Bonjour,

en tant qu'élu de C.A je m'interroge sur notre budget de collège.
Nous avons appris au mois de juin dernier une erreur de l'agent comptable de 60 000 euros en notre faveur.
Nous n'avons pas pu dépenser ce budget vu que l'année scolaire était fort avancée.
Au CA de rentrée de septembre nous apprenons que nous allons subir un écrêtement du CD de 40 000 euros sur la base des 60 000 non dépensés...

Autant dire qu'on se sent floué.

Que faire ?

On a un écrit de l'agent comptable qui reconnaît son erreur.
Le principal doit écrire un courrier au CD.
L'agent comptable peut faire jouer son assurance ?

Merci de vos éclaircissements.

Sébastien

Bonjour,

De ce que je comprends, 60 000€ n'ont pas pu être dépensés suite à une "erreur" du comptable.
Cette somme figure donc bien dans le fonds de roulement et n'a pas été perdue par le comptable; simplement vous n'avez pu en disposer qu'en cours d'année.

Après, la décision de la collectivité d'écrêter sa DGF pour vous forcer à prélever 40 000€ dans le fonds de roulement est de la compétence de la collectivité; c'est son choix à elle.

Le comptable n'est pas responsable des décisions de la collectivité.

L'essentiel est que l'EPLE ait les moyens d'assurer ses missions.

C'est très bizarre votre histoire. Je pense que globalement vous ne maîtrisez pas les points de procédure qui expliqueraient ce qui s'est passé. En particulier l'agent comptable ne peut pas être celui à cause duquel des dépenses n'ont pas lieu : il n'est là que pour contrôler la conformité des actes de l'ordonnateur, au budget exécutoire et en termes de pièces justificatives.

Ensuite un établissement scolaire n'a pas "besoin" de son fonds de roulement, c'est simplement un volant de sécurité, qui peut constituer occasionnellement une marge de manoeuvre pour compléter le fonctionnement normal. Aucun collège correctement géré ne pourrait claquer 60k€ de plus que l'année précédente, sauf à organiser un gaspillage monstrueux des fonds publics.

L'erreur sur nos capacités de prélèvement entraîne au final un écrêtement. L''agent comptable par son erreur, ne nous a pas permis d'utiliser notre budget en totalité. C'est ce que j'ai compris. Je me trompe ?

Si 60 000 € n'ont pas été budgété ce ne peut en aucun cas être la faute du comptable. Les notifications de dotations et subventions arrivent dans l'établissement.
Si l'erreur vient de son calcul du fonds de roulement surtout sur un collège, il faut trois secondes à un SG avec un demi lobe en moins pour s'en rendre compte. En outre, l'analyse financière du comptable n'est que consultative. Grosso modo, si on veut s'en passer, on s'en passe. C'est ce que j'ai régulièrement pour ne pas dire toujours fait. Nécessité fait loi.

De ce que je comprends, le comptable s'est planté dans le calcul de ce FDR qui comme je ne cesse de le dire n'est qu'un INDICATEUR. On ne dépense pas un INDICATEUR. Il vous a empêché de prélever dans vos réserves mais il ne vous a pas masqué 60 000 €.

Et la CT écrête naturellement la DGF pour que justement l'an prochain vous puissiez piocher dans ces réserves. Parce qu'effectivement, 60 000 € pour un collège, ça doit représenter dans les 200 jours d'avance... Ça fait pas mal.

Seb 222 a écrit:

L'erreur sur nos capacités de prélèvement entraîne au final un écrêtement. L''agent comptable par son erreur, ne nous a pas permis d'utiliser notre budget en totalité. C'est ce que j'ai compris. Je me trompe ?

Le comptable a peut-être donné une information insuffisante, mais ce n'est pas lui qui établit le budget, ni qui l'exécute. L'agent comptable n'est qu'un contrôleur, avec un rôle de conseil et un devoir de mise en forme des comptes à disposition du juge du compte. Les comptes financiers sont relus par la collectivité de rattachement et par le rectorat. Comme par hasard, ni l'un ni l'autre n'ont détecté une erreur à plusieurs dizaines de milliers d'euros ? J'en prendrais bien un pour taper sur l'autre...  

