une bonne organisation ?

Bonjour,

Je m'excuse si ce sujet a déjà été abordé dans les pages de cet excellent forum. Gestionnaire débutant (depuis 1 an), je me pose des questions sur l'organisation de mon travail, sachant que je n'ai qu'une demi secrétaire (elle est sur deux EPLE):

-Comment organisez vous vos journées en règle générale ?
-Comment gérez vous l'imprévu ?
-Est-ce que vous demandez à l'accueil de ne pas vous passer le téléphone à certains moments ?
-Comment travaillez vous ? Est-ce que vous procédez par blocs (par exemple la compta un après-midi par semaine, le travail administratif le mercredi...) ou alors faites vous tout en même temps ?
-Enfin, avez vous des pistes pour le classement, le rangement ? Je suis en effet bordélique, j'ai du mal à m'y retrouver et ma secrétaire n'est pas une championne de l'organisation non plus...
-Dernière chose: est-ce que vous pistez vos agents tous les jours ou alors parfois vous arrive-t-il de ne pas aller les voir à cause du boulot "de bureau" ? Ma question peut surprendre mais c'est parce que mon Principal me demande sans arrêt des comptes sur les agnets de maintenance et sur ce qu'ils font et je mes ens obligé d'aller très souvent à l'aventure dans le bahut pour voir si ils bossent (et ils bossent mais peut-être pas à la cadence voulue par mon chef qui pense que repeindre une salle peut-être fait en totalité en deux jours, préparation du chantier et réfction des murs compris)

Merci pour vos conseils !

Bon, pour moi, ça relève de l'histoire maintenant mais allons-y.

Adada a écrit:

Bonjour,

Je m'excuse si ce sujet a déjà été abordé dans les pages de cet excellent forum. Gestionnaire débutant (depuis 1 an), je me pose des questions sur l'organisation de mon travail, sachant que je n'ai qu'une demi secrétaire (elle est sur deux EPLE):

-Comment organisez vous vos journées en règle générale ?

Comme on peut. Le plus efficace, en fin de compte, c'est la liste des taches à effectuer qu'on raye quand c'est fait. Faut juste pas perdre le papier.

Adada a écrit:

-Comment gérez vous l'imprévu ?

De façon imprévisible. La réaction ne sera pas la même si c'est une fuite d'eau à 1m3 à l'heure ou si c'est un caprice du CE qui veut, dès le lendemain, un bureau repeint en rose à pois verts.

Adada a écrit:

-Est-ce que vous demandez à l'accueil de ne pas vous passer le téléphone à certains moments ?

Oui, entretien avec agents ou autres, tâche nécessitant du calme, à pratiquer quand la secrétaire est là, elle est normalement en mesure de traiter les "urgences" (type marqueur qui sèche trop vite pour le prof lunatique).

Adada a écrit:

-Comment travaillez vous ? Est-ce que vous procédez par blocs (par exemple la compta un après-midi par semaine, le travail administratif le mercredi...) ou alors faites vous tout en même temps ?

A chacun sa manière, il n'y a pas de règle. Certains sont monotaches, d'autres multitaches. Mais quand on bloque sur un point, il faut passer à autre chose. Un problème compta dont on ne trouve pas la solution devient souvent évident le lendemain après une nuit de sommeil.

Adada a écrit:

-Enfin, avez vous des pistes pour le classement, le rangement ? Je suis en effet bordélique, j'ai du mal à m'y retrouver et ma secrétaire n'est pas une championne de l'organisation non plus...

C'est aussi mon cas. Pour la compta, classement en classeur. Mandat par service et compte, bordereau dans un classeur séparé, idem pour les recettes. On sépare également les annulations de recettes et de mandats (une pochette pour l'ensemble des documents de chaque), etc.
Pour le reste, le gros classeur chronologique dans lequel on met les documents "troutés" du plus ancien ou plus récent reste le plus simple. Pour la recherche, cela peut être laborieux, mais comme on n'a jamais le temps de rechercher, est-ce si grave...
Pour les dossiers lourds une boite à archives par dossier.

Adada a écrit:

-Dernière chose: est-ce que vous pistez vos agents tous les jours ou alors parfois vous arrive-t-il de ne pas aller les voir à cause du boulot "de bureau" ? Ma question peut surprendre mais c'est parce que mon Principal me demande sans arrêt des comptes sur les agnets de maintenance et sur ce qu'ils font et je mes ens obligé d'aller très souvent à l'aventure dans le bahut pour voir si ils bossent (et ils bossent mais peut-être pas à la cadence voulue par mon chef qui pense que repeindre une salle peut-être fait en totalité en deux jours, préparation du chantier et réfction des murs compris)

Bin on donne une éponge avec la lessive, de l'enduit de lissage avec la palette qui va bien, un pinceau, un rouleau et un pot de peinture au chef pour qu'il fasse la démonstration.
Sinon, on programme les choses avec les agents avec un temps estimé, on passe sur le chantier en début d'après midi et on constate si l'avancement est conforme.
Pour le reste, un carnet autocopiant pour créer les bons de travaux et, sur le double qu'on garde, on raye chaque fois que c'est fait. Pour les agents, un téléphone ou un talkie qui permet de les joindre à tout moment pour les urgences... sauf si on aime la marche et la course à pied...

Adada a écrit:

Merci pour vos conseils !

Pas de quoi.

