Problème d'organisation dans mon travail

Bonjour,

Nouvellement nommé en début d'année Gestionnaire d'un collège, je fais à l'aube de ces premières vacances un bilan. Et je dois dire que c'est plutôt négatif. En effet, je sature. Je suis sans arrêt débordé, j'ai l'impression de ne pas y arriver et j'ai 10000 choses à gérer en même temps. J'ai essayé d'utiliser un agenda mais il est sans arrêt raturé parce qu'il y a sans arrêt des imprévus. Je suis sans arrêt en retard dans ma compta et mon agent comptable me dis que je ne suis pas assez bien organisé. J'essaie de déléguer à ma secrétaire mais elle n'est là qu'à mi-temps et en plus elle est novice en intendance et n'a pas de culture administrative.
Bref, je suis obligé de venir bosser le samedi parfois parce que sinon ça n'avancerait pas.
Avez vous des conseils ?
Merci

A mon avis, il est trop tôt pour dresser un bilan. La première année est toujours un enfer. En revanche je te promets que lorsque tu feras les opérations une deuxième fois, à partir de la rentrée 2013, tout te paraîtra BEAUCOUP plus simple. C'est à la Toussaint 2013 qu'il conviendra d'établir un bilan. D'ici là... faire au mieux.

Prob a écrit:

Bonjour,

Nouvellement nommé en début d'année Gestionnaire d'un collège, je fais à l'aube de ces premières vacances un bilan. Et je dois dire que c'est plutôt négatif. En effet, je sature. Je suis sans arrêt débordé, j'ai l'impression de ne pas y arriver et j'ai 10000 choses à gérer en même temps. J'ai essayé d'utiliser un agenda mais il est sans arrêt raturé parce qu'il y a sans arrêt des imprévus. Je suis sans arrêt en retard dans ma compta et mon agent comptable me dis que je ne suis pas assez bien organisé. J'essaie de déléguer à ma secrétaire mais elle n'est là qu'à mi-temps et en plus elle est novice en intendance et n'a pas de culture administrative.
Bref, je suis obligé de venir bosser le samedi parfois parce que sinon ça n'avancerait pas.
Avez vous des conseils ?
Merci

Bienvenue dans ce métier ! Après tu verras qu'il y a des urgences type 1
Des urgences type 2 et des types 3 ( les seules à considérer comme urgentes!)
Arrête de travailler le samedi sauf urgences type 3

La 1ère année (et la 2nde .... et comme dirait IZ de nombreuses autres encore) le sentiment d'être inefficace, mal organisé, submergé, improductif est omniprésent. Et puis, les nouveaux gestionnaires de cette rentrée doivent également affronter la RCBC, les inventaires à sortir alors qu'ils ne sont pas toujours répertoriés. Bref que du bonheur. Tes doutes sont légitimes, mais partagés par beaucoup d'entre nous. Et tu verras que finalement, tu vas avancer (cahin-caha peut être) et que le mois de juin va arriver sans que tu aies eu le dire de dire ouf ! Et là tu pourras te dire : voilà j'y suis parvenue, une année de terminée et p....n que ces vacances sont méritées !

Et pendant ce temps là, les infirmières scolaires passent catégorie A avec l'indice qui suit ....

tortue a écrit:

Et pendant ce temps là, les infirmières scolaires passent catégorie A avec l'indice qui suit ....

Juste ou pas, je n'ai pas d'avis, ce que je sais c'est que ça ne m'ôte pas 1/10000000000 de mon travail, donc sans intérêt pour ma vie.

Je commence ma 18ène année sur un nouveau poste et j'ai déjà fait plusieurs changements dans ma carrière, je suis aussi épuisé que lorsque c'était mon premier poste. En plus de la prise de poste normale, j'ai trouvé pas mal de poussières sous le tapis. Je me demande s'il y a beaucoup de gens qui travaillent légalement 14 mois payés 12 ?

