Je suis en audit TG depuis quelques temps et les inspecteurs du trésor s'interrogent sur le fonctionnement du compte 4118.

Nous avions eu quelques échanges à ce sujet sur le forum mais je ne retrouve pas de trace de texte organisant la mise en place de ce compte.

Si quelqu'un retrouve une info ou un document sur la question, je suis preneur.

Ben, le 4118 pour les voyages fonctionne exactement comme le 4112 pour le SAH.


Comptes 4117 et 4118.



Depuis 2008, les comptes 4117 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice antérieur » et 4118 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice courant » sont à utiliser en contrepartie du compte 7067 « contribution des familles aux voyages scolaires ». Les comptes 468263 et 468663 peuvent continuer à être utilisés pour le suivi des ressources affectées perçues au titre des voyages scolaires (subventions spécifiques par exemple).

Il y a ce document de l'académie de Marseille.

Bon, je ne suis pas tout à fait d'accord avec l'utilisation telle qu'elle est décrite mais j'ai déjà expliqué ma façon de voir sur ces comptes.

Merci pour vos premières réponses.

Cependant, c'est un texte "officiel" que je recherche, genre lettre de la DAF avec instructions.

Je vais déjà montrer aux inspecteurs le texte de l'académie de Marseille...

Stoïk a écrit:

Je suis en audit TG depuis quelques temps et les inspecteurs du trésor s'interrogent sur le fonctionnement du compte 4118.

Nous avions eu quelques échanges à ce sujet sur le forum ...

De précieux fils , sur le plan comptable

En voici un ici :

voyages scolaires et utilisation du compte 4118

et un autre là :

suivi du N3 et 4118

Oserai-je dire que je subodore ce qui pourrait troubler l'esprit de nos amis les auditeurs

Pour leur faire gagner du temps, tu peux leur dire que la réponse est ici :
( extraite du premier fil )

N@n@rd a écrit:

5-4191x (ou 4718x) on encaisse avant l'OR
4118x-7067 OR de la participation des familles au voyage
4191x-4118x écriture manuelle pour affectation des recettes à classer au bon compte
aprés enc : 5-4118x
Le solde du 4118 correspond aux restes à recouvrer (il passera au 4117 en N 1)
Bien penser à subdiviser le 4191 et le 4118 par voyages.

J'adore le 4118 et accessoirement le 4117. Je trouve ça hyper pratique et simple.

Donc c'est bien.

Et tout avis contraire (surtout émanant d'un vieil épouvantail anglais) ne saurait être admis.

Pour Stoïk : qu'est-ce qui "inquiète" ou chagrine les auditeurs du trésor à propos du 4118 ?

Le problème peut venir d'un mélange entre le 4118 et les 4686.

Pour la lettre DAF elle est là.

pour une fois que je fais un effort pour insérer un lien , le hamster est plus rapide ! http://idaf.pleiade.education.fr/fichiers/pageframe.htm?sujetId=7&plein=
après, il me serait difficile d'expliquer aux auditeurs l'intérêt de cette modification de nomenclature qui complique le suivi du N3 (il y aurait des OR aux 468.., et d'autres au 4118), recommande un OR immédiat sur les familles sans lien avec les dépenses réelles ce qui est une très belle source d'erreur pour le suivi du N3, irréaliste quand on sait à quel point la liste des élèves participant peut fluctuer et d'autant moins nécessaire qu'en cas de reliquat, c'est sur le financement des familles qu'il va s'appliquer .
voilà : j'ai pas pu résister, désolé !

Les textes officiels sur le sujet sont d'une obscure clarté.

