Voyages scolaires : utilisation du compte 4118

une question bête
où trouve t'on dans Sconet la fonctionnalité pour éditer des factures pour les voyages?
je demande à l'IZ de ne pas répondre ....

Bozinchu a écrit:

une question bête
où trouve t'on dans Sconet la fonctionnalité pour éditer des factures pour les voyages?
je demande à l'IZ de ne pas répondre ....

Ce n'est pas encore en place dans toutes les académies. Nous devrions l'avoir par ici mais aucune info pour la mise en place, une éventuelle formation et une date précise.
PJ doit être dans une académie pilote!

Stoïk a écrit:

Je viens de voir deux comptes qui m'intriguent sur la mise à jour 2008 de la nomenclature :

Citation :

MEN – DAF A3

PLAN COMPTABLE DES EPLE 2008
...
41 - Clients et comptes rattachés
…
4117 - Familles - Participation aux voyages scolaires - Exercices antérieurs (2008)
4118 - Familles - Participation aux voyages scolaires - Exercice courant (2008)
…

Je ne vois pas comment ils s'articulent par rapport aux écritures d'encaissement pour les voyages qu'on passe en produits à recevoir et charges à payer (468263-468663).
Utilisez-vous ces deux nouveaux comptes?

Je reviens sur cette question, car nouvelle utilisatrice de ces comptes , je me retrouve dans le même état de perplexité que Stoïk il y a un an ...
L'articulation de ces 4117/4118 avec les 468263-468663 qui n'est pour l'instant pas claire dans ma petite tête
Une bonne âme pourrait-elle me fournir un schéma d'écritures complet sur le sujet, en prenant l'exemple de la participation des familles, encaissée au 4191 X , soldé ensuite par le 4118 , lui même soldé par l'OR au 7067.


Mais notre mouette a sans doute résolu le problème, depuis ?

Merci pour vos lumières ( brouillard ici )

je m'en voudrais de garder le silence devant ta demande, pourtant je ne suis pas un ardent défenseur de l'usage du 4118 : il ne facilite rien au contraire. je préfère utiliser les 4718 (d'ailleurs à remplacer d'urgence par les 419..) pour comptabiliser les versements des familles. le montant définitif utilisé pour le voyage fait l'objet d'un transfert au crédit du 468263.. après prise en charge D/468263 C/468663, puis d'un OR pour le N3/7067.

Eric a écrit:

je m'en voudrais de garder le silence devant ta demande, pourtant je ne suis pas un ardent défenseur de l'usage du 4118 : il ne facilite rien au contraire. je préfère utiliser les 4718 (d'ailleurs à remplacer d'urgence par les 419..) pour comptabiliser les versements des familles. le montant définitif utilisé pour le voyage fait l'objet d'un transfert au crédit du 468263.. après prise en charge D/468263 C/468663, puis d'un OR pour le N3/7067.

Merci Eric
J'en étais là, ce qui me paraît effectivement plus clair .
Mais si on utilise le 4118 , ça donnerait ceci :

Prise en charge : 468263 -468663

ensuite :

5- 419x
4191x-4118
4118-468263
468663-N37067

Compte tenu de la réponse de N@n@rd ici :

N@n@rd a écrit:

Le 4118 ne peut être créditeur car il n'est mouvementé qu'aprés l'OR du 7067. Avant on utilise le 4191x.

j'aurais tout bon ?

On peut concevoir à mon avis (qui n'engage que moi, etc...) à la limte un encaissement sur un 4718x subdivisé par voyages tant que l'OR n'est pas fait puis une écriture 4718-4118 une fois l'OR fait.
Mais si on arrive à gérer les frais scolaires en 4112, il ne devrait pas être plus difficile de gérer des créances en moins grand nombre au 4118.
4118 qu'il convient à mon avis de subdiviser dés maintenant...

Effectivement le 4191 est mieux, mais bon...
Par contre si on utilise le 4118, on laisse tomber les 4682 et 4686.

5-4191x (4718x)
4118-7067 OR
4191-4118
aprés enc : 5-4118

J'ai corrigé, j'avais fait des inversions.

5-4191x (ou 4718x) on encaisse avant l'OR
4118x-7067 OR de la participation des familles au voyage
4191x-4118x écriture manuelle pour affectation des recettes à classer au bon compte
aprés enc : 5-4118x
Le solde du 4118 correspond aux restes à recouvrer (il passera au 4117 en N+1)

Bien penser à subdiviser le 4191 et le 4118 par voyages.

N@n@rd a écrit:

J'ai corrigé, j'avais fait des inversions.

5-4191x (ou 4718x) on encaisse avant l'OR
4118x-7067 OR de la participation des familles au voyage
4191x-4118x écriture manuelle pour affectation des recettes à classer au bon compte
aprés enc : 5-4118x
Le solde du 4118 correspond aux restes à recouvrer (il passera au 4117 en N+1)

Bien penser à subdiviser le 4191 et le 4118 par voyages.

Merci N@n@rd !

