justificatif dépenses regie

j'ai beaucoup de dépenses sur une régie temporaire. Plein de frais de déplacements, de repas pour des sommes ne dépassant pas les 230 € somme à partir de laquelle une facture est obligatoire.

Je pensais faire un bordereau récapitulatif de toutes ces dépenses sans joindre la une multitude de petits tickets de caisse que je conserve bien sûr dans les doubles. Comment faites-vous? .

Je te réponds en tant que GM d'un ER : je regroupe les dépenses par compte d'imputation, je fais un certificat administratif détaillé pour chaque compte que je joins au mandat.

Je garde les tickets de caisse que je mets comme PJ du double du mandat.

Mon AC est tout à fait d'accord avec ça.

ouf, merci pour ta réponse ce sera plus simple.

You're welcome, attends peut être l'avis d'autres GM ou d'un AC, ça répond vite ici.

Moi j'ai réglé le problème
Pas de régie d'avance et pas de dépenses sans facture.
Je rends les gens heureux
Dans mon AC les GM n'ont pas ces problèmes existentiels sur la PJ à mettre au mandat.

Ges' a écrit:

You're welcome, attends peut être l'avis d'autres GM ou d'un AC, ça répond vite ici.

Sur le certificat administratif joint, il faut retrouver certaines informations basiques :
nature du service fait,
date,
nom du fournisseur,
prix unitaire
prix total

Tant que l'ordonnateur certifie, la PJ n'est pas obligatoire.
Mais c'est vrai qu'il faut détailler ce qui a été acheté pour que le comptable vérifie l'exacte imputation, par exemple (contrôle obligatoire).

Sinon, quand on utilise la régie, il me semble que la PJ de la dépense est le bordereau et le bordereau seulement, non ? (je n'utilise plus, mais je crois me souvenir que je mettais les PJ avec le dupli seulement car GFC mettait tout seul "1" au nb de PJ et sortait le bordereau récap.).

Ok merci pour vos réponses mais comment il fait Bozinchu pour ne pas créer de régies d'avances?

quand tu as une régie tu vas au plus facile et tu ne fais pas de bon de commande
Quand tu n'as pas de régie tu ouvres un compte à la quincaillerie du coin et au super d'à côté...
Et tu marches par des bons de commande.
Quelles sont les dépenses sur la régie que je vois passer sur le forum
Des dépenses de CE qui se remboursent... on peut mandater à la fin du mois
Le poisson pour le cours de SVT .. on commande chez le poissonnier...
Sans rigoler je n'ai quasiment aucune dépense au comptant , y compris chez moi.
C'est un fonctionnement à instaurer
Il faudrait faire un sondage pour savoir ce que les gens ont comme dépenses dans les régies
Je serais curieux

Sauf que moi je me vois pas payer l'essence du kangoo et de la tondeuse ou l'affranchissement du colis. J'ai vraiment cherché mais j'ai pas trouvé de station qui accepte le bon de commande. Ou alors c'est la carte total mais je vois pas pourquoi je pairais plus cher pour cette lubie de pas faire de régie. Pour la poste c'est pareil et j'ai une machine à affranchir mais ça marche pas pour les colis. C'est pas mon chef qui va payer et ça sera pas moi non plus. Les poissons des profs je m'en fous s'ils veulent payer mais s'ils veulent pas je comprend. La réglementation est assez dure comme ça et les comptables qui se font un plaisir de ne pas utiliser les petites dérogations qu'on nous accorde ressemblent pour moi à ceux qui chaussent du 43 mais se font mal en mettant du 42 toute la journée parce que ça soulage plus le soir en les enlevant. C'est du masochisme mais qu'on aime faire partager aux autres.

