Régie voyage

C'est encore moi et ma fusion de 2 agences comptables !!

Deux façons de fournir et de restituer la régie de voyage des enseignants : dans une des agences l'argent liquide émane et est restitué dans la régie du Gestionnaire, dans l'autre agence comptable, on faisait la disctinction entre la régie du Gestionnaire et la régie voyage en ne mélant pas les 2 (ni dans les écritures, ni physiquement dans la caisse du coffre fort du gestionnaire).

Qu'en pensez-vous ? Comment faites-vous ?

MERCI

La régie de voyage est faite pour un prof, non ? Alors le régisseur garde lui-même l'argent...
Et quand il vient le mettre le soir au coffre, parce que c'est mieux là que dans l'armoire en bois de la salle 205, c'est dans une boîte à part. Jusqu'à ce qu'il rende le tout à l'agent comptable.
Donc le mélange me parait un peu bizarroïde.

merci Winnie pour ton avis...je suis d'accord avec cela.

Donc vous ne mélangez pas les avances ou les restitutions d'avances de voyages avec la régie du gestionnaire, ni physiquement, ni dans les écritures ?

Les encaissements des familles faites par le professeurs régisseurs pour les sorties et voyage transitent par contre par la caisse du gestionnaire. Non ?

Il y a là qqch de bizarre

On crée des comptes de régie distincts s'il y a plusieurs régies : subdivision des 543 et 545.
La caisse du gestionnaire, c'est la régie d'avance et la régie de recettes. Le gestionnaire est régisseur pour ces 2 régies, il met tout dans une même boite. Il a un cahier de caisse où il met les entrées et les sorties chaque jour. Il a des documents séparés pour les recettes d'un côté et les dépenses de l'autre, car ce sont deux régies différentes.
La caisse du régisseur de voyages, c'est souvent une régie de recettes OU une régie d'avances. Et le gestionnaire n'a (en principe) rien à y voir, sauf à donner des conseils au régisseur :modèle de documents, sécurisation des fonds (on en revient à l'armoire de la salle 205).

Les cas où tout passe par la caisse du régisseur, c'est quand il y a un seul régisseur, et que le prof chargé de ramasser l'argent de la sortie ou du voyages est un MANDATAIRE. Là c'est différent. La convention de mandat, c'est la possibilité pour le mandataire de récupérer l'argent (possibilité matérialisée par un document écrit), donc de manier des deniers publics sans être auteur de gestion de fait. Il y a des modèles sur la banque documentaire du site.

je suis GM en collège et l'AC me fait remarquer qu'il existe en débit 150 euros sur le compte d'un voyage alors que la régie est clôturée. Je fais mes recherches pour trouver l'explication, je trouve que l'AC m'avait remis 450€ en espèces, qui apparaissent en somme reçue sur les doduments de la régie et alors que lui prétend m'avoir donné 600€. J'ai donc amené le document régie à l'AC et la lettre de l'enseignant régisseur qui atteste avoir reçu cette somme. Par ailleurs, j'ai demandé à l'AC de me montrer le cahier où j'ai signé avoir reçu la somme de 450€, et à ma grande surprise il était inscrit à côté de ma signature 450€ et juste au dessus 150€. J'ai trouvé cela étonnant, même si cette affaire remonte à 10 mois. Je n'ose pas pensé que cette somme a été ajoutée après m'avoir remis les 450€ , j'avoue que je ne comprends pas. Une chose est sûre, le problème vient de là. Que me conseillez-vous?

Je conseille de retracer de mémoire l'historique point par point de la régie de ce voyage avec l'AC. Peut-être manquait-il 150 € et qu'il les a donné après ? Peut-être a-t'il pensé le faire et il ne l'a pas fait ? Il y a une explication.

Je me souviens dans une AC avoir remboursé une DAO à un ER, et avoir oublié de le noter. J'avais semé le branle-bas de combat dans l'agence pour retrouver les sous disparus, pour rien. Errare humanum est.

