous les cas ce n'est pas à toi de mettre le prédécesseur en débet en constatant un éventuel déficit.

Ce qui est bon, c'est la compta telle qu'elle a été arrêtée. Le logiciel de gestion de la cantine n'est qu'une aide. Ce que je ferais:

- des réserves sur les comptes aux soldes douteux ou mal justifiés si elles n'ont pas déjà été faites et prolongées (on est au delà des 6 mois).

- le rappel de tous les débiteurs du logiciel de gestion. Si il y a des erreurs, ils auront sans doute de bons arguments pour justifier qu'ils ont déjà apuré leur dettes.

Avec cette relance (qui aurait dû être faite depuis des mois du reste), il doit être possible d'encaisser les 500 € qui traînent voire plus. A partir de là, les choses ne seront sans doute pas top mais le comptable pourra dormir plus tranquille.

Il y a peut-être un début d'esquisse d'explication : le solde de l'application catine totalise les soldes des années antérieures, alors qu'en compta ne reste que les soldes de l'année en cours, les autres ayant déjà été recettés.

En réalité j'ai la même chose chez moi : il reste dans la nature de nombreuses cartes de cantine avec un solde positif, mais ce n'est plus dans la compta car j'ai fait les OR depuis longtemps. Ce sont des repas payés, non consommés.

Ce qui doit être pris en compte c'est le solde de la balance GFC.
Je ne vois pas pourquoi les soldes laissés par les commensaux partis influeraient sur la balance.
L'état des avances repas qui sort du logiciel privé doit permettre de justifier nominativement le solde du 4192 (chez moi) de GFC.
Ce qui peut justifier une différence (mais celle là est énorme) c'est que le logiciel privé permet de réaliser des opérations par mode "interne" (ex: fonds social, bourses affectées...). Si ces opérations ne sont pas retranscrites avec exactitude et de façon concommitente dans GFC, cela devient très vite le bazar.
Pour les personnels partis, il y a une fonction "reversement" soit par mode interne, soit par virement qui permet soit d'apurer (ici solde inférieur à 5€) ou de rembourser par un OP.
En tout cas le suivi en parallèle de deux compta nécessite rigueur et vigilance.

Je confirme, Calamity Jane que cela peut très vite devenir le bazar!
J'ai un pb avec un collège qui utilise un logiciel peu répandu par chez nous et dont le solde ne correspond pas à celui de GFC.
Pour le compte fi, c'est moyen!

Il s’agit de solde créditeur LMDV.

Et j’ai 6 mois supplémentaires pour émettre des réserves.



Je pense qu’Aleph est dans le bon. Le problème provient de ce changement dans la pratique des OR en passant des encaissements aux repas consommés ! Des repas ont fait l’objet de 2 constatations de recette : à l’encaissement, puis au repas consommé !



Mais le problème est inextriquable…

Comment pratiquer ? J’ai un solde injustifiable !!!

Je ne vois pas l'intérêt de faire des réserves sur des soldes créditeurs.

faire des réserves sur le solde, et ne pas y toucher jusqu'à ce que le juge des comptes ait émis un avis.

Et bien si il faut faire des réserves sur les soldes créditeurs. Lors d'un contrôle sur place du juge, ce dernier m'avait dit qu'un comptable pouvait être mis en débet également pour des soldes créditeurs non expliqués.
Il faut éviter de mouvementer le solde du compte.
Un conseil donné par l'inspecteur du trésor: transférer dans un compte 4728 subdivisé tout ce qui n'est pas expliqué suite à passation.

c'est moins sur la nature du solde que sur l'absence du justification qui , comme cela a été remarqué, peut masquer des opérations débitrices non soldées.