Tenue des engagements sur GFC

j'ai fait une commande et j'ai oublie de faire le bon d'engagement...et j'ai recu le bibelot...
Est ce que je peux le remplir à posteriori!

Tu l'as passée comment cette commande ? Par téléphone ? Tu as fait un bon manuscrit ?

c'est quoi un bon d'engagement ?

Je connais le bon de commande, manuscrit , sur un carnet spécifique que toute intendance se doit d'avoir et qui est signé par l'ordonnateur et le gestionnaire, puis adressé au fournisseur. Et je connais l'engagement, que l'on fait sur GFC ( ou pas ; ce n'est pas une obligation, tout dépend du volume de commandes que l'on a) .
Si tu passes une commande par téléphone, il vaut mieux la confirmer avec un bon ; tout achat devant pouvoir être retracé...d'autant plus si le "bibelot" est coûteux.
Sois vigilant à ce sujet, mais celui qui n'a jamais oublié te jettera la première pierre...

obelix a écrit:

j'ai fait une commande et j'ai oublie de faire le bon d'engagement...et j'ai recu le bibelot...
Est ce que je peux le remplir à posteriori!

L'engagement sert à savoir que des crédits sont en cours d'utilisation, il sert aussi à voir les commandes non livrées ou les factures non reçues. Une fois la facture payée, régulariser un engagement ne sert à rien.

GM Aquitaine a écrit:

... je connais l'engagement, que l'on fait sur GFC ( ou pas ; ce n'est pas une obligation, tout dépend du volume de commandes que l'on a) .
.

Et quand bien même ce ne serait pas une obligation, la tenue des engagements me semble être une nécessité , non ?

Dans un autre monde (ens. sup.) l'AC nous disait toujours que nous devions avant tout de tenir une comptabilité des engagements. Ca permet quand-même de savoir à tout moment où nous en sommes de la disponibilité des crédits.
Ce n'est peut-être pas une obligation, mais cela me paraît sage, surtout en fin d'exercice.

Mais pas seulement en fin d'exercice, voyons ! comment voulez vous assurer un suivi correct de vos crédits sans une tenue des engagements
au jour le jour ? Ce n'est pas compliqué , ça ne prend pas beaucoup de temps, et votre comptabilité budgétaire a ainsi une chance d'être lisible par tous.

Annexe : avez vous songé au cas où , pour une raison x ,un collègue serait obligé de prendre votre relève ?
Sans tenue des engagements, je vous dis pas

c'est pour cela que les bons de commande sur GFC c'est bien
le bon de commande génère l'engagement (donc modifie le disponible sur la suituation des dépenses engagées)
on envoie le bon de commande au fournisseur
je range le duplicata qui est édité dans un classeur
quand la facture arrive on sort le duplicata que l'on met avec la facture
donc les duplicatas qui restent dans le classeur correspondent à des prestations non finies (factures non reçues ou produits non livrés)
c'est pratique facile à suivre et en plus cela facilite le mandatement ultérieur.....

Exactement pareil que Bozinchu.

Je rajouterais que la saisie de l'engagement permet de vérifier qu'il y a bien les crédits disponibles.

GM Aquitaine a écrit:

Je connais le bon de commande, manuscrit , sur un carnet spécifique que toute intendance se doit d'avoir

Ah bon ? Je n'en ai pas et je ne m'en porte pas plus mal, au contraire

Tout comme Bozinchu j'utilise les approvisionnements de GFC qui génèrent automatiquement les engagements.
Et ce n'est pas le seul avantage ...
Pour une fois que nous avons un outil qui simplifie la vie, je ne comprends pas pourquoi il n'est pas utilisé dans toutes les intendances ??

j'ai envoyé le devis signé par moi meme et j'ai oublié de le mettre sur le bon de commande

obelix a écrit:

j'ai fait une commande et j'ai oublie de faire le bon d'engagement...et j'ai recu le bibelot...
Est ce que je peux le remplir à posteriori!

obelix a écrit:

j'ai envoyé le devis signé par moi meme et j'ai oublié de le mettre sur le bon de commande

Vous avez une délégation de votre CE pour signer ?
De toute manière, un devis signé est un engagement juridique de l'établissement envers le fournisseur.
Si ça doit vous rassurer, vous pouvez faire un bon de commande "de régularisation" mais, à mon sens, ça ne sert pas à grand chose ...

