facture sans bon decommande

attaché adjoint d'une APASU dans un gros bahut, je gère les commandes et liquide le factures depuis la rentrée (ma prise de fonction).
Ayant beaucoup de mal à récupérer les bons de livraison et pour cause... les agents (OEA) recevaient directement les commerciaux sur leur site et passaient commande à volonté... (le credo de l'APASU étant les agents c'st moi ce n'est pas à vous de gèrer). Deux fois j'avais signalé à l'OEA que les commandes devaient passer par moi, il me semble qu'elle avait compris mais à la fin de l'année les mauvaises habitudes sont revenues sans doute pour les chocolats et les calendriers et je recommence à recevoir des factures dont les références de commande sont des "appels téléphoniques" de l'OEA.
Comment faire, en sachant que l'apasu est sans doute de mèche car l'OEA en question fait le mènage chez elle...

Malheureusement rien sans déclencher une guerre avec votre APASU qui ne fait pas honneur à la profession. Impossible d'alerter le CE sans rompre le pacte de loyauté de l'Intendance... une lettre à l'APASU pour "couvrir" vos arrières ? Une rajout sur le rapport d'évaluation ?

Une piste, l'OEA peut recevoir le commercial si cela lui fait plaisir (calendrier et autre ) et prépar la commande et après il passe au bureau pour valider la commande.
Cela ménage un peu les égos et rien n'empêche de contacter les commerciaux concernés pour leur indiquer la marche à suivre afin d'en faciliter le respect.

Que l'OEA passe ses commandes alimentaires par téléphone ne pose à priori pas de problèmes, à condition qu'une trace écrite de cette commande vous soit remise , signée par l'agent , ceci afin que vous soyez en mesure d'attester le service fait avant de liquider .
Soumettez ce protocole "basic" à votre agent comptable.Je vois difficilement comment elle pourrait ne pas approuver.

Pour les denrées alimentaires, le MOP en cuisine passe se commandes directement sans moi (c'est monnaie courante) mais là il s'agit d'un OEA qui n'est que OEA cependant postionné comme agent chef par l'apasu au détriment des 3 MOP et des 3 OP:avocat: . Lorsque que j'avais partagé mon étonnement au CE lors de mon arrivée celui-ci m'avait répondu que c'était normal car l'APASU avait besoin d'un "toutou". Maintenant le "toutou" est lâché... Pardonnez moi je me lâche anonymement aussi sur le forum, cela me fait du bien.