Op@le : voyages

Bonjour
dans le dernier numéro d'"intendance" je cite "la complexité des voyages est telle qu'il convient autant que possible de les éviter lors du passsage à opale sous peine d'engendrer un risque de dysfonctionnement du service de gestion, pouvant entrainer une aggravation des risques psycho-sociaux"

Sachant que je suis "volontaire" désigné pour passer sous opale en janvier et que j'ai 3 voyages programmés ( 2 sur des niveaux entiers et 1 sur 2 classes )
Dois je m'inquiéter ?
d'ici là, je n'aurai en plus toujours pas la fibre...
j'ai l'impression de me trouver dans la situation du pilote du Titanic découvrant l'iceberg

il est effectivement conseillé d'éviter les voyages se déroulant entre janvier et mars pour se donner le temps de "découvrir" Opale

donc pour des voyages en mai et juin ça irait ?

Je suis dans le même cas sauf que je ne voulais pas basculer dès janvier mais mon AC a changé la date   

J'ai aussi entendu dire par des GM chevronnée de mon coin qu'il était recommandé de ne pas faire de sorties. J'en ai 9 dont au moins 3 sur 2 jours sans nuitées.

J'ai Mme Piano-vilon qui me refait le même cirque que l'an dernier qui organise des sorties sans que ça soit budgétisé 

dédé a écrit:

donc pour des voyages en mai et juin ça irait ?

bonjour,

oui ça ira, il faut effectivement compter 2 mois pour commencer à émerger et pouvoir payer des factures

on est passé à Opale en janvier 2023, et on avait des voyages en avril et juin

bon, il faut aussi des voyagistes compréhensifs qui ne demandent pas à être payés trois mois à l'avance

en expliquant bien que les contrats et les bons de commande signés nous engageaient, ç'est finalement passé

en février les relances fournisseurs (notamment alimentaires) commençaient à s'accumuler

Bonjour,

C'est une excellente question que je me pose aussi mais les réponses de nos collègues doivent être relativisées en fonction : de l'aide que nous pouvons avoir du réseau et de notre comptable, du nombre de personnel à l'intendance, de ce que l'on peut "déléguer" ou pas aux agents encadrants territoriaux et de leur qualité, du nombre d'élèves,...

Ce que je crains le plus (pas tant pour la charge de travail que pour pour mon impossibilité à la quantifier) c'est le mois de novembre entre : la prépa bud, les évaluations des agents, l'analyse des offres des prestataires pour les marchés voyage et Opale avec l'enregistrement des RIB and co (sans la fibre également) et nos indisponibilités pour formation opalienne.

Bonjour, un petit retour d'expérience.

* Nous avons reçu un mail de la CACI pour déconseiller les voyages sur janvier-mars quand on "entre" dans Op@le

* Saisie d'un voyage rendue possible avec une vidéo (super bien faite et salvatrice) de 2 AC disponible sur MF² académique (Versailles)

* Voyage et Sorties même combat, saisie des titres de recettes par tiers élèves (certains ont créé un tiers générique par sortie pour simplifier la saisie)

* Pour "simplifier le travail", possibilité de créer une liste de tiers pour dupliquer la saisie du TR sur toute la liste de tiers créée.
Pour info : j'ai passé autant de temps à trouver les numéros de tiers élèves pour faire la liste de tiers que je n'en passait pour la totalité des saisies GFE/GFC d'un voyage jusqu'à la réception des créances.

* Encaissements trrrèèès long, il faut avoir le numéro du titre de recette pour rapprocher l'encaissement et le titre de recette (j'ai peut-être loupé un truc pour éviter de saisir le numéro du TR, enfin j'espère que c'est une erreur de ma part).
Fini la possibilité d'appeler une créance en écrivant les premières lettre du nom de l'élève.
En résumé pour les encaissements je suis passé de 30 secondes/1 minute par encaissement à beaucoup plus (préparation de la liste des numéro de TR, saisie tiers par tiers des encaissements, double fenêtre de saisie, en haut l'encaissement, en bas rapprochement titre de recette encaissement, inertie liée à la liaison internet)

Pour un voyage de 49 élèves c'est jouable, avec les information et les tutos.
Pour un niveau entier et plusieurs voyages en même temps, OUPS!
Si quelqu'un a réussi, pendant la prise en main d'Op@le, alors chapeau bas.

Mais bon, je ne suis plus tout frais et des collègues plus affutés réussirons peut-être bien mieux.
J'attends des RETEX plus aboutis pour me rassurer et rassurer les collègues

Bonjour,

Est ce que quelqu'un aurait le lien vers la vidéo pas à pas saisie d'un voyage ?
Je n'arrive pas à mettre la main dessus.

