G.M. en difficulté sur mandats

Bonjour,

Je suis comme de nombreux autres parmi nous, je faiblis de jour en jour. Je n'arrive plus à tenir la cadence malgré la prise de médicaments censés me "booster".

J'ai particulièrement un problème de retard dans mes mandats. Mon A.C. m'impose des pénalités de retard, ou sinon il faut que je courre derrière les fournisseurs pour qu'ils me fournissent un papier disant qu'ils renoncent aux pénalités. Tout le temps que j'y perds, est autant de temps perdu pour traiter mes factures, et ainsi de suite... bref, je me noie petit à petit.

Je ne sais plus trop quoi faire. Que me conseillez vous?

1° le comptable n'impose rien. Il demande à l'ordo d'appliquer des pénalités en cas de dépassement du DGP et ce dernier décide de les mettre en liquidation ou pas. Le comptable ne risque rien et n'a pas à mettre la pression... il y a bien d'autres sujets plus importants sans doute.
2° je pense qu'un document indiquant qu'un fournisseur renonce aux pénalités n'a aucune valeur.
3° traitez en priorité les dernières factures afin d'éviter de rompre le cycle infernal.

1) D'arrêter les médicaments te permettant de te "booster".

2) Tu as des collègues avec toi? Quel type d'établissement etc.

cool c'est juste un retard pas de panique

on ferme sa porte une journée par ex un mercredi car l'après midi on a la paix en général et avec une étiquette "do not disturb" sur la porte, on trie ses factures et on mandate à donf pour rattraper le retard (se mettre une petite musique de fond pour se decrisped)


ps: et on arrête les cachetons, le seul bon Medoc

Volcan,

Mon A.C. ne l'entend pas de cette oreille, selon lui ces pénalités sont obligatoires. Pourrais-tu s'il te plaît me donner la règlementation en vigueur quand à la demande à faire au C.E. pour mettre en paiement ces pénalités?

Encore un AC qui connaît bien la règle. Le décret 2013-269 du 29 mars 2013 précise que l'agent comptable qui constate que le délai de paiement est dépassé doit calculer les intérêts et la pénalité à appliquer et doit demander à l'ordonnateur de les mandater.
Si l'ordo refuse, ce n'est pas le pb du comptable qui a fait le job (je mesure mes propos puisque l'on devrait le signaler au préfet pour qu'il ordonne un mandatement d'office).
Après, ton AC est peut-être très au fait des textes et a envie de se pourrir la vie en saisissant le préfet.

Régime juridique

Le retard de paiement :
- fait courir, de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires à compter du jour suivant l'expiration du délai de paiement ou l'échéance prévue au contrat (art. 39 de la loi du 28 janvier 2013) ;
- donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (art. 40 de la loi du 28 janvier 2013).
Les intérêts moratoires sont d'ordre public : l'entreprise ne peut donc y renoncer et l'administration a l'obligation de les payer.

Extrait du site "intendance03" :

L’agent comptable et le délai de paiement.
Le délai de paiement de 30 jours est unique et comprend la phase de traitement par l’ordonnateur et la phase de traitement par l’agent comptable. Il est donc indispensable qu’il y ait concertation entre les deux pour que la répartition du DGP permette à chacun de jouer pleinement son rôle dans des conditions de délais acceptables. Pour maîtriser le délai maximal de paiement de leurs dépenses, les EPLE ont la faculté d'envisager le partage du délai global de 30 jours qui s'impose à eux dans le cadre de la convention du groupement comptable. Un arrêté de la DGFiP du 20 septembre 2013 publié au JORF du 8 octobre 2013 et portant application de l'article 12 du décret du 29 mars 2013 propose un modèle de convention entre l'ordonnateur et le comptable public adaptable aux EPLE. On considère généralement qu’un partage du délai de 30 jours en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable est un bon compromis.
A noter que du fait de la spécificité des comptables des EPLE, l’établissement scolaire qui se verrait tenu de payer des intérêts et des indemnités en raison d’un dépassement du DGP imputable au comptable, serait contraint d’assumer ces pénalités sur son budget sans action récursoire envers l’Etat ou le comptable.
C’est pourquoi il doit y avoir une coopération et une information réciproque entre l’ordonnateur et le comptable sur le respect par chacun du délai dont il dispose. Il peut ainsi être nécessaire qu’en cas d’urgence un ordonnateur informe que le mandatement qu’il envoie à l’agence comptable doit être payé dans un délai plus réduit que celui qui est normalement dévolu au comptable. Il est par ailleurs souhaitable que chaque bordereau de mandatement soit revêtu de la date d’arrivée à l’agence comptable et de la date de paiement afin d’éviter toute contestation sur les responsabilités de chacun dans le dépassement du DGP.


