Avance ou régie pour frais de déplacement

Bonjour,

nous avons des professeurs qui partent en visite de stage à l'étranger. L'un d'eux nous demande une régie car il aura des frais sur place.
Est-ce qu'on peut ou est-ce que les régies sont réservées aux voyages? N'y a t-il que l'avance à 75 % comme option pour des frais de mission comme ça?
Merci de votre aide

Pas de régie mais une avance effectivement.
Après attention à ce qu'il appelle "frais sur place" ; les frais de déplacements ne couvrent que certaines dépenses.... on ne paye pas les "extras" du prof.

Tu peux aussi lui payer ses hébergements depuis la France, et ses frais de déplacements, pour limiter au maxi les motifs de remboursement.

Et l'enseignant doit fournir un "état de frais provisoire" avec son ordre de mission... ce qui permettra de contrôler a priori les "frais sur place" et lui dire que le mojito du soir ne sera pas être pris en charge...

Merci pour ces précisions. Je connais bien ce prof qui est plutôt sérieux. Je ne suis pas sûre qu'on ait systématiquement utilisé l'avance. Jamais de régie en tout cas, on remboursait en général au retour des professeurs.
On pensait calculer à 158.22 € (forfait Norvège) * nombre de jours *75%.

Après on peut lui demander quels seront les frais sur place. S'agissant de visites de stage il est possible qu'il ait des dépenses à régler concernant les stagiaires ; dépenses qui ne seraient plus des frais de déplacements perso mais des dépenses relevant de l'EPLE pouvant faire l'objet d'une régie.

Pour ma part, pour les petites dépenses sur place, j'essaie de leur faire faire l'avance à partir de leur cb personnelle.
Ca leur donne plus de liberté en apparence, mais ca les calme quand même car leur argent est en jeu.
A ne pas faire, évidemment, avec les paniers percés, les anxieux, les casse cou....s.

Mon expérience, c'est que les habitués des voyages à l'étranger sont des gens plutôt sérieux, motivés par leur projet, organisés.
Sinon ils se lassent vite. J'ai eu le cas d'un prof qui a décidé, entre autres, en plein voyage, de rembourser chaque élève de quelques euros sur "sa" régie (!!!) parce qu'il s'apercevait que le voyage allait couter moins cher que prévu ! 

Celui là, il est plus reparti.

C'est là que je ne comprends pas. La nuance serait que l'on considère les frais de déplacements pour visite de stage comme des frais perso et non comme des dépenses relevant de l'EPLE? C'est pourtant bien pour les élèves du lycée qu'il y va ..?

A ampelmann,
j'ai eu une prof qui a retiré 300 € en cours de voyage et distribué des billets de 10 € à chaque élève pour qu'ils s'achètent à manger. Elle revient juste avec la preuve du retrait DES 300 € : "ah non j'ai pas demandé aux élèves leurs facturettes". Remboursement des 300 € demandé. Elle a été calmée par des HSE

BZ17 a écrit:

C'est là que je ne comprends pas. La nuance serait que l'on considère les frais de déplacements pour visite de stage comme des frais perso et non comme des dépenses relevant de l'EPLE? C'est pourtant bien pour les élèves du lycée qu'il y va ..?

Quand on se fait rembourser des frais de déplacement dans le cadre de son boulot, c'est jamais perso, c'est toujours parce qu'on est en mission, pour son bahut, et donc pour les élèves. Le remboursement de frais est une méthode forfaitaire, donc qui peut présenter des avantages en gestion.
Mais on peut aussi choisir de tout payer, et ne rien avoir à rembourser au prof. Après, à chacun de voir.

Mais il est vrai qu'entre un paiement total du lycée, pour un voyage scolaire, et un remboursement de frais de dép, la limite n'est pas facile à trouver.

Là où c'est difficile, également, c'est pour les projets type comenius, ou erasmus :
exemple   un prof part avec quelques élèves passer une semaine en Grêce, ou en Finlande, ou en Irlande, ou même les 3 à la suite (si si, j'ai eu ca en Collège). Faut il tout payer à l'avance, ou par une régie, en considérant que c'est des voyages scolaires,
ou payer les frais des élèves d'un coté, et rembourser le prof en frais de déplacement de l'autre ?