Merci pour votre aide.

Bonjour à tous,

Une question pour les (chanceux) collègues passés à Opale, arrivez-vous encore à gérer les encaissements et reversements des voyages avec un logiciel tiers type Alise ?  

Merci à tous 

mazu a écrit:

Bonjour à tous,

Une question pour les (chanceux) collègues passés à Opale, arrivez-vous encore à gérer les encaissements et reversements des voyages avec un logiciel tiers type Alise ?  

Merci à tous 

Bonjour, 
Non ce n'est pas possible.

Citation :

Bonjour, 
Non ce n'est pas possible.

Quid de la solution qui consisterait à faire les encaissements de voyages sur Alise, puis de régulariser sur Opale via l'utilisation d'un tiers générique du genre "divers élèves voyage à Tombouctou" 

Est-ce envisageable ?

Merci pour vos réponses... 

Intéressante question. Il faut dire que je me la suis posée

Normalement tout doit être tracé dans opale sur des comptes auxiliarisés. Il est fait une exception pour la demi-pension vu le nombre de tiers concerné et l'impossibilité concrète de faire deux fois le travail dans deux outils différents, l'un pour le contrôle d'accès et l'autre pour la comptabilité. C'est du bon sens. Mais du point de vue réglementaire, pourquoi ne pas l'autoriser pour les voyages également puisqu'on peut donc s'arranger avec les textes ?

Je ne me rends pas compte si c'est si compliqué de gérer les voyages dans Op@le.

En revanche, quand je vois le manque de maitrise, et je reste dans l'euphémisme, des bahuts pour la concordance TURBISE/GFC (sans parler de GFC/EGIMMO ) je me dis que j'éviterais autant que faire se peut de faire la compta avec ces applis tierces tant que le connecteur op@lien n'est pas disponible.

Ce n'est pas la question.

De mon côté, j’ai intégré dans mon plan de maitrise des risques une montée progressive sur Op@le. Ainsi, la première année, j’ai choisi de continuer à gérer les voyages sur Turbise. C’est écrit et c’est argumenté.
L’année d’après, j’ai décidé de les gérer sur Op@le : c’est chronophage, l’encaissement des chèques est particulièrement insecurisant, le pilotage est complexe. Du fait même de la complexité de l’outil, il est logique de ne pas suivre un voyage sous Op@le la première année.
Après plus d’un an de gestion de voyages sous Op@le (une dizaine environ), je reste perplexe.

Op@lomero a écrit:

Ce n'est pas la question.

Cela fait tout de même partie des enjeux je trouve, tous les TURBISE en vrac parce que le miroir avec GFC ou Op@le n'est pas assuré devrait nous guider.

Un vrai cimetière à soldes comptables non traités ces TURBISE.

Sans parler des comptas patrimoniales qu'il faut remettre d'aplomb

Je ne vois pas en quoi la gestion des voyages est compliquée sur Op@le .
Pour ceux qui veulent faire les OR, voici le pas à pas
https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=G5OPzd
Et pour la partie comptabilité la reprise des avances et génération des ASAP de voyages 
https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=H2gCVv

Nicolas a écrit:

Op@lomero a écrit:

Ce n'est pas la question.

Cela fait tout de même partie des enjeux je trouve, tous les TURBISE en vrac parce que le miroir avec GFC ou Op@le n'est pas assuré devrait nous guider.

Un vrai cimetière à soldes comptables non traités ces TURBISE.

Sans parler des comptas patrimoniales qu'il faut remettre d'aplomb

Ce n'est toujours pas une réponse à ma question juridique.

Je n'ai sans doute pas bien compris la question

A mon niveau, je dirais que le tiers générique turbise dans Op@le concerne des avances, donc c'est moins gênant.

Pour des voyages, et donc sur TR préalable, travailler sur une autre application qu'Op@le en se privant du suivi de tiers, du recouvrement et de tout le reste, est à mesurer.

Mais sur un plan juridique, si tu es en mesure de produire sans délai le développement du solde de ton Tiers voyage à Tombouctou et de garantir la bonne exécution de toutes tes missions d'AC et idem côté ordo, why not.

A voir ce que les autres en disent.

Quoiqu'il en soit et pour les raisons développées plus haut, il me semble que c'est une mauvaise pratique à ne pas conseiller car les utilisateurs de Turbise ont rarement à l'esprit les conséquences comptables de leurs actions.