Si l’agent comptable est tenu d’informer l’ordonnateur des paiements qu’il doit engager en application de la loi, il n’est pas en mesure de procéder au mandatement d’office des intérêts moratoires et indemnités forfaitaires pour dépassement du DGP. Par contre il est tenu d’informer par écrit l’ordonnateur de la nécessité de procéder aux mandatements de ces sommes pour retard de paiement et de conserver une trace écrite de cette alerte pour prémunir sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Mais si l’ordonnateur refuse d’engager les paiements des pénalités, l’agent comptable n’a aucun moyen de l’y contraindre.
A noter que l'absence de mention des intérêts moratoires et de l’indemnité forfaitaire sur une facture ne constitue pas une erreur de liquidation susceptible d’entraîner un rejet du mandat puisque les pénalités n'ont pas à être liquidées dans la facture.

Merci beaucoup!

Donc en gros, je me pourris la vie pour rien...

GM66 a écrit:

Merci beaucoup!

Donc en gros, je me pourris la vie pour rien...

Non pas pour rien. Mandater les indemnités est normalement une obligation mais c'est l'ordonnateur qui décide.
En qualité de comptable j'informe le chef d'établissement qui le fait ou pas.

Bonjour,

Il est indispensable de pouvoir travailler au calme pour rattraper le retard. Ne pas hésiter à fermer la porte de son bureau (au moment qui gênera le moins) et de consacrer du temps exclusivement au traitement des factures en attente.

A mon avis, si on est bien organisé, cela permet de gagner du temps au moment de traiter les factures.

Pour ma part j'ai une chemise avec 3 sous-dossiers :

> Commandes en attente pour les bons de commandes et devis signés : c'est pratique parfois lorsque l'on a une recherche à faire ou pour relancer les fournisseurs quand ils ne sont pas réactifs.

> En attente des factures : bons de livraison ou fiches d'intervention auxquels j'agrafe les bons de commandes qui ne sont plus "en attente" (pratique en fin d'année pour vérifier si toutes les factures sont bien parvenues)

> Factures (et là pareil je range le BC et le BL avec la facture reçue)


Et j'ai aussi en parallèle une chemise pour les ordres de recette.

L'agence comptable a établi un calendrier en début d'année pour toute l'année scolaire, les dates pour la comptabilité budgétaire sont ainsi planifiées afin de respecter le délai de paiement, et si besoin, nous nous arrangeons d'autres rendez-vous (paiement acompte voyage ....)

J'essaye de commencer à préparer mon mandat une semaine avant le rendez-vous : quand on prend le temps de faire les choses, on limite les risques d'erreurs, si j'ai un doute sur un compte d'imputation par exemple, je contacte ma collègue de l'agence comptable. Cela nous simplifie les choses à toutes les deux.

Bon courage !

GM66 a écrit:

Merci beaucoup!

Donc en gros, je me pourris la vie pour rien...

Non pas pour rien, les fournisseurs sont en droit d'être payés dans les délais réglementaires, leur trésorerie en dépend souvent.

Il y a à mon avis un problème d'organisation et/ou de méthodes à repenser. Tu ne précises pas le type de structure mais pour gagner du temps :

- tous les bons de commande via GFC (les liquidations sont ainsi déjà quasiment prêtes le jour du mandatement). On peut encore trouver des bons de commande papier triplicata !!!
- Dès l'arrivée du courrier, on prépare ses factures pour qu'elles soient prêtes à payer (20/30 min grand maximum par jour pour un collège)
- Minimum 2 fois par mois : le mandatement, puisque tout est déjà préparé, cela ne prend pas ainsi plus de 2 à 3 heures, soit même pas une demi-journée de travail.

Le retard vient souvent d'un manque de préparation en amont. Si les choses sont faites au fur et à mesure, il n'y a pas de raison d'être en retard sauf sous-effectif avéré.