Hé ups

merci RUSSULE pour ton intervention

malheureusement on n'a pas pu conclure car pas assez de précisions

Floreus a écrit:

j'ai demandé à l'AC de me montrer le cahier où j'ai signé avoir reçu la somme de 450€, et à ma grande surprise il était inscrit à côté de ma signature 450€ et juste au dessus 150€. J'ai trouvé cela étonnant, même si cette affaire remonte à 10 mois. Je n'ose pas pensé que cette somme a été ajoutée après m'avoir remis les 450€ ,

Un cahier, oui, mais il faut surtout repartir avec un reçu. Il ne fait pas de quittances, l'AC en question ? Demander une copie du fameux cahier à partir de maintenant.
En retournant au bureau, intégrez vous cet argent dans votre caisse (j'espère que oui) ? Fournir alors une copie à l'AC.
De deux choses l'une : ou l'AC est malhonnête, et il va tenter de vous entuber. Ou il est honnête mais n'a pas de procédure claire sur les décaissements, et il va profiter de l'occasion pour 1/ venir faire un contrôle de régie et 2/ mettre en place un protocole un peu moins olé-olé que du gribouillage sur un cahier.

Et j'ajoute que sur un coup comme celui-ci, tout AC normalement constitué qui ne peut pas prouver que c'est l'ER qui a fait l'erreur endosse la totale responsabilité, et complète la caisse si besoin. Enfin, il me semble.

Floreus a écrit:

je suis GM en collège et l'AC me fait remarquer qu'il existe en débit 150 euros sur le compte d'un voyage alors que la régie est clôturée. Je fais mes recherches pour trouver l'explication, je trouve que l'AC m'avait remis 450€ en espèces, qui apparaissent en somme reçue sur les doduments de la régie et alors que lui prétend m'avoir donné 600€. J'ai donc amené le document régie à l'AC et la lettre de l'enseignant régisseur qui atteste avoir reçu cette somme. Par ailleurs, j'ai demandé à l'AC de me montrer le cahier où j'ai signé avoir reçu la somme de 450€, et à ma grande surprise il était inscrit à côté de ma signature 450€ et juste au dessus 150€. J'ai trouvé cela étonnant, même si cette affaire remonte à 10 mois. Je n'ose pas pensé que cette somme a été ajoutée après m'avoir remis les 450€ , j'avoue que je ne comprends pas. Une chose est sûre, le problème vient de là. Que me conseillez-vous?

Euh!...
C'est le prof ou toi le Régisseur ?
Si c'est la Régie Voyage pour laquelle le prof est régisseur, pourquoi est-ce toi qui as signé la réception de l'avance ?
Tu ne devrais signer le cahier (ou mieux remettre à ton AC le reçu du quittancier correspondant aux versements de l'AC) que pour l'argent versé pour ta régie permanente de l'établissement.
Ne mélangeons pas tout.

Concernant cette avance Voyage, l'AC aurait dû faire un document (en deux ex minimum) où le professeur reconnaissait avoir reçu la somme de 450.00 € pour avance concernant les dépenses autorisées pour ce voyage.
Pour le reliquat l'AC doit faire un reçu au professeur et les dépenses normalement mandatées soldent l'avance pour ce voyage.


Comme Winnie, l'AC doit prendre ses responsabilités et prendre en charge les 150.00 € "manquants".
Et revoir l'organisation des mouvements d'espèces avec les ER...

Finalement on a trouvé le problème. Pour les 150€ il s'agissait d'un autre voyage pour lequel le CE avait demandé une avance au dernier moment (il n'y a pas eu de constitution de régie). Et surtout l'objet de ces 150€ n'était pas indiqué. La prochaine fois je serai plus vigilante et je ferai une copie du cahier dans lequel apparait ma signature.
J'ai une question à propos du retour de l'avance à l'issue du voyage. Faut-il retourner l'avance par le biais de la régie de recettes en encaissement ou porter les espèces directement chez l'AC (sans passer par l'encaissement en régie de recettes)?

Retour du reliquat de l'avance à l'agence comptable.

Ne mélange pas les diverses Régies.