Sinon, il y a aussi ce document: http://www.gestionnaire03.fr/VoyagesScolairesComptabilisation_Reims-mai2008.pdf

Edit après l'intervention de l'homme au café: l'intérêt de cette
modification est d'avoir un 4118 égal au 7067. De toutes façons, la
solution qui consiste à faire un OR global par voyage n'est pas
conforme, car un financement sur aide du FSE (par exemple) ne peut être
assimilé à un versement des familles. Il faut faire un OR par type de
financement dans le meilleur des mondes comptables. En gros,
faisez qu'est-ce que j'dis, pas qu'est-ce que j'fais

ils sont fous ces romains a écrit:

De toutes façons, la
solution qui consiste à faire un OR global par voyage n'est pas
conforme, car un financement sur aide du FSE (par exemple) ne peut être
assimilé à un versement des familles. Il faut faire un OR par type de
financement

Pas d'accord. Il y a 2 types de versements du FSE :
- un don (ou subvention, ou contribution, appelez ça comme vous voulez, mais ça reste un don) : acceptation en CA et OR au N3 7468
- une participation pour certains élèves seulement : dans ce cas pas d'OR du FSE, mais OR au 7067 normal de X élèves multiplié par tant par personne. C'est ensuite à l'encaissement que la participation du FSE est enregistrée, au même titre qu'un chèque de papa, maman, Tonton Maurice, ou Papy André, du fonds social ou encore le comité d'entreprise de la SOCODEP.

Winnie a écrit:

C'est ensuite à l'encaissement que la participation du FSE est enregistrée, au même titre qu'un chèque de papa, maman, Tonton Maurice, ou Papy André, du fonds social ou encore le comité d'entreprise de la SOCODEP.

L'exemple de la SOCODEP n'est pas très parlant. Par contre, celui de la COGIP est beaucoup plus pertinent.

ils sont fous ces romains a écrit:

Edit après l'intervention de l'homme au café: l'intérêt de cette
modification est d'avoir un 4118 égal au 7067. De toutes façons, la
solution qui consiste à faire un OR global par voyage n'est pas
conforme,

un OR global ? mais j'ai pas dit ça du tout ?? j'ai juste dit que les OR , pour un service sans réserves, suivaient les Mandats pour un montant rigoureusement égal.

Winnie a écrit:

Pas d'accord. Il y a 2 types de versements du FSE :
- un don (ou subvention, ou contribution, appelez ça comme vous voulez, mais ça reste un don) : acceptation en CA et OR au N3 7468
- une participation pour certains élèves seulement : dans ce cas pas d'OR du FSE, mais OR au 7067 normal de X élèves multiplié par tant par personne. C'est ensuite à l'encaissement que la participation du FSE est enregistrée, au même titre qu'un chèque de papa, maman, Tonton Maurice, ou Papy André, du fonds social ou encore le comité d'entreprise de la SOCODEP.

Autant pour moi, je me suis mal exprimé

Je voulais parler du don du FSE qui doit être réparti entre tous les élèves, et pas de la subrogation de créance dont tu fais état

Ps: c'est quoi la SOCODEP?

la SOCODEP je sais pas trop, mais la COGIP : ça fait peur !

Petite nature, va.

Merci beaucoup pour vos réponses.

C'est la lettre DAF citée par JM et par eric qui m'intéresse le plus du fait qu'elle émane d'une autorité nationale. Je ne l'avais pas trouvée ...

Pour répondre à l'interrogation de Barbule sur ce qui gène les auditeurs, c'est la contradiction entre la notion de ressources affectées - la recette faite du montant de la dépense, donc, chronologiquement, passée après la dépense - et le compte 4118 qui fonctionne au débit, donc encaissement après OR et OR passé avant la dépense.

Certes, on peut "bidouiller" en passant par le 4191, mais notre gymnastique comptable pour coller aux comptes prévus par la nomenclature n'a plus aucun sens (juste celui de respecter une nomenclature absurde ) .

Je pense que ces comptes 4117 et 4118 sont une .
J'ai l'impression que mes auditeurs TG n'en pensent pas moins.

Souvenez-vous du rapport de la cour des compte paru en janvier 2008 "Défaillances et insuffisances de la comptabilité des EPLE" qui parlait d'une nomenclature inutilement complexe et lourde...

Stoïk a écrit:

Merci beaucoup pour vos réponses.