La régularisation a posteriori est pour moi à bannir
d'abord elle ne correspond à rien juridiquement et elle est source d'erreur
j'ai connu une SASU qui me faisait les bons de commandes a posteriori dès qu'elle recevait une facture
On était sensé payer au vu des bons de commandes
Mais si le fournisseur envoyait la facture, la relance, et le relevé mensuel elle me faisait autant de bons de commande
j'ai aussi des fournisseurs qui ont des bons de livraisons valant factures et qui envoient la facture par courrier
Pour s'y retrouver c'était pas la joie
J'ai donc mis fin à cette pratique et mon taux d'adrénaline a fortement chuté...... ma tension aussi

Bozinchu a écrit:

...j'ai connu une SASU qui me faisait les bons de commandes a posteriori dès qu'elle recevait une facture

Bozinchu a écrit:

Pour s'y retrouver c'était pas la joie
J'ai donc mis fin à cette pratique et mon taux d'adrénaline a fortement chuté...... ma tension aussi

Et la collègue SASU , elle va mieux , dis ?

Non mais elle sévit ailleurs
ce qui suivant le vieux principe des vases communiquants a fait chuter de manière spectaculaire ma tension mais a fait monter de la manière tout aussi spectaculaire la tension du collègue qui l'a récupéré....

je fais quoi

obelix a écrit:

je fais quoi

Ce serait déjà un début si tu répondais aux questions posées.
Tu en es où ?
Ton bon de commande et le devis ont été signés par qui ? Si tu les as signés, as-tu une délégation de signature de ton CE ?
La livraison est faite, mais as-tu reçu la facture ? Si oui, as-tu les crédits disponibles pour la mandater ?

obelix a écrit:

je fais quoi

Rien

Fréléonat a écrit:

[
Tout comme Bozinchu j'utilise les approvisionnements de GFC qui génèrent automatiquement les engagements.
Et ce n'est pas le seul avantage ...
Pour une fois que nous avons un outil qui simplifie la vie, je ne comprends pas pourquoi il n'est pas utilisé dans toutes les intendances ??

Je viens de le redécouvrir et maintenant je l'utilise. J'avais essayé lors de sa mise en place et il était trop limité, pas de bon non chiffré qui obligeait a avoir le carnet à côté.
Mais pour une fois bonne évolution et rapide !!!

Je n'ai^pas de delegation de signature , je n'ai pas recu la facture mais le produit en question.
J'ai decidé de remplir le bon de commande et de faire signé le CE
Merci de vos réponses

obelix a écrit:

...J'ai decidé de remplir le bon de commande et de faire signé le CE...

Sage décision
Donc,tu engages les crédits sur GFC, si tu es GM tu signes le bon de commande pour attester la disponibilité des crédits et tu fais signer ton CE , qui autorise l'achat (là il est un peu tard ).
Lorsque tu recevras la facture, tu la mandateras en rappelant l'engagement, ce qui le soldera.
Bon courage et ne recommence plus, sinon tu risques d'avoir des surprises (ou plutôt des soucis ) en fin d'exercice lorsque tu paieras tes dernières factures

et fais voter à ton prochain CA une délégation de signature pour les bons de commande .
chez moi je l'ai pour les BC inf à 1000.00 € HT, ce qui ne veux pas dire que je signe tout, l'ordo signe tout de même tout ce qui sort de l'ordinaire (ou tout ce dont je n'approuve pas l'achat )
ça simplifie la vie

et pour envoyer les commandes par mel j'ai même réussi à faire des bon de commande gfc signé ! na !

bipbip a écrit:

et fais voter à ton prochain CA une délégation de signature pour les bons de commande .

C'est un acte de l'ordonnateur.

oui c'est vrai, publicité suffit. mais chez nous on adore voter tout et n'importe quoi, les CA durent des heures.

bipbip a écrit:

oui c'est vrai, publicité suffit. mais chez nous on adore voter tout et n'importe quoi, les CA durent des heures.

Bon, t'es gentil le volatile décérébré, mais c'est la période de la migration des trucs à plumes et tu vas voir au pôle sud si on y est.

Vieil intendant a écrit:

bipbip a écrit:

oui c'est vrai, publicité suffit. mais chez nous on adore voter tout et n'importe quoi, les CA durent des heures.

Bon, t'es gentil le volatile décérébré, mais c'est la période de la migration des trucs à plumes et tu vas voir au pôle sud si on y est.

VI dans le rôle du modo efficace et poli, j'adore

Bien entendu, je ne vois pas le problème !!! Tant qu'il y a de l'argent sur le compte, pas de soucis...

Citation :

par bipbip

et pour envoyer les commandes par mel j'ai même réussi à faire des bon de commande gfc signé ! na !

Et tu fais comment ???

Merci

bipbip a écrit:

... les CA durent des heures.

Tiens il n'y a pas que chez nous !
Ce sont les parents d'élèves qui ont l'air d'adorer ça...pas nous