J'attends la prochaine étape, il faudra payer pour travailler, payer ses fournitures adm., par exemple.

[quote="UBU"]

tortue a écrit:

J'attends la prochaine étape, il faudra payer pour travailler, payer ses fournitures adm., par exemple.

Je crois que c'est déjà le cas dans pas mal d'endroits, j'ai vu quelques collèges où le/la GM devait s'acheter ses propres fournitures si il/elle voulait bosser correctement.....

Concernant le "payer pour travailler". Quand tu bosses 14 mois payés 12, quelque part tu paies ton employeur surtout si tu es fonctionnaire !

Et je suis très beaucoup d'accord avec toi à propos des infirmières. HORS SUJET

Je suis également nouvelle gestionnaire depuis septembre.
Jusqu'à la dernière semaine avant les vacances, j'avais le sentiment de ne pas m'en sortit trop mal.
Dernière semaine, c'était la cata!
J'ai passé la moitié de la semaine en formation et sur les 2.5 jours restant, il fallait liquider les droits constatés (fait pour la première fois), les conn-ries d'enquêtes pour hier pour l'autorité de rattachement, la fin de mois régie et les tonnes de factures qui s'accumulaient, sans compter les déplacements en bus à organiser pour la rentrée, les devis que me demandent de faire les profs,CA à préparer,etc................
Bref ça ne passe plus..
Là je suis de permanences donc je vais essayer de clarifier tout ce qui me reste en attente.
Il faut également que j'attaque mon budget. J'ai compris l'idée générale.... mais en terme d'application, je le sens beaucoup moins.
J'oublie également, le gestionnaire précédent à laisser la compta de l'ets en bor.el.
Mon tuteur tente de comprendre et de remettre tout au carré, moi j'ai l'impression d'entendre parler une autre langue..

Et pis mon inventaire est sur IG. J'ai commandé Egimmo sur le conseil de mon AC, je l'ai installé, je l'ai ouvert... c'est beau mais je ne comprends absolument pas ce qu'il me demande ni de quoi il me parle bien sûr.
Pourtant le CA budget est dans un mois, je vais bien devoir en faire quelque-chose rapidement...

Bref, je ne m'en fais pas. Je me dis que c'est normal et que je verrai beaucoup plus clair dans quelques mois (années?).

Pas de panique !^^

Le sentiment de ne pas assurer après une première rentrée est normal.

Comme UBU j'ai fait ma 17ème rentrée dans un nouvel établissement et franchement je suis claquée de chez claquée.

La différence c'est que d'une part on sait que ça ne durera pas -en tout cas pas à ce point là !- et d'autre part on a l'expérience qui permet de maîtriser un certain nombre de sujets, mais de toutes façons s'adapter à un nouvel environnement demande une énergie folle !

Lors de ma première rentrée j'avais l'impression de ne comprendre rien à rien -ce n'était pas une impression ! ^^

Dans notre métier on fait le grand écart constamment entre des registres très différents (compta, sécurité, gestion des personnels, etc.) il est NORMAL que nous ne sachions pas les appréhender en débarquant !

Il faut absolument se départir du sentiment d'être responsable de tout, de devoir répondre à tout tout de suite !

Il faut prendre du recul -et du repos !- par rapport à se sentiment de noyade.

Si je peux me permettre quelques pistes :

Prends une heure ou deux pour trier/ranger : ça n'allège pas la charge de travail mais ça l'ordonne et ça fait du bien à la tête de ne pas remuer des tonnes de papiers avant de tomber sur le bon !

Fais le point sur ce que tu as à faire mais si tu restes sur une todo list classique tu risques d'avoir encore plus l'impression d'avoir la mer à avaler !

Ordonne cette liste en Important/Urgent Important/pas urgent pas important/urgent pas important/pas urgent.

Ca te permettra un premier repérage des priorités.

