ouverture de credits et contrôle du comptable

Je crois que c'est une question récurrente mais j'ai trouvé des réponses très différentes:
un établissement ouvre au budget ou par DBM au chapitre N3 Voyage des crédits sensés provenir d'une collectivité publique.
L'ordonnateur présente au comptable un mandat pour régler des billets d'avion alors que les crédits ouverts n'ont pas encore été notifiés par la collectivité.
Que fait le comptable:
- payer parce que les crédits sont ouverts
- refuser parce que ces crédits ne reposent sur rien de tangible
Dans le premier cas, que se passe-t-il s'il y a paiement et que lec crédits n'arrivent pas. On peut supposer qu'il ya un prélèvement de fait sur les fonds de réserves. Mais quid si ceux-ci sont insuffisants?

Le voyage a-t-il été adopté par le CA ainsi que son budget ?

Le budget présenté est il sincère et en particulier, est-il arrivé que la collectivité verse des fonds pour un voyage dans un des établissements qui dépendent d'elle ?

S'il y a non à l'une des précédente question, alors rejet. Sur le plan comptable :

La trésorerie est négative, la facture est irrégulière, l'avance n'est pas faite à une agence de voyage ou une association agréée, le paiement n'est pas libératoire. S'il y a un oui alors rejet.

En étant un peu excessif : le total des réserves de l'établissement permet-il de payer la facture litigieuse, voire l'ensemble des dépenses de ce voyage ?

Si l'on n'est dans aucun de ces cas, rien à faire si ce n'est payer. Quand les comptables arrêteront de se poser parfois en justicier, détenteur de La Vérité, le fonctionnement sera parfois un peu plus serein et les relations avec nos autres collègues un peu plus harmonieuses.

et la délibération présentée au CA avec le montage financier, elle faisait état de ce versement de la Collectivité ?

Une question qui n'a pas été posée. L'ordre de recette est-il passé et si oui, sur la base de quelle pièce?

Si pas d'OR, pas de paiement, ça paraît clair. Si il y a un OR avec une pièce justificative décente, le comptable est quand même bien bordé.

LMDV a écrit:

(...) Si il y a un OR avec une pièce justificative décente, le comptable est quand même bien bordé.

Un OR raisonnablement recouvrable... Parce qu'un OR rejeté parce que crétin, ça peut s'imaginer aussi...

L'intendant zonard a écrit:

LMDV a écrit:

(...) Si il y a un OR avec une pièce justificative décente, le comptable est quand même bien bordé.

Un OR raisonnablement recouvrable... Parce qu'un OR rejeté parce que crétin, ça peut s'imaginer aussi...

L'OR d'une subvention doit avoir comme PJ l'avis d'attribution de cette subvention ; ce qui en permettra le recouvrement. Sans cet avis, pas d'OR.

Je rappelle qu'il s'agit d'un voyage, d'où un chapitre de ressources affectées et donc les OR seront passés après les mandats à concurrence du montant de ces mandats.
Ce projet de voyage a bien été approuvé par le CA avec en annexe un projet de budget prévoyant cette subvention de la collectivité; mais cette dernière n'a pas encore été notifiée et rien de dit qu'il y en aura une. Donc le comptable doit-il contrôler la véracité du budget?
Je serais d'avis de demander à l'ordonnateur de faire un mandat du A Contribution entre services pour abonder le N3 et me permettre de payer au cas où cette subvention n'arriverait pas.

OR fait ou pas, moi j'oserais même pas présenter ça à mon AC sans notification préalablement faxée pour info

On touche du doigt ici le principe de sincérité budgétaire.

Selon ce principe, ni on ne doit minorer les dépenses prévisionnelles, ni on ne doit de l'autre côté majorer les recettes.
La sincérité budgétaire ne semble pas en l'espèce être respectée, puisqu'on prévoit une recette pour le moins fictive.

petanque a écrit:

- payer parce que les crédits sont ouverts
(...)
Dans le premier cas, que se passe-t-il s'il y a paiement et que lec crédits n'arrivent pas. On peut supposer qu'il ya un prélèvement de fait sur les fonds de réserves. Mais quid si ceux-ci sont insuffisants?

