Prix remporté par un EPLE : la poisse pour le gestionnaire ?

Bonjour,
Un EPLE remporte un prix dans le cadre d'un concours organisé par une entreprise privée. L'opération est labellisée et répertoriée dans le catalogue régional des projets pédagogiques mobilisables par les lycées.
Toutefois : 
- La participation du lycée peut-elle se faire seulement sur inscription ? Faut-il une convention (que nul n'a songé à mettre en place jusqu'à présent) ?
- Le prix est matérialisé par une promesse écrite (un email) de financer un projet de nature écologique à hauteur de 400 € HT, et comme je suppose que ce n'est pas là le visage d'une pièce comptable en bonne et due forme je me tourne vers vous : que puis-je exiger sachant que cet email est ce que j'ai obtenu de mieux de la part de cette entreprise ? (et encore : c'est la CT qui s'est fait l'intercesseur en se chargeant de le rédiger).

En effet, la consommation du prix amènera inévitablement un lien autant financier que moral qui engagera à la fois le lycée et l'entreprise : un bon de commande, un remboursement, une prise en charge du projet par l'entreprise elle-même qui fera la commande...

Oxiane Recouvreur a écrit:

Bonjour,
Un EPLE remporte un prix dans le cadre d'un concours organisé par une entreprise privée. L'opération est labellisée et répertoriée dans le catalogue régional des projets pédagogiques mobilisables par les lycées.
Toutefois : 
- La participation du lycée peut-elle se faire seulement sur inscription ? Faut-il une convention (que nul n'a songé à mettre en place jusqu'à présent) ?
- Le prix est matérialisé par une promesse écrite (un email) de financer un projet de nature écologique à hauteur de 400 € HT, et comme je suppose que ce n'est pas là le visage d'une pièce comptable en bonne et due forme je me tourne vers vous : que puis-je exiger sachant que cet email est ce que j'ai obtenu de mieux de la part de cette entreprise ? (et encore : c'est la CT qui s'est fait l'intercesseur en se chargeant de le rédiger).

En effet, la consommation du prix amènera inévitablement un lien autant financier que moral qui engagera à la fois le lycée et l'entreprise : un bon de commande, un remboursement, une prise en charge du projet par l'entreprise elle-même qui fera la commande...

Si il y a une promesse écrite et que l'entreprise verse, où est le problème? Pourquoi demander encore et encore des pièces (conventions ...)? L'agent comptable est à un tournant, à force de réclamer des PJ et PJ que ne lui demande pas la réglementation il fini par entraver le fonctionnement même des EPLE.
Pour moi cette vision de l'agent comptable est obsolète, elle n'a plu sa place dans le monde d'aujourd'hui et, fatalement, telle une relique pesante, est condamnée.

Je rappelle que la promesse écrite qui est censée engager l'entreprise privée est un email de la CT même pas formalisé, mais au moins lit-on une signature...

Bonjour
A mon sens, un versement d'une entreprise privée s'apparente à un don. Tu as déjà une promesse écrite, (commencement de preuve), cela paraît suffisant au vu de la somme en question. Il n'y a pas besoin d'une convention, car l'entreprise n'est pas partie prenante dans le projet, elle se contente de payer.
 
Tu ne l'as pas précisé, mais j'imagine que l'entreprise ne te versera l'argent que quand vous aurez fini le projet.
Il faudrait dans tous les cas savoir avant d'engager des dépenses ce qu'ils souhaitent avoir exactement comme documents pour débloquer les 400€.

Ma proposition:  dans un premier temps, prendre de l'argent en AP sur la DGF, et ouvrir une ligne pour le projet (par décision d'ordonnateur). Faire les dépenses pour le projet puis faire un compte rendu avec photos, texte et récapitulatif financier (ou tout autre doc qu'ils t'auront demandé au préalable) pour l'entreprise qui va ensuite te donner l'argent.

Encaisser l'argent (côté compta géné ce sera sur sur un compte d'attente) puis faire voter le don en CA. Après tu pourras recetter la somme qui augmentera tes recettes (mais pas tes dépenses). La recette tombera dans le fonds de roulement en fin d'année.

Ensuite soit tu fais soit une DBM pour pouvoir augmenter d'autant les dépenses dans le service AP, soit tu prends sur le disponible AP de cette année.
Comme tu es dans un lycée, j'aurais tendance à penser que tu as 400€ de disponible, ce qui peut éviter une DBM pour "pas grand chose"
Dans un collège, 400€ représentent bien plus, une DBM serait probablement pas mal.

