SAH : passation de commandes et mélange des genres

Oh que j'aime ce métier,aujourd'hui la collègue responsable des mandats vient me voir , elle a payé une facture chez un fournisseur, mais le fournisseur en question lui répond vous nous avez payé deux fois, nous avons déjà reçu un chèque .

Etonnement de la collègue en question, renseignement pris : mon O.P. magasinier se sert du n° de client du Lycée pour passer ses commandes ( avec facture libellée au nom du bahut), certes il a l'honnêteté de payer ses factures , mais j'ai cru explosé ,

J'EN AI MARRE

bonjour les confusions possibles ...

déjà que lesrelations sont tendues en cuisine, mais là je touche le fonds...

Conseils en management demandés

Citation :

renseignement pris : mon O.P. magasinier se sert du n° de client du Lycée pour passer ses commandes ( avec facture libellée au nom du bahut), certes il a l'honnêteté de payer ses factures

Lorsque je suis arrivée dans mon étab, c'est mon cuisinier qui faisait ça ... je lui ai demandé d'arrêter.
Pour l'alimentation, puisque nous avons une carte METRO, j'accepte de la mettre à leur disposition sur demande.......

Voir avec le fournisseur qui a livré et facturé au nom du collège sans bon de commande
Voir avec l'accueil qui a dû remettre le colis directement à l'OP, chez
moi je commande, l'accueil réceptionne me donne le colis, je vérifie le
contenu et je distribue.
Voir avec ta collègue comment elle a pu mettre en paiement une facture
à laquelle aucun bon de commande ne correspondait et certainement pas
de bon de livraison non plus
Après voir l'OP pour faire le point et mettre les points sur les iiiiiiiiiiiiiiii

Dans mon cas, c'est le cuistot qui passe les commandes de denrées, réceptionne la marchandise.

Après, pour le paiement, c'est la gestion proprement dite qui traite les factures...

Comme ça pas de problème de doublon dans les paiements.

Je refuse de payer toute facture n'ayant pas fait l'objet d'un bon de commande officiel et un agent ou un prof ne peut en aucun cas faire ce type de bon. Ensuite, avant de mandater, il y a rapprochement avec le bon de commande pour vérification.

Axos a écrit:

Dans mon cas, c'est le cuistot qui passe les commandes de denrées, réceptionne la marchandise.
......
Comme ça pas de problème de doublon dans les paiements.

Les commandes , qu'elles soient alimentaires ou autres, doivent faire l'objet d'une validation "officielle" par le service intendance.

Le cuisinier , ou tout autre agent , qui passe, j'allais dire "tranquillement " ,les commandes et qui réceptionne la marchandise, ça peut donner lieu à d'autres dysfonctionnements largement aussi lourds de conséquences que le double paiement.
Enfin, à mon avis .

Donc, en cuisine, comment faites-vous ? qui passent les commandes sur presto ??

Ici , le schema retenu n'est pas bon car c'est l'O.P. qui commande puis ensuite vérifie la marchandise ...

Je vais devoir revoir tout ça car problème en vue ...


De plus, comment vérifier quand votre SAH est excentré géographiquement ????

Citation :

De plus, comment vérifier quand votre SAH est excentré géographiquement ????

j'ai également le même soucis

Chez nous, suite à la commission de menus (composée des cuisiniers et de moi-même (sic!!)), je signe les grosses commandes.

Le cuisinier réceptionne et je vais faire un tour de temps en temps pour vérifier tout ça.
De toute façon, une vérification par rapport aux commandes est faite dès reception des factures.

Axos a écrit:

Dans mon cas, c'est le cuistot qui passe les commandes de denrées, réceptionne la marchandise.

Après, pour le paiement, c'est la gestion proprement dite qui traite les factures...

Comme ça pas de problème de doublon dans les paiements.

idem et cela se passe bien et je vais le mettre a presto....

Le cuisinier me donne ses commandes, et je les "transforme" sur Presto, et c'est moi qui envoie le bon de commande par fax chez le fournisseur.

Un exemplaire pour la réception (le cuisinier en fait), un exemplaire pour moi que je garde avec mes autres doubles de bon de commande.

Ensuite, tous les jours,le cuisinier me remet sa journée (chemise avec bons de livraisons ou facture et lacommande qui correspond) ainsi que ses sorties.

Je fais tout dans Presto, comme je l'ai dit dans un autre Post, (à temps perdu), et seulement quand j'ai passé la journée, je mets les bons de livraison ou facture dans la corbeille correspondante, en attente de traitement.

Ensuite seulement, je fais les mandats, et quels qu'ils soient, je rapproche la facture (qui arrive soit avec la livraison, soit par la poste) avec mes propres doubles, (ceux qui sont en bleu !) et j'agrafe le tout ensemble avec le tripli qui reste dans l'établissement.
Quand je n'ai plus de bon bleu en attente, c'est que j'ai tout payé.
Si je n'en ai pas..... Sherlock Holmes....

Les commandes perso se font au nom de l'Amicale du Personnel, je ne les vois jamais, l'Amicale a des numéros clients chez les fournisseurs.

Bien sûr, je ne suis jamais à jour de rien, mais ce qui est fait est juste !