Seule réponse envisageable du point du vue du droit (pour le rôle de conseil, il me semble que ce soit trop tard).

Si paiement sans recette équivalent, compte de résultat négatif sur cette partie du budget.
Si réserves insuffisantes, le résultat négatif global (129) est mis au report à nouveau (119) en attendant meilleure fortune.

petanque a écrit:

Je serais d'avis de demander à l'ordonnateur de faire un mandat du A Contribution entre services pour abonder le N3 et me permettre de payer au cas où cette subvention n'arriverait pas.

Si les crédits du chapitre A vous le permettent .
Sinon, passage obligatoire par la case DM de type 3

DBM 3 dans tous les cas

Bozinchu a écrit:

DBM 3 dans tous les cas

Oui, tu as raison
Pétanque ne pourra donc se contenter du seul avis de l'ordo .

Je vois pas bien le pb. Si l'ordonnateur nous dit que le voyage est financé, les crédits sont ouverts légalement, et bien on paye.
On n'attend pas de recevoir tous les avis de versement de la TA pour commencer à dépenser par exemple.
Là c'est pareil.

dans notre cas on n'a pas de notification
On fait comment pour connaitre le montant de la subvention

Depuis le temps que j'en ai plus entendu parlé de Mme Soleil, cette pauvre femme a du passer ad patres

Bozinchu a écrit:

dans notre cas on n'a pas de notification

Et c'est toi qui parles de sincérité budgétaire ? T'as toutes les notifications quand tu fais ton budget en novembre N-1 ? En particulier celles des autorités académiques pour l'année N ?

moi mon petit , je n'inscrit aucune subvention du rectorat ou de la collectivité en prépabud...(sauf la DGF bien sur) si je n'ai pas une notification
Ensuite quand il y a la notification je fais une DBM
Pour info si il y a fléchage de la subvention
Pour vote si globalisée

Pour les autres je ne sais pas

tu veux dire quoi?

je fais comme Boz . Les subventions, c'est pas automatique ; il est préférable d'avoir la notification (surtout en période de restriction comme 2010)

Dans la même veine (enfin, à ce qu'il me semble): j'ai un voyage "imprévu" en nov. 2009 qui a lieu en mai. Donc mon N3 est à 1€ (en prévision de recette comme en prévision de dépense).
Je commence à avoir des factures à payer pour ce voyage (notamment certains acompte) mais je ne peux pas les mandater puisque les crédits ne sont pas ouverts.
Si je me souviens bien de ce que j'ai appris, je peux ouvrir les crédits correspondant aux paiements des familles que j'ai déjà reçu. Mais est-ce que je prend en compte tous les versements reçu ou seulement ceux en espèce, les chèques n'ayant pas encore été encaissés?

Bozinchu a écrit:

tu veux dire quoi?

J'en étais resté à ça (page 2, § 4,5 et 6). Mais peut-être que ça a changé depuis.

Mais nous ne pouvons jamais être sûr à 100% que toutes les recettes de l'année n vont être réalisées lorsque l'on établit notre budget en octobre n-1!!!
On met en recettes toutes nos prévisions, sincères, même si nous n'avons pas toutes nos pièces de recettes permettant de l'attester à ce moment là. C'est du prévisionnel et les DBM nous permettent d'ajuster si besoin, mais le but n'est pas d'ouvrir des crédits en juin alors que nous pensions dès novembre que nous allions les avoir.
La taxe d'apprentissage, les recettes objets confectionnés, les recettes R2 et j'en oublie, elles sont inscrites dès le 1er janvier sans aucune assurance d'être réalisées et pourtant on paye des factures bien avant d'avoir la certitude de leur réalisation. C'est le boulot du gestionnaire que de faire son suivi budgétaire et s'assurer que toutes les dépenses seront couvertes, mais on ne bloque pas tout a priori parce qu'on n'a pas encore la notif'.
en N3, c'est pareil si le budget est sincère.

