Trier ses créances GFC par trimestre

Pour visualiser les créances par trimestre en se servant de l’extraction depuis GFC, sachant que je n’ai pas trouvé de façon de le faire dans GFC, et que le numéro de créance issu de GFE (sconet ou DOS) se termine par le numéro du trimestre:
1/ extraire les créances désirées depuis GFC au format dbf
2/ ouvrir le fichier extrait avec Eks’el ou openoffice calc
3/ insérer une colonne à droite de celle « numéro », si la colonne « numéro » (de créances) est la colonne E, la nouvelle que vous pouvez appeler trimestre sera la colonne F
4/ Si la colonne « numéro » (de créances) est la colonne E insérer la jolie fonction « =droite(E2 ;1) » dans la nouvelle case vide F2, puis incrémenter cette fonction jusqu’au bas du tableau
5/ Sélectionner le tableau (ctrl + A, par exemple) puis par le menu « outils », « trier », choisir en premier tri par « trimestre » (titre de la nouvelle colonne F)

Dans GFC, on ne peut sélectionner le trimestre que lors de l'impression des créances en ayant soin de choisir ( avant de lancer l'impression) la rubrique élève dans le menu déroulant "origine".

SARF a écrit:

Dans GFC, on ne peut sélectionner le trimestre que lors de l'impression des créances en ayant soin de choisir ( avant de lancer l'impression) la rubrique élève dans le menu déroulant "origine".

Je souscris à la remarque de spécialiste GFC-esque qu'est notre éminent confrère Sasufi. La sélection "élèves" ne permet pas de faire le tri par trimestre pour la sélection des créances. La seule sélection possible est lors de l'édition des relances pour tel ou tel trimestre puisqu'il faut choisir une date de début et de fin de sélection. Cela ne donne pas la liste de créances du trimestre.

chez moi cà fonctionne comme cà

module compta gene
- créances
-saisie
-1 établissement
- Trier par référence
-origine élève
-Imprimer

a ce moment là le logiciel demande quel trimestre vs choisissez

Merciiiiiiiiii !!!

@ Quattro :
Là, j'ai pigé... et j'ai découvert un truc.

Winnie the Pooh a écrit:

Merciiiiiiiiii !!!

@ Quattro :
Là, j'ai pigé... et j'ai découvert un truc.

du coup c'est bien plus simple de cette manière

Et ne pas oublier dans sélection avancée de mettre "compte de liaison = 4112" car sinon vous avez du 416 dans vos listes (sauf si personne va à l'huissier chez vous)

Bonsoir,

Quelqu'un pourrait m'expliquer comment fonctionne la réception des créances dans GFC ? j'ai l'impression d'avoir fait une bêtise puisque c'est la première fois que je m'en sers pour les recettes mémoires.

J'en ai oublié comment on réceptionnais les recettes en compta géné (le compte de liaison en classe 4 par exemple pour un 419X).

Je suis perdue...

Merci de votre aide

Il faudrait que je puisse le réaliser pour répondre précisément à ta question, Gfcette. Dans mon souvenir, rien de particulier à signaler, je n'ai pas repéré de piège.

J'interviens pour re-re-re-re-dire l'intérêt puissant qu'il y a à subdiviser le 4112. En début d'exercice et avant tout mouvement, dans le plan comptable divisez-le en 41121, 41122, 41123 pour 1er 2e et 3e trimestres (par exemple). Si la subdivision vous est interdite alors qu'il n'y a pas encore eu de mouvement, c'est que le 4112 est utilisé quelque part dans le plan comptable comme compte de réception automatique, ce qu'il faut supprimer de manière temporaire.

Bref, ensuite GFC me demande à chaque trimestre sur quelle subdivision réceptionner les créances, puis le suivi devient merveilleux à faire : en un seul coup d'oeil je peux pointer la correspondance de la liste de créances avec la classe 4 ; dans la liste des créances, je demande la séclection de l'un des comptes pour avoir en dur l'un des trimestres dont je souhaite éditer la liste détaillée.

