Acompte voyage N-1

A propos de problèmes de gestion, je me permets de parler ici de mes petits soucis plutôt que de poster un nouveau sujet peut être déjà traité.
J'ai un problème avec un organisme de vacances, la MIJE.
Nous avons un voyage (j'en ai 9 cet année je craque !) à Paris au mois de mai 2012.
Les enseignants qui s'en sont occupés on récolté les chèques que j'ai encaissé le 3 octobre..mais je n'ai pas reçu de facture d'acompte, et comme je suis encore tres débutante et qu'en plus ma collègue secrétaire sort tout juste du concours, nous n'avançons pas vite.
Ce matin, les enseignants débarquent affolés dans mon bureau avec mon CE : on a reçu un mail d'annulation de la MIJE, parcequ'on n'avait pas payé d'acompte. Déjà, ils voulaient qu'on paye le 1er septembre, mais c'etait impossible,, la rentrée n'était même pas commencée, et les profs ne savaient pas si les élèves viendraient.
J'ai négocié qu'on nous laisse jusqu'au 3 octobre, et puis, avec cette rentrée de dingue, j'ai laissé filé la date. Mais bon, sans facture pour payer, aussi, ça m'a pas aidée à me souvenir, hein!
J'ai donc rappelé la MIJE: ils exigent un paiement tout de suite, ils ont trop de demande, trop d'annulation, et que même un bon de commande ça leur suffit pas... Pour un voyage en mai !!! J'ai donc fait un mandatement en catastrophe, et j'espère que ça va pas être rejeté sinon je suis dans la m... Parcequ'ils feront sauter la resa sans sourciller...
Je trouve quand même ça assez raide ! On est un service public, ils savent qu'on va payer, quand même..Et puis un bon de commande, c'est quand même important non? Ils ont le droit de faire ça?
Ca ressemble presque à une forme de vente forcée, c'est dingue !

Idealiste a écrit:

Nous avons un voyage (j'en ai 9 cet année je craque !) à Paris au mois de mai 2012.
...
Ce matin, les enseignants débarquent affolés dans mon bureau avec mon CE : on a reçu un mail d'annulation parcequ'on n'avait pas payé d'acompte.

Un voyage au mois de mai, pas question de lâcher un fifrelin avant 2012. Si l'organisateur n'est pas content, il annule. Des voyages à Paris des dizaines d'organismes peuvent en monter. C'est la bonne occasion de lancer un marché à peu près ficelé.

LMDV/LG a écrit:

Idealiste a écrit:

Nous avons un voyage (j'en ai 9 cet année je craque !) à Paris au mois de mai 2012.
...
Ce matin, les enseignants débarquent affolés dans mon bureau avec mon CE : on a reçu un mail d'annulation parcequ'on n'avait pas payé d'acompte.

Un voyage au mois de mai, pas question de lâcher un fifrelin avant 2012. Si l'organisateur n'est pas content, il annule. Des voyages à Paris des dizaines d'organismes peuvent en monter. C'est la bonne occasion de lancer un marché à peu près ficelé.

Ok, ça me rassure dans le sens où je vois des solutions si la MIJE me lache.

Idealiste a écrit:

...J'ai donc rappelé la MIJE: ils exigent un paiement tout de suite, ils ont trop de demande, trop d'annulation, et que même un bon de commande ça leur suffit pas... Pour un voyage en mai !!! J'ai donc fait un mandatement en catastrophe, et j'espère que ça va pas être rejeté sinon je suis dans la m... Parcequ'ils feront sauter la resa sans sourciller...
Je trouve quand même ça assez raide ! On est un service public, ils savent qu'on va payer, quand même..Et puis un bon de commande, c'est quand même important non? Ils ont le droit de faire ça?

Sans remettre en cause la réponse de LMDV qui se place sous l'angle de la gestion (c'est vrai que c'est aberrant de devoir verser un acompte en octobre 2011 pour mai 2012), on peut se poser la question de ce que l'on peut faire en matière d'acomptes.

Un BOEN de février 2005 précise que l'on peut verser un acompte allant jusqu'à 70% du montant total de la prestation, le solde pouvant être remis au moment de la "remise des documents permettant la réalisation du séjour".

Mais cet acompte ne doit pas être mandaté s'il est versé pour un séjour se déroulant en N+1, c'est à l'agent comptable de passer un ordre de paiement (au compte 4091) qui permet le règlement immédiat de l'organisme.

L'ordre de paiement sera régularisé par un mandat pour ordre saisi sur l'exercice au cours duquel le voyage a lieu.

