Définir avec l'Agent comptable (je suppose qu'il est le maître de stage et celui qui a fait la commande) identifie, un et un seul processus à enjeu : tu ne pourras pas faire plus en deux mois.
Par processus, ça peut être, les régies, les recettes de prestations (cantine, objets confectionnés), les voyages... Evite paye si tu es dans un établissement mutualisateur ou Greta : c'est trop gros pour deux mois et pour toi.
Une fois le processus identifié, il faut établir une carte qui retrace la route de l'information du fait générateur à la validation de session dans GFC (je sais pas le nom exact, brouillard un truc comme ça).
Exemple sur les voyages :
Dépenses
- Départ de la validation du projet par le CE (faut bien partir de quelque chose)
- Projet soumis au CA
- Publication et transmission des actes
- Commande (attention cas particulier avec des avances)
- Suivi du service fait (la facture qui arrive correspond-elle à une prestation faite)
- Mandatement (on paye le même montant que ce qu'on a mandaté, à défaut on vérifie que l'écart est rattaché à une justification)
- Prise en charge
- Validation de l'écriture
- Paiement
Recettes
- Encaissement avance
- Acte du CA publié et transmis
- Titre pour les financements
- Prise en charge
- Validation écriture
- Encaissements
- Bilan financier
- Remboursement des éventuels reliquats
Chaque étape doit correspondre, un acteur, un suppléant, et une personne qui surpervise le bon déroulement de la procédure au niveau de l'étape.
Chaque étape fait l'objet d'une documentation qui permet à celui qui en a la charge de savoir "quoi faire" ou à défaut "comment savoir faire". Cette documentation doit être suffisamment précise pour permettre à la personne de traiter les éventualités qui se présentent, mais suffisamment peu dirigiste pour lui laisser une capacité décisionnelle (à défaut, le travail est aliénant, ce qui débouche sur un risque important).
Chaque étape fait l'objet de contrôles, dont systématiquement un contrôle de supervision sur la base d'échantillon.
Exemple : encaissements des participations des familles.
La personne reçoit des sous. La famille a normalement une facture/titre/document indiquant le montant à verser. La personne vérifie que c'est raccord avec la participation votée (contrôle mutuel par rapport à la personne qui a établi la facture) : elle fait une quittance en marquant le numéro du titre/facture.
En cas de divergence, la documentation lui permet de savoir "quoi faire" (auto-contrôle).
Les documents relatifs à cette étape sont gardés dans un dossier. C'est ce dossier qui est contrôlé par le superviseur. Si il détecte une erreur, il met en place une mesure de correction (mise à jour de documentation, explication/formation, revu de l'organisation... un truc adapté).
Chaque étape est ainsi analysée selon qu'elle est organisée (j'ai prévu qui aller le faire et comment), documenter (la personne a les outils pour le faire), tracer (j'ai vérifié que la personne a pu faire ce qui était prévu).
Selon ton appréciation, tu met un code rouge (c'est le binz), l'orange (pas mal, mais peu mieux faire), vert (c'est nickel) pour le trois approches pour chaque étape.
Cela te donne une grille avec du rouge, orange, vert (normalement c'est presque tout rouge : dans ce cas on recommence, c'est qu'on est trop pessimiste).
A partir de ça (félicitations tu as fait une cartographie des risques), tu va faire ton plan d'action. Il s'agit de prévoir les mesures correctrices à mettre en place (organiser, documenter, tracer), de définir le responsable de l'action (ce qui ne va pas dire, celui qui va le faire) et un délai (on peut envisager 2 ou 3 voyages, si t'es en agences de voyages, 6 mois, 1 an, c'est également correct). Grosso modo faut 3 ans pour tout soit à peu près correct (orange - vert).
Tout ça, ça impacte plus que l'agence comptable, voire ça touche les établissements rattachés. Dans ce cas, soit le CE mouille sa chemise, soit il délègue au gestionnaire le travail, ce qui veut dire qu'il assume (le CE) les plaintes : parce que comme tu vas poser plein de questions, que tout le monde va se rendre compte que le travail, il est fait, mais limite-limite parfois, ça va engendrer des plaintes.
Si tu arrives là, en ayant tout lu, c'est que t'es motivé.
Grosso modo, on t'as branché sur de la compta, tu va découvrir un outil manageriale et d'analyse. Si t'y connais rien en compta, tant mieux, tu poseras les bonnes questions.
Si ceci t'aide, et que tu as besoin d'autres choses pendant ton stage, n'hésite pas : mets des message ici.
Quoiqu'il en soit, j'aimerais bien voir ta production finale (sans préjugé, juste par curiosité).
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Mer 28 Avr 2010 - 17:48