Pour l'essence cela doit être particulier chez moi puisqu'ils prennent un bon de commande

Je dispose d'une régie d'avance mais essaie de limiter au maximum cette pratique aux cas exceptionnels. j'ai donc réussi à ouvrir un compte au supermarché du coin facilitant la vie de tout le monde, notamment du véhicule de l'établissement.
Toutefois, il y a des moments où la régie facilite la vie.
Exemple : fuite d'eau dans un logement de fonction (le mien!) pendant les vacances scolaires de noël. Or, mes plombiers "traditionnels" étaient fermés. J'ai donc avancé une centaine d'€ afin de ne pas vider la bassine toutes les heures. Bien content d'avoir une régie et de me rembourser .

Bozinchu a écrit:

Pour l'essence cela doit être particulier chez moi puisqu'ils prennent un bon de commande

Il y a effectivement beaucoup de stations qui refusent les bons.
Pour ma part, j'avais un contrat souscrit auprès d'une station parce que j'avais une EMOP et donc une certaine flotte de véhicules. Lorsque l'EMOP est partie la station m'a bien fait comprendre que c'est à titre exceptionnel qu'elle continuait d'accepter nos bons. Les autres établissements du quartier n'ont jamais pu obtenir de compte client.

La station habituelle nous a signifié il y a 2 ans la fin du compte, et depuis, c'est un peu le parcours du combattant, pour le conserver, à renégocier chaque année. De plus toutes les stations n'ont pas de GPL, ça restreint d'autant le choix des fournisseurs.

Pour répondre à Bozinchu, c'était une régie temporaire établie pour un enseignant en séjour à l'étranger

Pour les petites dépenses courantes je fais comme Bozinchu, un compte chez les fournisseurs du coin et bon de commande.

Bozinchu a écrit:

quand tu as une régie tu vas au plus facile et tu ne fais pas de bon de commande
Quand tu n'as pas de régie tu ouvres un compte à la quincaillerie du coin et au super d'à côté...
Et tu marches par des bons de commande.
Quelles sont les dépenses sur la régie que je vois passer sur le forum
Des dépenses de CE qui se remboursent... on peut mandater à la fin du mois
Le poisson pour le cours de SVT .. on commande chez le poissonnier...
Sans rigoler je n'ai quasiment aucune dépense au comptant , y compris chez moi.
C'est un fonctionnement à instaurer
Il faudrait faire un sondage pour savoir ce que les gens ont comme dépenses dans les régies
Je serais curieux

Moi-aussi je suis curieux de savoir comment tu fais pour tes envois en recommandé ?
Pour l'essence le M'sieur Leclerc du coin m'a ouvert un compte sans soucis, La Poste aussi pour des achats d'enveloppes, mais pour l'affranchissement en RAR avec le carton rose qui revient (ou pas...) au bout de 3 jours, ça marche pas. Donc ?

Machine à affranchir..
On affranchit au prix qu'il faut , on ne colle pas le feuillet qui est collé par la Poste

Bozinchu a écrit:

Moi j'ai réglé le problème
Pas de régie d'avance et pas de dépenses sans facture.
Je rends les gens heureux
Dans mon AC les GM n'ont pas ces problèmes existentiels sur la PJ à mettre au mandat.

+1. Plus de régie d'avances dans l'établissement et pareil dans les ER.

La réponse de Ges est la bonne.
Le bordereau édité par GFC fait foi puisque signé par l'Ordonnateur.
Les justificatifs sont à joindre au double pour être présentés au juge des comptes le cas échéant.

Personnellement en plus de 30 ans de métier, je n'en ai pas vu la queue d'un se préoccuper de ce genre de choses!

Citation :

La réponse de Ges est la bonne.
Le bordereau édité par GFC fait foi puisque signé par l'Ordonnateur.
Les justificatifs sont à joindre au double pour être présentés au juge des comptes le cas échéant.

pareil chez moi les justificatifs restent avec les doubles.

Un enseignant en svt dépose à l'intendance une copie de facture pour l'achat d'une trousse à outils, en demandant le remboursement.
Je pense donc lui renvoyer sa facture, mais comment le faire avec tact??