Quand tu passes en mode action, commence par ce qui te fait le plus chier ! Ben oui, c'est dur de s'y coller mais ça évite de l'avoir toujours en tête à nous pomper une partie de notre énergie et une fois fait, on a au moins la satisfaction de s'être débarassé d'un gros morceau !

Pour la compta, réserve toi une plage plus calme pour la faire (généralement après 17h/17h30 quand il n'y a plus de profs ni d'élèves). A ce moment-là les interruptions se font plus rares et tu peux bosser !

N'hésite pas à faire bloquer tes appels par l'accueil : ils prennent les messages et tu rappelles en tir groupé (si tu le juges nécessaire- tu n'as pas de temps à consacrer aux divers fournisseurs et démarcheurs !) plutôt que d'être interrompu constamment -voir les conseils de l'IZ

Ne blinde pas ton agenda, prévois une grande plage pour les imprévus ! ^^ Concentre toi sur 1 voire 2 tâches maxi que tu veux réaliser chaque jour (cf supra urgent/important).

Tu peux utiliser un agenda électronique (type outlook) qui te permet de programmer des rappels de tâches (programmation des échéances donc anticipation).

Quand tu penses à un truc, note le tout de suite sur ton agenda électronique avec échéance et rappel (ça sera ça de moins dans ta tête que tu auras peur d'oublier) !

Fais ton un petit cahier où tu notes en vrac au fur et à mesure ce qui te paraît devoir être amélioré (visiblement l'organisation des voyages !), peut-être l'organisation de service (qui fait quoi ? Pourquoi ?) Pas de véritable plan de réorganisation, tu n'as ni la maîtrise, ni le temps, ni l'énergie pour le moment, mais des améliorations de bon sens par petites touches : se poser la question du pourquoi ? (Pourquoi c'est machin -ou moi !- qui fait ça ? Pourquoi Bidule fait ça à ce moment-là ? Pourquoi c'est pas Mme Truc qui se charge de ça ?) Bien souvent la réponse est "parce que on a toujours fait comme ça" !

Reprends tes notes au calme et vois sur quoi tu peux agir (ce que tu peux mettre en place, ce que tu peux proposer à ton CE).

Et surtout : ne pas rester seul ! Au delà du forum, ne pas hésiter à décrocher son téléphone pour appeler un collègue. Rares sont ceux qui refuseront de répondre, on est tous passés par là !

Bonjour,

J'ai été mutée au 01/09 sur un établissement où c'est un peu ( voire beaucoup) le  bazar ! Beaucoup de choses sont à revoir et des réorganisations s'imposent.
Je ne suis pas nouveau dans la fonction et donc connais le métier. 
Mais voilà, par quoi commencer, comment s'y prendre lorsque les personnes sont là depuis bien des années avant toi et ont pris bien des aides? Comment apporter des modifications sans provoquer une révolution. On le sait tous, les changements froissent!
Voilà en résumé la situation:
- des secrétaires qui sont un peu leur propre chef avec un déséquilibre dans la répartition des moyens: secrétariat du chef et secrétariat d'intendance et une secrétaire d'intendance qui pourrait aussi en faire beaucoup plus.
- des chefs des travaux qui ne supportent pas que vous vous mêliez de la sécurité dans les ateliers et de la gestion des stocks.
- niveau sécurité, tout est à faire dans ce bahut.
- des commandes qui sont passées sans bon, par téléphone ou par mail en direct par les profs avec l'aval du CE. Le codes des marchés publics n'étant jamais respecté.
- un gestionnaire a qui l'on demande tout et n'importe quoi: des tâches ne lui incombant pas et une permanence dans l'établissement presque 6js/7, de 7h à 20h, sous prétexte qu'il est logé et parce qu'il  est considéré comme l'homme à tout faire ( et oui, ça se passait comme ça avant!). Beaucoup de manifestations dans mon bahut avec des ateliers, conférences ...

