simplification......

Bonjour

dans un nouvel ER la gestionnaire m'indique que précédement les originaux signés sont envoyés à l'agence comptable et que les doubles sont conservés dans l'établissement sans signature ni de l'ordo. ni de l'ac. (pour les or par exemple)

Elle m'indique qu'il s'agit d'une simplification adoptée suite à un texte dont elle ne retrouve pas la trace.

Avez vous connaissance de cette pratique et de son fondement ?

Question simple à résoudre: il te faut deux exemplaires en tant que comptable car les originaux partiront à la CRC et il est préférable de conserver un double à l'agence comptable pour des recherches éventuelles.

Simplification mon

Tu es le comptable, tu dois te prémunir des éventuelles injonctions de la CRC. C'est pas la collègue qui va répondre à ta place.

moi je suis dans ce cas, je n'ai que l'original qui sert au paiement de signer. Tous les doubles sont dans le collège sans signature. On m'a tjrs dit on ne paie qu'une fois

ici tout est fait en double comme s'il y avait deux originaux...

le jors où tu fais tes beaux paquets (le lien pointe sur le, maintenant mythique, site de l'IZ où il y a le cours de noeud administratif) pour la TG pour qu'ils soient ensuite transmis à la CRC tu fais quoi avec tes documents non signés



l'AC a l'obligation de conserver tous les documents comptables il faut conserver àl'AC
si rien n'est signé cela n'a aucune valeur comptable.....
comme tout est fait en double le jour ou tout est envoyé à la TG j'ai toujours dans le bahut un exemplaire.....

Originaux à l'AC
Duplicatas signés conservés dans l'ER. Il est indispensable que l'ER puisse répondre aux demandes des fournisseurs.
En cas de demande CRC il me sera aussi facile de consulter les piéces dans l'ER qu'à l'AC... si par malheur les duplicatas disparaissent (que ce soit à l'AC ou à l'ER) on peut toujours avoir accés à celles de la CRC. Mais on peut faire des triplis si on veut (c'est pas écolo).

Vieil intendant a écrit:

Originaux à l'AC
Duplicatas signés conservés dans l'ER.

Pareil chez moi .

Peu écolo, mais sûr : factures en trois exemplaires : original + dupli à l'A.C. / tripli dans l'E.R.

Yvan a écrit:

Bonjour

dans un nouvel ER la gestionnaire m'indique que précédement les originaux signés sont envoyés à l'agence comptable et que les doubles sont conservés dans l'établissement sans signature ni de l'ordo. ni de l'ac. (pour les or par exemple)

Elle m'indique qu'il s'agit d'une simplification adoptée suite à un texte dont elle ne retrouve pas la trace.

Avez vous connaissance de cette pratique et de son fondement ?

Le lieu de "stockage " des pièces est peut-être précisé dans la convention de groupement comptable.

En tout cas il faut absolument la signature de l'AC et de l'ordo.
Si dans 5 ans il faut prouver à la chambre des comptes que le mandat avait bien été ordonné par le CE et pris en charge par le comptable, il vaut mieux qu'ils soient signés.

brainman a écrit:

Si dans 5 ans il faut prouver à la chambre des comptes que le mandat avait bien été ordonné par le CE et pris en charge par le comptable, il vaut mieux qu'ils soient signés.

Si vous devez prouver ça à la CRC, c'est que les originaux que vous lui avez envoyés n'étaient pas corrects.

Petit rappel sur les missions du comptable public (entre autres):

- conservation des pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité

(article 60-I de la loi n° 63-156 du 23 février 1963)

Le mieux est de conserver une copie conforme des originaux, c'est à dire pas un deuxième original. Dans mon agence, il y a certes un double dans les ER qui ressemble plus à un deuxième original, du coup je scanne au fur et à mesure tous les originaux CRC. Le gros avantage c'est que je sais et je peux contrôler exactement ce que j'ai envoyé à la CRC, de plus quand je pars, je peux emporter avec moi tous les doubles sur un CD ou une clé.

Il n'est pas obligatoire et il est inutile de signer les doubles. D'ailleurs aucune pression ne serait envisageable contre un ordonnateur qui le refuserait.

La CRC comprend parfaitement que les doubles ne soient pas signés puisque ce sont des doubles! Elle pourrait même, au contraire, trouver louche cette double signature autorisant finalement un double paiement.

Cette pratique est probablement à classer dans la catégorie "on a toujours fait comme ça"...

Jess Tionnaire a écrit:

Il n'est pas obligatoire et il est inutile de signer les doubles. D'ailleurs aucune pression ne serait envisageable contre un ordonnateur qui le refuserait.

La CRC comprend parfaitement que les doubles ne soient pas signés puisque ce sont des doubles! Elle pourrait même, au contraire, trouver louche cette double signature autorisant finalement un double paiement.

Cette pratique est probablement à classer dans la catégorie "on a toujours fait comme ça"...

D'accord : un seul original signé. Doubles non signés ou copies des originaux signés,à mon avis chacun fait comme il veut.
Signature ordonnateur sur bordereaux est obligatoire, pas sur PJ.
Les journaux GFC attestent de la prise en charge par le comptable des mandatements et des OR.

Logiquement les écrits administratifs ne connaissent qu'un seul exemplaire signé, les autres étant des ampliations non signés.

Les copies doivent normalement comportées un mention "copie" en rouge pour bien distinguer la copie de l'original, notamment en cas de signature originale à l'encre noire.

Comme Jess Tionnaire, je trouve dangereux d'avoir plein d'exemplaires signés.

Ce qui important en matière de tampon c'est d'indiquer la date de réception de facture qui va faire partir les délais de paiement.

Tout le reste c'est de la gestion interne.

Je rappelle aussi qu'il y a une ligne commentaire sur GFC qui peut servir à pleins de choses.

Citation :

Ce qui important en matière de tampon c'est d'indiquer la date de
réception de facture qui va faire partir les délais de paiement.

Coffe on parle de la signature des doubles ! tu as trop fait la sieste