Nicolas a écrit:

Mais sur un plan juridique, si tu es en mesure de produire sans délai le développement du solde de ton Tiers voyage à Tombouctou et de garantir la bonne exécution de toutes tes missions d'AC et idem côté ordo, why not.

A voir ce que les autres en disent.

Intéressant. Existe-t-il un texte qui fixe les dérogations possibles à l'outil ? Si on fait autrement que prévu mais que tout est bon et les COFI remontés, quels risques juridiques ? Je me doute qu'on n'aura pas de félicitations mais à quel point ?

Prenons le prélèvement par exemple, facile sous Turboself, moins bien avec GFC (notez que c'est mon avis et que je le partage), horrible avec opale qui marche quand ça veut et impose des délais parfois incompatibles avec nos congés. Que doit-on faire ? Abandonner le prélèvement mis en place auparavant pour répondre à l'obligation de moyen de paiement dématérialisé ou poursuivre en biaisant avec un logiciel privé ?

Sur l'aspect juridique je ne me prononce pas, mais dès lors qu'on passe sous Op@le, on est censé l'utiliser.

Reste qu'avec le module régie permanente par exemple, ce n'est pas possible (aucun problème avec les régies temporaires, cela mérite d'être rappelé).

Sur TURBISE je te rejoins, ces applis sont 10 fois plus pratiques que GFE, GFC et Op@le. Le connecteur est censé arriver cette année, cela doit faire partie de nos exigences, tu fais bien de le rappeler !

C'est vrai que je ne réponds pas à ta question quand je la place sur le plan des enjeux et des risques. Mais cela doit rentrer en ligne de compte surtout sur un forum pro.

Par expérience, sur ce plan là, il faut être très prudent car les plans B sont parfois une opportunité alléchante, mais leur pérennité n'est pas assurée.

Et bonjour les dégâts quand avec le temps, il y a des changement de personnels et qu'il n'y a plus personne pour veiller à ce que le plan B soit intégré dans les bonnes pratiques comptables.

Sinon, bonjour les dégâts  ,  dégâts qui ne sont plus acceptables aujourd'hui.

Tu m'excuseras j'espère de digresser un peu et d'élargir un peu des considérations techniques ou juridiques, mais le déploiement d'Op@le est aussi l'opportunité d'une réflexion sur :

• nos pratiques,
  
• la modernisation de la gestion financière et comptable de nos bahuts,
  
• la professionnalisation des équipes,
  
• la maitrise des risques comptables et budgétaires,
  
• l'évolution de nos organisations,
  

le tout dans le contexte de l'évolution et de l'avenir de la profession.

Je n'en vois nulle trace ici et peu ailleurs, et c'est dommage je trouve, car on a besoin d'une sortie par le haut.

Op@le est encore en pleine évolution (et par conséquent pas stabilisé), l’interface avec Turbise est une nouvelle fois repoussée aux calendes grecques. Ce qui me semble en phase avec le professionnalisme d’un agent comptable c’est le pragmatisme dans la gestion des risques, la rédaction d’un plan de maitrise des risques avec un plan d’action, des objectifs, etc…
Tout ceci est parfaitement en phase avec la récente réforme de la mise en jeu de la responsabilité gestionnaires publics. J’entends bien qu’avec Op@le il y a un pilotage par l’outil mais un gestionnaire public se doit d’anticiper et de maîtriser les risques …. à condition d’écrire et d’expliciter son organisation.
N’oublions pas que nous nous inscrivons dans une période de transition. Tout ce que l’on mettra en place pour accompagner le déploiement d’Op@le dans nos structures aura nécessairement vocation a être transitoire.

Je te rejoins en partie mais gare au transitoire qui dure, et à l'exemple donné, notamment ici.

Par pragmatisme et par confort, il est plus facile de 'faire comme avant' plutôt que de changer des habitudes, c'est humain.

Et la tentation est de trouver des solutions de contournement plutôt que de remettre en question des habitudes (je ne parle pas pour les régies permanentes qui ne fonctionnent pas et le prélèvement automatique que je n'utilise pas). Ceci dit, les voyages sont correctement gérés par Op@le il me semble

Le résultat des pratiques non maitrisées de TURBISE pour les repas, GFC/EGIMMO pour les immos, on le voit aujourd'hui dans les compta et Op@le n'a rien à voir avec cela.

Par ailleurs, et de mon expérience dans trois lycées, le déploiement d'Op@le met en évidence des fonctionnements comptables non maitrisés et incompatibles avec une application de gestion de gestion financière et comptable professionnelle.

