Gestion de la gestion ... des tâches

Bonjour à tous,

Je souhaiterais sortir de mes listes à faire, fait, reste à faire dans les 2 minutes, dans l'heure, la journée, le mois, l'année, ma carrière, fait mais pas entièrement, urgent, urgentissime, imprévu, imprévisible, mes listes que je croise avec mon agenda, mes post-it, mon outlook, mes bouts de nappe, mes idées, mes contacts, mon échéancier, mes rappels alerte Iphone, ma voiture à laver, les 3 cts d'euros à rendre à machin, le DUER à actualiser, les cacahuètes à acheter pour la soirée retour de voyages parents/accompagnateurs profs / élèves, les 3 extincteurs percutés à remettre à niveau, j'ai bien une méthodologie largement fondée sur l'écrit et la délégation, mais cela me parait insatisfaisant : j'ai découvert the GTD, getting things done, et cherche un outil global, unifié, transversal qui me permettrait de centraliser toutes ces échéances et les prioriser par thème et par urgence.
Comment fonctionnez-vous ?
A votre écoute !

Les plus modernes outils n'ont pas remplacé chez moi la liste sur Post-It. Et il y en a des choses dont je dois me souvenir...

Faire gagner le pistou au GJQ, penser à l'anniversaire de D6., acheter des fleurs à Flouette, trouver une idée de calomnie sur Dupondt, me rappeler que Barbabelle n'a que dix ans et que donc j'ai pas le droit...

ba oui, mais les post il, quand il y en a trop, on les colle partout, et ça se colle n'importe où, et on perd les post il ,on les retrouve collés à la photocopieuse, avec la liste des liquidations ou je ne sais où encore...
moi, je prends un gros cahier, je liste et je barre ce que j'ai fait, puis je reprends ma liste non barrée que je réécris avec la nouvelle liste; le problème c'est qu'en urgence (au téléphone), je ne retrouve pas mon gros cahier coincé sous une pile de ...., donc je prends une feuille de brouillon, mais quand j'ai le temps, je rallonge ma liste du cahier quand celui-ci est disponible;
sinon, dans la boite de réception j'ai un dossier "fichier à traiter" et quand j'ai traité, je bascule dans "traité OK"
mais c'est vrai qu'on s'en met partout!

Personnellement, je m'en occupe dès que je les constate, sinon elles s'incrustent et il faut plus de temps pour les traiter.

Grincheux a écrit:

Les plus modernes outils n'ont pas remplacé chez moi la liste sur Post-It. Et il y en a des choses dont je dois me souvenir...

Faire gagner le pistou au GJQ, penser à l'anniversaire de D6., acheter des fleurs à Flouette, trouver une idée de calomnie sur Dupondt, me rappeler que Barbabelle n'a que dix ans et que donc j'ai pas le droit...

euh.. on parle des gens qui ont un vrai travail là...

C'est exactement ce dont je veux sortir :
"Se souvenir" qui est une intention louable mais mobilise beaucoup d'énergie il faut en convenir
et
"s'en mettre partout" et réactualiser en permanence, c'est encore beaucoup d'énergie.

Je pars d'un postulat : les moyens technologiques de gestion de tableaux de bord existent : outlook et sa gestion des tâches, l'agenda électronique, les tablettes connectés cloud, le smartphone et ses applications de gestion des tâches, le pc portable et son assistant(e) dédié(e) qui m'accompagnent à chacune de mes réunions et qui saisit en direct, pv, compte rendu et relevé de conclusions non sans avoir préalablement concocté un superbe power point, récapitulant les grands axes de mes projets à l'attention de mon auditoire passionné (je rêve).
Bref, je subis ou j'initie comme nous tous, des tâches à faire tout azimut. Et notre métier regorge de ces occasions là.
La sacro-sainte liste sur mon beau cahier à spirales, alimentée par mes post-it me semblent d'un autre temps, pourtant je pratique encore cet pensum archaique mais j'imagine intuitivement qu'il doit bien exister une méthode plus moderne, en ce qu'elle permet de ne pas nous regarder pédaler à vide en perdant un précieux temps à organiser ce que nous avons à faire.
Pas geek dans l'âme, j'essaye pourtant de rationaliser tous ces moyens mis à notre disposition et envisage optimistement leur mise en interface, sinon, à quoi serviraient-ils ?
En fait, je pense qu'il doit bien exister une plate-forme nodale, modale et transversale pour satisfaire à cet enjeu ou il reste à l'inventer, non ?

