DBM SANS VOTE POUR OUVRIR UNE LIGNE POUR UN VOYAGE

Bonjour

Débutante dans la gestion budgétaire des EPLE, je dois ouvrir une ligne pour un voyage, afin que la compta puisse faire le virement du 1er acompte.

Pouvez-vous me donner la procédure exacte afin de réalisé ma DBM.

Lorsque j'ouvre sur GFC - je fais budget - modif du budget - décision de l'ordonnateur (jusqu'ici ça va) après ça se complique, donc vraiment besoin d'un coup de main.

Merci d'avance pour vos réponses

Cordialement

Laurence

Logiquement DBM pour vote pour nouvelle recette des familles, prelevement sur FDR pour la part accompagnateur....

Walking Dead a écrit:

Logiquement DBM pour vote pour nouvelle recette des familles, prelevement sur FDR pour la part accompagnateur....

Je ne suis pas d'accord. La participation des familles est une recette affectée qui se traite par DBM 2 ; et pas besoin de prélèvement sur FdR si les crédits en AP sont suffisants.

Pour répondre à la question il faut préciser si c'est un voyage déjà prévu au budget (et donc juste une DO) ou si c'est un nouveau projet de voyage voté en cours d'année (DBM2).

Complément d'accord avec Volcan.Le vote du voyage et du droit d'encaissement de la participation famille en fait une ressource spécifique.
Par ailleurs, les frais incombant aux accompagnateurs ne doivent pas être payés par les parents, mais on peut utiliser la dotation annuelle.

Laurence17350 a écrit:

je dois ouvrir une ligne pour un voyage, afin que la compta puisse faire le virement du 1er acompte.

En fait cela pose énormément de questions. Si tu en es au premier acompte fin novembre, c'est que le voyage aura lieu en 2023, non ? Dans un tel cas, il faut que tu saches que la charge ne doit pas être imputée sur l'exercice 2022. Historiquement, et nombre de comptables continuent à le faire, c'est l'agent comptable qui faisait l'avance, sous la forme d'un ordre de paiement "de l'ordonnateur" (en fait établi par le comptable, mais contresigné par l'ordonnateur). Depuis la RCBC, à peine une dizaine d'années, nous est préconisée une méthode qui peine à se diffuser : on fait le mandat en N-1, puis on l'annule par un reversement, et en 2023 on refait le mandat définitif qui solde le compte "d'attente" chez l'agent comptable.

Laurence17350 a écrit:

Pouvez-vous me donner la procédure exacte afin de réaliser ma DBM.

Il faut donc déjà savoir si oui ou non c'est un voyage de l'année prochaine ou pas ; ensuite savoir si ton comptable connaît la nouvelle méthode ou applique encore l'ancienne. S'il fait toujours des OP, alors nul besoin de mouvement au budget, il te suffit de mettre la totalité du voyage dans le budget initial 2023. S'il pratique les charges à payer nouvelle méthode, alors il faut savoir si tu as ou pas un peu de disponibilités sur le service AP. Si tu n'en as pas, alors il va falloir un travail plus conséquent ; s'il reste assez d'argent pour momentanément mandater l'avance de ton voyage, une DO suffit.

Laurence17350 a écrit:

Lorsque j'ouvre sur GFC - je fais budget - modif du budget - décision de l'ordonnateur (jusqu'ici ça va) après ça se complique, donc vraiment besoin d'un coup de main.

Je récapépète :
1- SI c'est bien un voyage de l'année prochaine
2- SI ton agent comptable ne fait pas les avances de l'exercice prochain par ordres de paiement
3- SI ton service AP contient (au niveau global du service) encore au moins autant de crédits que le montant à payer en avance

ALORS tu fais une DO comme là où tu te trouvais, et :
A- tu enlèves un euro symbolique sur une ligne quelconque
B- tu dis que ta DO consiste à mettre cet euro symbolique dans le domaine VOYAGES, activité 0VOYNZ pour ton séjour en Nouvelle-Zélande
C- tu mandates l'avance (avec pour PJ la facture d'acompte + le contrat + l'acte du CA autorisant l'ordonnateur à signer le contrat ) en dépassement des crédits sans t'inquiéter : l'agent comptable envoie la fraîche au voyagiste qui est content
D- tu fais immédiatement l'ordre de reversement annulant ce mandat, qui rétablit tes crédits au niveau initial (restera 1€ dans le 0VOYNZ qui ne sera pas utilisé et un euro de moins quelque part ailleurs, mais on s'en fout) ; l'agent comptable réceptionne le débit correspondant au 468, qui sera soldé par un mandat que tu lui feras dès le premier jour où GFC 2023 sera disponible promis-promis

Dans le cas où un pratique la méthode du mandat puis ORV: comment faire si les crédits en AP sont insuffisants? Certes on va annuler le mandat par un ORV mais à un moment on a bien un blocage pour crédits non disponibles non??

