Bonjour,

Je suis sollicité pour effectuer un prépaiement de la totalité d'un séjour à l'hôtel à l'étranger pour un voyage scolaire, via une plateforme de réservation type book..g.com

Je suis preneur d'un retour d'expérience de collègues qui auraient testé cette solution :
- possibilité d'obtenir une facture
- paiement "test" parfois effectué par l'hôtelier, avec blocage de la somme, grâce aux coordonnées de la carte bancaire
- comportement de la plateforme en cas d'annulation de la réservation du fait de l'hôtelier, sachant que la relation contractuelle n'existe qu'entre le client et l'hôtelier
- dépôt de garantie parfois demandé par l'hôtelier

Je pense que certains collègues aiment se compliquer la vie et la vivre dangereusement. Perso j'ai toujours privilégier les voyagistes et n'ai jamais eu de souci.
Ce qui est certain c'est qu'il vous faut un contrat en bonne et due forme avec l'hôtel pour envisager tout paiement ; et ne comptez pas sur la plateforme en cas de problème.

bonjour Volcan,
je n'aime pas vivre dangereusement pour ma part, il s'agit simplement d'une demande qui m'est adressée. 
J'ai bien sûr indiqué les inconvénients du non recours à un voyagiste, mais les prix plus parfois plus intéressants trouvés sur le web font immanquablement émerger ce type de demande.
je souhaite par conséquent avoir un retour d'expérience de collègues ayant déjà réservé ainsi.
quelle est la difficulté pour obtenir une facture au moment du paiement ?
des collègues ont-ils été confrontés à des annulations de réservation au dernier moment du fait de l'hôtelier ? à des prélèvements directement effectués par l'hôtelier sans accord préalable du comptable ? 
il y a t'il d'autres inconvénients ou risques auxquels je n'ai pour l'instant pas pensé ?

Les risques sont importants. Il suffit de suivre les actualités et les reportages sur les réservations via des plateformes pour s'en rendre compte  réservations annulées, hébergement non conforme à celui indiqué, perte des sommes versées... sans parler des arnaques pur et simple. Et à l'étranger c'est pire car les moyens de recours sont limités.
Alors oui le recours à un voyagiste à un prix : celui de la sécurité et du recours en cas de problème, voir de l'indemnisation.

Comme je l'ai écrit si tu n'arrives pas à obtenir un contrat avec l'hôtel qui demande un virement préalable, pour moi, outre le fait que tu ne pourrais logiquement verser l'avance, il y a un risque que perso je ne prendrais pas.
Après je ne dis pas que tout ne se passera pas bien. Et puis la disparition de la RPP fait que le comptable ne risque plus le débet pour PJ non conformes.

merci Volcan pour ton avis que je partage tout à fait.

Je suppose qu'il n'est pas possible d'obtenir un contrat avec un hôtelier en passant par une plateforme, sauf à appeler l'hôtel directement.

Je me suis aussi posé la question de la possibilité de verser un acompte ou la totalité du prix sans contrat. 

L'instruction du 29 janvier 2010 autorise le paiement avant service fait des prestations de voyage et le paiement par CB nécessite un accusé de réception de la commande pour la PJ.

Un contrat ne semble donc pas obligatoire mais il est évident qu'il sécurise l'opération.

Un contrat ou une convention, y compris avec  une incidence financière annuelle, nécessite de plus une autorisation du CA, et le voyage est prévu fin janvier.

Reste aussi la possibilité de solliciter un devis directement auprès de l'hôtelier, avec les conditions générales applicables.

Pas de retour de collègues ayant utilisé une plateforme de réservation ? ou ayant réservé directement auprès d'un hôtelier à l'étranger ?

baraban a écrit:

merci Volcan pour ton avis que je partage tout à fait.

Je suppose qu'il n'est pas possible d'obtenir un contrat avec un hôtelier en passant par une plateforme, sauf à appeler l'hôtel directement.

Je me suis aussi posé la question de la possibilité de verser un acompte ou la totalité du prix sans contrat. 

L'instruction du 29 janvier 2010 autorise le paiement avant service fait des prestations de voyage et le paiement par CB nécessite un accusé de réception de la commande pour la PJ.

Un contrat ne semble donc pas obligatoire mais il est évident qu'il sécurise l'opération.

Un contrat ou une convention, y compris avec  une incidence financière annuelle, nécessite de plus une autorisation du CA, et le voyage est prévu fin janvier.

Reste aussi la possibilité de solliciter un devis directement auprès de l'hôtelier, avec les conditions générales applicables.

Pas de retour de collègues ayant utilisé une plateforme de réservation ? ou ayant réservé directement auprès d'un hôtelier à l'étranger ?