OK à la Mouette (ou au goéland?) mais pour l'OP il faut quand même un minimum de PJ. une facture d'acompte ne serait pas superflue...

question à 100 balles: la MIJE est elle un organisme public? ou assimilé? ou privé? ça change tout vis à vis de la commande.

C'est qoui la MIJE? une association qui organise un racket........ pour un voyage au mois de mai pas d'acompte avant 2012 et de toute façon si acompte à verser effectivement je fais un ordre de paiement sur 2011.

Question subsidiaire tes profs récoltent les chèques des élèves, mais ont-ils un mandat qui leur permet de le faire? Lorsque le Monsieur du Trésor s'est pointé dans mon agence comptable il m'a demandé qui récoltait les chèques et si les profs avaient un mandat pour le faire. J'ai tout de suite produit les mandats en question, le monsieur était ravi (tu parles ça fait au moins trois ans que je sens le Trésor tourner autour du bahut....... j'ai eu le temps de préparer la riposte.....).

Je comprends pas pourquoi ça vous ne voulez pas lui payer son acompte par mandat à la signature du contrat et le solde l'année prochaine, par mandat classique aussi?

Un mandat sur 2011, ce n'est pas la bonne année budgétaire : le voyage à Paris a lieu en 2012. Ensuite, si tu fais un mandat, faut faire un OR pour équilibrer le N3.

La méthode c'est l'OP au 4091 : tu payes en 2011, tu mandates en 2012 (le contraire du 4081)

Les voyages ont bien été prévus sur le budget 2011, les crédits ouverts pour le montant de l'acompte. Je fais l'OR pareil pour équilibrer le N3, en priorité sur les subventions ou dons du FSE ou autre. Et en 2012, on solde l'opération. La plupart de mes voyages se déroulent ainsi, et je te parle même pas des échanges qui se font sur plusieurs exercices et plusieurs années scolaires!

Spritz a écrit:

Les voyages ont bien été prévus sur le budget 2011,

Ah mais je parlais du voyage de Idealiste à Paris en 2012 : il aura bien lieu en 2012, donc budget 2012, même s'il est voté et préparé en 2011.

C'est la règle de l'annualité budgétaire.

Je n'aime pas le 4091. J'aime les charges et produits constatés d'avance.

Et pourtant on trouve ça sur le site de N@n@rd
Voir aussi le cas
échéant la mécanique comptable pour le paiement
d’acompte pour un voyage
(compte 4091) et les nouveaux comptes à utiliser :

Comptes 4117 et
4118 : depuis 2008, les comptes
4117 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice antérieur » et 4118
« familles-participation aux voyages scolaires-exercice courant » sont à
utiliser en contrepartie du compte 7067 « contribution des familles aux voyages
scolaires ». Les comptes 468263 et 468663 peuvent continuer à être utilisés pour
le suivi des ressources affectées perçues au titre des voyages scolaires
(subventions spécifiques par exemple)

Comptes 6245 et 6284 : le compte 6245 concerne le transport pour les
sorties scolaires et le 6284 les autres charges hors transport : entrées dans
les musées, salles de spectacles, stades, piscines, etc…

Je voudrais pas me mêler de ce qui me regarde pas, mais je suis prête à parier que pour un voyage à Paris en mai 2012, y'a pas encore eu de vote du CA (ou alors ce sont des champions de l'anticipation....)

Les produits constatés d'avance sont aussi évoquées par la DAF-A3 sur le site du Boss. Et je trouve plus logique de travailler en parallèle avec les charges constatées d'avance.
Je ne cherche pas à convaincre qui que ce soit, c'est un mode de fonctionnement que je préfère, c'est tout. Je préfère avoir un truc qui passe par la compta budgétaire, avec mandats et OR.

Je cherche simplement la bonne pratique parce que justement j'ai le cas de figure qui se présente ...et quand je vois les deux techniques je m'interroge ...

J'y vois un souci récurrent d'harmonisation des pratiques comptables . Ici on fait avec le 4091, là avec la technique des produits constatées d'avance . Donc ? au final je tire à pile ou face ?

Du coup je suis perdue , je ne veux pas mettre en jeu la responsabilité de mon AC ...

Quelqu'un peut me confirmer que le 4091 débiteur n'est pas bloquant au COFI

Je confirme que ce n'est pas bloquant.

Même réponse, le solde débiteur du 4091 n'est pas bloquant au compte financier.

Quant à la question de la responsabilité du comptable, peu importe la méthode retenue entre charges constatées d'avance et OP au compte 4091, dès lors que les choses sont faite correctement, il ne risque pas plus dans un cas que dans l'autre.