- Au fil de l'eau. Un truc principal à boucler dans la journée. Si il est terminé, je commençais un autre. S'il était pas fini, il devenait le truc principal pour le lendemain. Le truc est défini en fonction de l'enjeu et l'échéance. Du genre le mandatement tous les 15 jours, les opérations de fin d'année, la régie à porter à l'agence comptable, le marché à faire... Le reste était fonction de la météo sollicitation/emmerdes du jour.

- Ça se rajoutait dans la liste des trucs principaux, parfois. Dès fois l'imprévu se résout tout seul.

- Oui : «Hello, svp, tu ne me passes pas d'appel jusqu'à tel moment, sauf M. ou Mme machin ou tel ou tel organisme». Avec le temps, l'accueil a pris de l'expérience et arriver à très bien gérer les imprévus : «Hello, c'est trucmuche, je sais que tu m'as demandé de pas te passer d'appel, mais y a deux jours, il figurait parmi les exceptions».

- En fonction du truc principal. Si c'est de la compta, je ne vais pas faire d'achats, sauf si ça rentre dans la météo du jour.

- Le bordel c'est pas gênant si tu retrouves l'info. Ici dans mon poste actuel, je suis bordélique. Au collège, c'était plutôt militaire. Armoire à dossier et à panier à courriers. Les contrats rangés par chapitre budgétaire (périmé maintenant). Une case par agent pour leur dossier au sein de l'établissement. Des cases pour les fonds européens, les notifs de subvention. Le but c'était d'avoir tous sous les yeux (un peu comme l'explorateur windows) pour aller fouiller dedans en cas de besoin. Sur le bureau des banettes à courriers (entrants, du jour, en attente de réponse, truc principal à faire un jour), actualisées chaque soir ou matin.

- Qu'il s'occupent de ses profs/assed/élèves. Faut aussi lui expliquer que c'est pas parce que quelqu'un n'est pas actif à un moment donné qu'il n'est pas productif. Le travail est fait ? Oui. Bon, c'est tout. Il est pas fait ? Pourquoi ? Comment faire ? Dialoguez avec les agents est la meilleur solution. Ça prend du temps au débût mais c'est très rentable à moyen ou long terme.

Globalement, fait comme tu le sens, en fonction de ta nature et de ta personnalité. Reste toi-même et fais-toi confiance (ça c'est le plus dur). T'es bordélique et tu sais pas être organisé, reste bordélique.
Mon seul conseil, pour s'en sortir dans un boulot sur une question d'organisation, accepte de perdre du temps, de la crédibilité, d'avoir des engueulades quand tu mets en place un truc à ta sauce. C'est rentable à moyen terme, à court terme tu perdras de la productivité. Le temps qui passe fait que ceux qui t'engueulaient pendant la gestation sera généralement ceux qui t'afficherons une satisfaction lorsque ce que tu auras mis en place, commencera à fonctionner. Si ça foire, c'est pas grave, avec le temps, les gens sont plus enclin à retenir tes succès que tes échecs, si tu n'es pas un fier cul.

Je me remets dans la peau du débutant qui s'en est tiré malgré tout, la description de mon environnement de travail sur mon poste actuel ne serait pas pertinente.

Adada a écrit:

-Comment organisez vous vos journées en règle générale ?

Je subis.

Adada a écrit:

-Comment gérez vous l'imprévu ?

Rien n'est jamais prévisible. L'intendance est un monde étonnant où tout peut arriver à tout moment ; je m'y étais entraîné dans ma prime jeunesse en jouant à l'excellent jeu de rôle appelé Paranoïa.

Adada a écrit:

-Est-ce que vous demandez à l'accueil de ne pas vous passer le téléphone à certains moments ?

Non, j'ai mieux : http://intendancezone.net/spip.php?article369

Adada a écrit:

-Comment travaillez vous ? Est-ce que vous procédez par blocs (par exemple la compta un après-midi par semaine, le travail administratif le mercredi...) ou alors faites vous tout en même temps ?

Je fais toujours deux ou trois choses en même temps.

Adada a écrit:

-Enfin, avez vous des pistes pour le classement, le rangement ? Je suis en effet bordélique, j'ai du mal à m'y retrouver et ma secrétaire n'est pas une championne de l'organisation non plus...

C'est bien simple : il te faut prendre le temps de créer TON classement. Il faut se donner pour règle d'avoir amené chaque papelard arrivant sur ton bural à destination, moyennant un passage en purgatoire plus ou moins long. J'ai essayé d'avoir plusieurs purgatoires thématiques, c'est une chose à ne surtout pas faire. Et certains machins ne sont pas fait pour être classés : on jette ,ou alors une fois fait on les met dans un dossier appelé "parapluie administratif".

Adada a écrit:

-Dernière chose: est-ce que vous pistez vos agents tous les jours ou alors parfois vous arrive-t-il de ne pas aller les voir à cause du boulot "de bureau" ? Ma question peut surprendre mais c'est parce que mon Principal me demande sans arrêt des comptes sur les agnets de maintenance et sur ce qu'ils font et je mes sens obligé d'aller très souvent à l'aventure dans le bahut pour voir si ils bossent (et ils bossent mais peut-être pas à la cadence voulue par mon chef qui pense que repeindre une salle peut-être fait en totalité en deux jours, préparation du chantier et réfection des murs compris)

Il faut organiser avec les OP leur propre autonomie, basée sur une rencontre formelle, documents en mains, une fois par semaine, des visites sur le terrain en passant à l'occase, et des visites de fin de travaux systématiques. Il faut dire aux agents que tu n'as pasl e choix, tu es obligé de leur faire confiance. Même si ça déplaît à un CE idiot.