En couplant cela avec la subdivision du 4662 pour retracer de manière séparée les mouvements des bourses du reste, et les trois différents trimestres des bourses, on a là un moyen absolument gratuit et hyper-efficace de découvrir avec précision et le moindre risque les aberrations et autres cochonneries que Sconard va mettre dans votre belle comptabilité. Elle est pas belle la vie ?

Abonjour Etienne,

Peux tu reprendre du début jusqu'à la fin ton explication à GFCETTE .
1/Pour mon ER, je réceptionne le paiement des bourses par disquette et donc c'est le montant total sur le bordereau des règlements que l'on rentre dans GFC. 5159-4662 et retour par le 5151.
2/Comment peut-on croiser quoi que ce soit par rapport à la disquette de créances dans ces conditions là si ce n'est qu'en pointant la liste des bordereaux des droits constatés par nom d'élèves et faire des paiements manuels et de rejeter ceux qui sont concernés par une créance au moment de la réception du paiement ?
3/C'est donc le 4112 que l'on met comme compte pour réceptionner les créances dans GFC ?
Si je n'ai rien compris merci de l'aide

Salut sucette (!),

Le compte de prise ne charge des créances cantine est bien le 4112, mais cela se fait automatiquement lors de la réception de la disquette des créances de l'ER.

Pour la disquette de paiement des bourses, n'y figure que les bourses réellement à payer, c'est à dire les bourses des élèves externes et/ou des élèves excédentaires. Il n'est pas nécessaire de reprendre un à un les paiements manuellement en comparant avec la liste des créances, tu te compliques la vie.
Le montant des bourses est déjà déduit des créances. En revanche, il faut mandater le montant total des bourses : le montant à verser aux familles (=disquette de paiement) + le montant à verser au 4112. Ces montants doivent figurer sur le dernier bordereau des droits constatés.

Si tu as d'autres questions n'hésites pas.

Bonjour Brainman,

1/Je ne trouve aucun boursiers en effet dans les créances tranférées mais la dernière disquette transmise par l'ER date de septembre donc j'ai peur de ne pas être à jour des créances avant le paiement des bourses.

2/L'ER doit il donner à chaque fois une disquette de créances pour tout paiement demandés pour les trop perçus et/ou les bourses ?

3/PAr ailleurs,j'ai des crénces qui datent de l'année scolaire précédente voire plus anciennes encore (cela fait au total plus de 50000 euros et j'avoue que je suis en train de me demander si je ne vais pas demander ma mutation), avec des créances issues d'autres frais que des repas de cantines, c'est pour cela que je pointe la liste des DC.

Merci infiniment de votre aide, c'est un vrai cadeau en ces périodes de fêtes

Ah j'ai oublié de vous dire que cette fois-ci les familles DP ou pas DP perçoivent directement leurs bourses suite à un courrier que le CE leur avait adressé leur laissant le choix, avant même d'honorer les frais de cantine, e qui me fait des sommes importantes à payer : entre 400 et 600 euros... il faudra sans doute que je revois tout cela puisque je n'ai pas été consultée mais devrais-je l'être au nom de l'autonomie de l'établissement ?

SUCETTE a écrit:

Peux tu reprendre du début jusqu'à la fin ton explication à GFCETTE .

De manière synthétique :

a) Avant de faire quoi que ce soit sur la nouvelle compta 2009, subdivise le 4112 et le 4662. Très probablement, GFC va t'insulter en te disant que le compte est déjà mouvementé, ce qui est assez fort quant aucune écriture n'a jamais été passée dans une compta parfaitement vierge : en fait ces comptes sont référencés pour des réceptions automatiques, il faut les remplacer par le compte d'à-côté, faire la subdivision puis remettre les bonnes subdivisions. En cliquant droit sur le plan comptable en GFC-géné, tu devrait pouvoir faire tout ça sans trop de difficultés.

b) quand l'ER t'envoie la dk des bourses, normalement il le fait après le mandat des bourses du même trimestre. Ce n'est pas rigoureusement indispensable, mais faire autrement est vivement déconseillé, on ne sait jamais ce qu'un ER te réserve.