On abandonne donc purement et simplement le passage par les 4682 et 4686 , dans ce cas ?
Eric les utilise mais ne passe que par le 4191

barbule a écrit:

N@n@rd a écrit:

J'ai corrigé, j'avais fait des inversions.

5-4191x (ou 4718x) on encaisse avant l'OR
4118x-7067 OR de la participation des familles au voyage
4191x-4118x écriture manuelle pour affectation des recettes à classer au bon compte
aprés enc : 5-4118x
Le solde du 4118 correspond aux restes à recouvrer (il passera au 4117 en N+1)

Bien penser à subdiviser le 4191 et le 4118 par voyages.

Merci N@n@rd !

On abandonne donc purement et simplement le passage par les 4682 et 4686 , dans ce cas ?

En tous cas c'est ce que je fais et je trouve cela beaucoup plus pratique.

Je ne suis pas d'accord avec Nanard et d'autres éminents forumeurs sur l'utilisation du 4118. Je considère la participation des familles comme un encaissement réel par la prise en charge au 4682 par débit du 4118. L'ordre de recettes au 7067 est pris en charge au 4686. Après un an ou presque de fonctionnement, cela fonctionne bien et ça reste simple pour les collègues de la comptabilité générale. Les encaissements des familles sont suivis au 4118 et les encaissements des autres "financeurs" sont suivis au 4682.

Comptabilité garantie britannique.

N@n@rd a écrit:

J'ai corrigé, j'avais fait des inversions.

5-4191x (ou 4718x) on encaisse avant l'OR
4118x-7067 OR de la participation des familles au voyage
4191x-4118x écriture manuelle pour affectation des recettes à classer au bon compte
aprés enc : 5-4118x
Le solde du 4118 correspond aux restes à recouvrer (il passera au 4117 en N+1)

Bien penser à subdiviser le 4191 et le 4118 par voyages.

Pris bonne note pour ça

A ce sujet, je viens de remarquer quelque chose de bizarre : je veux subdiviser le 4718 , non utilisé depuis la bascule 2009 , et j'ai un message qui me dit "compte déjà utilisé Vous ne pouvez pas subdiviser"
Pourquoi ?

Je suppose que la question a déjà été évoquée ailleurs, mais je profite de ce fil pour la poser à nouveau .Quelqu'un a-t-il la réponse ?

Oui, je crois vaguement me rappeler que c'est parce que le compte est utilisé en contrepartie d'un compte classe 6 ou 7 ?

Merci !
Il s'agit bien du cas où le compte a déjà été affecté en contrepartie
Il suffit alors de supprimer temporairement l'affectation, juste le temps de procéder à la subdivision

Bonjour,

Après un contrôle du Trésor les auditrices ont préconisé l'utilisation des 4682 et 4686 pour toutes les écritures d 'un voyage et d'abandonner l'utilisation du 4118.
Quand un gestionnaire gère les créances des voyages comme celles des droits constatés (par gfe), cela me semble plus logique de garder le 4118 qui est débité par l'OR et est ensuite débité au fur et à mesure des encaissements.
Je ne me vois pas encaisser au 4682, réceptionner l'or et les créances au 4686, et faire une écriture du 4682 au 4686 et devoir supprimer les créances manuellement où je vois une source d'erreur.
Pensez- vous que garder l'utilisation du 4118 pour la gestion des créances et une fois le voyage bouclé passer les écritures en négatif au 4682 et 4686, soit une bonne façon de faire ?

Si non, comment feriez vous pour gérer les créances voyages ?

Merci d'avance pour vos réponses.

Je sens que le débat va être relancé...

A priori, la remarque des auditrices du Trésor n'est pas pertinente, car nous n'avons pas à choisir si on utilise ou pas la nomenclature qui nous est applicable.

Sur un plan pratique, dès lors qu'il y a une saisie des créances sur GFC (importées ou non de SCONET), l'utilisation du 468263 n'est pas pratique ni logique.

Il reste que la pratique "orthodoxe", qui consiste à utiliser les comptes 4118 (pour les créances familles) d'un coté et les comptes 468263/468663 (pour les subventions diverses...) de l'autre n'est guère cohérente puisque la prise en charge initiale ne correspond plus au budget du voyage.

C'est cependant cette dernière pratique que j'ai adoptée (faute de mieux ), qui selon moi, revient à utiliser correctement la nomenclature telle qu'elle nous est imposée...

je garde le 4682/4686 pour gérer le voyage.
Les encaissements des familles sont gérer en 4119. et je fais la prise en charge D4119 c4682. Pas tout a fait conforme à l'orthodoxie mais comme souvent les voyages ont lieu en mars et que les versement commencent l'année précédente cela m'évite des 4118 créditeurs. Et je mets les OR parts familles directement en 4686. Il est vrai que je n'utilise pas le suivi gfc des créances

Gars du Doubs a écrit:

Les encaissements des familles sont gérer en 4119.