J'ai testé le tableau blanc véléda dans le bureau, le smartphone, l'agenda papier..
De toute façon il y a trop de chose à faire
Donc il n'y a plus qu'une règle, faire le truc quand on y pense.

Il n'y a pas de recette miracle, chacun a une manière différente de structurer sa pensée. Ce qui marche chez l'un peut ne pas marcher chez l'autre. Il ne reste qu'à tester, retester et reretester les différents outils pour trouver ce qui nous convient.

Sinon, outre les outils, on trouve aussi des bouquins sur la gestion du temps.

C'est bien ce que je redoute.
Je n'oublie jamais de charger ma bouteille à 200 bars avant de plonger, de vérifier l'armement de sécurité de mon bato et la météo avant une sortie en mer, mes 4 balles de tennis dans mon sac avant de fouler la terre battue, la bonne bouteille de vin blanc avant de recevoir, le coup de fil à ma maman pour la fête des mères, de remplir ma déclaration de revenus avant les 10 %, le coup de fil à Houellebecq pour lui dire que son chapitre 4 de sa carte & territoire était plutôt léger, ça, je me fais confiance.
Quant à me mettre en oeuvre pour la DBM d'affectation des CPG au bon moment, c'est autre chose. Si je note pas, je fais pas, du moins, je subis et comme je pense fondamentalement que le sens de notre métier, sa valeur ajoutée c'est l'anticipation ...

Comme le dit Winnie, pas de recette miracle, sinon ça se saurait.

Pratique perso: couplé avec un petit agenda, un carnet compact mais épais (j'adôôôrre les carnets), sur lequel je note tout, que ce soit ce qu'il y a à faire ou ce qu'il est bon de garder par écrit, avec un système de surlignage stabilo à 2-3 couleurs pour visualiser ce qui a été fait et donc reste à faire ou ce qu'il faut retenir. Ce n'est pas parfait, mais c'est ce que j'ai trouvé de plus pratique (ça peut se trimballer partout) pour soulager mon p'tit cerveau et ma mémoire, qui bien qu'excellente, a toutefois ses limites et ses absences. Je m'en sers aussi pour les réunions, comme ça j'ai toute une "année" de boulot sur un seul carnet. Chaque année je change en remettant certaines infos utiles, et je garde dans une armoire, de temps à autres on y retrouve un truc noté (une adresse, un n° de tél, etc...) dont on a besoin et qu'on ne trouve pas. L'informatique c'est aussi très utile, mais ça ne se trimballe pas en toute occasion et partout, et pour l'info et le pense-bête, pour moi on a pas trouvé mieux que le carnet toujours à portée de main avec le petit stylo qui va bien.

Vous pouvez EPLE ? a écrit:

Je n'oublie jamais de charger ma bouteille à 200 bars avant de plonger

En même temps, ça, ça peut se comprendre...

Oui et puis on peut sabrer tout ce qui est inutile ... Laver la voiture, ça ne sert à rien! Rendre 3 centimes, ça ne sert à rien et tout ce qui est en dessous de 7.50€ on ne rembourse pas!

Non, 8 €.
Loi de finance n°66-948 du 22 décembre 1966 – article 21.
"Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d'un comptable public et provenant de trop-perçus, consignations autres que celles effectuées à la caisse des dépôts et consignations ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier".

J'hesitais... Merci winnie ... Ça augmente les choses à rayer de la liste...