Commence par finir ce que tu commences.

de plus en plus de fournisseurs réclament les intérêts moratoires (car c'est leur trésorerie qui souffre du retard des mandats) , donc pas de panique mais faut activer le mouvement

Faîtes juste un p'tit essai:
- à réception du courrier journalier fermer la lourde du bureau avec le bidule "do not disturb" juste une heure. Si certains ne sont pas contents c'est pareil, c'est vous l'adjoint du CE, pas eux, seul le CE peut donc vous déranger (sauf urgence avérée), "ils" s'habitueront vite à ne pas vous emmerder sur la période.
Durant cette heure procéder à la LIQUIDATION des quelques factures reçues et si il y a lieu à la LIQUIDATION des ordres de recettes induits ou connus.
Ranger ça dans 2 chemises ad hoc après avoir bien contrôlé.
Le jour du mandatement (ou des OR)appuyer sur la touche "entrée" de l'ordi, le laisser bosser et éditer le bousin, boire un jus en attendant car ça délasse, agrafer rapidos les PJ et transférer le tout à votre AC préféré.
Si par hasard vous recevez en même temps une notification de subvention saisissez la DBM illico, vous traiterez plus tard avec le module "gestion".

Pareil si vous fourguez des tickets: au lieu de remplir à la paluche un cahier puis le recopier dans le logiciel de gestion saisir directos la vente dans le logiciel et faîtes la sauvegarde ad hoc.
Vous verrez vite que vous faîtes actuellement au moins deux fois la même chose, et comme en plus vous avez les jetons de ne pas y arriver ça vous prend 2 fois plus de temps.
Keep cool et organisez vous.

mangez de l'ail en grande quantité, parfumez vous chez Gifi, ... vous aurez la paix

@Ed

OK pour les 2 premières suggestions. Quelques réserves sur la 3ème réflexion

Dans un établissement comme le mien (GM d'un collège de 320 élèves), seul aux commandes de l'intendance, il est totalement impossible de respecter ce que l'on a prévu pour la journée. Il y a trop d'impondérables...

Je me suis vu programmer un mandatement le lundi matin et ne pouvoir le déposer à l'agence comptable que le jeudi matin parce qu'il fallait satisfaire les demandes des uns et des autres. Ne me dites pas qu'il faut hiérarchiser, faire des choix, blablabla... cela fait 32 ans que je fais ce job, je pense maîtriser mon travail mais la vie d'un EPLE est agitée...et seul à résoudre une foultitude de problèmes...A l'impossible nul n'est tenu.

GM14 a écrit:

Je me suis vu programmer un mandatement le lundi matin et ne pouvoir le déposer à l'agence comptable que le jeudi matin parce qu'il fallait satisfaire les demandes des uns et des autres. Ne me dites pas qu'il faut hiérarchiser, faire des choix, blablabla... cela fait 32 ans que je fais ce job, je pense maîtriser mon travail mais la vie d'un EPLE est agitée...et seul à résoudre une foultitude de problèmes...A l'impossible nul n'est tenu.

Y'avait une telle urgence ?

Ce n'est pas une question d'urgence, le collègue veut signaler qu'ayant l'intention d'effectuer un mandatement il lui faut en fait 4 jours pour le finaliser. Je connais ces situations où en une une journée complète on a saisi 10 factures entrecoupé de coups de téléphone et de dérangements en tout genre.


Impossible de travailler sauf tôt le matin, tard le soir ou bien en s'enfermant dans son bureau.

RETU a écrit:

Ce n'est pas une question d'urgence, le collègue veut signaler qu'ayant l'intention d'effectuer un mandatement il lui faut en fait 4 jours pour le finaliser. Je connais ces situations où en une une journée complète on a saisi 10 factures entrecoupé de coups de téléphone et de dérangements en tout genre.

Je veux bien mai quoi ? Des exemples.
J'ai commencé GM dans un collège de 550 élèves dont 90 % de DP et il ne m'a jamais fallu 4 jours pour mandater. Je persiste, tout cela se prépare au fur et à mesure.
Il n'y a pas une réunion de direction tous les jours, pas de MAPA à préparer quotidiennement, les travaux se limitent au petit entretien la CT gérant tout, les commerciaux prennent rdv s'ils veulent nous voir, les agents connaissent leur travail pas besoin d'aller les déranger toutes les 5 min, etc, etc. Qu'est-ce qui peut bien justifier de ne pas réussir la fréquence de deux mandatements par mois ? (j'ai du coup une inquiétude pour la fréquence des OR).
Oui en utilisant les bonnes méthodes et en hiérarchisant les tâches à effectuer cela passe mieux.

