suivi des engagements

Est-il obligatoire de procéder à un suivi des engagements sur toute l'année civile de type suivi sur GFC ou sur excel?
Le suivi ne peut-il consister uniquement en un décompte des bons de commandes et contrat encore à payer?
L'agent comptable est-il en droit d'exiger une piece de suivi des engagements?

robin des bois a écrit:

Est-il obligatoire de procéder à un suivi des engagements sur toute l'année civile de type suivi sur GFC ou sur excel?
Le suivi ne peut-il consister uniquement en un décompte des bons de commandes et contrat encore à payer?
L'agent comptable est-il en droit d'exiger une piece de suivi des engagements?

Le suivi sur GFC permet d'avoir en permanence une situation fiable.
Le plus simple est même de passer par le module approvisionnements de GFC pour les bons de commande : l'engagement se fait automatiquement.
L'agent comptable peut demander à chaque mandatement une situation des dépenses engagées, alors autant lui remettre un document à jour.

Je ne suis pas certain que le comptable puisse "exiger" la situation des dépenses engagées. Bien évidemment c'est mieux si il l'a ; cela lui permettra de réaliser sa fonction conseil.
Sinon tant qu'il y a de l'argent sur le chapitre il règle....

N@n@rd a écrit:

Je ne suis pas certain que le comptable puisse "exiger" la situation des dépenses engagées. Bien évidemment c'est mieux si il l'a ; cela lui permettra de réaliser sa fonction conseil.
Sinon tant qu'il y a de l'argent sur le chapitre il règle....

Mon AC me réclame SDE et SR signées de l'ordo à chaque mandatement ou OR, et en 2 exemplaires (idem pour les signatures des bordereaux de mandats ou des OR, "pour le cas où la TG perdrait l'original et le réclame"...). Ce qui doit arriver au moins 2 fois en 15 ans.
Exigence prétendûment dûe à la mise en place du contrôle dans le cadre ODICE.

N@n@rd a écrit:

Je ne suis pas certain que le comptable puisse "exiger" la situation des dépenses engagées. Bien évidemment c'est mieux si il l'a ; cela lui permettra de réaliser sa fonction conseil.
Sinon tant qu'il y a de l'argent sur le chapitre il règle....

Exiger, je ne sais
Mais demander, et obtenir, oui
C'est le cas chez moi pour les 3ER de l'agence comptable

Citation :

Est-il obligatoire de procéder à un suivi des engagements sur toute l'année civile de type suivi sur GFC ou sur excel?

je vois que la démarche ODICé a de beaux jours devant elle....

Difficile de faire une bonne "gestion" si on ne suit pas les engagements, donc pour moi, il s'agit moins d'obligation que d'un devoir voire d'une nécessité

et on évite d'avoir un double suivi (GFC et Excel), dès qu'il y a deux bases, ...au moins, une est fausse (si ce n'est les deux)
toujours amha

rural th a écrit:

Difficile de faire une bonne "gestion" si on ne suit pas les engagements, donc pour moi, il s'agit moins d'obligation que d'un devoir voire d'une nécessité

Effectivement, le suivi des engagements s'incrit dans une logique de contrôle interne (rapprochement entre les livraisons et bons de commandes ou rapprochement entre les liquidations et les engagements). Mais je préfère le notion de "bonne gestion".

Rien d'obligatoire là-dedans. L'AC pourrait demander dans le cadre d'un contrôle de supervision ces états de rapprochement, mais uniquement dans une configuration AC + adjoint chargé de la gestion. Dans un autre cas, c'est idiot.
De plus, le contrôle n'a pas à être systématique, il devrait reposer sur la base d'échantillons.

GFC n'est pas, à mon avis, un outil adapté pour ce suivi : difficile de tracer un engagement de sa création à son mandatement (du moins dans mon souvenir).

Quant à la situation des dépenses engagées, globalement tout ce qui facilite la circulation d'un information de qualité est la bienvenue, non ? Après si la signature est une précaution de l'AC pour préserver sa responsabilité : c'est idiot.

Mais bon, les AC d'EPLE idiots c'est très rare, non ?

J-M a écrit:

c

GFC n'est pas, à mon avis, un outil adapté pour ce suivi : difficile de tracer un engagement de sa création à son mandatement (du moins dans mon souvenir).

le module approvisionnement est pertinent car il génère les engagements automatiquement après validation. Donc l'édition du BC entraîne le blocage des fonds. Encore faut-il estimer parfois certaines dépenses correctement quand on prépare le BC et éviter l'option votre tarif.
En terme de suivi sur la liste de liquidation on voit clairement les liquidations faites sur engagement.
Pour autant un certain nombre de dépense comme les prélèvements EDF n'apparaissent pas car non engagées. C'est la limite du système. Pour ma part quand cela présente un intérêt j'engage début janvier tout ce qui est prévisible comme par exemple les contrats de maintenance...

Au final cela relève pour moi de la comptabilité de l'ordonnateur. L'AC peut être conseilleur en la matière. faire la remarque dans le cas d'un contrôle mais seul le CE pourra l'imposer à son gestionnaire.