En fait les deux sont possibles, à nous de choisir la meilleure méthode selon les cas. Dans le souci de la bonne utilisation des deniers publics, et (aussi quand même) d'un remboursement correct des frais réellement engagés par le collègue.

BZ17 a écrit:

C'est là que je ne comprends pas. La nuance serait que l'on considère les frais de déplacements pour visite de stage comme des frais perso et non comme des dépenses relevant de l'EPLE? C'est pourtant bien pour les élèves du lycée qu'il y va ..?

La notion de "frais perso" est sans doute mal choisie. Je veux dire qu'il s'agit de remboursement de frais avancés par une personne pour le compte de l'établissement par opposition avec des dépenses plus traditionnelles. C'est une dépense "particulière" comme les rémunérations et autres trucs sortant de l'ordinaire et ayant un régime particulier.
Les frais de déplacement lorsqu'il s'agit de remboursement à un missionné relèvent d'une nomenclature des PJ particulières et ne constituent pas un marché public comme peuvent l'être les dépenses de régie.
Euh... enfin.... c'est pas la même chose quoi....
.... voilà.... voilà....  
A part ça vous avez beau temps ?

Merci pour vos développements. Apparemment la question pose question.

Oui très beau ici, grand ciel bleu merci.

Donc si on applique le forfait, on a bien la prise en compte de frais d'hébergement sur place aussi (hôtel, repas...) ... qui pourrait se retrouver aussi dans un marché public ... donc dans une régie ... donc c'est plus une avance ...
J'aurai peut être pas dû me poser autant de question... Désolée

En clair deux solutions.
Soit l'EPLE passe un marché pour fournir transport, repas et hébergement à la personne et paye directement les différents fournisseurs (et là il s'agit de marché public) ; soit il rembourse forfaitairement la personne sur la base du décret de 2006 et des arrêtés annexes.

Du coup je suis à cheval sur 2 posts avec le même intitulé suite à une erreur de ma part.

Pour répondre à Volcan ici, nous on peut pas vraiment passer des marchés pour les repas, juste pour l'avion ça c'est fait (c'est en Norvège) et on voudrait qu'il paye sur place avec un avance ou une régie du coup (c'est cher la Norvège) et non pas le rembourser après.
D'où ma question avance ou régie.
Et notre discussion sur l'autre post entre régie - bien cadré - et avance - pas de PJ juste un OM et un état déclaratif.
Même si on est parti ici sur l'avance dans mon lycée, je me demande si on aurait pas dû recourir à la régie car au moins on peut contrôler ce qui va être payé et ça n'a pas l'air d'être interdit...

PS : Je pense si Volcan est d'accord, qu'il vaut mieux arrêter la discussion qu'on a entamé sur l'autre post du même nom et continuer sur celui-ci.

J'ai du mal à comprendre. Vous allez donner une régie pour des dépenses puis vous aurez des factures en danois, des frais de change, des frais divers et variés, des montants parfois excessifs, des dépenses litigieuses... vous allez devoir traduire tout ça, vous battre avec le prof sur le fait d'accepter certaines dépenses ou pas, changer le cas échéant la monnaie, chercher des PJ parfois inexistantes.... Vous mettre en danger vis à vis du juge des comptes...
Tout ça au lieu de vous baser sur un ordre de mission pour calculer un remboursement forfaitaire. Libre au prof d'utiliser son forfait comme bon lui semble et de choisir des repas et des hôtels qui excéderont son remboursement.
Bref passer des heures au lieu de 5 minutes sur un mandat.

Une remarque à propos de la régie et du forfait.
Admettons que vous donniez une régie de 150 € à un prof pour se payer une nuitée et un repas à Paris. Le dit prof vous ramène une facture d'hôtel de 90 € et 20 € de repas. Problème il ne pouvait pas dépenser plus de 60 et 15,25 ; vous faites quoi ? Le faire rembourser la différence (bon courage) le mettre en débet ?
Tandis que si vous êtes au remboursement forfaitaire peu vous importe. Il aura 75,25 € point final et aucune discussion.

