Bonsoir,
A l'issue d'un MAPA le prestataire retenu propose de signer son devis (il met un délai de signature plus court que celui demandé dans le marché, petit coup de pression). 
Mais si j'ai rédigé un marché dans lequel je demande, entre autre, une échéance pour la réalisation de la prestation que je ne retrouve pas dans le devis, que fait-on ? J'ai prévu un acte d'engagement dans ce marché : dois-je rappeler au prestataire qu'il doit signer, lui, l'acte d'engagement ? Et son devis est-il plus 'liant' que mon marché ?

Ou le devis n'est-il que le prélude à l'acte d'engagement ?

Les documents du marché, rien que les documents du marché.
Soit le candidat a répondu à la demande formulée dans ton document de consultation, soit il n'a pas répondu à tout ou de manière incomplète et son offre est irrecevable.
Hors de question de signer son devis. Si tu le fait est que ce devis n'est pas conforme au marché tu commets une faute et les autres candidats pourraient attaquer cette attribution. Il ne peut y avoir contradiction ou différences entre les documents du marché et la proposition d'un candidat.
Donc tu demandes au candidat de préciser son offre conformément au cahier des charges et de signer l'acte d'engagement.

Règle d'or : on ne signe jamais un contrat, devis ou autre. Le "contrat" du marché ce sont les docs de consultation, l'acte d'engagement du candidat et la notification de l'établissement au dit candidat retenu. Point.

J'ai prévu une phase de négociation pour ce marché - davantage parce que c'est mon premier MAPA et que je ne suis pas sûre de moi que par absolue nécessité.

Ceci dit, nous avons des périodes de travaux plus propices que d'autres et je voudrais garder la main sur le calendrier. Aucun des candidats (il n'y a pas eu foule : 2 candidats seulement...) n'a émis de date de travaux, seul le marché indique des mois propices dans les 6 mois à venir. Je voudrais éviter des travaux au cœur de l'été : la phase de négociation se prête-t-elle à ce type de discussion ? Puis-je demander maintenant que le prestataire s'engage sur une date, ou cette phase n'intervient-elle que dans un second temps après signature de l'acte d'engagement ?

Par ailleurs le critère majeur qui a départagé les candidats est la pertinence de la proposition au regard des besoins des enseignants. L'offre retenue nous vend un appareil de cuisson assez fabuleux dont nous ne soupçonnions pas l'existence : puis-je inviter le candidat qui serait éliminé à modifier son offre dans le cadre de cette négociation de manière à lui permettre de proposer un appareil similaire à celui du candidat a priori retenu ?

L'objectif est de rendre le marché fructueux car le candidat a priori retenu est celui qui veut me faire signer son devis. Je voudrais obtenir deux propositions égales pour assurer la qualité de l'installation et faire jouer la sélection sur le critère de la capacité à respecter mon marché car les deux prestataires sont sérieux.

S'il y a négociation, il faut normalement poser les mêmes questions aux candidats retenus, et assurer leur traçabilité.
Si des dates précises vous arrangent, il faut le soumettre aux 2 candidats, et voir leur réponse.
Attention pour l'équipement qui parait parfait, il ne faut pas demander une marque précise, mais une technologie par exemple.

Je vais donc faire un mail commun aux deux interlocuteurs.

Ha ha, excellent ce truc de négocier : ça donne un petit coup de fouet à tout le monde !

On verra le résultat la semaine prochaine.

Oxiane Recouvreur a écrit:

J'ai prévu une phase de négociation pour ce marché - davantage parce que c'est mon premier MAPA et que je ne suis pas sûre de moi que par absolue nécessité.

Ceci dit, nous avons des périodes de travaux plus propices que d'autres et je voudrais garder la main sur le calendrier. Aucun des candidats (il n'y a pas eu foule : 2 candidats seulement...) n'a émis de date de travaux, seul le marché indique des mois propices dans les 6 mois à venir. Je voudrais éviter des travaux au cœur de l'été : la phase de négociation se prête-t-elle à ce type de discussion ? Puis-je demander maintenant que le prestataire s'engage sur une date, ou cette phase n'intervient-elle que dans un second temps après signature de l'acte d'engagement ?