c) si mandat des bourses il y a déjà, celui-ci est réceptionné au 4662B1 (4662 subdivision Bourses du 1er trimestre, héhéhé), avec indication du règlement au 5159.

d) quand la dk des bourses arrive, il faut réceptionner le paiement externe. J'appelle cela le "recyclage" des dk ; cela permet au comptable d'avoir l'historique des règlements effectués (pas mal pour répondre aux casse-pieds au téléphone, parfaois ils appellent aussi l'agence comptable), et éventuellement de faire des compensations sauvages dans la liste des paiements pas encore validés. Je ne vais pas plus loin dans la vérification que de m'assurer qu'il n'y a pas de créances plus anciennes qui traînent sur la même familles, au cas où. Et c'est déjà pas mal.

e) fin du recyclage : tu valides les écritures (de préférence sans les mélanger à autre chose, sinon ça complique le suivi ultérieur), et tu fais une nouvelle dk 100% made in GFC, moi ça m'inspire plus confiance que toute autre chose.

f) le montant de cette dk est celui que tu laisseras dans l'écriture d-4662B1 / c-5159 automatiquement générée à la réception du mandat des bourses (j'ai un petit doute mais normalement c'est généré automatiquement). Si tu diminues le crédit du 5159 pour qu'il corresponde au montant de la dk réellement envoyée, le reste de l'argent est le plus probablement au 41121 (subdivision DP du 1er trimestre, héhéhé), mais parfois sur un compte de voyage, d'un autre trimestre, voire reste au 4662B1 si par exemple il y a des bourses à régler en liquide.

g) si bourses sans RIB il y a, la seule manière honorable que j'ai trouvé pour m'en débarrasser est la convocation du responsable légal de l'enfant dans le bureau du comptable, qui lui remet après avoir vérifié son identité un chèque dont malencontreusement il n'annote pas l'ordre. Ca permet aux familles sans-papiers de refiler le chèque à une personne de confiance qui leur passe le liquide, je n'ai rien trouvé d'autre. En espèces, jamais, impossible de laisser des traces correctes.

h) à la réception de l'ordre de recettes des droits constatés, oui on le réceptionne au 4112 subdivisé. Il rencontrera alors la part des bourses qui a déjà été envoyée là au crédit, et les règlements qui peuvent avoir déjà été mis là. Ou bien s'ils ont été mis au compte 4191 subdivisé, tu peux maintenant transférer ces avances au comptes principal, sauf à faire le choix de distribuer la réception de l'OR entre le 4191 et le 4112, ce qui n'est pas sans élégance aussi.

i) NB si on t'envoie l'OR des droits contatés, logiquement on t'envoie en même temps l'OR sur la subvention des bourses, à réceptionner au 44112.

sucette a écrit:

2/L'ER doit il donner à chaque fois une
disquette de créances pour tout paiement demandé pour les trop perçus
et/ou les bourses ?

Comprends pas la question. Es-tu au clair sur le vocabulaire ? Si l'ER te remande de payer qqch comme une bourse "en retard" ou un trop-perçu, non il n'y a pas nécessairement de conséquence sur les créances existantes. Ou alors c'est que l'erreur corrigée était vraiment énorme.

sucette a écrit:

3/Par ailleurs,j'ai des crénces qui datent
de l'année scolaire précédente voire plus anciennes encore (cela fait
au total plus de 50000 euros et j'avoue que je suis en train de me
demander si je ne vais pas demander ma mutation)

Aïe ! Si tu n'émets pas de réserves rapidement sur une situation anormale, ça ne servira strictement à rien de muter ! Il faut que tu établisses de manière formelle une analyse de ces créances, avec leur état de pourrissement respectif. Ce qui était déjà pourri avant que tu arrives, en réserves. Ce qui est devenu pourri depuis que tu es arrivée, à te débrouiller pour solder en priorité (remise grâcieuse votée en CA, fonds sociaux si c'est raisonnablement éligible, etc). Et enfin ce qui n'est pas encore pourri et qui ne doit pas le devenir avec "toutes diligences" càd envoi à un bon huissier (je précise bon car certains traitent les affaires des EPLE un peu par-dessus la jambe...)

sucette a écrit:

avec des créances
issues d'autres frais que des repas de cantines, c'est pour cela que je
pointe la liste des DC.