Coté organisation de tout ce qui reste à faire... je fonctionne ainsi :

- l'indispensable agenda sur lequel je note tout ce qui concerne le bahut en termes de rdv et les trucs à faire en parallèle :
Je le remplis essentiellement pendant la réunion de direction
Exemple : Stage maths mardi 12 => café pour 15 pour 8h en salle de réunion
Dans le même temps, je le note sur un manifold à l'attention du cuisinier

- un petit cahier baptisé "gestion au quotidien du tant au..... " : j'y note tout, je l'emporte partout. Toutes les réunions auxquelles je participe, toutes les demandes. Cela va du "besoin d'une prise supplémentaire en salle 222" à la prise de notes pdt la réunion de chantier en passant par la liste des idées pour le buffet de fin d'année .

- chaque soir avant de partir, je me fais une liste rapide de l'urgent à faire le lendemain matin en premier lieu

- j'ai une feuille punaisée au mur avec les choses moins urgentes, mais à prévoir tout de même comme "mettre l'inventaire à jour", "valider les OR", "préparer dossier voyages pour le prochain CA". Je raye au fur et à mesure, quand elle est trop rayée, j'en refais une autre pour qu'elle soit plus claire.

- Quand j'ai un message à faire passer à quelqu'un, j'utilise toujours un manifold, pour tout le monde. Ca me permet de savoir ce que j'ai dit et à qui, parce que ma première réaction quand on me signale un loupé, c'est de me dire "merdum, j'ai oublié", pas de penser que quelqu'un n'a pas fait son boulot. Au moins, comme ça je peux vérifier d'où vient l'erreur.

Moi je fais des tas sur mon bureau, je déplace souvent les papiers (une fois sur l'armoire, une fois dans un tiroir,...) et je brasse pleins de documents qui n'ont pas de rapport entre eux en même temps et en ouvrant d'autres dossiers.

Et quand je ne trouve plus un document malgrè des heures de recherche, et bien je considère que l'affaire est classée.

Si ça peut t'aider.

Agathe Deblouze a écrit:

j'utilise toujours un manifold

Késako qu'un "manifold" ?

Le petit carnet avec duplicata qui assure tes arrières.

Pour ma part, c'est Omnifocus, à la fois sur mon mac (GFC fonctionne très bien sur une machine virtuelle) et sur mon ibidule4s avec synchronisation en temps réel par le cloud. De plus, cela se synchronise avec le calendrier et gère les échéances.

moi du coup je me sens un peu nulle avec mon pauvre agenda papier sur lequel je raye en mettant OK à chaque tâche effectuée...

Je pratique la procrastination, j'espère bientôt reconnue comme maladie professionnelle.

titigrigri a écrit:

moi du coup je me sens un peu nulle avec mon pauvre agenda papier sur lequel je raye en mettant OK à chaque tâche effectuée...

Faut pas, j'ai Google agenda pour avoir mes RDV sur mes ordis et mon téléphone ; mais aussi un simple cahier pour noter, lister, prendre des notes....

Nopasaran a écrit:

Pour ma part, c'est Omnifocus, à la fois sur mon mac (GFC fonctionne très bien sur une machine virtuelle) et sur mon ibidule4s avec synchronisation en temps réel par le cloud. De plus, cela se synchronise avec le calendrier et gère les échéances.

Ah pardon, j'avais omis qu'en tant que mangeuse de Pomme, je reporte aussi les rdv sur mon Ibidule qui synchronise avec l'autre Ibidule-mais-plus-gros de la maison.

J'adore.

robin des bois a écrit:

Moi je fais des tas sur mon bureau, je déplace souvent les papiers (une fois sur l'armoire, une fois dans un tiroir,...) et je brasse pleins de documents qui n'ont pas de rapport entre eux en même temps et en ouvrant d'autres dossiers.

Et quand je ne trouve plus un document malgrè des heures de recherche, et bien je considère que l'affaire est classée.

Si ça peut t'aider.

Pareil

Un agenda, un cahier et un tableau blanc dans mon bureau !

outlook avec PDA en synchro...
efficace

Quel vaste sujet !!
Régulièrement je fais des beaux docs de procédure pour évite d'oublier des trucs ....et régulièrement, je ne les utilise pas ou peu !
Je tente de construire un Chrono : rubrique mensuelle des choses à faire à telle ou telle période.
J'ai aussi des fiches "à voir avec..." pour récapituler les questions en attente.
Sinon, beaucoup de papier et des post it en masse....