Bon de commande et budget exécutoire

Bonjour à tout le monde et meilleurs voeux pour cette année !


Un théâtre vient de m'appeler pour me demander un bon de commande afin de pouvoir éditer les ticket d'entrée à un spectacle (qui a lieu le 20 janvier).

Seulement, mon budget ne sera pas exécutoire avant le 18 janvier.

Sans bon, pas de possibilité d'obtenir les entrées et obligation d'annuler la réservation. Et bien sûr, il leur faut le BC très vite.

La personne qui m'a appelé m'a dit que d'autres collègues auprès de qui elle venait de faire de la retape avaient trouvé des solutions (sans pouvoir me dire lesquelles:( ).

Comment faites-vous en début d'année pour des dépenses urgentes ?

Si votre budget n'est pas exécutoire, vous fonctionnez en budget provisoire et pouvez faire le bon de commande dont la facture sera de toute façon mandatée aprés le 18.01

Merci pour la vélocité extraordinaire de cette réponse.

Un bon de commande est un morceau de contrat ou un contrat.

C'est comme pour les contrats pluri-annuelles, dès lors que le CA les approuvent c'est sans avoir à se soucier si les budgets N+1, +2, +3 ... seront exécutoires.


L'engagement (le bon de commande) n'est pas du ressort des contrôles du comptable. Dès lors seul le mandatement (l'ordre donné au comptable de payer) nécessitera un budget exécutoire pour pouvoir être pris en charge.

Je pensais, dans ma grande candeur, que comme, justement, c'était une façon d'engager une dépense (donc une partie du budget), c'était impossible tant que le budget n'était pas exécutoire.

C'est une pensée commune, il y a encore deux ans je pensais ça.

Par contre si le budget n'est pas exécutoire et que l'achat ne s'incrit pas dans un engagement précédent, il est nécessaire d'avoir un acte exécutoire du CA autorisant l'engagement ou un EPCP exécutoire pour l'exercice 2008.

Et comment faisons-nous pour la demi-pension ? C'est le même principe.

Je reviens à ce sujet car mon nouveau proviseur m'a posé la question aujourd'hui lorsqu'il a constaté que notre budget 2008 n'avait été passé au CA qu'en décembre .Il avait l'air surpris et choqué.Moi je sais que l'on peut fonctionner ainsi mais j'avoue que je manque d'arguments concrets( = juridiques) pour lui répondre de manière satisfaisante .

Alors, merci pour les compléments d'information que vous pourrez m'apporter sur ce point .

Il est anormal que le budget soit passé en décembre et je comprends qu'un nouveau CE en soit "surpris" s'il n'y avait pas de motif valable à cela, car c'est un dysfonctionnement. Le budget doit être voté avant le 30 novembre.
On peut certes fonctionner en janvier en 12° provisoires, mais pourquoi se compliquer la vie ?

Vieil intendant a écrit:

Le budget doit être voté avant le 30 novembre.

La seule obligation c'est le vote dans les 30 jours suivant la notification de la subvention de fonctionnement.

Certes celle-ci doit arriver avant le 1er novembre, mais si elle arrive le 5 novembre, rien n'empêche une adoption en décembre.

Article L 421-11 du code de l'Education.
Article R 421-59 du Code de l'Education.

D'autant plus qu'il y a souvent des vacances la première semaine de janvier, donc budget exécutoire au 8-10 janvier ne dérange pas trop.

Le problème matériel, c'est que la notification, nous en avons connaissance au retour des congés de Toussaint, qu'il faut x jours pour envoyer la convocation avec les pièces....
que prepabud n'est pas disponible avant les congés de Toussaint,

Qu'il faut se dépêcher de faire toutes les commandes des profs avant les vacances, si on ne veut pas être trop embêté en janvier.... (facturations fins de mois, retard de livraisons, surtout dans les matières physiques et SVT...)

Que les services qui étudient les budgets ont parfois aussi congé à Noël et que les accusés de réception n'arrivent que vers mi-janvier....

alors....

Cette année, je ne suis plus gestionnaire !

Ceci dit, en dehors de toute considération budgétaire, et en remerciant au passage J.M.pour le rappel aux articles du Code de l' Education , je partage l'avis de notre sage ami :

Vieil intendant a écrit:

... pourquoi se compliquer la vie ?

Adage qu'il convient de faire sien, lorsque cette vie se complique d'elle même . Histoire de ne pas en rajouter ...

