travail comptabilité

jeune gc (1 an) dans une grosse structure, je peine à obtenir un travail régulier et fiable de la personne qui passe les écritures comptables.
je stresse donc bcp car je maîtrise peu le travail effectué (tjrs une bonne excuse pour justifier le retard dans le travail : remise de régies, mandatement à réceptionner, des recettes...).
comment s'y prendre pour obtenir un travail et fiable de sa part sans qu'il y ait flicage ?
j'ai conscience que les pbs viennent à la fois du niveau de la personne mais aussi de mon inexpérience à la tête d'une AC ...

merci de vos conseils pour instituer un travail régulier (base de la compta je crois ?) et que je stresse moins au final car les dvpt de soldes de la classe 4 me sont tjrs rendus autour du 15 mois suivant et les explications pas tjrs rigoureuses ! je n'ai pas non plus de possibilité de chgt pour le moment et ce n'est peut-être pas la solution...

Si tu as affaire à quelqu'un de mauvaise volonté, c'est gênant. L'AC est responsable de l'organisation de son service (dans la limite toutefois où le CE lui laisse un minimum de latitude en ce domaine, puisqu'aucun personnel n'est nommé sur l'agence comptable de manière spécifique, et que je me suis fait récupérer une SASU qui saisissait toute la compta par une ancienne CE qui a décidé de la mettre au secrétariat des élèves - résultat : la SASU s'est mise en arrêt, puis a fait valoir son droit à la retraite alors qu'elle comptait rester encore un peu) et nous nous sommes retrouvés sans personne qui ait jamais touché à la compta.
La personne de ton service fait-elle de son mieux, est-elle de bonne ou de mauvaise volonté, et surtout as-tu une solution de remplacement pour ta compta si jamais tu décides de lui confier d'autres tâches ? Si elle fait son maximum, il faut peut-être juste l'orienter, lui mettre des balises pour qu'elle respecte des délais etc (ce genre de procédure étant plus que recommandé lors d'audits du Trésor). Si elle essaie au moins de respecter ces règles, ok. Si elle ne le veut pas, tu constates par écrit, tu contrôles à fond pour être sûre qu'elle ne fait pas n'importe quoi, et tu fais en sorte qu'elle se dise que son avenir n'est pas dans l'établissement.

le travail est fait à minima (balance mensuelle rendue vers le 15 pas avant) mais au rythme qui lui sied et surtout, il m'est impossible de lui demander de faire des recherches comme c'est parfois nécessaire en compta... il y a souvent une excuse pour retarder ce que je demande (retour des régies, chèques à encaisser, réception d'OR ou mandats...) bref le même discours.
je suis obligé de réclamer plusieurs fois avant d'obtenir ce que je demande (justification d'un solde ...) ce qui est agaçant.
je n'ai pas de solution de remplacement pour le moment donc comment puis-je m'investir en compta sans y passer trop de temps car le reste du boulot est à faire ? que puis-je exiger régulièrement d'un secretaire comptable et comment contrôler ce travail (au quotidien ? par semaine ? par mois ?)

il est clair que la personne ne joue pas toujours franc jeu avec moi et qu'elle joue de mon inexpérience !

invitée a écrit:

que puis-je exiger régulièrement d'un secretaire comptable et comment contrôler ce travail (au quotidien ? par semaine ? par mois ?)

il est clair que la personne ne joue pas toujours franc jeu avec moi et qu'elle joue de mon inexpérience !

chq AC est différente dans la répartition des tâches des adjoints, ça dépend de l'AC autrement dit toi et ce à travers la fiche de poste.
perso ,e fais la gest mat, les DC, les Bons de com.et/ou achats au cpt, Egimmo, compta ordo et une partie compta géné (cl 5 et les 452x), gestion des agents....enfin tout ce binz qui permet à l'Ac de se consacrer à la compta pure et dure.
mon AC fait des vérifs sans arrêt en fonction de son emploi du tps et surtout il ne lache en rien sa cl 4 car il est plus difficile d'expliquer si tu tarde trop à vérifier
maintenant il va peut-être falloir "recadrer" ta SASU et ne t'arrêtes pas à ta jeunesse dans le poste (ou âge)
bon courage