Patagonia a écrit:

Dans le cas où un pratique la méthode du mandat puis ORV: comment faire si les crédits en AP sont insuffisants? Certes on va annuler le mandat par un ORV mais à un moment on a bien un blocage pour crédits non disponibles non??

Oui, dans ce cas on est enquiquiné. On est alors obligé d'inscrire au budget les ressources nouvelles (qui sont elles aussi annulées par un ORR pour être reportées sur l'exercice suivant) et les dépenses nouvelles. Cela peut se faire à la rigueur en DM 21 parce que ce sont des ressources affectées à une opération très précise, mais il faut de toutes manières un vote du CA établissant le tarif du voyage, on n'y coupe pas.

Dans l'absolu c'est plus rigoureux, mais considérant que tout est ensuite annulé et que cela revient à modifier le budget pour y mettre des sommes qu'on ne dépensera pas, c'est bof. La meilleure pratique serait d'ailleurs de refermer les crédits par une DM 21 négative les crédits après le tour de passe-passe, pour éviter toute mauvaise action. Bref, beaucoup de manipulations du budget pour, au final, rien.

On peut aussi inscrire la participation des parents en ressources face à l'acompte en emplois. C'est totalement bidon ou presque dans tous les cas de figure mais ça permet à GFC (qui n'est qu'un outil) de ne pas piquer de crise.

Je crois qu'on a perdu Laurence...

Oui, dommage.

Là où le lapin a raison, c'est qu'il est indispensable de savoir quand le voyage aura lieu et donc à quel exercice budgétaire il se rapporte.

Si c'est pour 2022, il faut faire une DBM et une DO ou un prélèvement, le tout sur AP :
DBM 21 avec en ligne émettrice le montant de la contribution des familles et en ligne réceptrice le même montant.
et
DO pour faire passer d'une ligne de crédits pédagogiques à la ligne des dépenses du voyage la somme couvrant la part des accompagnateurs.
ou
Prélèvement sur fonds de roulement par DBM 32 pour prélever cette part et gonfler cette ligne de crédits.

Si c'est pour 2023, il existe effectivement deux techniques. Il y a eu la mode de l'ordre de paiement, puis celle des charges constatées d'avance, et Op@le ainsi qu'une nouvelle idée de l'orthodoxie comptable font qu'on en revient à la première. Voici les deux :
OP : ne rien faire en budgétaire en 2022, transmettre à l'AC une copie du contrat exécutoire et la facture d'acompte avec le RIB ; puis en 2023 faire un mandat pour ordre sur divers fournisseurs pour régulariser la dépense à hauteur de l'acompte et s'il reste des sommes à payer en 2023 faire des mandats normaux.
Charges constatées d'avance : faire comme si c'était un voyage 2022 pour ouvrir les crédits par DBM, payer par mandat puis en fin d'exercice faire un ordre de reversement de la totalité de ce qui a été payé ; en 2023 faire un mandat pour ordre sur divers fournisseurs pour régulariser la dépense à hauteur du mandat de 2022.

Reste à appliquer en fonction de l'exercice concerné et si c'est pour 2023 de la technique que l'AC préfère.

Quand le budget n+1 est validé dans le module GFC de l'année n, apparait un onglet au niveau des engagements qui s'intitule dépenses anticipées (ou engagements anticipés, je ne sais plus), qui permet de créer des engagements sur l'exercice n qu'on réceptionne ensuite lorsque le budget n+1 est exécutoire et que l'établissement a basculé dans le nouvel exercice. Cet outil se rapproche de la 2e méthode décrite par Alomero, avec moins de manip'. 
Ca a fonctionné ainsi l'an dernier, reste à voir si l'onglet de débloque cette année.

Il est possible de faire des approvisionnements anticipés à partir du 1er décembre. Comme le budget est censé être voté avant le 30 novembre, cela sert à engager des crédits sur l'exercice à venir. On peut s'en servir pour tout approvisionnement qui sera un service fait et un paiement en N+1 mais dans le cas des voyages, cela ne dispense en rien des opérations budgétaires précédemment expliquées.

Ce bricolage budgétaire fait très peu sens pour moi et j'aurais bien du mal à en expliquer le fondement (hors l'orthodoxie comptable et réglementaire).

Soit on est dans l'insincérité totale avec cette DBM qui ouvre des recettes fictives,
soit on est dans un bricolage où il faut faire une mini DO, suivie d'un mandat (en croisant les doigts pour que cela ne mette pas le service en négatif), suivi d'un ordre de reversement du mandat en question
soit on sort de l'orthodoxie avec cet OP de l'ordo (qui reste la solution que je pratique   ).

Bref, je continue de militer pour un choc de simplification qui n'a jamais eu lieu  

Cette simplification des règles aurait de multiples avantages :
- formation accélérée des collègues
- sécurité juridique des EPLE
- capacité pour tous d'appréhender, d'expliciter et donc faire respecter ces règles
- fin du règne des 'grands sachants'

et cerise sur le gâteau    ... simplification des outils lourds et inutilement complexes et des technologies  !