Je ne connais pas. Mais les comptes de racine 411 ne sont-ils pas des comptes de créances, qui nécessitent un OR préalable ? Sinon il y a le 4191 : on garde le 41910 pour les avances de DP et internat, et on subdivise pour chaque voyage..

oui 4191ROME ou 4191PARIS
j'ai des problèmes de cerveau. Merci Winnie d'être attentif

stephanie a écrit:

Bonjour,

Après un contrôle du Trésor les auditrices ont préconisé l'utilisation des 4682 et 4686 pour toutes les écritures d 'un voyage et d'abandonner l'utilisation du 4118.

Notre nomenclature est approuvée par la DGCP. Les 4117 et 4118 sont pour moi d'une utilisation logique, pratique et normale.
Bien sur l'OR doit être préalable et non fait à la fin du voyage.
Si il y a trop perçu cela se traite comme pour les droits constatés avec ORR et remboursement.
Une créance de voyage ou de SAH c'est pareil.... du moins pour moi.

Bon sang, on a un acte du CA qui fixe un tarif ; on fait un OR, on encaisse, éventuellement on régularise ; où est la difficulté ?

Citation :

Notre nomenclature est approuvée par la DGCP. Les 4117 et 4118 sont pour moi d'une utilisation logique, pratique et normale.
Bien sur l'OR doit être préalable et non fait à la fin du voyage.
Si il y a trop perçu cela se traite comme pour les droits constatés avec ORR et remboursement.
Une créance de voyage ou de SAH c'est pareil.... du moins pour moi.
Bon
sang, on a un acte du CA qui fixe un tarif ; on fait un OR, on
encaisse, éventuellement on régularise ; où est la difficulté ?

bref, j'approuve

N@n@rd a écrit:

Si il y a trop perçu cela se traite comme pour les droits constatés avec ORR et remboursement.

Là, je ne te suis pas: un trop-perçu n'a rien à voir avec la comptabilité budgétaire et ne nécessite dons pas d'ORR.

Sur un autre fil j'avais parlé d'une demande d'utilisation des 468 par l'inspecteur du Trésor qui avait débarqué dans mon bureau un beau jour de décembre.
JM en fut fort étonné et l'avait ici exprimé.
Comme quoi c'est une demande récurrente et la preuve d'une méconnaissance de nos pratiques.

cavalier solitaire a écrit:

Là, je ne te suis pas: un trop-perçu n'a rien à voir avec la comptabilité budgétaire et ne nécessite dons pas d'ORR.

Le Boss voulait dire que l'OR étant préalable, si la réalisation de l'opération laisse, finalement, apparaitre que la participation des familles est moindre que la prévision initiale, il y a ORR et donc trop perçu (les familles payant dès émission de l'OR) et donc OP pour remboursement

N@n@rd a écrit:

...Bon sang, on a un acte du CA qui fixe un tarif ; on fait un OR, on encaisse, éventuellement on régularise ; où est la difficulté ?

La difficulté, pour moi, mais on en a déjà parlé, tient dans la coexistence de deux logiques :
1-droits constatés pour les recettes sur les familles.
2-ressources affectées pour les autres recettes.

On peut admettre que les deux types de ressources ne soient pas de même nature, mais l'utilisation des comptes de ressources affectées "stricto sensu" (468263/468663) n'a pas de sens dans la mesure ou l'écriture de prise en charge est tronquée et ne correspond pas au budget de l'opération.

On devrait supprimer les comptes 468263/468663 et nous permettre d'utiliser les comptes de classe 4 "classiques" (44118, 44128.... éventuellement subdivisés) et de réceptionner l'OR directement sur ces comptes, cela simplifierait les choses et redonnerait une cohérence globale à la comptabilisation des voyages en comptabilité générale.

Pour la demi pension tu as concordance entre l'année de réalisation de la prestation et la recette
Pour les voyages tu as souvent un voyage voté une année et s'effectuant l'année suivante.
Tu fais ton OR sur une année et les dépenses sur l'autre ?

Oui, j'ai souvent des voyages votés sur une année et réalisés la suivante.

Non, l'OR se fait sur l'année de réalisation du voyage (service fait).

Si le voyage doit avoir lieu en février 2011 mais que tu encaisses des participations des familles en 2010, il faut les mettre sur un compte d'avances (4191...) en compta géné.

Bozinchu a écrit:

Le Boss voulait dire que l'OR étant préalable, si la réalisation de l'opération laisse, finalement, apparaitre que la participation des familles est moindre que la prévision initiale, il y a ORR et donc trop perçu (les familles payant dès émission de l'OR) et donc OP pour remboursement

Encore une fois, je ne fois pas comment une famille qui a payé 100 € alors que le tarif voté était de 100 € pourrait générer un trop perçu. Parlons plutôt, s'il y a un ORR, de reliquat du voyage.

Et s'il y a ORR et reliquat de voyage tu fais quoi

Un OP pour rembourser les familles....

S'il y a ORR, il y a reliquat de voyage qu'il incombe au CA d'affecter (par remboursement des familles ou affectation à un autre voyage ou sortie...).

La loi de 1966 ne concerne que le remboursement des trop perçus (une famille paie 110 alors que le tarif est 100) mais pas le remboursement des reliquats.
La notion de trop-perçu ne s'apprécie que par rapport à un tarif.