Alors voici mes questions: par où commencer? Comment mettre le ola? Comment imposer des réorganisations?Comment s'y prendre? Bref, comment feriez vous à ma place?

J'attends vos réponses avec impatience.
Merci.

untrucdefou a écrit:

Bonjour,
.......
Alors voici mes questions: par où commencer? Comment mettre le ola? Comment imposer des réorganisations?Comment s'y prendre? Bref, comment feriez vous à ma place?
Merci.

Idées de solutions (improbables) :
1) prendre une feuille A3 et la diviser en grandes cases :
- a faire cette semaine
- à faire avant la fin du mois
- à faire avant le 31/12
- à faire en 2016
- ça attendra
- fait

lister tout le travail à effectuer et le noter sur des post it. 1 post it = 1 tâche. placer les post it dans les cases. Les déplacer au fil du temps : ne pas les jeter lorsque c'est fait mais les rassembler permet de se rassurer lorsqu'on a l'impression de ne pas avancer et de voir concrètement que quand même, on a déjà fait ça et ça épiôssi ça !

2) Mettre le hola nécessite du soutien. On ne peut pas se battre seul contre tous ; et même avec du soutien ce sera difficile, alors il faut être sûr(e) de soi, bien campé(e) sur ses talons et ne pas dévier d'un demi pouce de la ligne de conduite que tu te seras fixée.

3) Il faut convaincre du bien fondé du changement plutôt que d'imposer si tu veux avoir une microchance que ça fonctionne.

4) Ca ne te rassurera pas, mais au bout de 2 ans, j'ai jeté l'éponge et demandé une mutation. Depuis, je vis mieux

PS : peut-etre un soutien à aller chercher du coté du comptable au moins pour les stocks et les commandes ?

Merci Agathe.
Tu as raison, pour ce qui est du domaine financier, l'AC pourrait m'aider. Pour les changements à apporter il est évident qu'un peu de pédagogie ne fait pas de mal. J'ai vraiment envie que tout soit nickel dans mon bahut: compta, entretien, sécurité... mais en quoi serais je utile si je n'y arrive pas...
En effet, ton départ ne me rassure pas. Est ce alors impossible de mener à bien ses missions sans y perdre la santé au point de partir?

Anonymous a écrit:

Bonjour,

Nouvellement nommé en début d'année Gestionnaire d'un collège, je fais à l'aube de ces premières vacances un bilan. Et je dois dire que c'est plutôt négatif. En effet, je sature. Je suis sans arrêt débordé, j'ai l'impression de ne pas y arriver et j'ai 10000 choses à gérer en même temps. J'ai essayé d'utiliser un agenda mais il est sans arrêt raturé parce qu'il y a sans arrêt des imprévus. Je suis sans arrêt en retard dans ma compta et mon agent comptable me dis que je ne suis pas assez bien organisé. J'essaie de déléguer à ma secrétaire mais elle n'est là qu'à mi-temps et en plus elle est novice en intendance et n'a pas de culture administrative.
Bref, je suis obligé de venir bosser le samedi parfois parce que sinon ça n'avancerait pas.
Avez vous des conseils ?
Merci

Zouuu a écrit:

Je suis également nouvelle gestionnaire depuis septembre.
Jusqu'à la dernière semaine avant les vacances, j'avais le sentiment de ne pas m'en sortit trop mal.
Dernière semaine, c'était la cata!
J'ai passé la moitié de la semaine en formation et sur les 2.5 jours restant, il fallait liquider les droits constatés (fait pour la première fois), les conn-ries d'enquêtes pour hier pour l'autorité de rattachement, la fin de mois régie et les tonnes de factures qui s'accumulaient, sans compter les déplacements en bus à organiser pour la rentrée, les devis que me demandent de faire les profs,CA à préparer,etc................
Bref ça ne passe plus..
Là je suis de permanences donc je vais essayer de clarifier tout ce qui me reste en attente.
Il faut également que j'attaque mon budget. J'ai compris l'idée générale.... mais en terme d'application, je le sens beaucoup moins.
J'oublie également, le gestionnaire précédent à laisser la compta de l'ets en bor.el.
Mon tuteur tente de comprendre et de remettre tout au carré, moi j'ai l'impression d'entendre parler une autre langue..