Cela n'enlève rien aux défauts d'Op@le, son manque d'ergonomie et sa prise en main laborieuse, mais à ce jour sauf à un aménagement temporaire sur les régies en utilisant le mandataire op@lien, je n'ai pas eu d'adaptation nécessaire. Et au contraire, on progresse sur le la MRCF et le CIC.

Reste que dans le cas d'op@lomero, il s'agit de se priver d'un outil maitrisé et fonctionnel pour migrer vers quelque chose de moins abouti et je la rejoint ce n'est pas satisfaisant.

Et je vous rejoins aussi à 100% sur le connecteur TURBISE que l'on doit exiger !

On a entendu pendant des années des collègues affirmer que ce n'est pas GFC qui fait le droit.
Avec Op@le, ça serait différent ?

On est censés appliquer la règlementation jusqu'au bout.
On est censés utiliser Op@le.
Mais Op@le est tellement mal foutu que pour arriver au bout, on est obligés de contourner les process d'Op@le.
C'est à dire que grosso modo on refait du GFC...
Cherchez l'erreur.

Op@lomero a écrit:

Nicolas a écrit:

Mais sur un plan juridique, si tu es en mesure de produire sans délai le développement du solde de ton Tiers voyage à Tombouctou et de garantir la bonne exécution de toutes tes missions d'AC et idem côté ordo, why not.

A voir ce que les autres en disent.

Intéressant. Existe-t-il un texte qui fixe les dérogations possibles à l'outil ? Si on fait autrement que prévu mais que tout est bon et les COFI remontés, quels risques juridiques ? Je me doute qu'on n'aura pas de félicitations mais à quel point ?

Je recentre le débat sur cette question juridique qui n'a pas vocation à conseiller quoi que ce soit mais à me renseigner sur un point précis sur lequel je m'interroge, merci de ne pas troller Nicolas.

Op@lomero a écrit:

Op@lomero a écrit:

Nicolas a écrit:

Mais sur un plan juridique, si tu es en mesure de produire sans délai le développement du solde de ton Tiers voyage à Tombouctou et de garantir la bonne exécution de toutes tes missions d'AC et idem côté ordo, why not.

A voir ce que les autres en disent.

Intéressant. Existe-t-il un texte qui fixe les dérogations possibles à l'outil ? Si on fait autrement que prévu mais que tout est bon et les COFI remontés, quels risques juridiques ? Je me doute qu'on n'aura pas de félicitations mais à quel point ?

Je recentre le débat sur cette question juridique qui n'a pas vocation à conseiller quoi que ce soit mais à me renseigner sur un point précis sur lequel je m'interroge, merci de ne pas troller Nicolas.

 Tout dépend du positionnement du rectorat et l'ac.  Mon Ac me demande de passer uniquement par opale

Op@lomero a écrit:

(...)


Je recentre le débat sur cette question juridique qui n'a pas vocation à conseiller quoi que ce soit mais à me renseigner sur un point précis sur lequel je m'interroge, merci de ne pas troller Nicolas.

Je ne trolle pas, je prends du recul

Et quand je lis l'intervention ci-dessous, je me dis que je n'ai pas tort, car ta question, qui ne conseille rien, induit ce type de réactions  

Voyages voyages a écrit:

Mais Op@le est tellement mal foutu que pour arriver au bout, on est obligés de contourner les process d'Op@le.

En rappel, hormis la régie permanente, il n'y a aucun process d'Op@le qui ne nécessite de contournement, dire le contraire est à la fois mentir et irresponsable.

Ben, ça se discute : quand tu as un petit millier d’élèves et de commensaux susceptibles de prendre leur repas au lycée (à la prestation), tu ne peux pas utiliser Op@le.
Lorsque tu veux rembourser des avances sur les porte-monnaie des 150 élèves qui ont un solde positif et quittent le lycée, tu ne peux pas utiliser Op@le.
Je viens de présenter ce soir mon cofi Op@le et je m’aperçois que ce sont tout de même des flux financiers d’environ 300 000 euros par an qui sont de facto exclus d’Op@le. 
Bien évidemment, la balance comptable de Turbise colle avec la balance Op@le mais que tout ceci est fastidieux, frustrant et insecurisant.

C'est vrai, mais tu conviendras certainement que :
- c'est strictement idem avec gfc
- le connecteur Turbise qui devrait arriver dans quelques mois va mettre fin à cette situation.

Si tu veux continuer d'échanger, le fil sera scindé pour permettre à la question d'Opalomero d'être visible ...