Vraiment, à mon avis, il faut lui donner un calendrier (mensuel me semble approprié) de l'ensemble des opérations à faire ; c'est une circulaire donnée par le chef de service qui doit donc être respectée. Si elle ne suit pas ces consignes, rappel par écrit. Ca, c'est pour le long terme, parcer qu'elle va se lasser et partir.
Pour le court terme, le risque en cas de durcissement est de voir cette personne si mettre en arrêt, ou autre joyeuseté. Donc il faudra bien faire son boulot ; et dans une structure comptable de taille moyenne (3-4 établissements), il ne me paraît pas souhaitable que l'AC en personne saisisse sa compta sous peine de ne plus rien faire d'autre rapidement et de ne plus avoir un regard global (déjà qu'on en a bien peu...)
Solution bien faiblarde alors, mais bon : recrutement en CAE d'une personne qui aurait un profil adapté pour passer, avec évidemment une rapide formation interne, un certain nombre d'opérations courantes. C'est bancal, mais je ne vois guère autre chose.

j'ai récupéré une contractuelle pour remplacer mon AASU muté, puisse DIEU faire qu'elle reste, avec des personnes comme ça il y aurait de quoi faire rougir certains fonctionnaires. c'est le top niveau !!!

quelle chance JY mais le mien est fonctionnaire et cramponné à son poste comme une moule à son rocher. je ne me vois pas le "harceler" pour qu'il change de bahut, je traine cette calamité voilà tout !
pire que tout, cette personne est bordélique et peu rigoureuse : c'est qd même génant non ? le boulot est fait a minima mais heureusement que j'épluche ma classe 4 pour ne rien laisser filer résultat j'y passe du temps et je ne dors pas sur mes 2 oreilles !

comment un bon AC expérimenté arrive-t-il à être zen lorsque ce n'est pas lui qui passe les écritures en direct ?

Après quand demande un truc y deux manière pour le dire :

- Pourriez-vous me chercher ça ?

- Pourriez-vous me chercher ça pour midi ?

Dans le deuxième cas, si c'est pas fait, c'est on coupe tout, je te regarde et attend que tu me le fasse maintenant.

Après en général ça va mieux.

Il y a deux problèmes dans ta situation :

1) Tu ne te sens pas rassurée
2) Il y des opérations qui vont plus lentement qu'il le faudrait.

Aussi, je te propose de commencer par le deuxième problème : les mandats doivent être réceptionnés en temps réel, et les chèques encaissés tous les jours etre le 1er et le 20 du mois (après ils sont en bois, faut éviter).

Vois si dans ton service, il n'y a pas une personne à qui tu peux confier le travail de l'encaissement des chèques, en expliquant à ta collègue comptable que tu cherches à baisser la pression de travail qu'elle subit pour que les choses soient mieux faites, sans retards inutiles.

Perso ma structure n'est pas très grosse : deux personnes au Greta et une et demi à l'intendance, et un seul collège rattaché. Je participe donc activement à la "production" : dans de nombreux cas j'encaisse moi-même les chèques, je passe 98 % des écritures manuelles, et j'insiste pour faire moi-même la réception des mandats.

Dans ton cas, essaie de prendre en main mettons 20 % des tâches, en les choisissant de manière à apprendre le plus possible de choses. Et c'est là qu'on revient à ton problème n°1 : tu n'as guère confiance, car ta collaboratrice, elle, n'a peut-être pas beaucoup de considération pour toi si tu es trop visiblement moins informée qu'elle en matière comptable.

J'ai connu de plus le problème de collègues qui se sont débrouillées pour ne surtout pas me laisser apprendre des choses, des fois que j'aurais empiété sur leur pré carré (j'étais NG).

Bref, il faut que tu fasses de gros efforts pour devenir, le plus vite possible, vraiment calée en comptabilité, et que vous formiez un tandem avec ta collaboratrice, elle derrière, toi devant qui ne pédale pas forcément aussi fort mais qui tiens le guidon et les freins. J'espère que l'image te permet d'envisager les choses sereinement, sinon c'est que la confiance entre vous deux est déjà trop sévèrement entamée et là c'est pas bon.

Bon courage