Bonsoir !
Pourriez vous me dire comment vous fonctionnez dans votre service d'intendance en ce qui concerne la clé du coffre, le code, la manipulation des fonds etc... Dans mon établissement, nous sommes 3 à l'intendance (l'AC, la sasu -moi-, et l'adjointe). Nous manipulons toutes les 3 la caisse, indépendamment, et celà ne pose pas de problème. J'aimerais avoir votre avis à ce sujet.
Merci

Cela ne pose aucun problème quand tout le monde est honnete et rigoureux. Et cela présente un avantage : dès que quelqu'un se présente, il y en a toujours un de disponible dans le bureau pour satisfaire la personne immédiatement. C'est vraiment un service rendu parfait.
En revenche, dès qu'il y en a un de moins rigoureux, peu scrupuleux, ou ne maitrisant pas toutes les règles de la dépense (vérification des fonds disponibles en consultant la situation des dépenses engagées GFC par exemple), ou de la recette (encaissement sans bien savoir ce que l'on encaisse), cela peut vite devenir cauchemardesque.
Par ailleurs, une seule personne perççoit l'indemnité de caisse, qui peut être conséquente en fonction des établissements, alors je ne vois pas comment, il sera possible d'exiger des autres quelles soient responsables, et, même en cas de délégation, une seule et même personne reste responsable.
Enfin, dans votre système, qui fait la caisse à la fin de chaque journée ? Chacun à tour de rôle ? Et si l'un d'entre vous oublie (ce qui arrive parfois quand on est débordé par plein d'autres choses) et qu'il y a un contrôle le lendemain matin...comment cela se passe ? Vous expliquez que comme chacun la fait à tour de rôle, et ben..c'est l'autre qui a oublié...
Il me semble qu'il doit y avoir une seule personne responsable de la caisse, même si votre système peut présenter des avantages.
Mais attendons d'autres opinions.

Bibouzou a raison, s'il est bien d'être polyvalent pour pallier les éventuelles absences, il est souhaitable que quelqu'un soit chargé de la caisse sur le papier (l'AC ou si un autre, à formaliser alors par un mandat), et prévoir un remplaçant en cas d'absence seulement.

en fait c'est moi qui fais la caisse régulièrement (tous les 2 ou 3 jours maximum) et effectivement je n'ai pas de problème car si j'ai un petit souci (ce qui peut arriver) ma collègue adjointe ou l'AC m'aide à résoudre le problème car il y a un rapport de confiance qui fait que les choses se passent bien.

Bonjour!
Et bien ici, je m'occupe de tous les encaissements (espèces et chèques), la caisse est dans mon bureau, je la contrôle tous les soirs. Je saisis tous les encaissements dans la régie et l'autre jour je me suis absentée pour un stage une matinée, lorsque je suis revenue, le GM m'a dit : j'ai eu un petit problème de mémoire , vous pouvez me rappeler le code du coffre... (j'aurais pu le mettre dans le bêtisier).

Bien évidemment, je ne suis pas régisseur et ne touche aucune prime!

minnie mouse a écrit:

car il y a un rapport de confiance qui fait que les choses se passent bien.

on s'en fout de la confiance
moi aussi je fais confiance à la SASU
mais je vérifie tous les soirs la caisse

même si on fait "confiance" il y a une obligation de vigilance
C'est un terme à bannir de notre vocabulaire.
et ce n'est (toujours) pas un contrôle répressif qu'il faut avoir, mais un contrôle qui valorise aussi le travail de tout le monde.

" LA CONFIANCE SE NOURRIT DE VERIFICATIONS "



Et là quand on découvre un problème , que fait-on ???

Je m'occupe des encaissement chèques et espèces j'essaye de le faire tous les jours......mais ça peut attendre parfois 2 ou 3 jours qd il y en a peu.
Le GM / AC a la clé du coffre mais ne s'en sert que lorsque je ne suis pas là. confiance totale avec un petit contrôle de temps en temps pour le plaisir .
Si il y a un problème on le solutionne ensemble.

