Fichier des fournisseurs

Bonjour,

Travaillant en agence comptable, on me demande de reprendre toutes les factures des E.R. de l'année (qui sont une dizaine), pour créer un tableau Excel comprenant nom, adresse, et IBAN de chaque fournisseur, tout en appelant chaque fournisseur pour demander qu'il m'envoie son IBAN lorsque celui-ci ne figure pas sur la facture.

Outre le travail de romain que cela constitue, je me demandais quelle était l'utilité de constituer un tel répertoire.

Merci

GFC le fait très bien.

Simple.

Demander à chaque ER, à partir de GFC budgétaire, une extraction au format dbf ou xml de la liste des fournisseurs. Tout intégrer dans un tableur, supprimer les particuliers et faire un mailing.

Une petite extraction GFC, effectivement.
Sinon, sur le fonds, j'ai beau être en ER, c'est à moi de me débrouiller pour avoir le RIB complet si il ne figure pas sur la facture. L'AC vérifie juste que j'ai joint le dit RIB en cas de besoin : c'est une question de contrôle des éléments de la liquidation. Mais l'AC ne se démène pas pour avoir le RIB. Un AC contrôle. Comme la TG quand on est en services. (IA ou rectorat).
Quelle est la finalité de la demande ? Si c'est vérifier que les ER mettent le bon RIB et pas un qui date de mathusalem, je dirais que si le RIB n'est plus bon, il y rejet à la TG et c'est tant pis pour l'ER qui va se prendre des intérêts moratoires. Si c'est pour suppléer quand les ER ne joignent pas le RIB, il y aurait comme qui dirait une confusion entre les rôles d'l'ER et de l'AC. J'ai travaillé en IA, j'y ai payé des factures, et je n'ai jamais entendu la TG nous dire, si ils nous manquait un RIB ; "ne vous en faites pas, nous on l'a ".
Quand je n'arrive pas à avoir un RIB, (il y a des fournisseurs pas pressés d'être payés) je demande à un collègue si par hasard il ne travaille pas avec ce fournisseur, et si par hasard, il n'aurait pas un RIB à jour. En général, ça marche. Demandez déjà aux ER, ils ont souvent un classeur de RIB pour ces fournisseurs là, voire carrément scannés et sur l'ordinateur. (et chez vous, la collègue qui travaille côté gestion aussi.). Après, il ne devrait plus vous en manquer beaucoup.
Mais la demande est peut être juste pour savoir si vous savez faire une extraction, un tableur excel et passer un coup de fil. ...
Après, comme faut obéir à son chef, si on vous demande d'obtenir les RIB, faut les obtenir ....

Bonjour,
Concernant les paiements des fournisseurs, quelles sont les vérifications qui doivent être faites au moment du paiement par le comptable ?
Nous avons un agent comptable qui vérifie  dans la base comptable des fournisseurs existants (certains depuis plus de 10 ans...)que :
- les RIB
-les SIRET
-LES N) DE tva INTRACOM et le libellé du fournisseur
soient conformes à ce qui figure sur la facture.
Autant dire que cela est source de quantité de rejet.
En effet, au niveau de l'établissement nous nous attachons à vérifier le RIB seulement à chaque liquidation de factures.

Du coup, on s'interroge : le paiement est libératoire quand il est effectué sur le compte bancaire du fournisseur. On vérifie que le compte bancaire soit identique à celui figurant sur la facture au moment où l'on paie.
Donc normalement, il n'y a a pas de souci si le compte bancaire utilisé pour le virement est le compte bancaire mentionné sur la facture. Et le paiement est bien libératoire.

Alors, quel intérêt de rejeter des liquidations et mandats de l'ordonnateur au motif que les 5 derniers chiffres du SIRET ne sont pas identiques dans la base comptable et sur la facture ? Idem quand le n° de TVA Intracom n'est pas le même ? Idem quand le libellé fournisseur n'est pas le même  : parfois l'appellation donnée sur le KBis est différente de celle mentionnée sur l'en-tête de la facture, mais on retrouve ce libellé au bas de la facture et en tout petit... (cas pour les groupes, les franchisés, et les filiales...)

Je suis preneur de toutes explications, car j'avoue bien volontiers que là, on ne comprend plus trop...

