Archives comptable : échanges de pratiques

L'Agent comptable est seul responsable de la conservation des PJ.
Vous exigez donc que vous soient transmises en original et en duplicata toutes les PJ au fur et à mesure de leur prise en charge que vous gardez à l'Agence ?
Des collègues semblent laisser aux eple rattachés la conservation des doubles parfois même des originaux...
Vos avis m'intéressent
merci

Originaux à l'agence ; duplicatas dans les établissements.... c'est quand même plus facile pour eux pour recherche, consultation et réponse fournisseur.
Et surtout qu'on ne vienne pas me parler de triplicata. Mais l'IZ répondra sans doute avec raison : scan des mandats et archivage numérique.

Effectivement volcan, avec quelques années de retard sur de véritables innovateurs comme la brebis punk, j'ai adopté la démat' des duplicata. Il n'y a plus qu'un exemplaire de la comptabilité, qu'on scanne. Le gestionnaire et le comptable conservent les scans, et à l'aide des historiques et listes fournis dans GFC, toutes les recherches sont simples et plus efficaces que sur des jeux papier.

Personnellement j'ai toujours considéré que pour un comptable, compter sur l'ER pour conserver le duplicata qui me sert d'assurance-vie, c'est une dangereuse ânerie. Avec la démat', je n'ai même plus à m'inquiéter des stupidités que pourrait commettre mon prédécesseur quand je quitte un poste, j'emporte tout dans une clé USB.

Dans mon bureau, j'ai pu supprimer deux armoires (en prenant un ER de plus au passage). Le local d'archives redevient graduellement un endroit fréquentable, les bureaux de mes collaborateurs aussi. Je respire infiniment moins de papier. Et on se prépare à la dématérialisation pleine et entière pour après-demain.

A noter que des gestionnaires ont continué un certain temps (encore maintenant ?) à tenir un dupli chez eux, en cachette. Je fais un effort surhumain pour ne pas commenter.

 

Sans oublier la tendinite due à l'agrafage...et au dégrafage.

Originaux et duplicatas à l'agence
In fine l'agence conserve le duplicata jusqu'aux quitus...

Bien entendu la solution de l'archivage numérique des duplicatas est LA solution qu'il convient de mettre en pratique le plus tôt possible. Des duplicatas parce qu'il y a souvent DES PJ qui sont mises avec le double mais pas avec l'original.

Notre AC exige l'original et le duplicata à l'agence comptable + le triplicata au collège! La tout bien différencié, mais évidement avec les tampons précisant le n° de mdt+la répartition budgétaire sur chaque facture de chaque exemplaire!

Il me l'a justifié en me disant que c'était dans la M9-6 .... il y a des combats perdus d'avance.

capucine a écrit:

Il me l'a justifié en me disant que c'était dans la M9-6 ....

LOL, il peut te citer le N° de rubrique ?

Ce genre d'attitude mérite une franche et nette incoopération. "Oublier" systématiquement les tampons débiles, ne pas produire le tripli monstrueux d'inutilité. Avec le soutien du chef d'établissement ravi d'avoir un gestionnaire qui puisse gérer autre chose que du papier...

Bonjour, tout ça c'est bien gentil quand tout tourne rond, que vous n'avez pas des collègues qui paniquent à l'idée d’utiliser la clé USB, de créer un fichier sur son PC.
Que l'agence comptable est pérenne, que vous n'avez pas à faire des recherches sur x années dans un bahut à  plus d'une heure de route.

Bien contente d'avoir trouvé des duplis dans l'agence comptable, parce que si je devais à chaque fois que j'en avais besoin faire le tour des bahuts pour fouiner dans les archives .

Vous me direz : ah mais y avait ka ... si c'était aussi simple.
 Après je n'exige pas le tampon à gauche, le RIB surligné en rose, le tarif souligné en rouge,la signature en bas à 3 cm de la feuille.

TiTI a écrit:

Bonjour, tout ça c'est bien gentil quand tout tourne rond, que vous n'avez pas des collègues qui paniquent à l'idée d’utiliser la clé USB, de créer un fichier sur son PC.
Que l'agence comptable est pérenne, que vous n'avez pas à faire des recherches sur x années dans un bahut à  plus d'une heure de route.

Bien contente d'avoir trouvé des duplis dans l'agence comptable, parce que si je devais à chaque fois que j'en avais besoin faire le tour des bahuts pour fouiner dans les archives .

Mais du fin d'où tu es ou de la plus grande mégapole de France, un scan pdf (je ne sais plus quel version de pdf il faut choisir) aurait permis de faire toutes tes recherches assis confortablement dans ton fauteuil en 30 secondes en appuyant sur ctrl+F. Bien sûr tu n'aurais pas pu te couper avec le papier ni sentir cette odeur particulière du vieux papier humide.

Je crois cher EPLE que tu ne comprends pas que dans certains bahuts il y a des personnes qui ont de vrais soucis avec "la technologie", j'ai beau parler gentiment, expliquer sur place, quant au format pdf je me souviens l'avoir introduit en Creuse en 2007 dans un grand bahut, c'était l'époque où on me prenait pour une imbécile quand je parlais de désherbage thermique...

Ici on pratique de la façon suivante : les gestionnaires portent leurs écritures papier sans agrafage en 1 exemplaire original. Après la prise en charge par l'agence comptable, on scanne les originaux. Je ne sais pas si les collègues gestionnaires gardent un exemplaire papier dans leur établissement.

TiTI a écrit:

Je crois cher EPLE que tu ne comprends pas que dans certains bahuts il y a des personnes qui ont de vrais soucis avec "la technologie", j'ai beau parler gentiment, expliquer sur place, quant au format pdf je me souviens l'avoir introduit en Creuse en 2007 dans un grand bahut, c'était l'époque où on me prenait pour une imbécile quand je parlais de désherbage thermique...

ça fait longtemps que je l'ai compris et le vit malheureusement tous les jours. J'expliquais aujourd'hui même que le recueil des actes du CA/CE n'a plus de raison d'être papier depuis Demac't mais je n'ai pas rencontré un grand succès.
Du pdf en Creuse en 2007 et tu t'étonnes d'être incomprise ? Mais je te rassure (ou pas) depuis cet introduction en avance sur son temps, la "technologie" ne s'est pas plus diffusée chez les voisins de la Creuse.