(Ne pas oublier que la DBM ne prend pas l'argent recetté, mais bien sur le fonds de roulement. Cette somme ne sera ensuite plus disponible pour un autre prélèvement jusqu'au compte financier suivant)

Je te donne mon mode de fonctionnement, je n'ai aucune idée si c'est le bon ou pas.

Inscription au concours : à  la charge des enseignants, c'est très rare qu'il y ait une convention, sauf si le concours implique une participation financière du lycée.
Remise de prix : les enseignants vont chercher leur prix, le mail que j'ai reçu de l'organisateur du concours sert de notification (et permet l'encaissement) et je fais faire au CA un acte de don pour pouvoir recetter comme un don.

Je me prenais la tête avant à faire comme si c'était une subvention fléchée, à trouver des dépenses qui vont bien en face, mais c'est débile, car le prix est une récompense, donc il revient dans les réserves, ou si j'en ai vraiment besoin, la même année, je fais une DBM de niveau 3 pour m'en servir mais ça reste une ressource non spécifique.

Les frais de participation au sens "papier pour imprimer l'affiche", "montage du film" etc. sont à la charge du lycée (DGF).

pseudo-gestionnaire a écrit:

Tu ne l'as pas précisé, mais j'imagine que l'entreprise ne te versera l'argent que quand vous aurez fini le projet.

Pas forcément : ce peut-être aussi une prise en charge directe de la facture.

En tout état de cause je vous remercie l'une et l'autre pour vos réponses , cependant je retiens que vous ne voyez pas de risque financier particulier dans cette absence de formalisme et vos expériences semblent confirmer cette confiance alors que ça me dérange profondément, en tant que gestionnaire, dès que je dois faire le saut de la foi : et s'il l'autre se dédit pour une raison X ou Y ? - Votre projet n'est finalement pas assez écolo, - votre projet n'est pas terminé, - votre projet ne porte pas le logo de notre entreprise, - votre projet doit avoir une visibilité dans la presse, - etc. - je fais quoi, avec leurs promesses et leur mail ? Rien. Et donc j'impute sur le budget du lycée pour ces activités alors que d'autres projets auraient peut-être pu être validés à la place de celui-ci...

C'est bien pour cela que je n'impute rien sur le budget.
Les frais engagés sont purement pédagogiques, comme n'importe quel objet confectionné ou projet lambda.

J'ai également des prix où ce sont les élèves qui gagnent alors que c'est le lycée qui finance le montage du projet.

Je dois être fatigué mais je n'ai pas compris la question.
L'EPLE a reçu un prix où il y a participation à une espèce de concours ou encore s'agit-il d'un partenariat.
La réponse sera différente selon le cas.

Oxiane Recouvreur a écrit:

pseudo-gestionnaire a écrit:

Tu ne l'as pas précisé, mais j'imagine que l'entreprise ne te versera l'argent que quand vous aurez fini le projet.

Pas forcément : ce peut-être aussi une prise en charge directe de la facture.

une prise en charge directe de la facture ne peut pas passer par ton lycée. La facture doit s'adresser à l'entreprise alors. Concrètement tu leur dis ce que tu veux acheter et eux le commandent, le paient, et mettent l'adresse de livraison chez toi. Encore plus facile. A ce moment tu feras voter un don en nature.

Un mail avec une promesse est un engagement, et constitue juridiquement un commencement de preuve. Et en plus la région est une espèce de partenaire dans ce concours (si j'ai bien compris). C'est pas une question de foi.

Justement j'avais dit qu'il fallait savoir au préalable quelles étaient les conditions d'octroi. Au vu de ces conditions, tu sauras si c'est possible.

Dans le piiiiire des cas et si on veut absolument être pessimiste, vous aurez dépensé 400€ pour un projet écolo, avec des élèves qui se seront emparés de cette thématique quand même importante et pédagogiquement intéressante. Personnellement je ne vois que du win win!

C'est mon sentiment aussi.

volcan a écrit:

Je dois être fatigué mais je n'ai pas compris la question.
L'EPLE a reçu un prix où il y a participation à une espèce de concours ou encore s'agit-il d'un partenariat.
La réponse sera différente selon le cas.