Et pis mon inventaire est sur IG. J'ai commandé Egimmo sur le conseil de mon AC, je l'ai installé, je l'ai ouvert... c'est beau mais je ne comprends absolument pas ce qu'il me demande ni de quoi il me parle bien sûr.
Pourtant le CA budget est dans un mois, je vais bien devoir en faire quelque-chose rapidement...

Bref, je ne m'en fais pas. Je me dis que c'est normal et que je verrai beaucoup plus clair dans quelques mois (années?).

Bonjour,
L'an dernier j'étais dans votre situation. J'ai eu les mêmes interrogations, les mêmes doutes.
Avoir l'impression de faire des milliers de choses sans avancer vraiment...
La première année est certainement la plus difficile, retrouver toutes les infos des dossiers que tu découvres, essayer de respecter les échéances mais le denier jour à la dernière heure..., créer ta propre organisation, tes propres fichiers ressources, faire plus de permanences que les autres et embarquer "ton bureau" à la maison pendant le reste des vacances.... mais maintenant je sais que je ne pourrai plus faire autre chose.
Il faut trouver de l'aide auprès de ton tuteur (demander une visite par mois environ), les collègues de bassin, l'agence comptable (j'ai la chance d'avoir un AC et son équipe très à l'écoute et de très bon conseil, il vient environ 1 fois par trimestre faire le point, ça aide énormément au niveau financier et pour toutes les questions sur la réglementation), le CE et le forum (je peux envoyer les fichiers modèles que je me suis créé si ça peut aider).
Et puis il faut aussi parfois fermer la porte de son bureau, ça permet d'être au calme, de se poser et de travailler plus sereinement.
Et oui il faut imposer un changement dans l'organisation qui te permet de ne pas être "l'homme à tout faire", quitte à passer pour la pénible de service dans un premier temps, tant pis. Mais le faire en montrant les dysfonctionnements précédents, en alertant le CE par exemple sur des choses qui peuvent engager sa responsabilité (avec l'appui de l'AC) et pour lesquelles il faut modifier l'organisation... présenté comme ça tu pourras certainement compter sur son soutien.
On ne peut pas non plus tout faire la première année, mais je me suis "ouvert" des dossiers que je finaliserai cette année

La première chose à faire est de changer le positionnement du gestionnaire dans cet établissement et de redonner à la fonction son sens qui est d'être l'adjoint du CE chargé de la gestion budgétaire et matérielle et non un agent à tout faire.
Selon ma "célèbre" formule : "si on se comporte en paillasson, faut pas s'étonner de voir les gens s'essuyer les pieds sur nous".

Que de bons conseils !!!

@untrucdefou :
Suis bien les conseils donnés plus haut : trie tes activités (urgent - pas urgent) et fixe les limites, tu n'es pas factotum.

Oui cela parait plus facile a dire qu'à faire mais c'est indispensable, nous l'avons tous fait et nous en portons beaucoup mieux.


En ce qui concerne la description de ta situation, elle m'a rappelé beaucoup de (mauvais) souvenirs mais elle montre également que tu as la capacité de prendre du recul et d'analyser ton environnement, ce qui est une excellente chose.


Tu ne pourras pas tout changer la 1ère année mais tu dois déjà corriger ce qui ne vas pas et pourrait te mettre en difficulté (toi, ton CE ou ton AC) c'est à dire toutes les pratiques manifestement illégales ou dangereuses. C'est non-négociable.


Il est essentiel d'être soutenu par ton CE et ton AC pour pouvoir avancer et comme l'a écrit quelqu'un ici tu dois commencer par fixer des jalons, réforme aujourd'hui ce qui doit l'être et prépare le terrain pour ce que tu envisages de changer + tard.