C'est la lettre DAF citée par JM et par eric qui m'intéresse le plus du fait qu'elle émane d'une autorité nationale. Je ne l'avais pas trouvée ...

Pour répondre à l'interrogation de Barbule sur ce qui gène les auditeurs, c'est la contradiction entre la notion de ressources affectées - la recette faite du montant de la dépense, donc, chronologiquement, passée après la dépense - et le compte 4118 qui fonctionne au débit, donc encaissement après OR et OR passé avant la dépense.

Je connais un gars qui l'a résolu cette contradiction. Mais ce que j'en dit...

Je ne vois pas en quoi le passage par le 4191 est du bidouillage.
S'cusez-moi...

Franchement ça ressemble à un débat sur le sexe des anges votre truc.

Pour ma part les choses semblent limpides.
Les financements des familles passent par le 4118 (si les familles payent avant emission de l'OR au N3 7067 on met ça au 4192 qu'on solde ensuite par le 4118 une fois l'OR émis - ainsi le 4118 est toujours débiteur ou nul comme il se doit).
Tous les autres fiancements (FSE, subv.) sont gérés en 4682 - 4686.
Et pas d'opérations entre le 4118 et les 468 (quel est l'intérêt d'un tel mélange ?)

Je ne vois pas où est le problème ?

Stoïk a écrit:

Pour répondre à l'interrogation de Barbule sur ce qui gène les auditeurs, c'est la contradiction entre la notion de ressources affectées - la recette faite du montant de la dépense, donc, chronologiquement, passée après la dépense - et le compte 4118 qui fonctionne au débit, donc encaissement après OR et OR passé avant la dépense.

Certes, on peut "bidouiller" en passant par le 4191, mais notre gymnastique comptable pour coller aux comptes prévus par la nomenclature n'a plus aucun sens (juste celui de respecter une nomenclature absurde ) .
Je pense que ces comptes 4117 et 4118 sont une .
J'ai l'impression que mes auditeurs TG n'en pensent pas moins.

Je ne suis pas d'accord
Pourquoi la recette de la participations des familles devrait ëtre du montant de la dépense ? Cela voudrait dire que le tarif devrait être fixé aprés le bilan du voyage (soyons logiques). Et donc que l'OR devrait être passé aprés la dépense ?
C'est la négation des règles de base de la comptabilité ; mais il est vrai que les auditeurs du Trésor connaissent mal nos procédures.
La participation des familles n'est pas une subvention affectée.
Suivant cette analyse, l'OR des droits constatés qui relévent de la même logique devrait être fait aprés la dépense et limité à la dépense ; donc le tarif du SAH fixé à postériori.
De plus, parler de "bidouillage" à propos du 4191 alors qu'il s'agit d'une procédure conforme, logique et comptable n'est pas correct.

Si on respecte l'orthodoxie comptable j'affirme que les 4191, 4117 et 4118 sont faciles d'emploi sauf à vouloir passer outre le vote du tarif par le CA et "jouer" sur le tarif demandé aux familles. La variable d'ajustement dans un voyage n'est pas la participation des familles.
Mais bien entendu l'utilisation conforme de ces comptes nécessite une rigueur et un budget qui tiennent la route : choses il est vrai que l'on rencontrent peu en matière de voyage.

N@n@rd a écrit:

Désolé, ... en matière de voyage.

On s'est peut-être mal compris.
Je n'ai pas le temps d'argumenter posément (réunion dans 5 mn).

Mais je crois, n@n@rd, que ta réponse est un peu vive (non?).

J'essayerai de prendre le temps de préciser ma position en soirée...

C'est presque le week-end, je crois qu'il va faire beau

Ma réponse est en effet vive et je m'en excuse ; mais je suis comme tout le monde : il ya des moments où on est plus énervé qu'à d'autres et c'est celui qui passe à ce moment là qui prend pour tous les autres.
Désolé.
J'édite mon post initial pour le rendre moins agressif.