AngelinaAA a écrit:

Bonjour!
Et bien ici, je m'occupe de tous les encaissements (espèces et chèques), la caisse est dans mon bureau, je la contrôle tous les soirs. Je saisis tous les encaissements dans la régie et l'autre jour je me suis absentée pour un stage une matinée, lorsque je suis revenue, le GM m'a dit : j'ai eu un petit problème de mémoire , vous pouvez me rappeler le code du coffre... (j'aurais pu le mettre dans le bêtisier).

Bien évidemment, je ne suis pas régisseur et ne touche aucune prime!

Je me cite, c'est pas très classe, juste pour préciser que dans la mesure où il ne connaît pas le code, les contrôles c'est JAMAIS!
Même chose concernant les alarmes de l'établissement! (et beaucoup d'autres choses...)
Mais c'est très valorisant pour l'agent d'accueil et pour moi de voir à quel point on nous fait confiance!!

On est à l'époque de l'organigramme quasi obligatoire donc il y a une personne chargée de la caisse qui dispose de la combinaison du coffre, titulaire et une remplaçante.

titulaire : adjoint adm
remplaçant : l'AC

Vérification régulière (mensuelle ouille-ouille !)

Le trésor réclame des vérifications aléatoire mais avec une caisse qui atteint vite les 20000 en 15 jours c'est un peu beaucoup demander.

Sinon, d'accord avec BOZ, il faut banir le mot confiance et tout ce qui a trait à la morale. Le contrôle c'est aussi une question de respect du travail même si l'idée paraît paradoxale.

pj a écrit:

On est à l'époque de l'organigramme quasi obligatoire donc il y a une personne chargée de la caisse qui dispose de la combinaison du coffre, titulaire et une remplaçante.

titulaire : adjoint adm
remplaçant : l'AC

Je suis dans un ER, l'AC ne connaît pas non plus le code. Quant à un organigramme qui détaillerait mes fonctions
Je n'ai ni fiche de poste, ni entretien, d'ailleurs mon EDT se résume à l'affiche des heures d'ouverture scotchée sur ma porte, et c'est moi qui l'ai faite!!!!!!!

SAENES V a écrit:

" LA CONFIANCE SE NOURRIT DE VERIFICATIONS "



Et là quand on découvre un problème , que fait-on ???

On fait plus confiance !!

1) l'agent comptable a la clé du coffre et le combinaison. Tous les matins il prépare une sous-caisse de la journée avec un billet de 10, un billet de 5 et deux pièces de chaque (assortiment suffisant 99 % du temps). L'AC saisit dans GFC les encaissements relevés dans le quittancier et les DAO (quand il peut, entre une et trois fois par semaine), ce qui lui permet au passage de s'assurer de la régularité des comptes tenus chaque soir par l'AA. Le coffre n'est pas toujours verrouillé à la combinaison, parce que l'AC se déplace pour déposer du liquide à la TG dès qu'il y a un peu plus de 1000 écus en caisse (pour l'instant pas encore 7 ER vidant leur régie en même temps, quand ça sera le cas ça sera poins simple).

2) la SASU a la clé et pas la combinaison. Elle conserve la sous-caisse dans le tiroir de son bureau, et quand elle commence à devenir un peu remplie, elle peut verser au coffre pour améliorer la sécurité. Elle est habilitée à rembourser une DAO seulement si elle en a été alertée à l'avance par l'AC ou le chef de travaux (qui est sérieux)

3) l'adjoint administratif n'a pas la clé du coffre mais donc l'accès à la caisse de jour dans le tiroir de sa collègue. Il peut encaisser mais pas rembourser de DAO (sauf si l'AC le lui demande avant). Il compte la caisse chaque soir avec le Registre de Caisse Automatique de l'IZ.

Cette organisation n'a pas encore été validée par un auditeur du Trésor (et ça peut attendre, remarquez bien). Mais ça devrait convenir à ces augustes controleurs, en tout cas c'est conçu pour. Pour l'encaissement des chèques, c'est quasiment la même chose.