Pour l'harmonisation, c'est vrai qu'il serait préférable que les textes ne prévoient qu'une possibilité, car le choix opéré influe sur le volume des charges d'un exercice et fausse donc les comparaisons entre établissements.

il semble qu'une charge s'apprécie au service fait, j'aurais plutôt tendance à préconiser l'OP quand on en est qu'au stade d'une réservation.

Stoïk a écrit:

Pour l'harmonisation, c'est vrai qu'il serait préférable que les textes ne prévoient qu'une possibilité, car le choix opéré influe sur le volume des charges d'un exercice et fausse donc les comparaisons entre établissements.

Pourquoi ? Les opérations constatées d'avance faisant l'objet d'un reversement au 486 ou d'un ORR au 487, les charges et produits nets retracent uniquement ce qui concerne l'exercice.

Winnie a écrit:

Stoïk a écrit:

Pour l'harmonisation, c'est vrai qu'il serait préférable que les textes ne prévoient qu'une possibilité, car le choix opéré influe sur le volume des charges d'un exercice et fausse donc les comparaisons entre établissements.

Pourquoi ? Les opérations constatées d'avance faisant l'objet d'un reversement au 486 ou d'un ORR au 487, les charges et produits nets retracent uniquement ce qui concerne l'exercice.

Ooops... erreur de ma part.
Je constate que j'ai écrit une c...ie, toutes mes excuses.

Moi qui n'en dit jamais...

No offence.

Je pense plutôt en termes de masse que de volume , ça gonfle la masse ... d'ailleurs les voyages me gonflent toujours ...et je suis un peu à la masse ce soir , vivement le WE !

En tous cas merci pour vos réponses

Le plus inquiétant, c'est qu'il semble à te lire que tu aie fait un mandatement sans avoir la moindre facture ?
Si c'est le cas, le comptable va pas aimer, mais pas du tout !!!!

cromagnon a écrit:

Le plus inquiétant, c'est qu'il semble à te lire que tu aie fait un mandatement sans avoir la moindre facture ?
Si c'est le cas, le comptable va pas aimer, mais pas du tout !!!!

Logiquement, le comptable rejette, en effet (en tout cas le mien, oui) et l, avec le rejet, tu as tous les arguments necessaires pour expliquer au fournisseur que vraiment, c'est pas de ta faute, mais ton ac, il veut une facture, sinon il ne paye pas (because sa responsbilité personnelle), et que donc, sans facture, pas de paiement. Ils devraient trouver le moyen de t'en faire une.

margotte a écrit:

cromagnon a écrit:

Le plus inquiétant, c'est qu'il semble à te lire que tu aie fait un mandatement sans avoir la moindre facture ?
Si c'est le cas, le comptable va pas aimer, mais pas du tout !!!!

Logiquement, le comptable rejette, en effet (en tout cas le mien, oui) et l, avec le rejet, tu as tous les arguments necessaires pour expliquer au fournisseur que vraiment, c'est pas de ta faute, mais ton ac, il veut une facture, sinon il ne paye pas (because sa responsbilité personnelle), et que donc, sans facture, pas de paiement. Ils devraient trouver le moyen de t'en faire une.

Effectivement, ce n'est jamais difficile d'obtenir une facture s'il y a un paiement à la clé...

Mon problème ne concerne pas un acompte 2011 pour un voyage organisé en 2012. Il s'agit d'un voyage voté en CA qui aura lieu en JANVIER 2012. Aucun acompte ne sera demandé par l'organisme sur 2011 mais les familles commencent à payer sur 2011.

Qu'elle est la procédure comptable à faire? Sur quel compte encaisser les chèques ? La prise en charge 4682/4686 doit elle être faite en 2012 ? Pour le compte financier que doit-on faire ?

Merci

Les encaissements familles se font normalement sur un 4118 subdivisé.
Sauf qu'en l'occurrence, le voyage aura lieu en 2012, donc tu ne feras pas d'OR en 2011. Dans ce cas je te conseille d'encaisser au 4191 (subdivisé, c'est bien).

Pareil, une subdivision du 4191 avec en PJ au compte financier la liste nominative des élèves et les sommes encaissées.

J'établis mes créances au 4118truc muche et j'encaisse normalement. Pas de dépense, alors pas de recette. Pour le COFI je justifie simplement que le voyage sera soldé l'exercice suivant. Je n'utilise le 4191 que pour les avances de DP ou internat et c'est déjà assez compliqué comme ça pour les régul. C'est pas bon alors?