QUI UTILISE LE PRELEVEMENT

Bonjour,
Dans mon ac, on parle très sérieusement de mettre en place le prélèvement automatique pour les créances de cantine.
Je me pose une question : qui fait quoi entre le collège rattaché et l'agence comptable une fois que les autorisations de prélèvements ont été complétées par les familles et remises au collège.
Merci à celles et ceux qui me feront part de leur expérience et de leur mode de fonctionnement.
Bonne journée

Chez moi :

ER :

• propose aux familles les prél lors des inscriptions à la DP,
  
• Fixe les montants des prélèvements d'avance,
  
• Collecte les demandes des familles,
  
• renseigne les RIBS dans BEE,
  
• compile les autorisations,
  
• adresse aux banques les bordereaux d'auto de prél, (ça peut aussi être l'AC)
  
• Adresse à l'AC le fichier XML de sconet + petit listing des élèves OK pour prél.
  
• Mandate les frais de prél tous les mois.
  
• Frais scolaires à jour avant le dernier prél du trimestre.
  

AC :

• Établit l'échéancier des prél,
  
• Récupère la base sconet,
  
• Renseigne les élèves OK prél dans le module de gfc CG,
  
• Effectue tous les mois le traitement comptable du prél
  
• Gère le rejets de prél
  
• Adresse l'état de décompte facturé par la DDFIP pour les prélèvements
  
• Rembourse les trop perçus aux familles.
  

coffeeman a écrit:

Chez moi :

ER :

• propose aux familles les prél lors des inscriptions à la DP,
  
• Fixe les montants des prélèvements d'avance,
  
• Collecte les demandes des familles,
  
• renseigne les RIBS dans BEE,
  
• compile les autorisations,
  
• adresse aux banques les bordereaux d'auto de prél, Chez nous c'est l'AC
  
  
• Adresse à l'AC le fichier XML de sconet + petit listing des élèves OK pour prél.
  
• Mandate les frais de prél tous les mois. Ca on ne fait pas
  
  
• Frais scolaires à jour avant le dernier prél du trimestre.
  

Id Coffeeman en ce qui concerne l'AC. Pour l'ER voir en rouge.
On est en prélèvement depuis janvier 2012, c'est du boulot avant, mais quel gain de temps par la suite.

merci bcp

anabiose a écrit:

Mandate les frais de prél tous les mois. Ca on ne fait pas

Du coup, comment ça se passe?
C'est l'AC qui prend en charge sur les frais d'agence?

Tu fais avec Sconet Coffe ?

Citation :

On est en prélèvement depuis janvier 2012, c'est du boulot avant, mais quel gain de temps par la suite

Bjr Anabiose

Oui c'est un allègement du travail surtout dans une petite unité où la gestionnaire est seule

Maudinou a écrit:

Tu fais avec Sconet Coffe ?

Oui ma chérie.

Je fais avec le fruit

coffeeman a écrit:

anabiose a écrit:

Mandate les frais de prél tous les mois. Ca on ne fait pas

Du coup, comment ça se passe?C'est l'AC qui prend en charge sur les frais d'agence?

Non, les frais de prélèvements et de rejet sont à la charge de l'ER (les frais de fonctionnement de l'agence c'est pour payer le café et les gâteaux de l'AC !!!). On mandate sur la base des état du Trésor, reçus par l'AC, qui t'en transmets un exemplaire comme PJ au mandat.

Accessoirement, il te faudra un certificat administratif pour l'OR constatant les de frais de rejet payés par les familles.

coffeeman a écrit:

anabiose a écrit:

Mandate les frais de prél tous les mois. Ca on ne fait pas

Du coup, comment ça se passe?
C'est l'AC qui prend en charge sur les frais d'agence?

Oups! Je ne sais pas ce que j'avais lu... Bien sur que si qu'on mandate les frais de prélèvement..et les frais de rejet aussi.

Anita est vivante ! Comment c'est la vie après la BAC ? T'a-t-il fallu de la rééducation ? La guérison de cette addiction est-elle prise en charge par la MGEN ?

tu peux aussi faire un transfert : champ de courses/casino

J'ai pas compris l'astuce.

Ca marche très bien les prélèvements avec GFC.
Mode de fonctionnement (merci Coffeeeman pour la check-list) :

ER :

• propose aux familles les prél lors des inscriptions à la DP
  
• collecte les demandes des familles,
  
• renseigne les RIBS dans BEE,
  
• compile les autorisations
  
• adresse à l'AC les bordereaux d'auto de prél
  
• Adresse à l'AC le fichier XML de sconet petit listing des élèves OK pour prél.
  
• Mandate les frais de prél tous les mois
  
• Frais scolaires à jour avant le dernier prél du trimestre.
  

AC :

• établit le courrier qui sera distribué aux familles, et l'échéancier des prél
  
• adresse aux banques les bordereaux d'auto de prél collectées par les ER
  
• Récupère la base sconet
  
• Renseigne les élèves OK prél dans le module de gfc CG,
  
• Effectue tous les mois le traitement comptable du prél
  
• Gère les rejets de prél
  
• Adresse l'état de décompte facturé par la DDFIP pour les prélèvements
  
• Rembourse les trop perçus aux familles.
  

Mad Max a écrit:

les frais de fonctionnement de l'agence c'est pour payer le café et les gâteaux de l'AC !!!.

Non, ça c'est supporté par le budget perso des GM des ER.
Les frais de fonctionnement de l'agence c'est pour payer le Montblanc qui sert à signer les règlements.

