Voyages: Remboursement trop perçu en N+1

Bonjour,

Un voyage a été organisé en octobre 2009 pour lequel une subvention a été demandée ( Subvention qui n'avait pas de caractère certain )
Le voyage s'est bien passé et les factures et recettes ont toutes été prises en 2009.

Aujourd'hui, je reçois une notification de subvention pour ledit voyage.
Je compte donc faire voter en C.A le principe de remboursement des familles à hauteur du trop-perçu.


Toutefois, je n'ai pas ouvert ce voyage au budget 2010.
Dois-je procéder ainsi:

- Ouvrir par DBM type 2 en recettes et dépenses le montant de la subvention au N3 ( code de gestion du voyage en question )

- Comment payer ?
Mandatement direct des familles par mes soins ou Ordre de paiement de l'agence comptable avec mandat pour ordre de ma part ?

Bien entendu, la recette sera faite en //.

Merci de vos précieux conseils.

- Acte du CA adoptant le principe que la subvention vient en déduction de la participation demandée au familles.
- DBM 2 du montant de la subvention au N3
- mandat pour ordre du montant de la subvention au compte 6583 annulation OR exercice antérieur (celui sur les familles),compte de paiement 4664***
- OR sur la subvention au vu du précédent mandat, prise en charge sur le compte où a été encaissé la subvention.
- OP au 4664 pour rembourser la familles (bon courage !!)
- annulation des aides totales de fonds social accordées le cas échéant (OR exceptionnel annulation mandat FSC ex. antérieur et mandat exceptionnel annulation OR FSC ex. antérieur)

*** Si tu as suivi ton voyage sur une paire de 4682/6 :
- écriture manuelle du montant de la subvention : D4682/C4664
- encaissement (ou transfert) de la subvention au crédit du 4682
- compte de paiement du mandat pour ordre au crédit du 4686
- prise en charge de l'OR au débit du 4686

euh..... demander au financeur que la subvention soit affectée à un autre voyage pour faire plus simple.

Si la subvention n'a pas encore été encaissée (s'en assurer), on peut écriere à l'organisme pour indiquer que la subvention n'est plus nécessaire.

Copernic a écrit:

Si la subvention n'a pas encore été encaissée (s'en assurer), on peut écriere à l'organisme pour indiquer que la subvention n'est plus nécessaire.

Même si la subvention a été encaissée... une réaffectation par le financeur est toujours possible.

Bien sur, mais parfois les décisions de réaffectation tardent à venir, encore plus lentement que les subventions.

sainte barbe a écrit:

- Acte du CA adoptant le principe que la subvention vient en déduction de la participation demandée au familles.
- DBM 2 du montant de la subvention au N3
- mandat pour ordre du montant de la subvention au compte 6583 annulation OR exercice antérieur (celui sur les familles),compte de paiement 4664***
-

Si j'ai bien compris, cette subvention était hypothétique, et le bilan financier du voyage n'en a pas montré la nécessité. Il ne me paraît pas necessaire de passer par des opérations complexes: je ne ferai pas appel au 6583.
De même, pas d'utilisation du N3 car en N+1, ce voyage n'existe pas.
Directement encaissement au 4664 (il s'agit bien d'un excédent de versement puisque tout est soldé) et versement aux familles ou, avec leur accord, OP d'affectation sur frais scolaires.

le N3 de N-1 est nickel, ne pas y toucher
Je pense que la meilleure chose est de solliciter le bailleur de fonds pour une réaffectation.
AU fait c'est qui Mairie ,CT ...?

moi cela me gêne pour les familles et pour les subventions à venir. En gros pourquoi faire des demandes de subventions
Alors oui c'est chiant, cela fait du boulot en plus mais je repasse en CA pour modifier le bilan du voyage et rembourser aux familles.
C'est pour cela que je demande d'entrée un RIB aux familles pour le remboursement des éventuels trop versé car c'est surtout là qu'on perd du temps.

L'intérêt d'une réaffectation pour un prochain voyage de ce type peut justement permettre une gestion anticipée pour demander une participation moins importante aux familles. Il faut peut-être obliger les organismes qui subventionnent à prendre en compte nos impératifs de gestion puisque nous devons dans ce domaine payer une bonne partie avant service fait (c'est le meilleur service que nous puissions rendre aux familles en leur permettant de débourser le moins possible dès le départ). Personnellement j'essaie d'éviter d'avoir à gérer des queues de cerise et en général cela marche. De même si le donneur de subvention veut se charger de rembourser lui-même...(ex des subventions communales qui arrivent tardivement) faut-il tout-accepter au détriment du reste ?...