Sur la forme :

Je te remercie d'avoir atténué ton propos et ne sois pas inquiet quant à la perception que je peux en avoir eu.

Sur le fond :

Nanard a écrit:

Je ne suis pas d'accord
Pourquoi la recette de la participations des familles devrait être du montant de la dépense ? Cela voudrait dire que le tarif devrait être fixé aprés le bilan du voyage (soyons logiques). Et donc que l'OR devrait être passé aprés la dépense ?
C'est la négation des règles de base de la comptabilité ; mais il est vrai que les auditeurs du Trésor connaissent mal nos procédures.
La participation des familles n'est pas une subvention affectée.

J'ai plusieurs courriers de mon rectorat, antérieurs à la mise en place du compte 4118 (1999 et 2003), spécifiant expressement que les participations des familles aux voyages scolaires présentent un caractère de ressources affectées.

Je ne dis pas que c'en est, je dis que mon rectorat l'a écrit...

Avant la mise en place des comptes 4117/4118, nous passions systématiquement par les comptes 468263/468663 qui sont des comptes utilisés pour les ressources affectées au sens le plus strict du terme (produits à recevoir/charges à payer).

Nous n'avons pas le droit d'affecter la participation des familles à autre usage que le voyage pour lequel elles ont versé leur contribution.

Le N3 est un chapitre pour lequel dépenses = recettes, il n'est donc évidemment pas question de faire un OR supérieur à la dépense.

Ces éléments tendraient à favoriser le classement des participations familles aux voyages en ressources affectées.

En revanche, et contrairement à la règle courante en matière de RA, il faut solliciter une décision de CA (DBM3) pour encaisser et affecter.

Mais la décision de CA n'est pas uniquement là pour affecter cette participation, elle doit aussi acter une exception au principe de gratuité de l'enseignement.

Peut-être ne sommes nous pas en présence d'une ressource affectée, mais se poser la question ne me paraît pas superflu.

Nanard a écrit:

Suivant cette analyse, l'OR des droits constatés qui relévent de la même logique devrait être fait aprés la dépense et limité à la dépense ; donc le tarif du SAH fixé à postériori.

Certes, les ressources du SAH doivent être affectées à l'hébergement, mais la logique est différente, le SAH peut dégager un excédent et dispose de réserves. Il ne s'agit donc clairement pas de ressources affectées donc l'exemple "ne vaut pas" .

Nanard a écrit:

De plus, parler de "bidouillage" à propos du 4191 alors qu'il s'agit d'une procédure conforme, logique et comptable n'est pas correct.

Je suis désolé si ce terme, peut-être inapproprié, te choque. Il s'agissait de mettre en relief la contradiction d'un fonctionnement en droits constatés - j'ai ma décision de CA, l'acte est passé, je peux (et je dois) passer l'OR et encaisser immédiatement - et un fonctionnement en ressources affectées - ressources = dépenses - dans lequel l'OR est forcément postérieur à la dépense.

Nanard a écrit:

Si on respecte l'orthodoxie comptable j'affirme que les 4191, 4117 et 4118 sont faciles d'emploi sauf à vouloir passer outre le vote du tarif par le CA et "jouer" sur le tarif demandé aux familles. La variable d'ajustement dans un voyage n'est pas la participation des familles.
Mais bien entendu l'utilisation conforme de ces comptes nécessite une rigueur et un budget qui tiennent la route : choses il est vrai que l'on rencontrent peu en matière de voyage.

Les 4191, 4117 et 4118 sont faciles d'emploi, peut-être, mais leur apparition "flingue" les contrôles que l'on devait effectuer auparavant, et dont personne ne nous a écrit qu'il fallait les abandonner :
- crédits ouverts au N3 = total des débits des 468263 = total des crédits du 468663 = total des prévisions de recettes au N3
- solde débiteurs des 468263 = moins value au N3/7 (après OR)
- soldes créditeurs des 468663 = disponible au N3/6 (après OR)

Ces contrôles étaient déjà complexes et rarement réalisés complètement, mais ils comportaient une cohérence à laquelle j'essayais (péniblement) de parvenir en formant les collègues à leur emploi.