Surtout tiens nous au courant !

Se comporter en cadre, adjoint du CE, c'est notamment savoir reconnaître quand quelqu'un fait le travail, et toujours favoriser et valoriser ce travail.

Le ctx veut assurer tout seul la sécurité dans les ateliers, et pas seulement ce qui relève de la bonne utilisation de "ses" machines ? Excellent, il ne faut pas l'en dégoûter ! En revanche, il doit savoir qu'il n'agit que par délégation du CE, lequel a délégué l'essentiel du travail, et le suivi de l'ensemble, à son adjoint-gestionnaire. Dès lors, le ctx devra faire bouger les choses quand il est dans le rouge dans "son domaine réservé". Pour l'y contraindre, c'est très facile : une démarche de DUER dans une CHS qui fonctionne trois fois par an, et c'est lui qui dormira moins bien, au point d'ailleurs de finalement repasser le dossier "sécurité" au gestionnaire. Et ça serait dommage, il faut éviter d'en arriver là.

Positionne-toi en contrôleur, en cadre, en inspecteur, en organisateur des instances de l'établissement. Donc les instances doivent être vivantes, avec des réunions proprement convoquées, et des comptes-rendus propres et proprement diffusés. Tu peux donc commencer par positionner tes personnels d'intendance sur ce travail de secrétariat en leur faisant comprendre que tu ne pourras pas faire de bon travail sans eux, c'est vrai et ça les valorise. Etc.

Bonjour à tous

Comme je me reconnais dans tous ces descriptifs ... Je suis en train d'avaler la mer et les petits poissons qui vont avec ! Je m'étais accordée du "repos" entre mercredi et samedi dernier pour pouvoir profiter de ma choupette de 16 mois ... Je le paye cher sur cette suite de vacances ! Bref je vous remercie des précieux conseils, je retiens l'idée de la feuille A3 parce que j'ai beau (avec l'aide des collègues du service) abattre du boulot j'ai l'impression régulière de n'avoir rien fait !
Allez je retourne à mes voyages scolaires où tout était fait en dépit du bon sens voire même en dépit de la réglementation 

Si tu veux visionner le travail à faire ou fait et organiser les priorités pour ton service, tu peux aussi essayer la méthode Kanban (https://fr.atlassian.com/agile/kanban/) et/ou la matrice d'Eisenhower (https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower) ; cela ne coûte rien, un simple tableau blanc suffit.
On peut aussi profiter des outils et méthodes créés pour l'industrie...

Le problème de ces méthodes, c'est qu'il faut arriver à analyser les situations.
Dans une période d'enfouissement sous le travail, on n'arrive plus à analyser le plus important, le plus urgent, et ce qui l'est moins. On arrive à un moment où ce qui n'était pas important ni urgent devient "hénaurme"  et urgentissime - et quand on se rend compte qu'il nous manque des éléments, qu'on les réclame très tard au lieu de s'en apercevoir tout de suite .... c'est l'effondrement.

Je n'aide pas, mais je compatis ayant été moi-même débordée : ma solution a été la fuite vers un poste moins prenant ..




Courage !

Colombane, tu as réussi en quelques lignes à parfaitement décrire cette douloureuse spirale que beaucoup connaissent en dépit de leurs qualités réelles. Que l'on choisisse de partir ou de rester, chaque choix étant très respectable, je ne connais pas de collègue pour qui ce fut une partie de plaisir dès le début.

La première année, on tente juste de ne pas couler et à chaque fois qu'on boucle un dossier dans l'urgence et de façon un peu boiteuse, on note dans le dossier ce qu'il faudra améliorer la fois prochaine, histoire de ne pas avoir à tout analyser à nouveau. On peut aussi utiliser un planning pour noter les échéances futures afin de les anticiper peu à peu.