Xena a écrit:

Si l'erreur vient de son calcul du fonds de roulement surtout sur un collège, il faut trois secondes à un SG avec un demi lobe en moins pour s'en rendre compte.

Et même à un chef d'établissement se concentrant dix minutes sur le sujet !

Xena a écrit:

Parce qu'effectivement, 60 000 € pour un collège, ça doit représenter dans les 200 jours d'avance... Ça fait pas mal.

Non, à moins d'un collège de poche, c'est plutôt cinquante (cent à la rigueur s'il n'y a pas de DP, une fois qu'on ne compte plus les bourses). C'est globalement le montant que je souhaite à n'importe quel collège 500 d'avoir comme fonds de roulement.

En respectant l'anonymat, il dit quoi précisément cet écrit de l'AC ?

L'agent comptable, au vu de ce message, n'est responsable d'absolument rien à part peut être d'avoir été nul en calcul...
Le FDR était en fait encore moins élevé plutôt que plus élevé. Le département a aussi été plus léger que l'hélium de calculer la DGF excrétée sans vérifier que le fonds de roulement était mal calculé.

C'est rare que je soutienne un agent comptable quand il fait une ânerie, mais là, ça relève du procès d'intention...

Seb 2222 a écrit:

Les prélèvements opérés sur l'exercice 2023 n'avaient pas été retirés et ont donc minoré la capacité réelle de votre établissement à prélever.

Je ne comprends pas cette phrase.

Seb 2222 a écrit:

M. chef et mm Gestionnaire expliquent que les services du DPT ont été informés par téléphone que la situation du FDR connue par l'établissement était erronée et que par conséquent, celui-c aurait pu mettre en place des projets qu'il n'a pas fait pensant disposer de moins de FDR. M. chef doit rédigé un courrier à l'intention du président du DPT pour lui expliquer la situation et demander le reversement de la somme écrêtée;"

Et donc je ne comprends pas ça non plus.

Il a fait les calculs avec le FDR du cofi 2022.

Si tu prends les chiffres d'un COFI mais que tu n'en enlèves pas les prélèvements faits l'exercice suivant, tu vas plutôt majorer que minorer ta capacité à prélever, non ?

Op@lomero a écrit:

Seb 2222 a écrit:

Les prélèvements opérés sur l'exercice 2023 n'avaient pas été retirés et ont donc minoré la capacité réelle de votre établissement à prélever.

Je ne comprends pas cette phrase.

J’ai bugué aussi.

Ca peut être un truc comme ça :

FdR au 31/12/23 après affectation du résultat 100 000
Prélèvements déjà autorisés : 60 000 (en fait les prélèvements de 2023 déjà inclus dans le résultat 2023)
Solde disponible : 40 000

C'est ce que je dis. Le FDR n'était pas minoré mais majoré. Cela n'a aucune incidence sur les risques à prélever mais impacte le montant de la DGF

Seb 2222 a écrit:

Extrait du PV du dernier CA



"Je vous confirme qu'une erreur s'est glissée dans les tableaux de capacité à prélever qui ont été communiqués à vos service de gestion pour les CA d'avril et juin derniers.
Les prélèvements opérés sur l'exercice 2023 n'avaient pas été retirés et ont donc minoré la capacité réelle de votre établissement à prélever. Cette erreur incombe entièrement à mon service.
Ceci a été corrigé en septembre, la disponibilité des crédits supplémentaires dont vous avez besoin a été différée d'in mois (en retirant juillet et août où il n'y a aucune activité), je vous prie de nous en excuser.
Je vous confirme également que tout crédit inutilisé est réinjecté automatiquement dans le fonds de roulement."