Et si c'est la base comptable qui n'est pas à jour ? Ce serait intéressant d'obtenir des fournisseurs pour lesquels une facture est rejetée ces renseignements, et de prouver à l'AC (ou à la personne qui fait le contrôle) que sa base n'est pas si fiable que  ça. 
Sinon ressortir les textes sur les pièces jointes, les contrôles et arriver à prouver à l'AC que le RIB suffit et que nulle part dans les textes on ne parle de base comptable. Il n'y a pas parmi les établissements rattaché quelqu’un qui aurait une formation de juriste et qui pourrait faire ça ? (Je l'ai fait l'an dernier su une autre question et cela a clos le débat qui était récurrent depuis quelques mois.) Je le ferais bien, mais là je n'ai pas le temps de creuser la question, j'ai quinze mile choses à faire avant demain soir, normalement je ne devrais même pas être en train de poster. 
Bon courage ...

les IBAN BIC DOIVENT être soit fournis à l'appui de la facture soit figurer sur la facture, et ce à CHAQUE PAIEMENT.
c'est la règle, imaginez bien que le contrôleur de la CRC ou de la DFIP chargé de vérifier que le paiement est bien libératoire ne dispose pas, lui ou elle, d'un fichier à jour des RIB.

Bibouzou a écrit:

Bonjour,
Concernant les paiements des fournisseurs, quelles sont les vérifications qui doivent être faites au moment du paiement par le comptable ?
Nous avons un agent comptable qui vérifie  dans la base comptable des fournisseurs existants (certains depuis plus de 10 ans...)que :
- les RIB
-les SIRET
-LES N) DE tva INTRACOM et le libellé du fournisseur
soient conformes à ce qui figure sur la facture.
Autant dire que cela est source de quantité de rejet.
En effet, au niveau de l'établissement nous nous attachons à vérifier le RIB seulement à chaque liquidation de factures...
...parfois l'appellation donnée sur le KBis est différente de celle mentionnée sur l'en-tête de la facture, mais on retrouve ce libellé au bas de la facture et en tout petit... (cas pour les groupes, les franchisés, et les filiales...)

Je comprends la question car personne ne conteste la nécessité de fournir et vérifier les IBAN BIC. Mais pour le reste

Oui, donc nous sommes  d'accord que le paiement est libératoire dès lors qu'il est effectué sur le bon compte bancaire; et le bon compte bancaire, c'est celui qui est mentionné de préférence sur la facture reçue. Et si il n'est pas pré-imprimé sur la facture, alors il doit être agrafé à celle-ci.


Je prends un exemple pour illustrer mon questionnement :
On a une entreprise "Alpha" qui nous adresse sa facture pour 1000€TTC. Sur la facture adressée, figure le RIB / IBAN.
Figurent aussi : la mention du siège administratif avec les coordonnées adresse, tél & fax, le type de société : SAS, avec le capital ainsi que le n° de SIRET et le n° de TVA Intracom du siège administratif.

Juste en dessous de ces données, figurent la mention du siège social avec les coordonnées adresse, tél & fax, le type de société : SAS, avec le capital ainsi que le n° de SIRET et le n° de TVA Intracom du siège social.

Les données sont différentes entre siège administratif et siège social. Le RCS reste le même, il n'y a donc que les 5 derniers chiffres qui diffèrent.


Le fournisseur est enregistré dans la base comptable avec les coordonnées du siège social, et au bas de la facture, il est précisé que le paiement doit être adressé au siège administratif.
Les coordonnées bancaires restent les mêmes dans tous les cas, et sont sur la facture.

L'agent comptable rejette dans ce cas précis le mandat.
Et c'est là que j'ai besoin de vos lumières.
Moi ce que je comprends c'est que le paiement est libératoire dès lors qu'il est effectué sur le bon compte bancaire. Et le bon compte bancaire figure sur la facture. Alors, pour être pragmatique, pourquoi se préoccuper du SIRET et du N° de TVA intracom ?
Merci.

Bibouzou a écrit:

Moi ce que je comprends c'est que le paiement est libératoire dès lors qu'il est effectué sur le bon compte bancaire. Et le bon compte bancaire figure sur la facture. Alors, pour être pragmatique, pourquoi se préoccuper du SIRET et du N° de TVA intracom ?
Merci.

Tu vois Bibouzou, on parlait dans un autre post de comptables qui faisaient professionnellement du "hors piste" (sans que ça remette d'ailleurs en cause leur expertise en ski).



Mais le tien, professionnellement ça serait plutôt du ski-bar à longueur de journée, avec risque zéro absolu...