Tu te trompes sur plusieurs points.
Un contrat ou une convention à incidence annuelle ne nécessite un vote du CA que si ce contrat ou cette convention n'a pas le caractère de marché public. Ors il est incontestable que cet hébergement est un marché public convert par la délégation donnée par le CA.

Tu commets l'erreur trop répandue encore de confondre contrat et marché public.
Tous les contrats ne sont pas des marchés publics mais tous les marchés publics sont des contrats administratifs.
Pour répondre à ses besoins dans la plupart des domaines un EPLE passe des bons de commandes et signe des contrats qui sont, sauf rares exceptions, des marchés publics. En effet tout bon de commande est un contrat administratif qui relève du code de la Commande publique et ce quel que soit son montant, il est passé avec des fournisseurs ou des prestataires afin de répondre aux besoins de l’établissement en matière de fournitures, services ou travaux ; et ce moyennant le paiement de la prestation.
Il faut noter que ce qui importe ce n’est pas la dénomination que l’on donne au document servant à l’achat : bon de commande, devis accepté, engagement juridique, contrat ou convention… mais bien ses caractéristiques qui en font ou pas un marché public. Ainsi, par exemple, une « convention » passée avec un intervenant extérieur dans la cadre d’une intervention dans l’établissement sera un marché public dans la mesure où il y aura un caractère onéreux ; alors qu’une intervention gratuite n’aura pas cette qualification.
D'ailleurs un devis signé est un contrat.

Ensuite il ne s'agit pas d'un acompte mais d'une avance ; mais bon tout le monde utilise le terme d'acompte en oubliant qu'on est dans le cadre d'un marché public et non dans celui du code du commerce ou du tourisme.
L’avance est le versement d’une partie du montant d’un marché public au titulaire avant tout commencement d’exécution de ses prestations. A la différence de l’acompte, elle constitue donc une dérogation à la règle du « service fait ». A l’inverse de l’avance, l’acompte dans le cadre d’un marché public rémunère un service fait. L’acompte s’analyse comme un paiement partiel d’un marché pour la partie des prestations effectivement réalisées ; et il ne peut excéder la valeur de ces prestations.
A noter que contrairement au précédent décret, celui de 2022 ne parle plus de contrat pour le versement d'une avance mais d'un écrit sans plus de précision. Il parait cependant difficile de verser de l'argent sans connaître les règles d'un éventuel remboursement ou les conditions.

En résumé tu peux verser une avance avec un simple écrit la prévoyant mais ça craint quand même un max.

merci Volcan pour ton analyse

le contrôle de légalité de mon académie demande cependant le passage de tous les contrats en CA

dommage que l'article R421-20 ne soit pas rédigé de manière plus explicite, en indiquant par exemple "le CA donne son accord pour la passation des marchés, contrats et conventions...à l'exception des marchés, contrats et conventions dont l'incidence financière est annuelle et pour lesquels il a donné délégation au CE"

baraban a écrit:

le contrôle de légalité de mon académie demande cependant le passage de tous les contrats en CA

Tu dois te tromper. Un contrôle de légalité ne peut être aussi nul au point de ne pas savoir qu'un contrat est dans 98 % des cas un marché public...A partir du moment où un écrit répond à la définition d'un marché public avec un engagement c'est un contrat.
Et comme un devis signé est un contrat, tout comme un bon de commande, je suppose que cela aussi doit passer en CA ou alors c'est juste la dénomination en tête du document qui lui attribue sa qualification juridique pour ton contrôle de légalité ?
Non sérieux tu dois avoir mal compris sinon ce serait trop grave....


Guide l'académie d'Aix-Marseille : "Les marchés sont les contrats conclus à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs avec un ou plusieurs opérateurs économiques pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services. "
Fiche produite par le ministère visible sur Tribu : "Les marchés publics, définis à l’article L1111-1 du code de la Commande publique, sont des contrats administratifs conclus à titre onéreux entre un organisme public et un fournisseur ou un prestataire pour répondre aux besoins d'un organisme public en matière de travaux, de fournitures ou de services ; et cela dès le premier euro".
Site ministériel " On distingue plusieurs types de contrats administratifs dont les principaux sont les marchés publics, les contrats de concession et les contrats de partenariat public-privé."
Et si l'article R421-20 ne cite que les marchés c'est pour exclure les contrats et conventions qui ne sont pas des marchés ; comme par exemple les contrats de travail, les contrats sans contrepartie financière....

merci Volcan, tu m'as convaincu, je vais demander un contrat pour sécuriser l'opération avec l'hôtelier.

pour ce qui est des contrats à voter ou non, je vais demander une confirmation au contrôle de légalité