Bonne initiative. Mais le recyclage de la dk te servira pour faire cela facilement et agréablement. En prenant des notes sur un papier de couleur pour ne pas le perdre sur le bureau (y a pas de petite idée pour se faciliter la vie... )

sucette a écrit:

Ah j'ai oublié de vous dire que cette fois-ci
les familles DP ou pas DP perçoivent directement leurs bourses suite à
un courrier que le CE leur avait adressé leur laissant le choix, avant
même d'honorer les frais de cantine, ce qui me fait des sommes
importantes à payer : entre 400 et 600 euros... il faudra sans doute
que je revoie tout cela puisque je n'ai pas été consultée mais
devrais-je l'être au nom de l'autonomie de l'établissement ?

Le droit de compensation du comptable s'exerce à discrétion. C'est la contrepartie logique et imparable de ta responsabilité pécunière personnelle. Le CE s'il a écrit des conneries, sans te consulter, à ses parents d'élèves, et bien ça sera son problème. Bien sûr c'est dommage si les relations sont moins bonnes avec lui, mais le fric d'abord, c'est le (sale) travail du comptable. Et après tu t'étonnes d'avoir une sale liste de créances qui fermentent ? Ca sent les subprimes, ton ER !

Il faut toutefois laisser une porte de sortie honorable : les familles toucheront l'intégralité de leur bourse... après avoir réglé l'intégralité de leurs dettes. Mais comme l'ER ne te transmet tout ça que trop tardivement, et bien compense, compense tout ce que tu peux, et déjà ton compte financier ne ressemblera pas au script de Massacre à la tronçonneuse 37.

SUCETTE a écrit:

Bonjour Brainman,

1/Je ne trouve aucun boursiers en effet dans les créances tranférées mais la dernière disquette transmise par l'ER date de septembre donc j'ai peur de ne pas être à jour des créances avant le paiement des bourses.

2/L'ER doit il donner à chaque fois une disquette de créances pour tout paiement demandés pour les trop perçus et/ou les bourses ?

3/PAr ailleurs,j'ai des crénces qui datent de l'année scolaire précédente voire plus anciennes encore (cela fait au total plus de 50000 euros et j'avoue que je suis en train de me demander si je ne vais pas demander ma mutation), avec des créances issues d'autres frais que des repas de cantines, c'est pour cela que je pointe la liste des DC.

Merci infiniment de votre aide, c'est un vrai cadeau en ces périodes de fêtes

1/ Ok
2/ L'ER doit fournir une disquette des créances à chaque reconstation, a fortiori la situation des créances doit être à jour avant le paiement des bourses, sinon, le paiment attends..

3/ C'est gigantesque, comment établis-tu ce montant ? il faut d'urgence envoyer une mise en demeure à tout ce petit monde si ce n'est déjà fait, leur laisser une quinzaine pour régler et mettre alors à l'huissier les impayés.

Bon courage!!

Brainman,
Je préfère me tromper en prenant le total des créances "en cours" qui s'affiche issu de GFC, il y a des annotations dans l'une des colonnes qui indiquent les dates des avis avant poursuites. Hélas je crois que non, je ne me trompe pas car je retrouve dans cette liste des familles qui sont coutumières des demandes d'échelonnement, Une SASU de mon ancien bahut m'avait dit qu'il suffisait de pointer les encaissements pour savoir et déduire de cette liste ceux qui ont payés, mais impossible dans la mesure où les encaissements que font l'ER sont dans un bordereau ouù les secrétaires ne cherchent pas à comprendre et mettent tout en 419XX lorsqu'il s'agit d'un paiement d'élèves quelqu'en soient les origines et nous en AC les filles saisissent du coup en encaissement élèves 419XX aussi mais uniquement le total du bordereau sans en différencier le contenu. Comment s'y retrouver ?
Hier j'étais très abattue en me demandant comment partir de là (j'y songe encore un peu) où je suis mais sachez que vos réponses dissipent un peu le brouillard. Merci

SUCETTE a écrit:

Hier j'étais très abattue en me demandant comment partir de là (j'y songe encore un peu) où je suis mais sachez que vos réponses dissipent un peu le brouillard. Merci

La toute première chose à faire dans ton cas, c'est de suivre chaque virement de bourse que tu es en train de préparer, et de systématiquement opérer une compensation lorsque tu trouves une créance à recouvrer correspondant au même responsable légal. Ca ira déjà beaucoup, beaucoup mieux.