Le partenariat lie d'abord la Région et l'entreprise sur le thème des économies d'énergie.
Ce partenariat est validé par les services académiques pour que des intervenants issus de la Région et de l'entreprise mènent des actions pédagogiques conjointes auprès des classes, en liaison avec les professeurs qui le souhaitent.
L'une de ces actions est un concours entre plusieurs lycées. 

Pseudo-gestionnaire a raison sur le win-win mais je préfère savoir à quoi m'en tenir sur la manière de gérer ce gain. Quand j'ai pas de document bien carré j'ai l'impression de ne pas avoir la main sur ce qui arrive, or j'aime savoir expliquer ce qui advient - surtout en cas de déboire et de contretemps.

Oxiane Recouvreur a écrit:

volcan a écrit:

Je dois être fatigué mais je n'ai pas compris la question.
L'EPLE a reçu un prix où il y a participation à une espèce de concours ou encore s'agit-il d'un partenariat.
La réponse sera différente selon le cas.

Le partenariat lie d'abord la Région et l'entreprise sur le thème des économies d'énergie.
Ce partenariat est validé par les services académiques pour que des intervenants issus de la Région et de l'entreprise mènent des actions pédagogiques conjointes auprès des classes, en liaison avec les professeurs qui le souhaitent.
L'une de ces actions est un concours entre plusieurs lycées.

souligné en bleu par moi
S'il y a intervention physique d'humains (autres que les profs/personnel de votre lycée) dans le lycée avec nos chères têtes blondes, rousses, brunes et bleues, ce n'est plus la même chose.
Si c'est juste une énumération des actions possibles mais qui ne vous concerne pas, oublie ce que je viens de dire!

Oxiane Recouvreur a écrit:

L'une de ces actions est un concours entre plusieurs lycées.

Si j'ai bien compris.
Il y a une sorte de concours et un gagnant. Le plus simple et qui ne pose aucune difficulté comptable c'est :
- un projet pédagogique dont les dépenses sont imputées en AP
- si le bahut gagne quelque chose on fait voter l'acceptation de ce don et son affectation en AP.

En cas de récompense le bahut n'a rien gagné ni perdu, sans récompense il a financé un projet pédagogique sur ses crédits.

J'ai manqué de précision sur l'une des deux modalités d'attribution du prix : 
Le montant est accordé au vainqueur sous réserve qu'il développe un projet de nature écologique. L'entreprise verse alors le montant au lycée sur présentation de la facture OU prend en charge directement la facture si elle ne dépasse pas 400 € HT.
Le lycée gagnant ne fait rien ? Il ne reçoit rien.
Le lycée gagnant entreprend de concrétiser un projet écologique ? Il reçoit l'aide.

Les questions portaient sur l'absence de pièce : 
1/ Comment justifier un don à partir d'un seul email dont la provenance induit la confusion ? (qui est vraiment le payeur = qui s'engage ? l'entreprise, comme cela semblait être le cas ? ou la Région, parce que c'est elle qui signe le mail ?) 
Les réponses indiquent : on justifie après coup au CA sur la base des pièces que j'aurai à ce moment-là (la facture + l'email qui fait vraisemblablement foi, mais je vous assure qu'il tient de l'improvisation, du style "oui c kom on vous a dis vous pouvé utilisez ce mél pour valoir. Signé : Robin des Bois").

2/ Si c'est le lycée qui fait l'EJ est-il avisé de le faire sur la base d'une promesse ? A priori oui (le win win), mais il y a une part de crédulité. Est-ce bien dans les règles de l'art ?
Les réponses sous-entendent un léger 'OSEF' mais c'est peut-être un effet de ma propre fatigue ?

Pour moi soit la proposition semble intéressante et le bahut se lance sans rien attendre en retour mais juste parce que c'est une idée de projet pédagogique ; et il le fait indépendamment de toute perspectif de prix ou de récompense.
Après s'il s'avère qu'à l'arrivée il touche 400 € et bien ce sera traité comme un don tout simplement. Il attend la notification du versement pour passer ce don au CA.

Les établissements participent à quantité de concours de ce style où ils inscrivent des élèves. C'est un projet pédagogique classique. Le bahut participe, il ne gagne rien... pas grave il a financé un projet parmi les autres. Et si à l'arrivée il reçoit parfois un chèque parce qu'ils sont arrivés dans les premiers, cela se traite alors par l'acceptation d'un don.

En conclusion le bahut qui souhaite participer traite ça comme un bon de commande classique pour un projet classique sans prise en charge extérieure ; et si à l'arrivée il y a quelque chose c'est un don.