Lecture balance : 1ère étape

Bonjour. Je suis en train de consulter la balance du collège et je débute ( nouveau gestionnaire). Pouvez-vous me dire ce qu'il faut d'abord regarder, quelle est la première étape ? Merci pour ceux/celles qui pourraient m'aider.

Je ne sais pas si c'est la bonne marche à suivre (nouvelle gestionnaire aussi) mais la première chose que je regarde est l'équilibre des comptes. Quand j'ai un déséquilibre, c'est que j'ai oublié de passer une écriture.

Ca fait longtemps que je n'ai plus fait mumuse avec GFC mais il me semble qu'il est impossible d'avoir une balance déséquilibrée.

A examiner en premier, les comptes 46... et 47... qui sont des comptes d'attentes pour savoir à quoi ils correspondent. Ce sont souvent des mandats ou OR en attente et à faire. Après, tout ce qui concerne les familles (bourses créances de cantine).

Le 515 aussi, pour savoir s'il y a des sous.

Ca peut déjà bien occuper.

Poporc a écrit:

Ca fait longtemps que je n'ai plus fait mumuse avec GFC mais il me semble qu'il est impossible d'avoir une balance déséquilibrée.

j'imagine que la collègue (peu à même de la terminologie) parle des débits et des crédits...

Poporc a écrit:

A examiner en premier, les comptes 46... et 47... qui sont des comptes d'attentes pour savoir à quoi ils correspondent. Ce sont souvent des mandats ou OR en attente et à faire. Après, tout ce qui concerne les familles (bourses créances de cantine).

Si les 46 et 47 sont créditeurs, c'est qu'il y a des OR à faire ou des sommes à payer..
Si le 46  (surtout le 4632) est débiteur c'est que c'est à l'AC d'encaisser

Poporc a écrit:

Le 515 aussi, pour savoir s'il y a des sous.

le GM malgré toute sa bonne volonté ne pourra jamais voir si le 5151 de sa balance est égale au solde de son DFTnet

Poporc a écrit:

Ca peut déjà bien occuper.

]
ça occupe mais je vois pas à quoi ça sert
je travaille très bien avec mes GM et je ne leur donne jamais de balance
par contre ils ont un EDS développé régulièrement

Il existe un bon outil : le guide de la balance de l'académie d'Aix-Marseille que l'on trouve sur le site intendance03.

Bozinchu a écrit:

(...)je travaille très bien avec mes GM et je ne leur donne jamais de balance
par contre ils ont un EDS développé régulièrement

On est d'accord. Je ne vois pas l'intérêt de la balance.
Les eds chaque semaine, les fqe au fil de l'eau et le relevé dft mensuel suffisent.

Et puis on peut se voir à l'agence comptable pour faire le rapprochement compta ordo et compta générale.

C'est le meilleur moyen selon moi de faire progresser le collègue qui appréhendra mieux l'articulation des deux comptas.

Et c'est aussi le meilleur moyen pour le comptable de s'assurer que le boulot se fasse en préscrivant quelquels actions corretives.

Quelques éléments pour un.e débutant.e :

- seule la balance de la classe 4 est pertinente, le reste n'est pas vraiment opérationnel pour un gestionnaire, ou en tout cas c'est pas là que l'on apprendra des choses quand on aborde seulement le sujet

- le comptable peut sortir la balance niveau détail ou niveau total : les débutants n'essayez pas de vous frotter au niveau détail, il y a trois fois plus de colonnes et vous vous y perdrez, et surtout vous perdez les intitulés des comptes, ça rend le bouzin totalement hermétique

- si donc l'on ne s'intéresse qu'à la classe 4, alors il est possible de la lire en pensant de manière aussi fruste que quite: Débit y en a pas bon, c'est l'argent qu'on vous doit, les factures impayées, les dépenses avant ordonnancement pas encore mandatées ; et Crédit miam-miam, ça bons sous dispo pour faire des ordres de recettes.

- comme déjà évoqué par Nicolas, l'état de développement des soldes, proprement tenu par une agence comptable qui sait bosser, est infiniment plus pertinent.

Cela va sans dire et cela va mieux en le disant, surtout pour les débutant.e.s, les états de développement des soldes qui doivent être régulièrement transmis par l'agence comptable, sont en fait une balance de la classe 4 avec une explication de chaque solde.

Je suis GM et mon AC me transmet la balance et les EDS tous les mois. Ayant accès à DFT en mode consultation du compte trésor, je peux voir combien de trésorerie j'ai. L'intérêt c'est surtout de pouvoir anticiper des erreurs d'encaissements de l'AC sur des virements pas forcément clairs de certaines familles et lorsqu'il y a plusieurs créances au même nom (ou encore dans le cas d'homonymes).