J-M a écrit:

Vieil intendant a écrit:

Le budget doit être voté avant le 30 novembre.

La seule obligation c'est le vote dans les 30 jours suivant la notification de la subvention de fonctionnement.

Certes celle-ci doit arriver avant le 1er novembre, mais si elle arrive le 5 novembre, rien n'empêche une adoption en décembre.

Article L 421-11 du code de l'Education.
Article R 421-59 du Code de l'Education.

Bien sur.
Je persiste cependant à dire qu'il est anormal (anormal ne voulant pas dire illégal) que le budget ne soit pas envoyé avant fin novembre. Le plus souvent c'est un simple problème de fixation de date du CA avec l'agenda du CE.
Un budget s'anticipe, l'EPCP encore plus, de même que les calculs du SAH. Un gestionnaire peut normalement faire le budget dans la semaine où il reçoit le montant de la dotation et il est rare qu'elle arrive aprés le 20 novembre.

Il y a des priorités dans un EPLE ; et pour moi un budget envoyé avant le 30 novembre en est une. Aprés on peut faire ce qu'on veut mais sans se chercher d'excuses. On parle de qualité comptable, moi je revendique aussi la "qualité de gestion" ; et ça aussi c'est un problème de choix et de priorités.

Je commence à saturer moi ; et des vacances de forum vont finir par s'imposer car sinon je deviendrai désagréable sans que cela soit un jeu.

on ne peut que s'incliner devant la lucidité du Toutou...
à un chouia pret la dotation de fonctionnement est la même que l'année d'avant
le R2 est calculable en octobre
le B est facile à mettre en place
le C est aussi facile à préparer
le D idem
le F c'est encore plus facile
les services spéciaux no problem

en fait la variable d'ajustement c'est au A1 (n'en déplaise aux profs)

je pourrais presque faire mon budget 2009 la semaine prochaine

bien sur je ne parle pas de faire un copier/coller mais les variations de + de 10% dans un budget prévisionnel j'ai rarement vu....

ce qu'il retenir c'est la sincérité et le fait que les DBM c'est pas fait pour les chiens (aucune allusion à un membre actif de ce forum c'est l'expression qui est comme cela... )

Vieil intendant a écrit:

Je commence à saturer moi ; et des vacances de forum vont finir par s'imposer car sinon je deviendrai désagréable sans que cela soit un jeu.

Une suggestion : reste avec nous et contente toi de devenir ce que tu es

tobias a écrit:

Vieil intendant a écrit:

Je commence à saturer moi ; et des vacances de forum vont finir par s'imposer car sinon je deviendrai désagréable sans que cela soit un jeu.

contente toi de devenir ce que tu es

Ca va être d'un triste !

le budget c pas très compliqué ni très long si c pas le 1er et en plus les collectivité donnent souvent de telles indications budgétaires que c encore + facile

mais il faut encore penser à l'installation du logiciel qui plante souvent, les modifs pas énormes mais qui nous font perdre du temps parfois, la double saisie (GFC et excel) car sinon distribuer des docs de 20 pages ça craint, le rapport du chef qu'il faut imaginer en changeant parfois les termes pour dire la même chose pour pas avoir l'air du prof qui met pas à jour ses cours chq année, taper ce rapport, le doc powerpoint indispensable avec ses jolis bruits variés a chaque changement de page pour qu'ils s'endorment pas tous, et surtout ce pu.......n d'EPCP qu'on a beau y passer des heures à le calculer et s'aider de certains chiffres de l'année d'avant, il est plus bon dès le 29 janvier (j'exagère à peine mais y'a peut être incompatibilité entre la bête et moi)

au final ces petites choses font que pour être exécutoire le 5 janvier (ça vaut quand même mieux) il faudra avoir l'AR le 5 décembre, donc un vote jusqu'au 3 si on est rapide pour les délib et que ça gêne pas de se les taper le mercredi après midi MAIS comme la collectivité va encore envoyer la notification vers le 23 octobre, il faudra le voter avant le 23 novembre et donc envoyer les pièces avant le 13

pas grave quand le chef accorde la perme admin à la toussaint mais embêtant quand il la garde pour lui, l'adjoint ou le CPE pour se garder le ski et les beaux jours de Pâques