M. chef et mm Gestionnaire expliquent que les services du DPT ont été informés par téléphone que la situation du FDR connue par l'établissement était erronée et que par conséquent, celui-c aurait pu mettre en place des projets qu'il n'a pas fait pensant disposer de moins de FDR. M. chef doit rédigé un courrier à l'intention du président du DPT pour lui expliquer la situation et demander le reversement de la somme écrêtée;"

J'ai compris je crois. Il ne dit pas que les prélèvements de l'année précédente n'ont pas été déduits mais qu'ils n'ont pas été retirés. Pas retirés je pense du montant des prélèvements déjà effectués dans le fichier de calcul qui a été repris sur l'ancien et mal modifié au lieu de repartir d'un fichier vierge. Donc ils ont été déduits deux fois et effectivement cela a minoré la capacité à prélever et ce qui n'a pas pu être prélevé avant l'été a été identifié comme disponible par la CT qui a fait ses propres calculs puis écrêté sur la DGF suivante car en septembre il est trop tard, les DGF sont quasiment terminées.

Donc, l'AC a fait une erreur d'analyse et de conseil et l'assume. Cela ne change rien au problème mais n'engage en rien non plus sa responsabilité de gestionnaire public au sens réglementaire, donc pas d'amende et donc pas d'assurance à faire jouer. C'est peut-être injuste mais c'est ainsi. Par ailleurs, quid de la responsabilité de la gestionnaire qui n'a pas été fichue de relire les montants erronés sur deux CA ? C'est son boulot que de vérifier et de signaler que les montants indiqués comme ayant été prélevés ne sont pas les bons vu que le prélèvement est un acte de gestion dont on connaît parfaitement les chiffres. Et pareil pour l'ordonnateur et tous les membres du CA. Personne ne les empêche de réfléchir et de poser une question pour signaler qu'on ne se souvient pas avoir donné son accord pour prélever ces montants sur l'exercice en cours.

Je suis un peu sévère car je sais que c'est compliqué de tout comprendre ou même d'admettre devant les autres qu'on a rien compris (un prof devrait d'ailleurs tenir compte de ce dernier point en cours). Mais un gestionnaire, un ordonnateur, des membres de CA qui laissent tous passer cette erreur en portent aussi une part de responsabilité qui donc se dilue. Dorénavant il va falloir essayer de comprendre les sujets financiers au lieu de bâiller comme 95% des membres du CA le font en attendant que ça se passe. Les administrateurs ont une responsabilité à assumer eux aussi dans chaque domaine du fonctionnement de l'établissement, pas que pour le volet pédagogique.

Quant à la CT qui comme les autres cherche à faire les poches des EPLE par ces temps de disette, on ne saura jamais s'il était trop tard ou pas mais au fond ce n'est pas à elle d'assumer le fait que l'EPLE n'a pas mobilisé son fonds de roulement à temps pour quelque motif que ce soit. Donc effectivement ces sommes non prélevées car comptées à tort comme n'étant pas disponibles vont rester dans le fonds de roulement jusqu'à la fin de l'exercice et seront prélevées dès le budget suivant pour compenser l'écrêtement de la DGF au lieu de financer les projets supplémentaires de l'établissement.

C'est effectivement frustrant mais c'est ainsi : l'erreur est humaine et il nous arrive régulièrement d'avoir à éponger les erreurs des uns et des autres, qu'il s'agisse d'emploi du temps, de commandes alimentaires, de gestion de classe ou de finances. Il s'agit là d'une malheureuse erreur d'analyse de l'AC qui ne fausse en rien la comptabilité de l'établissement mais impacte son fonctionnement à  travers son exécution budgétaire et aurait due être à ce titre décelée à temps par les autres acteurs si chacun avait joué son rôle.

Op@lomero a écrit:

Seb 2222 a écrit:

Extrait du PV du dernier CA



"Je vous confirme qu'une erreur s'est glissée dans les tableaux de capacité à prélever qui ont été communiqués à vos service de gestion pour les CA d'avril et juin derniers.
Les prélèvements opérés sur l'exercice 2023 n'avaient pas été retirés et ont donc minoré la capacité réelle de votre établissement à prélever. Cette erreur incombe entièrement à mon service.
Ceci a été corrigé en septembre, la disponibilité des crédits supplémentaires dont vous avez besoin a été différée d'in mois (en retirant juillet et août où il n'y a aucune activité), je vous prie de nous en excuser.
Je vous confirme également que tout crédit inutilisé est réinjecté automatiquement dans le fonds de roulement."


