Arborescence fichiers informatiques et dematérialisation

Bonjour

Avec mes collègues (en ER), on souhaite se lancer dans la dématérialisation des PJ de compta (mandats, OR,..).
Je me pose les questions suivantes :
hormis l'original (qui est toujours édité pour transfert à l'AC) faut il conserver quand même un ex.papier ?
quelle arborescence utilisez vous =
AP, ALO, et cpte ? ou cpte seul ? ou par n° de mdt (chronologiquement)?

Merci à vous !

Ici fin du triplicata absurde. Un exemplaire en agence et un en ER.
De mon côté je numérise tous les bordereaux ( OR, mandats...) avec les DBM et OREV, les AOR, les ORR...
Un dossier par année, un sous dossier par type d’opérations ( mandat,or...) avec le numéro de bordereau en doublant par une sauvegarde sur un DD externe RAID

Pour le travail, par BJ pendant l'année sous la forme : 
Dossier : BJ 1
Fichier : Mdt 12=AP-6013
Si dans l'année tu dois vérifier le contenu du mandat 12, tu recherches sur Mdt 12 et tu le trouves directement.

Pourquoi les dossiers par BJ, parce que quand on fait les questions-réponses avec l'agence comptable, j'ai tous les mandats dans le même dossier. Sinon, ça ne sert strictement à rien.

Pour l'archivage, par service-compte comme des archives normales.
Pour le constituer, il suffit de faire une recherche sur tous les fichiers incluant AP-6013 et tu peux les déplacer d'un seul coup, là où il faut.

Xena a écrit:

Pour le travail, par BJ pendant l'année sous la forme : 
Dossier : BJ 1
Fichier : Mdt 12=AP-6013
Si dans l'année tu dois vérifier le contenu du mandat 12, tu recherches sur Mdt 12 et tu le trouves directement.

Pourquoi les dossiers par BJ, parce que quand on fait les questions-réponses avec l'agence comptable, j'ai tous les mandats dans le même dossier. Sinon, ça ne sert strictement à rien.

Pour l'archivage, par service-compte comme des archives normales.
Pour le constituer, il suffit de faire une recherche sur tous les fichiers incluant AP-6013 et tu peux les déplacer d'un seul coup, là où il faut.

Je classais par compte moi aussi, mais plus depuis 2020. C'était lourd pour le scan, alors que maintenant on scanne par bordereau.
J'enregistre chaque année les historiques de mandat, or, etc., pour pouvoir faire la recherche du numéro de pièce dans le pdf.

Voici ma structure :


0-Budget

1- Mandats



2- Ordres de recette
...

garfield03 a écrit:

Xena a écrit:

Pour le travail, par BJ pendant l'année sous la forme : 
Dossier : BJ 1
Fichier : Mdt 12=AP-6013
Si dans l'année tu dois vérifier le contenu du mandat 12, tu recherches sur Mdt 12 et tu le trouves directement.

Pourquoi les dossiers par BJ, parce que quand on fait les questions-réponses avec l'agence comptable, j'ai tous les mandats dans le même dossier. Sinon, ça ne sert strictement à rien.

Pour l'archivage, par service-compte comme des archives normales.
Pour le constituer, il suffit de faire une recherche sur tous les fichiers incluant AP-6013 et tu peux les déplacer d'un seul coup, là où il faut.

Je classais par compte moi aussi, mais plus depuis 2020. C'était lourd pour le scan, alors que maintenant on scanne par bordereau.
J'enregistre chaque année les historiques de mandat, or, etc., pour pouvoir faire la recherche du numéro de pièce dans le pdf.

Voici ma structure :


0-Budget

1- Mandats



2- Ordres de recette
...

Qu'est ce que c'est beau

je fais ça aussi depuis l'année dernière avec quasiment la même arborescence que garfield (c'est un repaire de matous ici  )
avec plusieurs sauvegardes sur différents supports sauf que je ne garde plus du tout de papier. l'original est donné à l'AC et puis c'est tout

Merci à vous pour toutes ces réponses

Bonnes fêtes !