Base logiciel cantine

Bonjour,

Je suis secrétaire de gestion (depuis cette année) dans un collège d'environ 550 élèves DP et 30 personnels commensaux.
Le gestionnaire est absent depuis la rentrée (présent 2 jours, absent 4, présent 1 jour, absent 7...)
Je reprends en main et découvre Turboself et sa base financière qui n'est pas du tout à jour :
- commensaux partis qui ont des dettes
- commensaux partis qui ont des avances

Certains sont partis depuis près de 5 ans !

Je ne sais absolument pas quoi faire pour régulariser cette situation.
Le gestionnaire, quand il est là, non plus.
J'aimerais avoir une base propre.
Même si c'est peut-être ce que je vais devoir faire, je me vois mal réclamer des sommes ridicules (ou pas) à un personnel parti il y a 5 ans, même 1 an.

Idem pour les avances : que faire, et comment ?

D'avance merci pour votre aide (l'agent comptable n'a "pas que ça à faire", paraît-il). Nous n'avons jamais abordé cette problématique en formation.

Techniquement, tant qu'il reste de l'argent sur le compte Turbise, tu ne peux rien faire : les comptes restent ouverts, on en a dans tous les établissements.

Le fait est que si les avances sont supérieures à 8 €, il y avait obligation de les rembourser. Donc il faut attendre la déchéance quadriennale. Si effectivement, il y a déchéance quadriennale, il est possible de faire des opérations d'annulation sur les uns comme sur les autres, mais il faut être très prudent avec ça.

Si l'avance est inférieure à 8 €, tu dois pouvoir les intégrer par un OR exceptionnelle, même avant les 5 ans. Et les repasser à 0 dans Turbise une fois l'OR fait par un mouvement interne.
Pour ça il faut voir avec ton comptable, qui devra être ton support.

Pour les comptes en négatif, ce n'est absolument pas normal. C'est même choquant. Les repas sont payables d'avance pour les commensaux. C'est la règle absolue.

Donc, il te reste une solution, c'est d'utiliser l'argent des avances de plus de cinq ans pour faire des transferts pour combler les trous.
Ce n'est pas du travail propre non plus. C'est du sagouinage de première, mais ta base est déjà sagouinée par des mauvaises pratiques dans les années antérieures, donc ça ne changera pas grand chose... 

Dans tous les cas, ne fais rien sans l'aval de ton chef d'établissement et de ton agent comptable (qui est ton meilleur support sur ces questions), en l'absence du gestionnaire.
Retrace toutes les opérations très clairement pour que ton gestionnaire comprenne ce que tu proposes.

- Pour les comptes en positifs, il faut envoyer un mail/courrier demandant un RIB pour procéder au remboursement. Suite à cette demande, pour les montants inférieurs à 8 €, OR après 3 mois si pas de réponse, si supérieur à 8 €, déchéance quadriennale à partir de la date du courrier,
- pour les comptes en négatifs, commencer par écrire en précisant le reste dû et en demandant de régulariser la situation au plus vite
- dans tous les cas lister les personnes que l'on ne peut plus contacter (pour les personnels état vérifier déjà dans l'annuaire académique d'eduline si on ne trouve pas leur nouvelle affectation). Cette liste devrait faire l'objet d'un traitement spécifique et ça passera surement par un CA.

Merci à vous deux pour ces réponses claires.
Il va falloir que l'agent comptable accepte de m'aider.

Pour les comptes en négatif je vais me débrouiller pour retrouver la trace des personnels, sinon je ferai comme décrit.

J'ai une question pour les ordres de recettes sur comptes positifs : "Pour les comptes en positifs, il faut envoyer un mail/courrier demandant un RIB pour procéder au remboursement. Suite à cette demande, pour les montants inférieurs à 8 €, OR après 3 mois si pas de réponse"

Il y a certainement déjà eu un Or lié à l'encaissement des sommes au moment de la vente  ? Je vais chercher dans les archives.
Si on fait un autre Or, cela ne signifie-t-il pas qu'on attend (de nouveau) cette somme ?
A moins que cela soit une écriture pour passer d'un compte à un autre ?

Je regrette de paraître novice mais je le suis. Et j'avoue pédaler dans la semoule.

Normalement les OR sont faits sur la base des repas consommés, pas sur la base des repas vendus (à la différence des tickets repas).
Tes comptes en positif correspondent donc à des avances qui n'ont pas fait l'objet d'un OR.

Normalement les OR sont faits sur la base des repas consommés, pas sur la base des repas vendus (à la différence des tickets repas).


Merci pour cette réponse Maitre Corbeau.
Comment puis-je vérifier cela ? Je n'ai plus accès aux passages au self des années précédentes dans Turboself. J'ai un peu regardé dans les archives, tout est bien classé, mais il n'y a rien qui peut m'aider, sauf en effet des Or pour encaissement des règlements.
Imaginons que les Or correspondent aux "repas vendus". Existe-t-il une solution légale pour arranger cette situation ?

(Je risque ne plus pouvoir vous répondre avant ce soir ou demain matin, je prends le volant pour plusieurs heures de route)

Regarde les OR de l'an dernier.
La pièce justificative te donnera l'odeur de ta "base légale" : encaissement ou consommation...

Je mets des pincettes autour de base légale, car Volcan saura nous le rappeler : les OR Turbise sur les encaissements, ce n'est pas "légal" ni légitime du tout.

L'AC saura te le dire sans passer par la case expédition aux archives soit il a un compte d'avances pour les repas commensaux et cela signifie que les recettes sont faites sur les consommations soit il n'en a pas et cela signifie que les recettes sont faites sur la base des encaissements.
Dans ce dernier cas, la situation est anormale et tu pourras la rétablir simplement avec l'aide de ton AC (en gros, en fin d'exercice, il faut faire un OAR du montant global des avances disponibles sur l'ensemble des porte monnaies, pas bien sorcier).