En fait, je n'ai entendu parler du voyage qu'en janvier donc bien sur après le vote du budget, et après avoir réalisé que mon prédécesseur avait géré le même voyage (mais de trois nuits au lieu de 5 cette année) au J38.
Comme le N3 me semble plus approprié, je l'utilise cette année, mais c'est mon premier voyage donc j'aimerai ne pas me planter (ni aux suivants d'ailleurs).

Patience et raison a écrit:

En fait, je n'ai entendu parler du voyage qu'en janvier donc bien sur après le vote du budget, et après avoir réalisé que mon prédécesseur avait géré le même voyage (mais de trois nuits au lieu de 5 cette année) au J38.
Comme le N3 me semble plus approprié, je l'utilise cette année, mais c'est mon premier voyage donc j'aimerai ne pas me planter (ni aux suivants d'ailleurs).

Le J38 est recevable pour un voyage s'il n'y a pas de participations des familles. Sinon c'est le N3 qui doit être utilisé (au besoin avec des comptes 75/65 de contribution entre services).
Pour le fond de la question : la subvention de la CT est-elle sûre ? Un coup de fil à la CT pour savoir ce qu'il en est du dossier permettra de lever les doutes (ainsi qu'un regard dans les archives pour les opérations précédentes et un appel auprès des collègues du secteur) En attendant, prévoir des biscuits budgétaires (gel de crédits sur des chapitres et/ou préparation d'un PFR) pour pouvoir assurer en cas de refus de subvention ou bien de montant moindre que celui attendu.

J-M a écrit:

Bozinchu a écrit:

tu veux dire quoi?

J'en étais resté à ça (page 2, § 4,5 et 6). Mais peut-être que ça a changé depuis.

Non, cela n'a pas changé et c'est la règle de la sincérité budgétaire ; mais je l'applique avec discernement en ne prévoyant au budget que des subventions prévisibles (mais dont je n'ai pas forcément l'avis d'attribution ni le montant exact). Le meilleur exemple est les crédits globalisés que je budgétise sans en connaître le montant.

Patience et raison a écrit:

Dans la même veine (enfin, à ce qu'il me semble): j'ai un voyage "imprévu" en nov. 2009 qui a lieu en mai. Donc mon N3 est à 1€ (en prévision de recette comme en prévision de dépense).
Je commence à avoir des factures à payer pour ce voyage (notamment certains acompte) mais je ne peux pas les mandater puisque les crédits ne sont pas ouverts.
Si je me souviens bien de ce que j'ai appris, je peux ouvrir les crédits correspondant aux paiements des familles que j'ai déjà reçu. Mais est-ce que je prend en compte tous les versements reçu ou seulement ceux en espèce, les chèques n'ayant pas encore été encaissés?

Normalement ce voyage a donné lieu à un budget prévisionnel qui aurait dû être retranscrit dans le budget de l'établissement pour permettre le paiement des dépenses. De plus l'ouverture prévisionnelle ne se fait pas à partir des recettes réalisées ; mais des recettes prévues.

Le budget prévisionnel est fait, il a été voté au dernier CA. Donc je peux faire mes écritures en compta bud?

Ma comptable - tutrice passe cette après midi, je verrai avec elle pour tout mettre au carré.

Merci N@n@rd!

N@n@rd a écrit:

L'OR d'une subvention doit avoir comme PJ l'avis d'attribution de cette subvention ; ce qui en permettra le recouvrement. Sans cet avis, pas d'OR.

Objection vénérable Nanard : la notif justifie la prévision de recettes, je l'exige avec une dm mais pas avec le budget qui est un acte de prévision ... (cf art 4 ou 5 du décret du 29/12/62).
La justification de la recette, c'est l'effectivité de la dépense, point barre.
Si la prévision de recette a été faite à tort au BI, ce n'est pas l'affaire de l'AC.
Les crédits ont été régulièrement ouverts, la dép peut être honorée.
Au pire, ça fera un déficit qui réduira d'autant les réserves disponibles...