Citation :

Je veux bien mai quoi ? Des exemples.
J'ai commencé GM dans un collège de 550 élèves dont 90 % de DP et il ne m'a jamais fallu 4 jours pour mandater. Je persiste, tout cela se prépare au fur et à mesure.
Il n'y a pas une réunion de direction tous les jours, pas de MAPA à préparer quotidiennement, les travaux se limitent au petit entretien la CT gérant tout, les commerciaux prennent rdv s'ils veulent nous voir, les agents connaissent leur travail pas besoin d'aller les déranger toutes les 5 min, etc, etc. Qu'est-ce qui peut bien justifier de ne pas réussir la fréquence de deux mandatements par mois ? (j'ai du coup une inquiétude pour la fréquence des OR).
Oui en utilisant les bonnes méthodes et en hiérarchisant les tâches à effectuer cela passe mieux.

Je suis ravi de rencontrer enfin le super gestionnaire jamais en retard sur rien, hyper organisé, jamais dérangé...

Organisé, sans nul doute. C'est la base de notre métier dans la mesure où nous sommes "multi-tâches"
Jamais dérangé : si au début, mais il faut s'avoir s'affirmer et demande aux gens de repasser ou prendre rdv. Sinon, ne pas se plaindre.

Cependant, je regrette que pour beaucoup de gestionnaires la comptabilité passe au second plan au détriment des autres tâches qu'ils ont à effectuer. Je trouve cela regrettable.
Donc je veux bien des exemples qui expliquent comment on peut être dérangé toutes les 5min et donc perdre 4 jours dans la saisie et validation d'un mandatement.

Jax a écrit:

Citation :

Je veux bien mai quoi ? Des exemples.
J'ai commencé GM dans un collège de 550 élèves dont 90 % de DP et il ne m'a jamais fallu 4 jours pour mandater. Je persiste, tout cela se prépare au fur et à mesure.
Il n'y a pas une réunion de direction tous les jours, pas de MAPA à préparer quotidiennement, les travaux se limitent au petit entretien la CT gérant tout, les commerciaux prennent rdv s'ils veulent nous voir, les agents connaissent leur travail pas besoin d'aller les déranger toutes les 5 min, etc, etc. Qu'est-ce qui peut bien justifier de ne pas réussir la fréquence de deux mandatements par mois ? (j'ai du coup une inquiétude pour la fréquence des OR).
Oui en utilisant les bonnes méthodes et en hiérarchisant les tâches à effectuer cela passe mieux.

Je suis ravi de rencontrer enfin le super gestionnaire jamais en retard sur rien, hyper organisé, jamais dérangé...

j'ai 5 ER (plus le mien) et jamais de retard pour leurs factures car ils connaissent les délais, les règles d'intérêts moratoires et respectent la cv de groupement sur ce point,
par contre ils peuvent être à la bourre pour les OR (sauf ceux des frais scolaires car c'est fait en même temps que les droits constat sinon 4112 dans les choux et ça pas glop!), empêtrés avec les soucis de leurs agents, les travaux, ...  
tout est question de priorités après loin de juger le collègue à la bourre, l'important est aujourd'hui de rattraper le retard

Jax a écrit:

Citation :

Citation :

Je veux bien mai quoi ? Des exemples.
J'ai commencé GM dans un collège de 550 élèves dont 90 % de DP et il ne m'a jamais fallu 4 jours pour mandater. Je persiste, tout cela se prépare au fur et à mesure.
Il n'y a pas une réunion de direction tous les jours, pas de MAPA à préparer quotidiennement, les travaux se limitent au petit entretien la CT gérant tout, les commerciaux prennent rdv s'ils veulent nous voir, les agents connaissent leur travail pas besoin d'aller les déranger toutes les 5 min, etc, etc. Qu'est-ce qui peut bien justifier de ne pas réussir la fréquence de deux mandatements par mois ? (j'ai du coup une inquiétude pour la fréquence des OR).
Oui en utilisant les bonnes méthodes et en hiérarchisant les tâches à effectuer cela passe mieux.

ah d'accord, ici c'est plutôt deux mandatements.........par semaine !!

Ed a écrit:

je veux bien des exemples qui expliquent comment on peut être dérangé toutes les 5min et donc perdre 4 jours dans la saisie et validation d'un mandatement.

Quelqu'un qui attend d'avoir un gros tas de factures et qui ne liquide pas un peu chaque jour en fonction de ce qui a été reçu au courrier. Si on ajoute à ça une panne informatique, un copieur en rade, un CE absent pour signer le mandatement, et une panne du SSI en plus d'un chantier en cours qui mobilise pour des réunions, voire une période d'entretiens annuels des personnels, ça peut expliquer un gros retard.
On est d'accord que cela devrait être exceptionnel.

