convention groupement comptable de mon academie

Entre le lycée……….

Représenté par M……. chef d’établissement

et

Le (lycée ou collège…..)

Représente par M. ……chef d’établissement



Vu l’article R421-62 du code l’éducation

Vu la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 modifiée, portant sur l’organisation économique et financière

des établissements publics locaux d’enseignement, titre II article 221

Vu l’arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d’établissement à instituer des régies de recettes et

des régies d’avance

Vu l’arrêté rectoral en date du…constituant le groupement comptable du lycée…

Vu la délibération du conseil d’administration du lycée… en date du

Vu la délibération du conseil d’administration du (lycée ou collège) en date du





Il est convenu de qui suit :



Article 1 – Objet de la convention



La présente convention a pour objet de définir les modalités de fonctionnement de groupement de service « agence comptable » institué au lycée ……………..…, siège du groupement.



Article 2 - Instance de concertation :



Il est institué un « conseil d’agence comptable » composé de l’agent comptable et de son adjoint, des ordonnateurs et des gestionnaires des établissements membres du groupement.



Ce conseil se réunit au moins deux fois par an pour examiner toute question liée au fonctionnement de l’agence comptable et notamment :



§ le calendrier annuel de transmission des opérations de dépenses et recettes établi en concertation,

§ le budget du groupement de service et le montant de la participation de chacun de ses membres, qui seront soumis à l’approbation du conseil d’administration de l’établissement siège du groupement,

§ le bilan annuel du fonctionnement du groupement de service et sa situation financière, qui sera présenté à chaque conseil d’administration à l’appui du compte financier.



Chaque réunion fera l’objet d’un relevé de conclusion.



Article 3 - Fonctionnement



La comptabilité administrative, les opérations de dépenses et de recettes et les droits constatés sont réalisés dans les établissements rattachés.

L’ensemble des opérations de comptabilité générale, de règlement et de recouvrement des recettes, l’édition des documents comptables, la préparation, l’élaboration et l’envoi du compte financier sont réalisés sous la responsabilité de l’agent comptable par les personnels du lycée-……………………. affectés à l’agence comptable.

La conservation des pièces générales et justificatives se fait dans l’établissement siège de l’agence comptable.



Chaque ordonnateur s’engage :



§ à assurer une tenue rigoureuse des engagements,

§ à procéder à l’émission régulière des ordres de recettes, accompagnés des pièces justifiant les éléments de liquidation (au moins mensuellement),

§ à procéder de manière régulière au mandatement des dépenses, en veillant joindre à chaque mandat les pièces justificatives requises par la règlementation,

§ à transmettre dès réception à l’agent comptable :

- le budget et les décisions budgétaires modificatives certifiés exécutoires,

- copies des notifications de subventions ou de toute autre ressource, avec indication pour les ressources affectées, du chapitre ou du service spécial d’imputation budgétaire, ainsi que du code de gestion,

- les délibérations du conseil d’administration à caractère financier (contrats et conventions, EPCP, budget de voyage et liste des participants, tarifs etc.).



§ à respecter impérativement le calendrier annuel de transmission des opérations établi par le conseil d’agence comptable, afin de permettre la réalisation des opérations de paiement, de recouvrement et l’élaboration du compte financier dans les délais impartis.



L’agent comptable s’engage :



§ à communiquer chaque fin de mois à l’ordonnateur la balance mensuelle de l’établissement, assorties de ses explications sur les comptes de tiers et sur la situation de la trésorerie de l’établissement,

§ à informer l’ordonnateur des possibilités de placement des fonds de l’établissement.



En fin de mois, l’agent comptable et le gestionnaire vérifient conjointement !



§ la concordance des développements de soldes établis par l’agent comptable avec les états de gestion de l’ordonnateur,

§ lorsque le gestionnaire a reçu mandat à cet effet, l’état des créances faisant l’objet d’un recouvrement amiable.





Article 4 – Délai de règlement conventionnel



En application du décret 2002-232 du 21 février 2002, il est convenu que :



Le délai de règlement de 15 jours dévolu à l’agent comptable est ramené à….. jours, permettant à l’ordonnateur de disposer d’un délai de…. jours à compter de la date de réception des factures, pour procéder au dépôt des mandats de paiement.



En contrepartie, l’ordonnateur s’engage :



§ à apposer sur les factures la date de réception par l’établissement ou la date de réalisation du service, faisant courir le délai maximum de règlement,

§ à isoler sur un mandatement particulier les factures urgentes à payer (pour lesquelles le délai global de paiement est susceptible d’être dépassé).



Article 5 – Comptabilité matière, patrimoine de l’établissement :



Le suivi des stocks de l’établissement (denrées, matières d’œuvre, objets confectionnés) est effectué sous l’autorité du chef d’établissement par le responsable du magasin, le chef de travaux ou l’enseignant concerné, sous la responsabilité de l’agent comptable, qui procèdera périodiquement à la vérification du stock. Cette vérification donnera lieu à procès-verbal.

Le chef d’établissement s’engage à signaler sans délai à l’agent comptable toute information relative à la conservation matérielle des biens constituant le patrimoine de l’établissement (changements d’affectation, prêt, vol, destruction).



Article 6 – Régies



Une régie de recettes et d’avance est instituée dans chacun des établissements rattachés à l’agence comptable.