Oui dans le cadre de la négociation tu peux. Mais il aurait été préférable d'indiquer exactement les mois souhaités et demander dans le cahier des charges aux candidats d'indiquer (et donc de s'engager) sur la date d'intervention avec pénalités si non respectéé.

Citation :

Par ailleurs le critère majeur qui a départagé les candidats est la pertinence de la proposition au regard des besoins des enseignants. L'offre retenue nous vend un appareil de cuisson assez fabuleux dont nous ne soupçonnions pas l'existence : puis-je inviter le candidat qui serait éliminé à modifier son offre dans le cadre de cette négociation de manière à lui permettre de proposer un appareil similaire à celui du candidat a priori retenu ?

Oui mais la négociation ne peut servir de prétexte à la modification des caractéristiques substantielles des offres ou du marché public, telles que son objet ou les critères de sélection des candidatures et des offres. Elle ne peut conduire l’acheteur à renoncer à l’application d’un des critères retenus dans le règlement de consultation60. La réalisation d’une telle hypothèse rendrait nécessaire une nouvelle mise en concurrence.

Il s'agit de ne pas être collée à l'ouverture et fermeture des portes entre le 15 juillet et le 15 août pour un truc qui n'est pas un chantier énorme (on ne fend pas la cour en deux, on ne retire pas un toit), et surtout d'avoir du monde qui, dans le délai de 30 jours de test des appareils après installation, soit en mesure d'en apprécier le fonctionnement pour déclarer les vices cachés (sinon il faudra organiser une frites-party un 30 juillet... avec des gestionnaires du forum un peu connaisseurs ? )

La proposition a été envoyée de laisser émerger une 2e variante en indiquant en candidat a priori éliminé qu'un type d'appareil n'est pas bon (système de cuisson inadapté) et qu'un type d'appareil en version multifonction serait plus pertinent. Rien qui change la commande initiale, le multifonction doit englober la fonctionnalité souhaitée au départ.

Fin du marché :
Pour un premier essai, c'est vraiment concluant : les candidats n'ont pas été nombreux (2) donc la masse des documents restait gérable. La négociation n'a pas permis au candidat recalé dans le premier classement de proposer une offre plus intéressante que son concurrent. Résultat : on fait entrer un nouveau fournisseur au lycée (ça attise la curiosité des connaisseurs) et les enseignants sont ravis d'avoir un peu mieux qu'escompté au départ. Pour ma part je retiens qu'on se fatigue un peu au moment de la rédaction du marché mais ensuite il n'y a plus qu'à tenir le calendrier et diriger les choses, quel confort !

Merci pour vos conseils à l'arrivée - et aussi, volcan, pour la trame de départ.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Il s'agit de ne pas être collée à l'ouverture et fermeture des portes entre le 15 juillet et le 15 août pour un truc qui n'est pas un chantier énorme (on ne fend pas la cour en deux, on ne retire pas un toit), et surtout d'avoir du monde qui, dans le délai de 30 jours de test des appareils après installation, soit en mesure d'en apprécier le fonctionnement pour déclarer les vices cachés (sinon il faudra organiser une frites-party un 30 juillet... avec des gestionnaires du forum un peu connaisseurs ? )

La proposition a été envoyée de laisser émerger une 2e variante en indiquant en candidat a priori éliminé qu'un type d'appareil n'est pas bon (système de cuisson inadapté) et qu'un type d'appareil en version multifonction serait plus pertinent. Rien qui change la commande initiale, le multifonction doit englober la fonctionnalité souhaitée au départ.

Je suis assez sceptique :
 - mettre en place une négociation pour qu'un candidat ait la possibilité d'avoir une offre conforme au cahier des charges, c'est moyen.
 - négocier pour favoriser le candidat qui pourra respecter de nouvelles contraintes calendaires alors que l'offre initiale indiquait 6 mois si j'ai bien compris, je trouve ça aussi assez moyen. Surtout que probablement, dans le règlement initial, la date d'intervention ne fait pas partie des critères évalués. Donc, on modifie les critères de sélection de l'offre, sans trop le dire...

