voyage demande de régie établissement rattaché

Pour faire suite à mon premier post et n'ayant pas encore toutes les réponses à mes interrogations, j'aurais bien besoins de vous.
Un établissement rattaché organise un échange avec deux autres collèges (qui ne font pas partis de l'agence comptable, mais bon, c'est sur moi que c'est tombé...).
On me demande de faire une régie d'avance à un prof pour un montant d'environs 6000 €.
Cela ne me plait pas du tout.

• Premièrement parce que je viens juste d'avoir les documents du projet (écris par le prof organisateur, vous imaginez l'approximation du truc) et ils partent fin mars.
  

• Je n'ai pas d'acte du C.A. Je ne sais pas ce qui a été voté.
  

• A ma connaissance, pas de convention signée entre les établissements participants qui doivent reverser leur participation à l'établissement organisateur
  
• le programme prévoit de payer sur place grâce à la régie l'entrée des musées (ça, ça va), l'hébergement des accompagnateurs (repas + hôtel), des deux chauffeurs, les parkings du car, l'autoroute, et le dernier repas du soir des élèves et des accompagnateurs
  

Mes solutions:
Je veux bien faire une régie pour payer les musées et le dernier repas du soir mais c'est tout. Je vais demander à la gestionnaire de trouver un transporteur qui prendra en charge les frais d'hébergement de leurs conducteurs, les parkings et les péages pour avoir une facture à payer. Je vais demander une convention pour les établissements participants au voyage qui fixe le reversement à l'établissement organisateur. Enfin, je vais demandé aux gestionnaires des établissements participants de faire un ordre de missions pour les accompagnateurs. Les frais de déplacement seront ensuite payés par chaque établissement (avec un acte du C.A. fixant le remboursement en fonction de l'indemnité journalière de mission temporaire à l'étranger de l'arrêté du 3 juillet 2006)

Qu'en pensez-vous ? J'en demande trop ? Comme c'est la première fois que cela m'arrive, je ne suis vraiment pas sûr de moi et j'ai besoin de quelques certitudes si je dois être ferme avec la pression qui risque de me tomber dessus.

watou a écrit:

Pour faire suite à mon premier post et n'ayant pas encore toutes les réponses à mes interrogations, j'aurais bien besoins de vous.

Cher watou, pour permettre aux collègues de répondre en ayant tous les éléments du problème en main, je cite le lien où vous avez abordé pour la première fois le sujet.

Il s'agissait de ce fil :

Régie d'avance voyage et utilisation de la carte bleue

pour faire suite à la première demande

1. déjà il faut vérifier si le CA c'est prononcé
   
2. voir la répartition entre les différents EPLE (convention ?)
   
3. demander le budget pour la prise en charge (4682/4686)
   
4. si tout va bien (gros doute) créer une régie
   
5. demander une CB à ta TG
   
6. voir avec les organisateurs du voyage si on ne peut pas limiter le montant de la régie (bon de commande pour l'hotel?)
   
7. voir pourquoi les chauffeurs sont à prendre en charge (d'habitude il y a "gratuité" fictive puisque le voyagiste inclut dans son prix ces différents frais ce qui est logique)
   
8. bon courage
   

je suis preneur de vos conseils en la matière...

Ben, déjà il faut que l'opération soit budgétisée ; c'est à dire soit retranscrite par DBM dans le budget de l'établissement.... ne serait-ce que pour voir sur quelle recette sont pris les 6000 €.

je ne souhaite pas avoir à monter le budget d'une telle sortie.
trop de dépenses à règler sur place, et aléatoires de plus.

Le montant réel des dépenses risque de n'être connu qu'après
la réalisation du voyage. Néanmoins, le budget doit être chiffré
précisément , approuvé par le CA.et être éxécutoire avant le
départ.

Je suis d'accord avec les réponses des collègues.
Mais dans un cas pareil, j'aimerais savoir ce qui se passe si on a affaire à des têtes de mules qui ne veulent rien savoir des demandes du comptable et qui continueraient à vouloir organiser le truc dans les condfitions décrites au départ ?
Le comptable peut-il dire : "je prends rien en charge , je paye pas, j'encaisse rien, débrouillez vous" ?
J'imagine le tollé : "le comptable empêche les enfants de partir en voyage scolaire, c 'est un scandale..."

J'aimerais bien savoir ce que feraient nos fortiches du forum dans ce cas là ?
Nanard ? VI ? etc...

Sed a écrit:

Je suis d'accord avec les réponses des collègues.
Mais dans un cas pareil, j'aimerais savoir ce qui se passe si on a affaire à des têtes de mules qui ne veulent rien savoir des demandes du comptable et qui continueraient à vouloir organiser le truc dans les condfitions décrites au départ ?
Le comptable peut-il dire : "je prends rien en charge , je paye pas, j'encaisse rien, débrouillez vous" ?
J'imagine le tollé : "le comptable empêche les enfants de partir en voyage scolaire, c 'est un scandale..."

J'aimerais bien savoir ce que feraient nos fortiches du forum dans ce cas là ?
Nanard ? VI ? etc...

Je ne suis pas plus fortiche qu'un autre ; mais si je ne dois pas payer, je ne paye pas.
Je vois toujours à leur arrivée les CE pour leur expliquer ma manière de fonctionner et leur expliquer ce que je ne ferai pas en qualité de comptable. Aprés c'est leur responsabilité si ils choisissent de ne pas respecter les règles. Le tout étant que cela soit clair dés le début. Pourquoi ce serait au comptable de prendre des risques personnels pour pallier l'imprévision de CE ?
Je n'ai jamais eu à l'appliquer, mais je me sens prêt à aller expliquer à un CA pourquoi le méchant comptable a "empéché" le voyage.

Certains voyages ont déjà été annulés par ici parce que le "méchant" comptable leur avait expliqué que, compte tenu des délais, le voyage ne serait pas passé en CA et donc qu'aucune dépense ne serait prise en charge. C'est pas un drame...