M. chef et mm Gestionnaire expliquent que les services du DPT ont été informés par téléphone que la situation du FDR connue par l'établissement était erronée et que par conséquent, celui-c aurait pu mettre en place des projets qu'il n'a pas fait pensant disposer de moins de FDR. M. chef doit rédigé un courrier à l'intention du président du DPT pour lui expliquer la situation et demander le reversement de la somme écrêtée;"

J'ai compris je crois. Il ne dit pas que les prélèvements de l'année précédente n'ont pas été déduits mais qu'ils n'ont pas été retirés. Pas retirés je pense du montant des prélèvements déjà effectués dans le fichier de calcul qui a été repris sur l'ancien et mal modifié au lieu de repartir d'un fichier vierge. Donc ils ont été déduits deux fois et effectivement cela a minoré la capacité à prélever et ce qui n'a pas pu être prélevé avant l'été a été identifié comme disponible par la CT qui a fait ses propres calculs puis écrêté sur la DGF suivante car en septembre il est trop tard, les DGF sont quasiment terminées.

Oui, c’est exactement ce que je voulais dire. Ce n’est pas une erreur dans la compta générale mais dans le document d’analyse.
Après un gestionnaire débutant ou contractuel ne sera pas forcément en capacité de voir l’erreur qui nécessite quand même des compétences comptables que devraient certes avoir dans l’absolu les gestionnaires mais qui restent cependant rares.

Merci pour toutes ces réponses.

N@n@rd (Volcan) a écrit:

Après un gestionnaire débutant ou contractuel ne sera pas forcément en capacité de voir l’erreur qui nécessite quand même des compétences comptables que devraient certes avoir dans l’absolu les gestionnaires mais qui restent cependant rares.

Et les autorités de contrôle, n'auraient elles pas du refaire le calcul?
C'est génial, ces documents d'analyses financières..
Avant qu'Opale ne nous sortent un document officiel, on se sert de documents Excel sans aucune garantie ( je remercie et je félicite au passage mon ami et mentor qui a su nous donner un si bel outil)
Et on a rendu obligatoire un truc qui ne devait à la base ne servir qu'à nous aider...
Ici, à la limite, tu ne mets pas les docs de GFC ou d'Opale, tu as une observation...
Tu oublies l'analyse, le budget ou la DBM sont rejetés

Op@lomero a écrit:

J'ai compris je crois. Il ne dit pas que les prélèvements de l'année précédente n'ont pas été déduits mais qu'ils n'ont pas été retirés. Pas retirés je pense du montant des prélèvements déjà effectués dans le fichier de calcul qui a été repris sur l'ancien et mal modifié au lieu de repartir d'un fichier vierge. Donc ils ont été déduits deux fois et effectivement cela a minoré la capacité à prélever et ce qui n'a pas pu être prélevé avant l'été a été identifié comme disponible par la CT qui a fait ses propres calculs puis écrêté sur la DGF suivante car en septembre il est trop tard, les DGF sont quasiment terminées.

Donc, l'AC a fait une erreur d'analyse et de conseil et l'assume. Cela ne change rien au problème mais n'engage en rien non plus sa responsabilité de gestionnaire public au sens réglementaire, donc pas d'amende et donc pas d'assurance à faire jouer. C'est peut-être injuste mais c'est ainsi. Par ailleurs, quid de la responsabilité de la gestionnaire qui n'a pas été fichue de relire les montants erronés sur deux CA ? C'est son boulot que de vérifier et de signaler que les montants indiqués comme ayant été prélevés ne sont pas les bons vu que le prélèvement est un acte de gestion dont on connaît parfaitement les chiffres. Et pareil pour l'ordonnateur et tous les membres du CA. Personne ne les empêche de réfléchir et de poser une question pour signaler qu'on ne se souvient pas avoir donné son accord pour prélever ces montants sur l'exercice en cours.

