Maîtrise comptable : édition et stockage des documents et fichiers comptables

Pour celles et ceux que cela pourrait intéresser, à partir des outils proposés par l'IZ et d'autres (je pense notamment à Agathe concernant la numérisation, à des articles de l'AJI et à une agence comptable voisine) je me suis fait un petit récapitulatif des éditions et du stockage au niveau de notre agence comptable (papier + informatique)

Les objectifs étant :

• la réduction des éditions papier et donc des archives
  
• le gain de temps
  
• le renforcement du CIC existant
  
• la formalisation d’un regard hebdomadaire de l'AC
  
• le renforcement d’une organisation et d’un fonctionnement communs pour perturber le moins possible la continuité de service.
  
• l’amélioration de l’archivage de l’agence comptable, notamment sur le plan informatique.
  

C'est pas totalement terminé mais vu qu'on commence un nouvel exercice bientôt, je partage car cela peut servir autant que cela m'a servi
Et je peux dire que cela m'a déjà beaucoup, beaucoup servi

http://intendancezone.net/spip.php?article980

Le plus difficile dans cette démarche, c'est d'arriver à motiver les troupes et à convaincre les récalcitrants...
Techniquement on a des solutions abouties.
Juste pour rire, j'ai fait un grand nettoyage dans les archives de mon Greta durant ces vacances.
J'ai retrouvé, entre autre chose, les DK de paiement pour les années 90
Cela veut dire que les dites DK ont été faites en double à l'époque
Et surtout que plus de 20 ans après on gère des montagnes de trucs inutiles

Bozinchu a écrit:

Le plus difficile dans cette démarche, c'est d'arriver à motiver les troupes et à convaincre les récalcitrants...

Effectivement, le management est déterminant dans ces démarches ... d'où un travail préparatoire afin de montrer l'intérêt partagé et le fait de faire venir les GM une fois par semaine avec leurs opérations à l'agence comptable ...
Le plus dur est de faire changer les habitudes sans trop faire stresser les collègues ... donc, beaucoup d’échanges préalables ... et faut être totalement sûr de son coup histoire de ne pas avoir à faire piteusement un retour à la case départ en plein exercice ... ça fait bientôt deux mois que je rumine et rerumine le truc tous les jours ... et il est pas finalisé ...

Mais le fait de vendre une boite à archive par an et par EPLE, çà parle ... çà, et le fait de supprimer la copie papier des montagnes de mandats du SRH (et des autres services d'ailleurs ), les collègues adorent ... plusieurs agents comptables (beaucoup?) l'ont déjà fait depuis longtemps ceci dit  

Bozinchu a écrit:

Et surtout que plus de 20 ans après on gère des montagnes de trucs inutiles

Tout à fait ... et vu les quantités éléphantesque de documents stockés la recherche tient souvent de la spéléologie administrative

Bon pis ça nous prépare au grand chambardement d'Op@le ...

Merci pour le partage Nicolas

Merci. Je regarde si ça peut m'aider sachant que c'est le bordel dans l'archivage chez moi (que je viens d'arriver) et que l'an dernier en février l'AC a changé de bureau (ce qui est totalement idiot car elle ferme cet été).
Si je peux me faciliter la vie et celle de mes collègues de la nvelle AC je prends !

C'est quoi les états de non-conformité ? Les vérifications périodiques ? Si non, ces dernières faut aussi les archiver pour ton CIC.