du coup on a le choix entre cautionner le fait qu'on est pris pour un c... en travaillant quand même et finalement c nous qu'on règle les problèmes car le CPE (ou les autres) ne sait pas ou bien il fait ses courses, ou bien ne surtout pas venir au boulot, partir du logement pour aller n'importe où ailleurs mais les laisser se débrouiller, quitte à faire une semaine a 80 heures à la rentrée pour faire tout ce qui est énoncé plus haut dans le temps décrit aussi plus haut

en plus, je sais que l'ajoint bosse aussi sur les emplois du temps en été mais il peut le faire au bord de la piscine sur son portable, c pas mon cas avec le logiciel, et puis j'ai souvent besoin de regarder dans mes docs d'OR ou de mandat pour faire un budget sincère

je m'y prends sans doute mal mais pour finir, c pas si rapide, même si c pas compliqué

je complète en disant que je saurais faire mon budget en six jours à la rentrée si ce n'était pas la date à laquelle je vois les 14 profs pour élaborer les budgets de voyages afin d'avoir les chèques et payer les accoptes

à cette période, j'ai passé l'an dernier du mardi après-midi au vendredi soir que sur ça

je ne peux pas leur dire d'attendre, c encore moi qui serait embété après et ça serait ma faute si on n'a pas les chèques pour payer les acomptes, mais le jour c eux et la nuit c le budget, d'où les 80h00

Je ne suis pas un donneur de leçon. A chacun sa méthode.

Le budget du lycée technique c'est une matinée sans être dérangé, pause cafè comprise ; l'EPCP - si il est suivi l'année précédente - encore moins. Je ne fais pas de power-point ou de jolis graphiques, cela me gagne un temps appréciable et je n'en vois pas l'intérêt chez moi (mais je comprends tout à fait qu'on le fasse). Le logiciel GFC en retard est un vrai problème ; mais heureusement grace au forum on sait où aller chercher la première académie qui le met en ligne. De plus je le fais avec un fichier Excel qui me sert aussi pour le document distribué ; le rentrer ensuite dans GFC permet une vérif. Quand à voir 14 profs débouler dans mon bureau pour élaborer des voyages la semaine précédent le budget c'est surréaliste. Si les voyages ont lieu avant le 1° CA de N+1, les projets doivent être montés en septembre, les appels d'offre de marchés en octobre afin de pouvoir disposer des élèments pour présenter des budgets réalistes au CA en novembre. Sinon on peut toujours présenter que le programme et faire voter le budget du voyage de mai-juin au prochain CA de février.
Plus que les docs d'OR ou de mandats, il faut utiliser la situation des dépenses engagées de l'année, celle au 31.12 N-1 et le cofi. Et éviter de faire des DBM 11 à tout bout de champ parce qu'avoir des moins dans un chapitre ne "fait pas joli"...

Un petit truc aussi. Le budget doit être voté dans les 30 jours suivant la notification de la dotation dont la date doit être attestée par un AR de l'EPLE. Manque de bol, la lettre de notification datée du 10 octobre n'est parvenue à l'EPLE que le 30 (il y a beaucoup de problèmes avec La Poste) et donc l'AR qui fait courir le délai est daté du 30.

Vieil intendant a écrit:

Et éviter de faire des DBM 11 à tout bout de champ parce qu'avoir des moins dans un chapitre ne "fait pas joli"...

Pour éviter la DBM 11, j'utilise pour le A1 et les chapitres spéciaux la technique du 6. pour les dépenses et 7. pour les recettes, ce qui me permet d'effectuer des virements entre codes de gestion sans faire de DBM.
Je suis passée avec ce système de 32 DBM à mon arrivée dans mon établissement à une petite dizaine.
Attention toutefois : il faut à mon avis bien maitriser les techniques budgétaires, et bien choisir les codes de gestion à utiliser.

Vieil intendant a écrit:

Plus que les docs d'OR ou de mandats, il faut utiliser la situation des dépenses engagées de l'année, celle au 31.12 N-1 et le cofi. Et éviter de faire des DBM 11 à tout bout de champ parce qu'avoir des moins dans un chapitre ne "fait pas joli"...

Si on suit ce conseil, la constitution du budget n'est qu'une formalité.

J'ajouterai que pour faire un rapport ou répondre aux questions du CA, une situation des dépenses engagées N-1 annotée est très utile.
Pour L'EPCP, utiliser les listes des mandats par fournisseurs peut s'avérer une aide précieuse.