Ce qui m'inquiète, c'est que vu les montants de bourses que tu annonces, tu es en lycée voire en lycée pro. Or les études y sont courtes à comparer des collèges, et pas d'exeat pour faire pression à la sortie. C'est pour cela qu'il faut être particulièrement méchant, pas de discussion.

De toutes manières, mes statistiques personnelles démontrent que 99% des familles vraiment à la rue telles que je les ai vues en collège ne parviennent pas à envoyer leurs enfants jusqu'au lycée (je suppose que leurs gamins garnissent les 45 000 places de prison qui font l'honneur notre Pays des Dhroits de l'Hommeu).

Vous lesmettriez plutôt au 4728 ou au 4678 les compensations dans ce cas ? (j'ai peur que ma question soit idiote)

SUCETTE a écrit:

Vous les mettriez plutôt au 4728 ou au 4678 les compensations dans ce cas ?

Houlalaaa, l'a pôs compris. Je reprends en pas-à-pas :

a) au cours du recyclage, tu auras un écran de GFC-géné avec la liste des règlements en cours. Je suggère d'imprimer cette liste, et de cocher au fur et à mesure.

b) ouvre un deuxième écran, celui de la recherche dans les créances. Utilise à donf les posibiltiés de recherche avancée, et en particulier pour te défausser de la pénible habitude du logiciel de différencier les majuscules et les minuscules, fais des recherches "avec tels caractères" dans le nom par exemple. Tu peux aussi travailler sur papier, mais apparamment dans ton cas ça fait trop de pages pour être pertinent.

c) quand tu tombes sur une créance et un paiement en cours qui coïncident, tu dois alors faire deux choses :
- un encaissement par paiement attribué au 585, compte qui sera rectifié en 4662B1 après validation de la FQE (il y a plusieurs écoles, là je t'indique ma maternelle à moi)
- modifier le paiement qui était envisagé en diminuant le montant versé voire en supprimant totalement la ligne. Pour bien suivre ton travail, sur la liste des règlements que tu coches, je suggère une couleur ou un sens de trait pour chacune de ces deux petites opérations, histoire de ne pas risquer de faire l'une sans l'autre parce que là c'est beuark.

Une autre possibilité consisterait à utiliser la compensation dans le module de paiement, en indiquant le compte à créditer, mais alors tu n'aurais plus la traçabilité des "encaissements" ainsi réalisés (une simple requête sur les encaissements au 585 et tout tombe tout rôti), ni la correction en temps réel de la liste des créances. En plus je dis ça mais je ne suis même pas certain que la case de compensation existe dans le cas d'un paiement externe.

SUCETTE a écrit:

(j'ai peur que ma question soit idiote)

Effectivement, ta question est idiote. Je t'explique le truc pour transformer une question stupide en interrogation professionnelle légitime : tu t'inscris sur le forum pour y participer de manière régulière et identifiée dans la grande communauté des N@n@rophiles. C'est un vaccin permanent et définitif contre le syndrôme aigü ou chronique de la questionidiotite .

L'intendant zonard a écrit:

- un encaissement par paiement attribué au 585, compte qui sera rectifié en 4662B1 après validation de la FQE (il y a plusieurs écoles, là je t'indique ma maternelle à moi)
- modifier le paiement qui était envisagé en diminuant le montant versé voire en supprimant totalement la ligne.

Le top du top.
Je n'utilise pas les mêmes comptes, mais je saisis également des FQE pour les compensation de créances, fonds sociaux,...
c'est le top en matière de traçabilité, rien n'est plus source d'erreur que les modifications manuelles de créances.

Cette méthode est valable à condition d'avoir une liste des créances à jour dans GFC, bien sûr.