Tu es bien sévère, Kieren !
La négociation, c'était plus de l'ordre du "au cas où" que du besoin pur (d'ailleurs, quand a-t-on vraiment besoin d'une phase de négociation ?)
Pourquoi négocier ici ? Parce que je sais mieux gérer des doutes et des revirements que des regrets. Est-ce une raison valable de négocier ? Peut-être pas.
Les propositions correspondaient toutes au cahier des charges. Il y en a eu très peu, donc négocier c'était resserrer la concurrence sur le prix (mon 2e critère).
Il se trouve qu'en dépit de cette phase, c'est le candidat le mieux classé dès le début qui a obtenu le marché. Il se trouve aussi que c'est le nouveau, celui que je ne connais pas, avec qui nous n'avons jamais travaillé alors que nous avons déjà fait appel aux services de quatre cuisinistes différents, et parce que son projet traduit une juste connaissance des besoins (équilibre entre performance et usage, prix et SAV).
Pour la date, c'était quand même bien ficelé au départ dans le marché ("date à convenir avant travaux, à planifier dans les mois de..."), mais je ne sais pas pourquoi, l'idée s'est insinuée que cette formule m'obligeait à accepter un créneau vraiment déplaisant s'il ne pouvait y en avoir un autre, à cause des nombreux examens qui se déroulent dans mon EPLE.

Quant aux notes, j'en ai plus que suffisamment mis dans ma vie pour savoir que plus on met de critères, plus on donne une illusion de lisibilité à la note finale ; mais on reste en même temps maître des mots à cause du sens qu'on leur donne et donc la subjectivité règne en dépit de tout ce qu'on peut mettre en place comme garde-fou.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Tu es bien sévère, Kieren !
La négociation, c'était plus de l'ordre du "au cas où" que du besoin pur (d'ailleurs, quand a-t-on vraiment besoin d'une phase de négociation ?)
Pourquoi négocier ici ? Parce que je sais mieux gérer des doutes et des revirements que des regrets. Est-ce une raison valable de négocier ? Peut-être pas.
Les propositions correspondaient toutes au cahier des charges. Il y en a eu très peu, donc négocier c'était resserrer la concurrence sur le prix (mon 2e critère).
Il se trouve qu'en dépit de cette phase, c'est le candidat le mieux classé dès le début qui a obtenu le marché. Il se trouve aussi que c'est le nouveau, celui que je ne connais pas, avec qui nous n'avons jamais travaillé alors que nous avons déjà fait appel aux services de quatre cuisinistes différents, et parce que son projet traduit une juste connaissance des besoins (équilibre entre performance et usage, prix et SAV).
Pour la date, c'était quand même bien ficelé au départ dans le marché ("date à convenir avant travaux, à planifier dans les mois de..."), mais je ne sais pas pourquoi, l'idée s'est insinuée que cette formule m'obligeait à accepter un créneau vraiment déplaisant s'il ne pouvait y en avoir un autre, à cause des nombreux examens qui se déroulent dans mon EPLE.

Quant aux notes, j'en ai plus que suffisamment mis dans ma vie pour savoir que plus on met de critères, plus on donne une illusion de lisibilité à la note finale ; mais on reste en même temps maître des mots à cause du sens qu'on leur donne et donc la subjectivité règne en dépit de tout ce qu'on peut mettre en place comme garde-fou.

Je ne connais pas les montants du marché et les fournisseurs, donc les risques de recours potentiels.

Cependant, de manière générale, il ne faut pas oublier que nous devons être en capacité de justifier nos choix (principe de transparence des procédures) et que beaucoup de fournisseurs demandent des précisions sur les raisons de leur non sélection. Ces fournisseurs peuvent aussi faire des recours pré-contentieux ou contentieux.

Après sur le fonds, les MAPA, c'est relativement souple. C'est nous qui décidons des règles de la procédure au départ. Par contre, il y a des principes à respecter et modifier les règles données en cours de procédure, c'est dangereux.

Dans ce marché, la négociation était annoncée dès le départ ainsi que les critères détaillés et leur poids dans la note finale.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Dans ce marché, la négociation était annoncée dès le départ ainsi que les critères détaillés et leur poids dans la note finale.

Oui j'ai bien compris et c'est obligatoire si on veut pouvoir négocier ensuite.

Juste pour grossir le trait abusivement, négocier ne veut pas dire faire du gré à gré en oubliant les règles de départ ou certains principes des marchés. Tout n'est pas négociable dans un MAPA.