Aujourd'hui, l'écriture de prise en charge n'a plus aucun sens (budget total du voyage moins participation des familles) et la compréhension par les personnels est compliquée d'autant.

Quand à l'utilisation du 4191, elle est effectivement orthodoxe comptablement, mais rajoute (encore) une écriture à un schéma déjà passablement complexe.

La comptabilité doit être un outil, pas une entrave, et elle doit permettre des contrôles simples et cohérents. L'adoption de règles inutilement complexes (pas les comptes 4117/4118 en eux-même, mais l'association de ces comptes avec les comptes de ressources affectées 468263/4686363) est totalement en contradiction avec le rapport de la cour des compte de janvier 2008 :

cour des comptes : rapport page 570 a écrit:

"...Il est vrai que la règlementation comptable, apparaît partiellement obsolète, inutilement complexe, alors même que les comptes reflètent une faible partie seulement de l'activité des établissements..."

Je préfère ne pas développer le sujet en évoquant les écritures concernant les voyages devant se dérouler en début d'année civile N pour lesquels des dépenses doivent être effectuées en fin d'année N-1.

Les interrogations des inspecteurs du Trésor, qui restent extremement mesurés dans leur propos, ne me surprennent pas.
Je crois qu'une sérieuse réflexion s'impose sur la comptabilisation des voyages : pourquoi ne pas passer par l'abandon pur et simple des 468263/468663 devenus sans objet?

L'utilisation des ressources affectées repose surtout sur la base d'une convention avec un bilan financier en fin de parcours. Y a-t-il ça en fin de parcours ?

Sinon, je n'ai pas les instructions sous la main. Donc sous réserve des obligations règlementaires, je ne comprend pas la motivation indiquant que la participation des familles est une ressource affectée.

Je ne partage pas l'avis de la mouette.
Le paralléle entre le 4112 et le 4118 est clair et devrait suffire à répondre à toutes les critiques... mais bon, un vendredi soir... on verra plus tard.

Vieil intendant a écrit:

Je ne partage pas l'avis de la mouette.
Le paralléle entre le 4112 et le 4118 est clair et devrait suffire à répondre à toutes les critiques... mais bon, un vendredi soir... on verra plus tard.

Ce n'est pas le problème de la critique, j'assume et explique ma propre pratique, qui n'est d'ailleurs globalement pas différente de celle exposée par les collègues.

Mais j'estime que la nomenclature et le carcan des règles comptables sur les voyages scolaires sont inappropriés et trop complexes.

Encore une fois, ce n'est pas forcément l'utilisation des 4117/4118 que j'ai dans le collimateur, encore moins le 4191 (au sujet duquel j'ai parlé un peu vite de "bidouillage", pris dans mon élan ), mais l'ensemble des règles comptables relatives aux voyages qui me paraissent excessivement complexes et même en contradiction les unes avec les autres.

Et dans les faits, je crois que ça n'aide pas à tenir des comptas propres.
Mais je n'ai pas attendu la présence des inspecteurs TG pour penser ça

Allez hop, je suis chaud...
Alors avant la plage...

Pas bête, cette nouveauté. Elle concrétise, selon moi, le fait que la participation des familles est un maximum.
Les 4682 et 4686 permettent la gestion de toutes les ressources affectées au voyage et doivent être soldés au moment du bilan dudit voyage. L'OR au 4118 permet d'équilibrer le N3. Son solde est redistribué aux familles.

Ce fonctionnement est plus difficilement compatible avec les ajustements de dernière minute dans lesquels on réquisitionne le FSE à hauteur de la différence ou la participation de l'établissement qu'on minore pour ne rien rembourser.

La gestion doit être aux petits oignons avec respect de toutes les échéances (vote du voyage, vote de son budget, acceptation des dons et bilan financier).