Je suis un peu sévère car je sais que c'est compliqué de tout comprendre ou même d'admettre devant les autres qu'on a rien compris (un prof devrait d'ailleurs tenir compte de ce dernier point en cours). Mais un gestionnaire, un ordonnateur, des membres de CA qui laissent tous passer cette erreur en portent aussi une part de responsabilité qui donc se dilue. Dorénavant il va falloir essayer de comprendre les sujets financiers au lieu de bâiller comme 95% des membres du CA le font en attendant que ça se passe. Les administrateurs ont une responsabilité à assumer eux aussi dans chaque domaine du fonctionnement de l'établissement, pas que pour le volet pédagogique.

Quant à la CT qui comme les autres cherche à faire les poches des EPLE par ces temps de disette, on ne saura jamais s'il était trop tard ou pas mais au fond ce n'est pas à elle d'assumer le fait que l'EPLE n'a pas mobilisé son fonds de roulement à temps pour quelque motif que ce soit. Donc effectivement ces sommes non prélevées car comptées à tort comme n'étant pas disponibles vont rester dans le fonds de roulement jusqu'à la fin de l'exercice et seront prélevées dès le budget suivant pour compenser l'écrêtement de la DGF au lieu de financer les projets supplémentaires de l'établissement.

C'est effectivement frustrant mais c'est ainsi : l'erreur est humaine et il nous arrive régulièrement d'avoir à éponger les erreurs des uns et des autres, qu'il s'agisse d'emploi du temps, de commandes alimentaires, de gestion de classe ou de finances. Il s'agit là d'une malheureuse erreur d'analyse de l'AC qui ne fausse en rien la comptabilité de l'établissement mais impacte son fonctionnement à  travers son exécution budgétaire et aurait due être à ce titre décelée à temps par les autres acteurs si chacun avait joué son rôle.

Honnêtement, concernant les affaires financières, le CA s'apparente plus à une chambre d'enregistrement qu'à un véritable organe délibérant. Les affaires comptables sont souvent perçues comme des formalités, certes nécessaires au regard de la réglementation, mais sans enjeu.

On préfère s'écharper sur des sujets généraux d'éducation qui, pourtant, ne sont pas de la compétence du CA !

Triste mais c'est ainsi.

A nous d'essayer de faire prendre conscience des enjeux financiers aux administrateurs mais il faut bien avouer que ce n'est pas chose aisée.

Enfin, l'erreur est humaine... Maintenant il faut passer à autre chose et faire en sorte qu'elle ne se reproduise plus. Il faudrait aussi d'urgence alerter la CT pour lui expliquer la situation afin d'essayer d'obtenir une compensation ou pourquoi pas, négocier quelque chose au sujet de cet écrêtement. Il n'y a rien de figé. L'assemblée de la CT a voté un budget. Elle peut tout à fait se réunir à nouveau et voter autre chose.

Bon courage aux collègues pour gérer cette situation difficile.

Le tableau comportant l'erreur a été présenté au CA de fin juin
La rectification apportée à celui de septembre

Donc ces projets différés d'un mois auraient été la raison de l'écrêtement ? La CT est particulièrement réactive et ce même l'été faut-il croire

Ou alors, une hypothèse, peut être faut-il voir du côté du niveau de fonds de roulement très élevé de cet établissement...
Cette CT a déjà communiqué à ce sujet et opérer la même action sur d'autres établissements dont elle jugeait le niveau de FDR trop important
Et là on est plus sur une responsabilité relevant de la sphère ordo que comptable...

AC a écrit:

Le tableau comportant l'erreur a été présenté au CA de fin juin
La rectification apportée à celui de septembre

Donc ces projets différés d'un mois auraient été la raison de l'écrêtement ? La CT est particulièrement réactive et ce même l'été faut-il croire

Ou alors, une hypothèse, peut être faut-il voir du côté du niveau de fonds de roulement très élevé de cet établissement...
Cette CT a déjà communiqué à ce sujet et opérer la même action sur d'autres établissements dont elle jugeait le niveau de FDR trop important
Et là on est plus sur une responsabilité relevant de la sphère ordo que comptable...

Effectivement je partagerais assez cette opinion. Si l'erreur est de juin et la notification du budget de novembre de la même année, l'erreur n'a eu aucune incidence sur la décision de la CT.