Bonjour,
je relance ce fil, car je me pose des questions sur le prélèvement auto:
1.d'abord, quels sont les avantages et inconvénients du prélèvement?
2.l'AC peut-il refuser de le mettre en place sous prétexte que ça va lui donner beaucoup de travail?
3. quelle est la procédure pour la mise en place?
4. peut-on démarrer à tout moment? enfin, je suppose qu'à la rentrée c'est + logique...mais la petite case à cocher, on peut la cocher à tout moment?
5. je vois mal le distinguo prélèvement et échéancier: pour moi, un prélèvement, c'est quand on doit 150€ pour le trimestre et qu'on va être débité directement de cette somme à telle date, par contre, si on prélève 2 fois 75€ ça devient un échéancier qui doit être autorisé par l'AC
6.les frais de prélèvements sont de combien?
et enfin, là vous avez déjà répondu, on n'est pas obligé de le faire avec un logiciel privé, apparemment, ça marche très bien avec Siècle et GFC?

voilà, je vous remercie pour vos réponses

Relis le fil, des réponses sont apportées.
Et l'échéancier c'est normal : il n'y a pas UN prélèvement de la créance, mais trois (enfin avec GFC c'est comme ça) : deux prélèvements d'avance, et un prélèvement d'ajustement qui solde la créance du trimestre. Soit 9 prélèvements par an.
Le prélèvement automatique ne coûte plus rien, seuls les frais de rejet sont facturés.
L'AC qui dit qu'il ne veut pas du prélèvement car cela donne trop de travail devrait vérifier combien de temps est consacré au recouvrement dans son agence. Et même si cela ne fait pas gagner de temps (ce dont je doute), cela n'en fait pas perdre, et on a tout à y gagner en terme d'image du service public.

j'ai bien lu le fil et d'autres aussi sur ce sujet, mais par exemple, je n'avais pas du tout mais alors pas du tout compris qu'on était obligé de prélever en 3 fois, ce qui revient donc à un échéancier d'où autorisation du seul comptable, je suppose; aucune possibilité de prélever en 1 fois?
ensuite est-ce que GFC permet de commencer dés septembre prochain, ou fallait-il faire une manip lors de la bascule?
Certains parents disent que ce système permet d'avoir moins de créances, j'en doute: je pense que les personnes en difficulté qui ne pourront payer la cantine ne se risqueront pas à accepter le prélèvement; nous acceptons déjà les échéanciers, mais il faut se déplacer... par contre mon AC rechigne au système d'avances, mais dons avec le prélèvement, il y en aura forcément, sauf si on fixe une date assez tardive pour le 1er trimestre...

Possibilité de prélever sur le 2eme plvt par exemple la totalité de la créance par exemple.
Il faut bien sur modifier le 1er plvt en le mettant à 0.00.
Au plvt dajustement rien ne sera prélevé : avance = créance.

Pour les avances on les gére au 4191 subdivisé (4191PA par exemple).
Ou plutôt GFC les gère avec le module plvt auto très bien...

lyuba a écrit:

ce qui revient donc à un échéancier d'où autorisation du seul comptable.

de toute façon le prélèvement est géré à l'agence comptable
Donc par définition c'est le comptable qui saisit les infos et qui accorde, de fait, les échéanciers.

Pour compléter les, excellentes, interventions de MOA, je précise qu'il faut bien réceptionner un fichier issu de Sconet qui reprend l'ensemble des parents de l'établissement avec les infos.
Il faut avoir fait les droits constatés pour que les créances existent.
C'est sur que l'on peut considérer que c'est une contrainte de faire les DC pour début octobre (ici le 1er prélèvement a lieu en octobre) mais je rappelle quand même que l'OR doit être fait en début de trimestre (et être modifié au fur et à mesure) et non le 20 décembre.
Il n'y a donc pas d'avance mais un encaissement normal.

On précisera tout de que si on souhaite un prélèvement par trimestre c'est tout à fait possible, déso MOA, il suffit simplement de choisir uniquement prélèvement d'ajustement pour le trimestre.

----------
De plus, à compter de 2014, le module PREL s'est bien amélioré, notamment grâce à la possibilité de solder les avances quand on le souhaite, càd de faire le rapprochement entre les prélèvements d'avance et les créances.

Ainsi, on suit mieux les créances et on peut éviter certains remboursements.

coffeeman a écrit:

On précisera tout de que si on souhaite un prélèvement par trimestre c'est tout à fait possible, déso MOA, il suffit simplement de choisir uniquement prélèvement d'ajustement pour le trimestre.

----------
De plus, à compter de 2014, le module PREL s'est bien amélioré, notamment grâce à la possibilité de solder les avances quand on le souhaite, càd de faire le rapprochement entre les prélèvements d'avance et les créances.

Ainsi, on suit mieux les créances et on peut éviter certains remboursements.

Ici, pour les prélèvements en une seule fois, nous n'attendons pas le plvt d'ajustement pour anticiper des rejets tardifs...
Et oui, les élèves mangent depuis le 1er jour du trimestre alors leur faire payer la DP en début du trimestre suivant cela ne le fait pas...
Mais autrement, tu as raison sur le principe.
Pas de plvts d'avance et le plvt d'ajustement ajuste le montant créance-avance reçue -> d'où la totalité pour ces familles.

Mais chacun voit midi à sa porte.
Ici le deuxième plvt d'avance correspond à peu près à la date limite de paiement de GFE...