Gars du Doubs a écrit:

Pour autant un certain nombre de dépense comme les prélèvements EDF n'apparaissent pas car non engagées. C'est la limite du système. Pour ma part quand cela présente un intérêt j'engage début janvier tout ce qui est prévisible comme par exemple les contrats de maintenance...

j'avais déjà évoqué ce principe de l'engagement bloquant sur la SDE
Mais rien ne t'empêche de pratiquer ainsi pour le chapitre B et les 60611/12/17

En faisant un engagement mensuel du montant moyen constaté sur les 3 dernières années par exemple.
Chaque mois quand tu mandates tu appelles l'engagement correspondant.

polaire a écrit:

J-M a écrit:

c

GFC n'est pas, à mon avis, un outil adapté pour ce suivi : difficile de tracer un engagement de sa création à son mandatement (du moins dans mon souvenir).

Pour JM toutes les pratiques de l'EN sont nulles.
Par contre tout ce qui est pratiqué chez ceux du Trésor et des impôts est bien.

Bozinchu a écrit:

Pour JM toutes les pratiques de l'EN sont nulles.
Par contre tout ce qui est pratiqué chez ceux du Trésor et des impôts est bien.

Non, ce sont les AC de l'EN qui sont nuls, pas les pratiques.

Je voulais simplement dire que dans mon souvenir GFC ne permettait de remonter jusqu'à l'engagement à partir du mandatement : en particulier de voir les informations concernant l'engagement (imputation, montant...).

J'ai un petit beurk dans ma SDE 2011 (pas basculé, non pas taper )

Comment un appro anticipé peut-il être numéroté à la suite des appros 2011 et non à la suite des appros anticipés 2012, tout en apparaissant quand même comme anticipé, c'est à dire ne basculant pas dans les engagements 2011 lorsqu'on valide les appros?

Et comment, lorsqu'on dégage cet appro anticipé de la liste des appros, le montant apparaît-il toujours dans les engagements en SDE 2011?

Je récapitule pour ceux qui n'auraient pas suivi (et je les comprends): j'ai en SDE 2011 une somme qui correspondait à un appro anticipé mais ma liste d'engagements 2011 est vide et je l'ai effacé de ma liste d'appros anticipés. Il n'est donc plus nulle part mais continue à apparaître dans ma SDE. Que faire pour ne pas perturber mon AC qui va encore me prendre la tête à cause de ça?

Un problème de date dans GFC ? (de saisie ou d'édition)

Je ne pense pas. Aucun bidouillage sur les dates. Tout au 31.12 depuis la rentrée.

D6. a écrit:

J'ai un petit beurk dans ma SDE 2011 (pas basculé, non pas taper )

Comment un appro anticipé peut-il être numéroté à la suite des appros 2011 et non à la suite des appros anticipés 2012, tout en apparaissant quand même comme anticipé

Je crois que j'ai la même chose : mes premiers appro anticipés pour 2012 se sont numérotés SG-1(ant), SG-2 (ant), etc, puis d'un seul coup d'un seul je suis passée à SG-138 (ant), SG-139 (ant)..., comme si GFC revenait à la numérotation 2011. Du coup j'ai repris le vieux carnet de bon s de commandes

C'est exactement ça. Moralité je ne sais plus comment me débarrasser de ce morpion. Il n'apparaît pas dans la liste des engagements 2011, je l'ai même supprimé de la liste des approvisionnements anticipés, il n'est nulle part et pourtant ce montant appraît dans ma colonne engagements de la SDE 2011

Apparemment notre problème n'intéresse pas grand monde . N'empêche que je me demande si les approvisionnements ne vont pas reprendre, dans mon cas, à partir du n°139 quand j'aurai basculé... Et ça fait pas clean, d'avoir un trou entre le bon de commande n°3 et le n°138...

Nous verrons bien, mais il est curieux que cet éventuel bug ne concerne pas plus de monde.

la tenue des engagements est obligatoire, me semble t'il. c'est encore plus simple à faire si on passe par le module approvisionnement de GFC. les bons de commande papier ont peut être fait leur temps...
Pour un gestionnaire, c'est quand même plus confortable de tenir les engagements sur GFC qu'à la main, sauf à avoir un budget "riquiqui".

Lucie, l'idée c'est que c'est justement dans nos appros GFC que nous avons un problème. Après, que l'on décide de tenir ses engagements par le module appros ou de saisir des engagements manuels suite à des bons de commande sur liasse papier ou doc word ou excel, c'est chacun son problème. Mais à priori, si nous avons ce problème, c'est que nous étions d'accord avec toi.

Bon, ceci étant as-tu une solution pour nous?

Dis donc obi wan yoda max, t'aurais rien de plus constructif à écrire?

D6. a écrit:

Dis donc obi wan yoda max, t'aurais rien de plus constructif à écrire?

ben si....l'assistance informatique en dit quoi ?

Ah bah c'est marrant, je n'avais absolument pas pensé à les contacter... A croire que le premier réflexe, c'est de demander sur le forum

'Sais pas. Pas de nouvelles.