"Je ne peux pas rembourser sans production de l'original", tout simplement.

Et éventuellement : je vois avec mon CE l'intérêt pédagogique surtout si le prof ne m'a pas demandé l'autorisation d'acheter (auquel cas il aurait eu un bon de commande) et si mon CE me dit qu'il n'y en a pas je ne rembourse pas (sis, déjà vécu avec une guitare électrique, le prof s'est débrouillé avec le vendeur pour la reprise de son instrument)soit je vois avec mon CE la pertinence de l'achat vu le coût éventuel.

Floreus a écrit:

Un enseignant en svt dépose à l'intendance une copie de facture pour l'achat d'une trousse à outils, en demandant le remboursement.
Je pense donc lui renvoyer sa facture, mais comment le faire avec tact??

Si l'ordo est d'accord pour rembourser, tu devras le faire (sauf si la pièce n'est pas conforme pour un achat > 230 €. Simplement on prend le prof dans son bureau en lui expliquant qu'il y a des règles et un respect à avoir pour ton travail ; ce qui implique que tout achat au comptant doit au préalable être autorisé par tes soins ; que pour cette fois t'es sympa mais que si cela se reproduit, il pourra aller se faire voir avec sa facture.
Tout cela avec tact... et diplomatie comme dirait VI.

Bozinchu a écrit:

quand tu as une régie tu vas au plus facile et tu ne fais pas de bon de commande
Quand tu n'as pas de régie tu ouvres un compte à la quincaillerie du coin et au super d'à côté...
Et tu marches par des bons de commande.
Quelles sont les dépenses sur la régie que je vois passer sur le forum
Des dépenses de CE qui se remboursent... on peut mandater à la fin du mois
Le poisson pour le cours de SVT .. on commande chez le poissonnier...
Sans rigoler je n'ai quasiment aucune dépense au comptant , y compris chez moi.
C'est un fonctionnement à instaurer
Il faudrait faire un sondage pour savoir ce que les gens ont comme dépenses dans les régies
Je serais curieux

Je ne l'avais pas vu.

A un moment donné, faudra penser à demander le détachement dans le corps des CE.

On prend l'essence à Leclerc
On a une machine à affranchir
Donc quasiment pas de DAO caisse.

Inversement, dans un établissement nouvellement rattaché, je me heurte aux profs qui avaient l'habitude d'obtenir des régies de voyages dans les 2 ou 3000 € pour aller à Rome.
Lorsque je leur ai fait remarquer que c'était un peu beaucoup, ils m'ont accusé de vouloir supprimer les voyages (ce qui n'est pas le cas, j'ai d'ailleurs accompagné un voyage la semaine dernière)

J'en conclus que, lorsqu'on y goute, les régies peuvent faire prendre des habitudes de facilité, la tentation de dépenser les crédits sans passer par le vilain gestionnaire étant grande.
Donc je plussoie avec Bozinchu.

Cadichon a écrit:

..., ils m'ont accusé de vouloir supprimer les voyages (ce qui n'est pas le cas, j'ai d'ailleurs accompagné un voyage la semaine dernière)...

Donc tu ne veux supprimer QUE les voyages dans lesquels tu n'es pas régisseur !

Total respect, t'es trop fort !!!

Voilà !
Yzonka me prendre dans tous les voyages, et yzauront plus de problème, Na !

Cadichon a écrit:

je me heurte aux profs qui avaient l'habitude d'obtenir des régies de voyages dans les 2 ou 3000 € pour aller à Rome.

Le prof y va-t-y quand?
Si c'est à Pâques, c'est cloche.

BUBU a écrit:

Cadichon a écrit:

je me heurte aux profs qui avaient l'habitude d'obtenir des régies de voyages dans les 2 ou 3000 € pour aller à Rome.

Le prof y va-t-y quand?
Si c'est à Pâques, c'est cloche.

Sans régie, il est chocolat.