Quittancier informatisé

Bonjour à toutes et à tous,
Est-il réglementairement envisageable de tenir un quittancier à partir d'un logiciel dédié ou d'Excel par exemple ?
Merci pour vos contributions.
Un scribouillard de l'AENES à court de stylos BIC noirs

N'y a-t-il pas un projet d'inclure un module " quittancier dans GFC?

Oui et oui
Oui, tout d'abord, on peut tenir un quittancier avec un tableur quelconque.
Les documents issus de Berger Levrault, Kalamazoo ou je ne sais qui, ne sont pas plus officiels que Office ou OpenOffice.
Ce ne sont que des outils.

Oui ensuite car l'intégration d'un tel outil dans GFC a été envisagé..quant à savoir quand, on verra bien.

Aux dernières nouvelles, c'était prévu pour une phase future du développement de GfC. 2014 ou 2015, mais il faut anticiper les retards dans le programme

Bonjour
Je suis lasse de remplir ce quittancier manuellement, de faire les additions par page et les reports....
J'envie un quittancier informatisé :
Genre :  On tape le nom du créancier, la somme, les références de paiement et toc : on édite un super document. On l'enregistre et en parallèle: les données sont reprises sur un tableau récapitulatif (genre Mobilisco...)
J'ai bien l'idée mais moi... je sais pas faire...

idem pour moi et je ne comprends pas que GFC n'est pas intégré ceci depuis le temps avec une génération automatique des FQE;

dillou a écrit:

Je suis lasse de remplir ce quittancier manuellement, de faire les additions par page et les reports....
J'envie un quittancier informatisé :
Genre :  On tape le nom du créancier, la somme, les références de paiement et toc : on édite un super document. On l'enregistre et en parallèle: les données sont reprises sur un tableau récapitulatif (genre Mobilisco...)
J'ai bien l'idée mais moi... je sais pas faire...

Il faudrait savoir fabriquer un logiciel avec une base de données sécurisée et cryptée. Un truc marrant serait de faire crypter la base avec un mot de passe que l'on laisserait choisir et saisir par le rectorat/ministère/la DGFiP, pour garantir l'absence de toute manip. Cela supposerait l'absence de défauts ou de bidouillages permettant les manips malgré le cryptage, donc une revue du code du logiciel. Rien de tout cela n'est impossible, mais ça commence à exiger de plus en plus de compétences, n'est-ce pas ?

Et puis le coût écologique de l'impression à chaque quittance, j'ai un gros doute.

Bonjour,

Pouvez vous me dire si ma façon de faire est correcte?
Chez moi j'ai 1 quittancier papier pour l'encaissement des objets confectionnés, par année civile. Les autres encaissements (voyages et cantine)  sont saisis sur le logiciel Alise.
Je remets un reçu au créancier et j'édite une copie pour l'établissement. Je conserve le tout et j'archive en fin d'année civile.
On me dit que j'aurais du faire pour chaque encaissement un reçu à partir du quittancier papier.
Cela m'embête car mon bahut va être audité. Aurais-je tout faux depuis le début?
D'avance merci de vos retours.

Un comptable public (un régisseur itou) doit tenir un registre intégral des entrées de caisse. Bizarrement y en a pas pour les sorties de caisse, mais en fait on a d'autres moyens de contrôle. Dans ce registre, la quittance, le petit papier qu'on donne à celui qui verse, c'est un gadget. La vraie motivation du quittancier, c'est la colonne total à gauche des quittances, qui doit être égale au montant des débits du 531 de l'exercice.

Donc les entrées de caisse de Turbise, on devrait les recopier dans le quittancier. En masse à la fin de la journée, et en jetant la quittance. C'est ce que je faisais faire par ma SAENES régisseuse de recettes dans le bureau en face du mien (à l'époque lointaine où j'avais des élèves, une cantine... bref). Mon propre quittancier d'agent comptable ne servait pratiquement qu'à des versements de mes nombreux régisseurs. Qui repartaient toujours avec leur précieux petit papillon en échange de leurs bons sous. Et qui me donnaient leur quittance lorsque je leur remettais une reconstitution de leur régie d'avance.

Merci pour ces détails !
Zut, je pensais bien faire. Du coup comment me justifier auprès de l’auditeur ou rattraper le coup
si cela est encore possible ?

créance a écrit:

Merci pour ces détails !
Zut, je pensais bien faire. Du coup comment me justifier auprès de l’auditeur ou rattraper le coup
si cela est encore possible ?

Boarf, attends de voir ce qu'il raconte. Globalement si tu fais la caisse au moins deux ou trois fois par semaine proprement, y aura pas de problème.