Bozinchu a écrit:

Poporc a écrit:

Ca fait longtemps que je n'ai plus fait mumuse avec GFC mais il me semble qu'il est impossible d'avoir une balance déséquilibrée.

j'imagine que la collègue (peu à même de la terminologie) parle des débits et des crédits...

Mais ça va toujours mieux en le rappelant et évite des malentendus futurs.

Bozinchu a écrit:

Poporc a écrit:

A examiner en premier, les comptes 46... et 47... qui sont des comptes d'attentes pour savoir à quoi ils correspondent. Ce sont souvent des mandats ou OR en attente et à faire. Après, tout ce qui concerne les familles (bourses créances de cantine).

Si les 46 et 47 sont créditeurs, c'est qu'il y a des OR à faire ou des sommes à payer..
Si le 46  (surtout le 4632) est débiteur c'est que c'est à l'AC d'encaisser

Bozinchu a écrit:

Poporc a écrit:

Le 515 aussi, pour savoir s'il y a des sous.

le GM malgré toute sa bonne volonté ne pourra jamais voir si le 5151 de sa balance est égale au solde de son DFTnet

Si la gestion est au carré, le dernier solde du 515 est relativement pertinent même s'il n'est pas à jour au jour J

Bozinchu a écrit:

Poporc a écrit:

Ca peut déjà bien occuper.

ça occupe mais je vois pas à quoi ça sert
je travaille très bien avec mes GM et je ne leur donne jamais de balance
par contre ils ont un EDS développé régulièrement

Mon cher ami Corse, je n'ai aucun doute sur la qualité de tes relations avec tes gestionnaires.
Mais pour ma part, je transmettais la balance à mes gestionnaires et la réclamais quand j'ai été dans cette fonction. Il va de soi qu'elle peut être utilement accompagnée par le développement des soldes mais si un gestionnaire confirmé est capable de retrouver ses petits assez facilement à partir d'une simple balance et d'un EDS un peu ancien (je ne dis pas de plusieurs années).
Elle peut surtout être particulièrement nécessaire pour le suivi de certaines subventions un peu tordues gérées en CAP/PAR (j'ai eu ça dans un GRETA par exemple).
Mais en disposer de façon régulière permet aussi de suivre et d'effectuer les opérations de gestion dans les délais rapides. Et tout cela s'effectue en bonne intelligence et permet de soulager aussi le comptable de rappels inutiles.[/quote]

Un avis (pour ce qu'il vaut): une balance classe 4 régulière, c'est quand même très bien pour suivre ses OR et pouvoir les faire au fil de l'eau. C'est aussi le trait d'union entre compta bud et compta géné, dont l'existence ne saute pas toujours aux yeux, pour des raisons diverses, de certains collègues...

(ce qui peut aller aussi dans l'autre sens: il m'est arrivé de demander des fiches de compte pour comprendre le pourquoi du comment de certaines demandes de l'AC, pour m'apercevoir au final que certaines opérations avaient été passées par erreur en compta géné, et que l'on me demandait des trucs qui n'avaient pas lieu d'être).

Patagonia a écrit:

Je suis GM et mon AC me transmet la balance et les EDS tous les mois. Ayant accès à DFT en mode consultation du compte trésor...

Voilà, tout est dit.

Non, pas tout : chez moi les EDDS sont tous OK tous les jours. Je ne les envoie pas aux gestionnaires, je leur remets sur leur clé USB quand ils quittent l'agence comptable à leur visite hebdomadaire ; et si je l'envoie par courriel, c'est avec copie à l'ordonnateur. Parce qu'un EDDS proprement tenu, c'est un document que tout CE raisonnablement malin peut comprendre et exploiter.

Poporc a écrit:

Mais pour ma part, je transmettais la balance à mes gestionnaires et la réclamais quand j'ai été dans cette fonction. Il va de soi qu'elle peut être utilement accompagnée par le développement des soldes mais si un gestionnaire confirmé est capable de retrouver ses petits assez facilement à partir d'une simple balance et d'un EDS un peu ancien (je ne dis pas de plusieurs années).

États de développement des soldes = balance de classe 4 et 5 expliquée.

La bonne pratique 'standard' est :

1. Comme le dit l'IZ, des états de développement des soldes actualisés par l'agence comptable à chaque opération qui impacte la classe 4 ou 5  (cela n'a rien de fastidieux et on a l'esprit tranquille car tous les soldes sont développés en permanence)

2. Transmission de ces développements de soldes au moins de manière bimensuelle (hebdomadaire c'est mieux). Ou comme l'évoque ATCQ au cours de l'échange avec le GM car ces états de développements de soldes sont un bon moyen pour faire le lien entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale, notamment pour les débutant.e.s.

3. Un accès du GM au compte trésor (DFT) en consultation est un plus indéniable.