Non on est d'accord sur ce point. On a bien prévu de faire une avance.
On appliquera le forfait.
Je posais la question au départ parce que le prof demandait une régie alors qu'on a toujours fait des avances.
Du coup, je me suis interrogée : et si finalement, il avait droit à une régie, si rien ne l'interdit, pourquoi ne lui verser que 75 % des frais prévus?
D'où ma question sur vos pratiques.
Ensuite on a distingué frais perso et frais de l'EPLE. Frais perso = avances ; frais EPLE = régie.
Là je me disais que des visites de stages pouvait aussi être considérés comme des frais EPLE, donc qu'on pourrait envisager une régie.
Après sur l'autre post du même nom, on parlait des régies : ça ne devait pas être pratiqué car trop risqué pour ça. Mais en même temps l'avance c'est un forfait donc on ne peut pas contrôler ce qu'il dépense (dont le digestif du soir). Après je suis d'accord, je ne parle pas un mot de norvégien donc même si on mettait en place une régie ce serait bien trop compliqué.
Mais quand même, une régie on pourrait plus le contrôler (s'il ne part pas à l'étranger).
On parlait aussi du décret de 93 cité par le vademaecum qui ne prévoit pas qu'on puisse avoir dans une régie les frais de mission. Alors que dans le guide d'Aix Marseillle il est fait référence, page 22, au décret de 92 actualisé pour les dépenses autorisées sur une régie d'avance qui lui le prévoit. Et ce guide concerne bien l'EPLE. Bon en droit je ne sais pas trop où l'un et l'autre se situent dans la hiérarchie des normes.

Du coup, j'ai compris dans mon cas on ne s'enquiquinera pas avec une régie. Mais est-ce vraiment interdit je n'en suis pas sûre. Juste pas souhaitable dans mon cas.

Après, s'il me rend un état et que je vois qu'il a dépensé moins que son forfait, je pensais pouvoir lui rembourser à hauteur des dépenses réelles. En tout cas j'ai un collègue qui me dit tout le temps que lui, quand il était dans l'armée, c'était par d'enrichissement ou maximum du forfait. Ce qui me parait juste...

Je voulais dire "pas d'enrichissement" bien sûr.
Ou max du forfait comme vous l'expliquez avec l'exemple de Paris

BZ17 a écrit:

Après, s'il me rend un état et que je vois qu'il a dépensé moins que son forfait, je pensais pouvoir lui rembourser à hauteur des dépenses réelles. En tout cas j'ai un collègue qui me dit tout le temps que lui, quand il était dans l'armée, c'était par d'enrichissement ou maximum du forfait. Ce qui me parait juste...

Déjà il n'a pas à rendre d'état de ses dépenses à l'appui de sa demande de remboursement. La seule PJ exigible à ce niveau est une facture d'hôtel en cas d'indemnité de nuitée : aucun justificatif pour les repas.

Ensuite il est interdit de rembourser moins que le forfait.... c'est peut être injuste mais le conseil

d’État a déterminé que les frais d’hébergement, comme le frais de repas, ne pouvaient donner lieu qu’à un remboursement forfaitaire et que prévoir un remboursement aux frais réels des dépenses d’hébergement méconnaissait les dispositions du décret du 3 juillet 2006 (Conseil d’État, requête 301651, Syndicat National Force Ouvrière des Magistrats, 4 mars 2009).

Ok je savais pas pour cet arrêt. Merci.
En fait je suis juste fondée de pouvoir (le truc qui n'existe pas vraiment dans les textes) donc on avait déjà convenu avec l'agent comptable que ce serait mieux de garder le système de l'avance.
Pour le coup on va en effet pas tenter le diable avec une régie s'il y a un risque sur l'AC derrière avec pleins de pièces en norvégien et en conversion NOK/€.
Je me demandais juste si c'était possible.
C'est juste aussi que j'aime bien me turlupiner l'esprit des fois et je pense que ça fait bien rigoler ma chef. Elle m'a même dit une fois que j'étais "rafraîchissante", je sais pas si c'était vraiment un compliment...

BZ17 a écrit:

...c'est un forfait donc on ne peut pas contrôler ce qu'il dépense (dont le digestif du soir)...

Le remboursement des frais de mission est forfaitaire. Ce que le Monsieur ou la Dame font de leur forfait les regarde.
Et s'ils ont envie de mettre tous leurs sous de coté et d'aller en norvège en covoiturage, d'y manger des sandwich, en dormant dans des èrebiennebi  pourris c'est leur problème.
Et s'ils s'enfilent des digestifs le soir à la santé des controleurs (euses) qu'ils ont laissé au pays, ils ont bien raison.