RETU a écrit:

Ce n'est pas une question d'urgence, le collègue veut signaler qu'ayant l'intention d'effectuer un mandatement il lui faut en fait 4 jours pour le finaliser. Je connais ces situations où en une une journée complète on a saisi 10 factures entrecoupé de coups de téléphone et de dérangements en tout genre.


Impossible de travailler sauf tôt le matin, tard le soir ou bien en s'enfermant dans son bureau.

c'est justement pour ça qu'il faut les liquider chaque jour à réception! un clg de cette taille ne doit quand même pas en recevoir plus que mon lycée à 1250 élèves et étudiants?
Quant aux priorités c'est à VOUS de les fixer pas au public divers et varié, on n'est pas leurs larbins, donc sauf urgence immédiate c'est moi le boss (hors CE).

y a surement des problèmes d'organisation après il est vrai que le/la gm peut être la personne à qui on demande tout et n'importe quoi, il y a des cas où ils doivent remplacer les ampoules car pas d'agent (ou plus à certaines heures) ou faire le taxi (euh je l'ai fait mais j'étais ... volontaire )

Bah on a tous fait des choses qui ne relèvent pas -normalement- de nos missions. Le taxi, écoper une fuite, aider un agent pour un dossier à compléter, surveiller des élèves, donner un coup de main en cuisine, bouger des meubles, et autres broutilles qui permettent aussi de souder une équipe en cas de coup dur.
Mais c'est plus difficile de se positionner quand on est tout seul. C'est d'autant plus sportif quand on remplace quelqu'un qui disait oui à tout et avec qui les relations étaient bonnes : personne ne comprend pourquoi ce qui était possible avant ne l'est plus. Sans parler du fait que, comme dans ce travail il est impossible d'être au top dans tous les domaines, un successeur va souvent prendre en main des dossiers différents pour les améliorer, et ceux qui étaient là auparavant considèrent juste qu'il s'agit d'une remise en cause des compétences du précédent, lequel était forcément au top parce que "quand on lui demandait ça c'était possible", et (tous en choeur) "de toute manière on a toujours fait comme ça et personne n'a jamais rien dit".

58aae a écrit:

Citation :

ah d'accord, ici c'est plutôt deux mandatements.........par semaine !!

Ca peut en fonction de l'établissement : un collège sans DP n'a pas un volume de facture équivalent à un gros lycée technique ou professionnel proposant de nombreuses filières de formation avec DP voire internat . J'ai eu un lycée qui générait beaucoup plus de factures par semaine que certains collèges rattachés en un mois.

Et mandater c'est simplement appuyer sur un bouton, ce n'est pas l'opération du siècle si on saisit régulièrement ses liquidations.

RETU a écrit:

Ce n'est pas une question d'urgence, le collègue veut signaler qu'ayant l'intention d'effectuer un mandatement...

Je posais cette question parce que justement, il m'avait semblé, d'après sa formulation ("Je me suis vu programmer un mandatement"), que l'"intention" venait justement de quelqu'un d'autre...

Comme le dit VMB, les priorités, c'est nous-mêmes qui devons les fixer.
Et pour ça, il me semble que la meilleure manière d'y arriver, c'est d'imposer que la gestion budgétaire, dans l'organisation, passe avant le reste (sauf urgence véritable, bien sûr). Mandats, OR, c'est la base du métier. D'ailleurs, quand on examine en CAPA la situation d'un collègue en difficulté, les premières questions de l'institution, c'est d'abord de savoir si la gestion budgétaire est assurée (et la plupart du temps le témoignage de l'AC est requis). Pas si la chaise cassée de la salle 5 a été remplacée, ou si le vidéoprojecteur commandé est arrivé.
 
D'expérience, je peux aussi dire qu'en cas de relations tendues ou conflictuelles avec le CE, si le "dossier" à charge ne peut être nourri par des manquements à ce niveau, les reproches sur la gestion matérielle, pour peu que la sécurité n'entre pas en ligne de compte, n'auront que peu de portée, et on rappellera utilement au CE sa responsabilité première dans le domaine, et que son GM n'a pas d'obligation de résultat, mais seulement de moyens. Accessoirement, si la gestion budgétaire est nickel, l'AC en témoignera, et le soutien éventuel que le CE pourrait trouver chez lui sera donc nul.