Bonnes pratiques de gestion des applications de gestion des accès au self.

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Concordance TS/GC/ALS et GFC

Les larges souplesses offertes par les logiciels de comptabilité auxiliaires et en particulier ceux relatifs aux suivi des ’comptes ou porte monnaies’ des commensaux peuvent très facilement générer des discordances avec les applications comptables de référence (aujourd’hui GFC, demain Op@le).

En conséquence, il convient d’établir plusieurs bonnes pratiques ou règles de fonctionnement.

1. La première repose sur le fait que toute opération dans TS/GC/ALS ou GEC a des conséquences comptables. Ainsi, pour chaque action financière dans TS/GC/ALS, il est indispensable d’assurer l’opération comptable correspondante le plus rapidement possible (le même jour ou au plus tard dans la semaine) dans GFC.

Par exemple, un encaissement saisi dans TS/GC/ALS doit être saisi au plus vite dans la régie ou à l’agence comptable ; un remboursement ne peut être effectué par l’agence comptable que si il a été validé dans TS/GC/ALS etc …

2. La deuxième est basée sur le fait que des discordances peuvent aisément survenir (ne serait-ce que par une erreur de saisie de compte par exemple). Afin de limiter le temps de recherche il est indispensable d’éditer des états des soldes des différents comptes en fin de mois afin de pouvoir identifier la présence ou non d’une discordance entre GFC et Turbo self.

En effet, les soldes des comptes qui retracent les achats et les consommations de repas varient sans cesse et il faut pouvoir comparer l’état des comptabilités des deux outils de manière régulière.

Déposer sur le drive de l’agence comptable, le dernier jour de fonctionnement du mois :
- l’état des repas consommés du 1er au dernier jour du mois,
-      les soldes des comptes/porte-monnaies des commensaux au dernier jour du mois ,
- l’état récapitulatif des cartes jetables.

Ensuite, ne plus effectuer d’opération dans TS/GC/ALS pour le mois. La régie doit être arrêtée et transmise  pour éviter tout décalage.

3. Identifier les encaissements dans GFC : dans le cas où les encaissements sont tous resaisis dans la régie, bien faire apparaître le nom de la personne destinataire au niveau des références des encaissements – on doit pouvoir savoir à quelle carte un encaissement est destiné afin de pouvoir faire des pointages si nécessaire.

4. Eviter voir supprimer l’utilisation des cartes jetables qui sont très souvent une source d’erreur

5. Bannir tout transfert entre porte-monnaies. Sauf cas exceptionnel (transfert entre membres d’une même fratrie ou entre parent et enfant avec un même débiteur et sur demande) et en informant au préalable l’agence comptable.

Nicolas, c'est intéressant, mais àmha ton propos a plus sa place sur une base d'informations que sur un forum de discussion. Par exemple sur l'IZ...

En plus, sur mon site on peut citer les marques comme on veut (m'en fous je gère le truc), mettre des captures d'écran pour se faire comprendre...

J'ai enlevé les marques
Par contre avant de partager, je soumets aux regards affûtés et sagaces du forum

OK? Je suis en profond désaccord avec ton point 3. C'est une double saisie chronophage, abrutissante, dans laquelle il y aura par principe des erreurs qui mettront la tête à l'envers des gens voulant faire des pointages. Il ne faut jamais agir comme cela, mais mettre en place des contrôles de cohérence basés justement sur l'unicité des informations et leur consolidation à l'étage supérieur.

Je suis bien d'accord, c'est suite à des erreurs à répétition que cette pratique a émané des ER.
Sachant que ce sont quelques encaissements (5 maxi) par jour
Mais suite à ta remarque sagace je modifie le point 3