Le régisseur et son suppléant sont nommés par le chef d’établissement après accord de l’agent comptable.

La liste des dépenses et recettes autorisées est fixée par l’arrêté portant institution de la régie.

Chaque établissement veillera, sous le contrôle de l’agent comptable, à la mise en place de dispositifs garantissant la sécurité des fonds et valeurs de l’établissement.



Le régisseur assure quotidiennement la tenue du quittancier et du registre de caisse, et la saisie des opérations de régie, conformément aux instructions de l’agent comptable.



Les chèques sont remis à l’encaissement sans délai, les espèces déposées à l’agence comptable dès que le montant des encaissements atteint le montant prévu par l’arrêté constitutif, et au moins une fois par mois.



Le régisseur justifie de l’utilisation de l’avance faite dès que le montant des dépenses atteint le montant de l’avance, et au minimum une fois par mois.

Les dépenses ne peuvent en aucun cas dépasser le montant de l’avance consentie.



L’agent comptable procèdera régulièrement à la vérification sur place des opérations de la régie, qui donnera lieu à procès-verbal.



Afin de faciliter le fonctionnement de certains services (restaurants d’applications, magasin de vente d’objets confectionnés…) ou projets (voyages et échanges), d’autres régies permanentes ou temporaires pourront être crées. L’agent comptable devra être sollicité au minimum 6 semaines avant la date de remise des fonds.

Le chef d’établissement s’assurera qu’aucun maniement de fonds ne soit effectué en dehors des personnes habilitées (régisseur ou mandataire) et que celles-ci soit informées par écrit de leurs obligations.



Article 7 – Recouvrement



Avec l’accord du chef d’établissement, l’agent comptable peut donner mandat au régisseur pour procéder aux démarches de recouvrement amiable des créances (ou de certaines créances) de l’établissement. A défaut le recouvrement amiable est effectué par l’agent comptable.

L’agent comptable donne mandat au régisseur pour procéder aux démarches de recouvrement amiable des créances de ………….de l’établissement. Le régisseur rend compte à l’agent comptable des démarches effectuées.



Le décret 2009-125 du 3 février 2009 permet à l’ordonnateur de donner au comptable une autorisation permanente ou temporaire à tous les actes de poursuites. L’ordonnateur est totalement libre de choisir entre différentes modalités d’autorisation :

L’ordonnateur délivre à l’agent comptable les autorisations nécessaires aux actes de poursuite. A défaut, il proposera immédiatement au conseil d’administration l’admission en non valeur des créances concernées.



Article 8 – Participation aux charges de fonctionnement du groupement de service



Chaque établissement membre du groupement participera :

§ aux charges de fonctionnement du groupement,

§ aux dépenses d’équipement du groupement.



sur présentation d’une facture établie par l’agence comptable conformément au budget du groupement de service adopté par le conseil d’administration de l’établissement support.

Ce budget sera géré par l’établissement siège de l’agence comptable en service spécial avec réserves (L8…)



Les charges induites par la comptabilité de l’établissement sont les suivantes :

§ équipement, entretien et réparation du matériel de l’agence comptable,

§ petite papeterie et imprimés,

§ photocopies,

§ frais de téléphone, télécopie, frais postaux, notamment liés au recouvrement,

§ frais de déplacement de l’agent comptable ou de son adjoint,

§ toute autre dépense liée au fonctionnement du groupement de service,

§ amortissement des biens acquis par le groupement de service.



Article 9 - Dissolution du groupement :



En cas de dissolution, les réserves disponibles du groupement de service et les dotations aux amortissements seront dévolues aux établissements membres, au prorata de leur contribution.

Les biens immobilisés resteront la propriété de l’établissement siège du groupement.



Article 10 - Date d’effet, durée de la convention, conditions de résiliation



La présente convention prendra effet le…..

Elle est conclue pour la durée du groupement comptable. Elle pourra faire l’objet d’avenants en cours d’exécution, sur proposition du conseil d’agence comptable.

Elle deviendra caduque en cas de dissolution du groupement comptable par l’autorité académique.





Fait à le



Nom prénom fonction

Signatures des ordonnateurs ou de leur délégué

Cà me semble aller au-delà des simples modalités de fonctionnement d'une agence comptable (participation financière...)

robin des bois a écrit:

Cà me semble aller au-delà des simples modalités de fonctionnement d'une agence comptable (participation financière...)

Tu devrais demander un devis à d'autres agence comptables !!

Daffy a écrit:

robin des bois a écrit:

Cà me semble aller au-delà des simples modalités de fonctionnement d'une agence comptable (participation financière...)

Tu devrais demander un devis à d'autres agence comptables !!

si tu inclus au chap. 8 une ligne indemnités de déplacements à l'ER je peux intercéder pour qu'on te prenne chez nous

Beaucoup de remarques à faire sur cette convention ; mais il faudra prendre le temps de la relire.

Trois observations rapides :

le budget du groupement de service et le montant de la participation de chacun de ses membres, qui seront soumis à l’approbation du conseil d’administration de l’établissement siège du groupement,
Cela me pose question dans la mesure où c'est un CA d'un autre EPLE qui fixe librement un montant pour un EPLE sans cadre.

Pour les ANV, c'est le comptable qui les propose au CA, pas l'ordonnateur.

QUID des frais de déplacements de l'AC et des GM.