A bas la complexité     !

Voilà un thème sur lequel nous pourrions nous unir

edit : si la collègue qui a posé la question revient, ne pas tenir compte de mes considérations mais des réponses données plus haut

Nicolas, j'ai donné toutes les options possibles selon que le voyage se fait en 2022 ou en 2023, sans afficher mes préférences. N'oublie pas qu'il s'agit ici surtout de préciser à une collègue débutante ses options en fonction de ce que veut son propre agent comptable. Remarque, ce n'est pas si grave si ce fil dérive, on n'a effectivement plus revu la collègue

Nicolas a écrit:

Soit on est dans l'insincérité totale avec cette DBM qui ouvre des recettes fictives,

Pourquoi fictives ?
Si les parents sont engagés par écrit sur le voyage...

Alomero a écrit:

Nicolas, j'ai donné toutes les options possibles selon que le voyage se fait en 2022 ou en 2023, sans afficher mes préférences. N'oublie pas qu'il s'agit ici surtout de préciser à une collègue débutante ses options en fonction de ce que veut son propre agent comptable. Remarque, ce n'est pas si grave si ce fil dérive, on n'a effectivement plus revu la collègue

Tu as raison
Comme toujours  ou presque  
Si la collègue revient, il faut s'en tenir à la réponse d'Alomero et de l'Intendant Zonard pas à mes élucubrations que je ressasse

Goldored a écrit:

Nicolas a écrit:

Soit on est dans l'insincérité totale avec cette DBM qui ouvre des recettes fictives,

Pourquoi fictives ?
Si les parents sont engagés par écrit sur le voyage...

Fictive sur 2022 car titrée en 2023 ...

Nicolas a écrit:

Ce bricolage budgétaire fait très peu sens pour moi (...)

Bref, je continue de militer pour un choc de simplification qui n'a jamais eu lieu  

Cette simplification des règles aurait de multiples avantages :
- formation accélérée des collègues
- sécurité juridique des EPLE
- capacité pour tous d'appréhender, d'expliciter et donc faire respecter ces règles
- fin du règne des 'grands sachants'

et cerise sur le gâteau    ... simplification des outils lourds et inutilement complexes et des technologies  !

A bas la complexité     !

Voilà un thème sur lequel nous pourrions nous unir

Je sais ce que tu appelles de tes voeux Nicolas : la full-GBCP avec séparation des AE et des CP. Là c'est sûr que la complexité n'aurait plus qu'à s'accroupir dans un coin de la pièce, le visage entre les mains pour sangloter...

néthou a écrit:

Nicolas a écrit:

et cerise sur le gâteau    ... simplification des outils lourds et inutilement complexes et des technologies  !

A bas la complexité     !

J'ai l'impression d'être téléporté en 2035 et de lire un collègue rouspétant contre Op@le...  

Ta finesse d'esprit légendaire a bien vu qu'il s'agissait d'une critique d'Op@le (mais pas que ), s'il y a bien une critique que j'assume c'est celle-là, partir dans des machins énormes et complexes, à l'heure où le besoin est à l'agilité et la réactivité. Tout çà à cause d'une réglementation confuse, archaïque et castratrice.

Et franchement pour moi, les aspects techniques sont très secondaires. Comme toutes les applis Op@le a été livrée pas terminée et les pilotes sont des testeurs, mais rien de nouveau sous le soleil malheureusement.
Ce n'est pas pour cela qu'il faut accepter certes, mais ne pas se tromper de cible.

La plupart de nos collègues sont engagés et plutôt professionnels mais hormis quelques extraterrestres, dont je ne suis pas, ou des passionnés ou des collègues dont la comptabilité est la formation initiale, je trouve qu'il est très difficile d'être vraiment compétent dans le domaine comptable (juridiquement et techniquement) rapidement ; et vu que le rythme des réformes et des injonctions nouvelles ne faiblit pas il est difficile de trouver le temps de se former.

L'intendant zonard a écrit:

Je sais ce que tu appelles de tes voeux Nicolas : la full-GBCP avec séparation des AE et des CP. Là c'est sûr que la complexité n'aurait plus qu'à s'accroupir dans un coin de la pièce, le visage entre les mains pour sangloter...

Je ne crois pas. Et en même temps je te rejoins, simplification ira avec déclassement et taylorisation. Mais quand je vois en 2022, le nombre de réglementations qui s'enchevêtrent pour une simple commande sur internet, Kafka c'est de l'eau de roche à côté ! Et il y a de quoi s'accroupir dans un coin le visage entre les mains et ... sangloter !

La bureaucratie le sait bien, qu'elle a énormément à perdre, c'est pourquoi personne n'a intérêt à simplifier