Si certains types de charges (denrées alimentaires, vêtements spécifiques pour le personnel, produits de lavage vaisselle, fournitures et matériel de cuisine, réparations, etc…) ne posent pas de problème pour être retracées directement au SHR par une ventilation des factures, on trouve plus rarement dans les comptabilités des SRH les dépenses liées à l’administratif (achat tickets, photocopies, papeterie), au téléphone pour les besoins propres du service, la partie des contrats de maintenance générale, d’alarme, de contrôles périodiques, la documentation, la viabilisation, etc... Ces dépenses sont soit retracées en totalité dans le service ALO sans prise en compte de leur fait générateur, soit englobées forfaitairement dans le reversement pour charges générales sans analyse de leur poids réel.

Il serait donc souhaitable pour avoir une vision précise du coût du service de restauration qu’à côté des traditionnels comptes 6011, 6065, 6068, 6285, 6561 (groupement d’achat), 6562, 6588, voir les 6063 et 615, on trouve également au SRH les comptes 6064, 616, 622 (honoraires d’huissiers par exemple), 626, 6281, 6288 et les 606 de la viabilisation.

On argumentera que si l’individualisation des dépenses d’entretien, de réparation ou de produits de nettoyage est facile à réaliser connaissant le service de destination, il en va autrement pour d’autres types de dépenses comme la téléphonie, l’administratif, sans compter la viabilisation en l’absence de compteurs divisionnaires.

Pourtant la répartition du montant d’une facture entre divers services budgétaires est déjà une pratique courante ; il semble relativement facile pour la plupart des fournitures ou même des contrats concernés pour partie par le SRH d’effectuer cette opération.

Pour les autres dépenses difficilement identifiables pour la répartition entre ALO et SRH il y a la solution retenue par certaines collectivités de l’utilisation des clés de répartition après analyse des dépenses des établissements. Si la fixation de ces clés est laissée à l’appréciation de l’établissement, un acte du CA les arrête. A titre d’exemple, les pourcentages de répartition suivants sont utilisés par des lycées de la région Auvergne-Rhône-Alpes :

-        Assurance, affranchissements et téléphonie : 5,00 % des factures concernées

-        Contrats et contrôles obligatoires non individualisables : 5,00 % des factures concernées

-        Déchets : 65,00 % des factures concernées

-        Autres services non individualisables : 5,00 % des factures concernée

Pour les dépenses de viabilisation, les calculs sont affinés et on utilise des clés de répartition en fonction des m² ou de bases de calcul individuelles. On prend en compte par exemple la consommation estimée de l’eau par utilisateur (on trouve sur internet les consommations moyennes d’eau par type de structure) et la surface des bâtiments de restauration et d’internat par rapport à la surface totale des locaux de l’établissement.
Exemple, chez moi cela donnait : eau 47 % des dépenses totales (internat), électricité : 17% et chauffage 20,5 % (le chauffage par réseau de chaleur étant mis plus tôt à l'internat ce qui explique la différence entre le pourcentage pour l'électricité).

Lycée 53891 m² / SRH dont internat 9182 m² : ratio 17 %

Ce mode de calcul reste certes imparfait mais nettement plus conforme à la réalité qu’un pourcentage sur les recettes du service ou une estimation sans base précise.

Il est certain que retracer de la manière la plus réelle possible les dépenses du service de restauration et d’hébergement peut motiver des craintes au gestionnaire pour l’équilibre de son service de restauration. Craintes renforcées par le fait que la M9-6 rappelle que les crédits du SRH sont évaluatifs et qu’ils doivent être ajustés en fin d’exercice en fonction de la recette réellement constatée (par une DBM 22). Passer d’un pourcentage de reversement calculé sur les droits constatés à des charges « réelles » n’est pas sans impact sur l’équilibre financier du SRH ; que ce soit d’ailleurs dans un sens ou dans l’autre ; mais c’est le prix de la sincérité du budget.

Cette méthode de calcul au réel peut, selon les cas, faire apparaitre que le SRH reverse un montant trop important en ALO ce qui amènera à revoir les crédits disponibles pour les services AP et ALO, à faire des choix budgétaires délicats et à mettre en évidence une insuffisance de la DGF jusqu’alors masquée par un « financement indirect» des familles. Parallèlement cela permettra à l’établissement d’investir dans une amélioration du service de restauration en termes d’équipements ou de qualité des produits.

Dans un autre cas, la méthode mettra en évidence un déficit structurel du SRH : les recettes du service étant insuffisantes pour couvrir les charges réelles, que ce soit faute d’un nombre suffisant de rationnaires ou d’une inadaptation des locaux et des installations (chauffage trop onéreux, manque d’isolation, etc…). Ce cas est sans doute le plus intéressant car on pourra mettre la collectivité devant ses responsabilités. Le SRH est avant tout un service rendu aux familles et une action sociale mise souvent en avant par les élus. Une comptabilité réaliste permettra de connaître le coût exact de cette aide apportée aux familles, et de juger ainsi si les tarifs demandés aux utilisateurs sont pertinents. On pourra dès lors argumenter auprès des collectivités territoriales qui en ont la responsabilité pour qu’elles assurent l’équilibre du service ; et ce d’autant plus que leur exigence en qualité et en produits locaux ou de qualité, plus chers, se développe. Si la collectivité veut garder un SHR malgré son déficit structurel, il lui appartient de prendre les mesures nécessaires pour en assurer l’équilibre, soit en augmentant les recettes (tarif), soit en réalisant des travaux pour limiter le poids des charges, soit en octroyant une subvention d’équilibre si pour des raisons « politiques » elle ne souhaite pas augmenter les tarifs demandés aux familles.