Ok, je verrai ce que l’on me dit.
J’ai une deuxième question. Je vous ai interrogé sur mon « quittancer informatisé Alise »

Je voudrais maintenant savoir si mon registre papier est bien tenu:
J’ai expliqué que j’avais aussi un quittancer papier qui ne sert qu’aux encaissements des objets confectionnés. 
Voilà comment cela fonctionne: 
- le mandataire récupère avant l’ouverture de la boutique ce quittancer
- il y inscrit chaque encaissement sur une page et donne le double tamponné au client 
- il agrafe sur chaque page les tickets de réparation
- il me rapporte le registre que je pointe et je signe chaque page 
C’est ce qui fait office de quittancer. Est ce que c’est bon ?

J'utilise de puis une dizaine d'années une application sécurisé "cassette+"

http://www.antibulle.com/cassette.html

Tout est impeccable et ce n'est pas du excell  avec la tambouille....

Traçabilité de l'ensemble des opérations.

Concernant ton audit,

C'est tout bête, mais vire du coffre tout ce qui n'a pas à y être.
Vérifie la conformité entre ce qu'il y a dans le coffre et tes écritures.
Retrouve la convention signée entre ton établissement rattaché et l'agence comptable et ta nomination en tant que régisseur.

L'agence comptable et mon collège ont été audités. De mon point de vue, en tant que gestionnaire d'un établissement rattaché, les auditeurs de la DGFIP s'attachaient plus à comprendre sans volonté de sortir le gourdin à partir du moment où c'est à peu près bien tenu.

Pense au café; un bon accueil permet de bien démarrer l'audit.

L'intendant zonard a écrit:

Donc les entrées de caisse de Turbise, on devrait les recopier dans le quittancier. En masse à la fin de la journée, et en jetant la quittance. C'est ce que je faisais faire par ma SAENES régisseuse de recettes dans le bureau en face du mien (à l'époque lointaine où j'avais des élèves, une cantine... bref). 

Tu peux faire mieux. Je ne jette pas la quittance, je l'agrafe avec le bordereau Turbise. Ca permet un niveau de contrôle supplémentaire. 
Je transmettais également le bordereau turbise en démat' à l'agence comptable. J'avoue que depuis le début de l'année, c'est un peu le souk donc je le fais moins systématiquement.

Merci pour vos réponses
@Olrik, ok je jetterai un coup d'oeil sur cassette
@algrain, oui je penserai au café (cela dit je le propose à tputes les personnes que j'accueille). En fait je ne sais pas si c'est "bien tenu" justement car je n'ai pas de "vrai" quittancier". je pensais que les reçus de alise et le registre à souche gérés par mon mandataire faisaient office de registres.
@Xena, penses tu que je devrais mettre en place un registre comme celui que tu tiens ou cela ne sert à rien? Si oui, à partir du 1er janvier, tu crois que c'est bon?
Je reprendrais tous les encaissements...
Merci

créance a écrit:

Merci pour vos réponses
@Olrik, ok je jetterai un coup d'oeil sur cassette
@algrain, oui je penserai au café (cela dit je le propose à tputes les personnes que j'accueille). En fait je ne sais pas si c'est "bien tenu" justement car je n'ai pas de "vrai" quittancier". je pensais que les reçus de alise et le registre à souche gérés par mon mandataire faisaient office de registres.
@Xena, penses tu que je devrais mettre en place un registre comme celui que tu tiens ou cela ne sert à rien? Si oui, à partir du 1er janvier, tu crois que c'est bon?
Je reprendrais tous les encaissements...
Merci

Alors, là, tu le fais comme tu le sens tant que tu as le suivi réglementaire de l'argent qui rentre et qu'au 31/12, tu peux :
1) retracer toutes les opérations même pour 2 cts
2) fournir aux familles une quittance pour les paiements en espèce

Je te conseille plutôt d'attaquer à la rentrée scolaire, en faisant faire un arrêt de régie par ton comptable. Tu redémarres sur du propre, tu as le temps de réfléchir à ta méthodologie, etc.

Oui j'envisage de revoir toute la traçabilité à l'avenir. Je posais la question sur la mise en place d'un quittancier de régul car mes 2 "quittanciers" semblent ne pas convenir je vais prochainement être audité
donc je ne sais comment me défendre sur le fonctionnement actuel.

Cassette+, c'est:

-bordereau de caisse
-liste des mouvements
-justificatif des sorties....avances menues dépenses
-justificatif dépôt L.B.P.

ET un ticket nominatif pour chaque paiement....en important la base élèves

un calcul de la caisse a chaque opération, mouvement


Le tout en PDF partagé avec un icloud type DROPBOX et donc pas de tambouille!